Primeros pasos con NinjaOne PSA y QuickBooks

Tema

NinjaOne Billing es una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) que ofrece una vista unificada de la gestión de facturación y recibos. 

Entorno

NinjaOne Billing

Descripción

NinjaOne Billing te permite:

• Automatizar la facturación de dispositivos por cantidad y facturar manualmente otros artículos. Gestionar la facturación por adelantado o a plazo vencido, o con diferentes compensaciones.
• Automatizar la facturación de las entradas de tiempo de los tickets.
• Generar automáticamente facturas a partir de acuerdos con una periodicidad recurrente por organización.
• Sincronizar las facturas generadas con QuickBooks Online. 

Índice

• Permisos de técnico: Acceder y configurar la herramienta
• Habilitar y configurar la herramienta de facturación
• Gestionar servicios de contratos, facturas y entradas de tiempo
  • Comprender los periodos de facturación
  • Contratos
  • Facturas
  • Entradas de tiempo
• Actividades de facturación y notificaciones
• Recursos adicionales

Permisos de técnico: acceder y configurar la herramienta

Se ha añadido un nuevo permiso a las cuentas y roles de técnico: NinjaOne Billing. Activa el interruptor situado en la parte superior para habilitar el permiso y, a continuación, selecciona una opción del menú desplegable para permitir o restringir la capacidad de configurar y acceder a la herramienta NinjaOne Billing y a sus funciones de gestión de tickets. 

Consulte
Figura 1: Conceder a los técnicos acceso a NinjaOne Billing (haz clic para ampliar)

Habilitar y configurar la herramienta de facturación

Para habilitar la función NinjaOne Billing, vaya a Administración → Aplicaciones → NinjaOne Billing y haga clic en Habilitar.

Utilice las siguientes secciones para conocer las diferentes funciones de las pestañas de la aplicación.

• General
• Productos
• Plantillas de contrato
• Cuentas
• Integraciones

General

Edita la configuración para determinar qué moneda se utilizará en todas las facturas creadas en NinjaOne a través de QuickBooks. En este momento, NinjaOne solo admite el USD, y en una futura versión se admitirán el CAD (dólar canadiense), el EUR (euro) y la GBP (libra esterlina); envía una solicitud de función para ayudarnos a determinar qué otras monedas añadir en futuras versiones. 

• El campo «Días de vencimiento predeterminados de la factura » te permite establecer un número de días predeterminado universal que heredarán los acuerdos.

Edita las facturas para controlar cómo se muestran los elementos de entrada de tiempo en las facturas. Esto te permite presentar la información en el formato que prefieras. Para obtener más información, consulta NinjaOne: Facturas.

• Seleccione una opción del menú desplegable «Marcadores de posición» para copiar los datos al portapapeles. A continuación, pegue los datos en el campo de texto de entrada de tiempo «Público » o «Privado ».
• Esta herramienta funciona de manera similar a la automatización de correos electrónicos de tickets en NinjaOne. 

Productos

Los productos son las partidas o la mercancía que se vende, y se pueden añadir a los acuerdos de servicio para su facturación. Al seleccionar Productos en la página de configuración de NinjaOne Billing, elija si desea ver los productos activos o inactivos. Los productos inactivos se pueden reactivar para su uso. 

Consulte
Figura 4: Pestaña Finanzas de NinjaOne 

Comprender los periodos de facturación

Próxima fecha de facturación

• Solo se muestra para los contratos configurados con facturación automática.
• Se rellena automáticamente si no se ha configurado; en función de los ajustes de Intervalo y Fecha / Día del mes / Día de la semana, se creará una factura para la próxima fecha.
• Se puede editar para una fecha futura.
  • Solo se pueden seleccionar fechas que coincidan con la configuración de Día del mes / Día de la semana para intervalos trimestrales, mensuales y semanales.
• No se generarán facturas automáticamente hasta que se alcance esta fecha.
• La fecha se incrementa automáticamente cuando se genera una factura de forma automática. Se calcula en función del intervalo.

Fecha de inicio de la factura

• Inicialmente, está configurada para que coincida con la fecha de inicio del contrato.
• Se puede editar para cualquier fecha pasada o futura.
  • Si se solapa con un periodo ya facturado, se le pedirá que lo confirme.
• La fecha se incrementa automáticamente cuando se genera una factura, ya sea de forma automática o manual. Se calcula en función del intervalo.

Periodos de facturación 

• Cuando se genera una factura, se registran las fechas de inicio y fin del periodo de facturación de dicha factura.
• Cuando se genera una factura, se registran las fechas de inicio y fin del periodo de facturación para cada producto sin entrada de tiempo incluido en la factura.
• Las fechas de inicio y fin del periodo de facturación se pueden editar antes de que se apruebe una factura.

Acuerdos

Consulte
Figura 5: Configurar actividades del sistema de facturación (haga clic para ampliar)

Cuando se crean estas alertas, se muestran en el panel de control del sistema o de la organización, en la pestaña Actividades → Todas. Seleccione «Ninja PSA» en el filtro Tipo de actividad para centrar los resultados de la búsqueda. También hay un filtro «PSA» relacionado con las ofertas PSA de proveedores integrados en NinjaOne. Consulte nuestro
Figura 6: Filtrar las actividades del panel de control para NinjaOne PSA (haga clic para ampliar)

Recursos adicionales

Consulte NinjaOne: Catálogo de recursos para ver todos los artículos relacionados.