Tema
Aprenda a crear y gestionar facturas para la herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) de NinjaOne.
Entorno
NinjaOne PSA
Descripción
La herramienta PSA de NinjaOne le permite crear y gestionar acuerdos, ver facturas y recalcular precios en las entradas de tiempo.
En primer lugar, active la herramienta PSA de NinjaOne. Aprende a hacerlo aquí: Habilitar NinjaOne PSA y QuickBooks.
A continuación, seleccione una categoría para obtener más información:
- Configurar facturas
- Gestione sus facturas
- Aprobar facturas pendientes
- Exportar facturas y datos de partidas
- Recursos adicionales
Configurar facturas
Una vez habilitada la herramienta PSA de NinjaOne, podrá configurar los datos de sus facturas.
- Edite los ajustes de generación de números de factura para generar automáticamente números de factura con prefijos o sufijos. Cuando la numeración de facturas está activada, puede editar los números de factura cuando la factura no está marcada como completa.
- Editar facturas para controlar cómo se muestran los elementos de entrada de tiempo en las facturas. Esto le permite presentar la información en el formato que prefiera.
- Seleccione una opción del menú desplegable Marcadores de posición para copiar los datos en el portapapeles. A continuación, pegue los datos en el campo de texto de entrada de hora Pública o Privada.
- Esta herramienta funciona de manera similar la automatización de correo electrónico de tickets en NinjaOne.
Imagen 1: Página de configuración de la app NinjaOne PSA → General → Editar facturas
Gestione sus facturas
Una vez activada, la herramienta PSA de NinjaOne proporciona una pestaña de Finanzas en el panel de navegación de la izquierda, donde puede crear y gestionar acuerdos, ver facturas y recalcular precios en las entradas de tiempo. También puede realizar estas acciones desde la pestaña Finanzas del panel de control de la organización.
Imagen 2: Ficha Finanzas de NinjaOne
Una vez que se ha creado una factura a partir de un acuerdo de servicio, ya sea automática o manualmente, se muestra en la sección Facturas de Finanzas. Las facturas se separan aún más en función de su estado.
Imagen 3: NinjaOne Finanzas → Facturas → Opciones de pestaña
- Pendiente: Editar, ver, archivar o aprobar facturas pendientes. Las facturas aprobadas se enviarán al beneficiario.
- La aprobación de la factura la envía a la pestaña Aprobado.
Imagen 4: NinjaOne Finanzas → Facturas → Acciones de facturación
- Aprobado: Archive, visualice, edite o envíe facturas aprobadas.
- Editar una factura le permite añadir, eliminar o editar los productos facturados y cambiar las fechas de inicio y fin.
- Haga clic en Enviar para remitir la factura al beneficiario. La entrada actualizará la pestaña Exportar .
- Exportar: Ver las facturas que han sido aprobadas y enviadas al beneficiario. Cuando la factura se paga, los datos se mueven a la pestaña Completa; si la factura se rechaza o el pago falla, los datos se mueven a la pestaña Fallida.
- Completo: Ver y archivar facturas pagadas.
- Los datos de la vista se desglosan por producto con un subtotal calculado en la parte inferior.
- Los datos de la columna de la tabla incluyen los impuestos pagados y la moneda utilizada.
- Falló: Ver y archivar facturas que no se sincronizaron con QuickBooks Online.
- La columna Motivo del fallo muestra por qué no se ha podido sincronizar la factura. Ponte en contacto con el servicio de asistencia para determinar por qué ha fallado la sincronización.
- Establecer como Pendiente devuelve los datos a la pestaña Pendiente, que debe ser aprobada y enviada de nuevo.
- Archivado: Ver las facturas que haya configurado como "Archivadas" Puede restaurar facturas desde esta pestaña haciendo clic en la(s) casilla(s) y pulsando el botón Desarchivar.
Aprobar facturas pendientes
Hay dos métodos para aprobar facturas desde la pestaña de Finanzas en NinjaOne:
- Seleccione la casilla situada junto a la columna Número de factura y, a continuación, haga clic en Aprobar.
Imagen 5: Aprobar una factura PSA a petición
- Seleccione la casilla situada junto a la columna Número de factura y, a continuación, haga clic en Ver. Revise los datos para asegurarse de que son correctos y, a continuación, haga clic en Aprobar en la esquina superior derecha de la página.
Imagen 6: Aprobar una factura PSA en modo Vista
Exportar facturas y datos de partidas
En esta sección se explica cómo exportar facturas o partidas individuales de facturas. Si desea obtener más información sobre la pestaña Facturas → Exportar, consulte la sección Gestionar sus facturas.
Puede filtrar y exportar las facturas pertinentes y sus partidas como archivos .csv. Esto le permite importar los datos en herramientas de contabilidad de terceros y permite NinjaOne PSA para trabajar con herramientas de contabilidad que no son compatibles directamente todavía.
Qué incluyen los datos exportados
Todas las tablas de facturas proporcionarán datos para lo siguiente:
- Acuerdo
- Estado de aprobación
- ID de factura
- Número de factura
- Fecha de vencimiento
- Tipo de facturación
- Subtotal
- Fecha de inicio del periodo de facturación
- Fecha final del periodo de facturación
- Creado
- Última actualización
Las facturas globales proporcionarán una columna adicional para el nombre de la organización NinjaOne.
Los datos de la partida de la factura incluirán lo siguiente:
- ID de factura
- Número de factura
- Organización
- Nombre del producto
- Descripción
- Tipo de producto
- Imponible (sí o no)
- División o moneda
- Cantidad
- Fecha de inicio del periodo de facturación
- Fecha final del periodo de facturación
- Precio unitario
- Subtotal
Recursos adicionales
Consulte los siguientes recursos para obtener más información sobre NinjaOne PSA: