Tema
Aprende a crear y gestionar facturas con la herramienta de facturación de NinjaOne.
Entorno
Facturación de NinjaOne
Descripción
La herramienta de facturación de NinjaOne te permite crear y gestionar acuerdos, ver facturas y recalcular precios en las entradas de tiempo.
En primer lugar, habilita la herramienta de facturación de NinjaOne. Descubre cómo hacerlo aquí: Facturación de NinjaOne: Introducción a la automatización de servicios profesionales (PSA).
A continuación, selecciona una categoría para obtener más información:
- Configurar facturas
- Gestionar tus facturas
- Aprobar facturas pendientes
- Exportar facturas y datos de partidas
- Recursos adicionales
Configurar facturas
Una vez que habilites la herramienta de facturación de NinjaOne, podrás configurar los datos de tus facturas.
- Edita la configuración de generación de números de factura para generar automáticamente números de factura con prefijos o sufijos. Cuando la numeración de facturas está habilitada, puedes editar los números de factura siempre y cuando la factura no esté marcada como completada.
- Edita las facturas para controlar cómo se muestran las entradas de tiempo en las facturas. Esto te permite presentar la información en el formato que prefieras.
- Selecciona una opción del menú desplegable Marcadores de posición para copiar datos al portapapeles. A continuación, pega los datos en el campo de texto de entrada de tiempo Público o Privado.
- Esta herramienta funciona de manera similar a la automatización de tickets por correo electrónico en NinjaOne. Consulte «NinjaOne Ticketing: Automatización» para obtener más información.
Gestiona tus facturas
Una vez habilitada, la herramienta NinjaOne Billing ofrece una pestaña «Finanzas» en el panel de navegación izquierdo, donde puede crear y gestionar acuerdos, ver facturas y recalcular precios en las entradas de tiempo. También puede realizar estas acciones desde la pestaña «Finanzas» del panel de control de la organización.
Una vez que se ha creado una factura a partir de un contrato de servicio, ya sea de forma automática o manual, esta se muestra en la sección Facturas de Finanzas. Las facturas se clasifican además según su estado.
- Pendiente: Edita , visualiza, archiva o aprueba las facturas pendientes. Las facturas aprobadas se enviarán al beneficiario.
- Al aprobar la factura, esta se envía a la pestaña Aprobadas.
- Aprobadas: Archivar , ver, editar o enviar facturas aprobadas.
- Editar una factura te permite añadir, eliminar o modificar los productos facturados y cambiar las fechas de inicio y fin.
- Haga clic en Enviar para enviar la factura al destinatario. La entrada actualizará la pestaña Exportando .
- Exportar: Ver las facturas que se han aprobado y enviado al destinatario. Cuando se paga la factura, los datos se trasladan a la pestaña «Completadas»; si la factura se rechaza o el pago falla, los datos se trasladan a la pestaña «Fallidas ».
- Completadas: Vea y archive las facturas pagadas.
- Los datos de la vista se desglosan por producto, con un subtotal calculado en la parte inferior.
- Los datos de las columnas de la tabla incluyen los impuestos pagados y la moneda utilizada.
- Fallidas: Vea y archive las facturas que no se han sincronizado con QuickBooks Online.
- La columna «Motivo del fallo » indica la razón por la que la factura no se sincronizó. Ponte en contacto con el servicio de asistencia para determinar por qué falló la sincronización.
- Al seleccionar«Establecer como pendiente», los datos se devuelven a la pestaña «Pendiente», donde deben aprobarse y enviarse de nuevo.
- Archivadas: Vea las facturas que ha marcado como «Archivadas». Puede restaurar las facturas desde esta pestaña seleccionando las casillas de verificación y haciendo clic en el botón Desarchivar.
Aprobar facturas pendientes
Hay dos métodos para aprobar facturas desde la pestaña Finanzas en NinjaOne:
- Marque la casilla de verificación situada junto a la columna «Número de factura» y, a continuación, haga clic en «Aprobar».
- Marque la casilla de verificación situada junto a la columna «Número de factura» y, a continuación, haga clic en «Ver». Revise los datos para asegurarse de que son correctos y, a continuación, haga clic en «Aprobar».
Exportar facturas y datos de partidas individuales
En esta sección se explica cómo exportar facturas o partidas de factura. Si desea obtener más información sobre la pestaña Facturas → Exportar, consulte la sección Gestionar sus facturas.
Puede filtrar y exportar las facturas pertinentes y sus partidas como archivos .csv. Esto le permite importar datos a herramientas de contabilidad de terceros y hace que NinjaOne Billing sea compatible con herramientas de contabilidad que aún no son compatibles directamente.
Qué incluyen los datos exportados
Todas las tablas de facturas proporcionarán datos sobre lo siguiente:
- Acuerdo
- Estado de aprobación
- ID de la factura
- Número de factura
- Fecha de vencimiento
- Tipo de generación de factura
- Subtotal
- Fecha de inicio del periodo de facturación
- Fecha de finalización del periodo de facturación
- Creado
- Última actualización
Las facturas globales incluirán una columna adicional con el nombre de la organización de NinjaOne.
Los datos de las partidas de la factura incluirán lo siguiente:
- ID de la factura
- Número de factura
- Organización
- Nombre del producto
- Descripción
- Tipo de producto
- Sujeto a impuestos (sí o no)
- División o moneda
- Cantidad
- Fecha de inicio del periodo de facturación
- Fecha de finalización del periodo de facturación
- Precio unitario
- Subtotal
Recursos adicionales
Consulte NinjaOne: Catálogo de recursos para ver todos los artículos relacionados.