Tema
En este artículo se explica cómo utilizar las listas de comprobación con la documentación de NinjaOne para organizar tareas, gestionar los pasos del flujo de trabajo o describir los pasos que deben seguir tus técnicos y usuarios finales.
Entorno
Documentación de NinjaOne
Descripción
Puedes crear listas de comprobación para asignar tareas a tus técnicos en NinjaOne y configurar requisitos o notificaciones para garantizar el cumplimiento de los procedimientos operativos estándar. La creación de plantillas de listas de comprobación facilita su reproducción y permite recopilar de forma eficaz la información esencial.
Con las listas de comprobación de NinjaOne, puede garantizar la finalización de las tareas gracias a las siguientes funciones:
- Tipo de tarea: identifica la categoría o el área de mantenimiento (validación de copias de seguridad, implementación de parches, limpieza del sistema).
- Pasos o elementos de validación: una secuencia de comprobaciones con casillas de selección para confirmar su finalización.
- Notas del técnico: un campo de texto libre para observaciones, anomalías o medidas correctivas adoptadas, con el fin de proporcionar contexto más allá de las casillas de selección.
- Sección de firma: iniciales o nombre del técnico con una marca de tiempo para garantizar la responsabilidad y la creación de un registro de auditoría.
Índice
Selecciona un tema para obtener más información.
- Gestionar permisos de los técnicos
- Crear plantillas de listas de comprobación globales
- Crear listas de comprobación a nivel de organización
- Gestionar y asignar las listas de comprobación
- Recursos adicionales
Gestionar los permisos de los técnicos
Un administrador del sistema debe gestionar los permisos de los técnicos para que puedan trabajar en los elementos de la lista de comprobación. Para ello, sigue estos pasos:
- Vaya a Administración → Cuentas y abra una cuenta o un rol de técnico.
- Seleccione «Documentación» y asegúrese de que el interruptor «Habilitado » esté activado.
- Seleccione un nivel de permiso en los siguientes menús desplegables:
- Acceso a la lista de comprobación de la organización
- Acceso a las plantillas de listas de comprobación
- Haga clic en «Guardar cambios».
Crear plantillas de listas de comprobación globales
Los técnicos con los permisos adecuados pueden crear y gestionar listas de comprobación desde la aplicación NinjaOne Documentation.
Al crear una lista de comprobación desde la página de la aplicación NinjaOne Documentation, esta queda disponible para todas las organizaciones. Para crear una lista de comprobación que solo esté disponible para una organización, consulta la sección de este artículo titulada «Crear listas de comprobación a nivel de organización».
- Para añadir una plantilla global, ve a Administración → Aplicaciones → y selecciona Ninja Documentation.
- Abre la pestaña «Listas de comprobación » y haz clic en «+ Añadir».
- Asigna un título a tu plantilla y, si lo deseas, una descripción.
- Para que los técnicos tengan que rellenar el campo, marca la casilla «Lista de comprobación obligatoria ».
- Haz clic en «Añadir tarea » para rellenar la lista de comprobación.
- En el cuadro de diálogo «Añadir tarea», introduce un identificador único en «Nombre de la tarea» y, si lo deseas, añade una descripción.
- Haz clic en «Guardar tarea».
- Haz clic de nuevo en «Añadir tarea » para seguir añadiendo elementos a la lista de comprobación.
- Puede gestionar sus tareas pasando el cursor del ratón por encima de la fila de la tarea y seleccionando los iconos «Editar » o «Eliminar ». Haga clic en el controlador de desplazamiento horizontal y arrastre la fila hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de las tareas.
- Haz clic en «Guardar cambios».
- Visualiza o edita tus listas de comprobación seleccionándolas en la pestaña «Listas de comprobación» de la documentación de NinjaOne. Marca la casilla situada junto al nombre de la lista de comprobación para archivarla.
Importar la lista de comprobación al panel de control de la organización
La página «Listas de comprobación» del panel de control de la organización estará vacía hasta que importes la plantilla global. Para añadir la lista de comprobación al panel de control, sigue estos pasos.
- Accede al panel de control de la organización. Haz clic en «Documentación » y selecciona «Listas de comprobación».
- Haz clic en «Añadir lista de comprobación » y selecciona «Importar lista de comprobación».
- En el cuadro de diálogo «Importar plantilla », marca la casilla de una o varias listas de comprobación y, a continuación, haz clic en «Importar».
Eliminar una plantilla de lista de comprobación
Puede eliminar una lista de comprobación personalizada tras archivarla. Para ello, siga estos pasos.
- Marque la casilla situada junto al nombre de la lista de comprobación y haga clic en «Archivar».
- Seleccione «Visible » en el menú desplegable del filtro «Archivadas ».
- Marque la casilla situada junto al nombre de la lista de comprobación y haga clic en «Eliminar».
Crear listas de comprobación a nivel de organización
Para crear una lista de comprobación que esté disponible para una organización específica, sigue estos pasos.
- Accede al panel de control de una organización. Haz clic en «Documentación » y selecciona «Listas de comprobación».
- Haga clic en «Añadir lista de comprobación » y seleccione «Crear nueva».
- Repite el proceso siguiendo los pasos indicados en la sección «Crear y gestionar plantillas de listas de comprobación globales» de este artículo.
Gestionar y asignar las listas de comprobación
Una vez que haya creado o importado una lista de comprobación al panel de control de la organización, puede realizar las siguientes acciones:
- Editar la lista de comprobación: haz clic en el nombre de la lista de comprobación para abrir la página de detalles y, a continuación, haz clic en «Editar lista de comprobación». Puedes cambiar el nombre de la lista de comprobación, marcarla como obligatoria, actualizar la descripción y añadir, editar, eliminar o reordenar tareas.
- Ver el progreso de finalización: la columna «Progreso» le mostrará cuántas tareas se han completado y cuántas quedan por completar.
- Asignar la lista de comprobación a un técnico: pasa el cursor del ratón por encima de la fila de la lista de comprobación y haz clic en el menú «Acciones » para seleccionar «Asignar técnico».
- Solo puedes asignar la lista de comprobación a un técnico.
- Puede asignar cada tarea de una lista de comprobación a un técnico diferente. Consulte la sección «Asignar una lista de comprobación o una tarea» para obtener más detalles.
- Asignar una fecha de vencimiento a la lista de comprobación: sitúe el cursor del ratón sobre la fila de la lista de comprobación y haga clic en el menú «Acciones » para seleccionar «Añadir fecha de vencimiento».
- Si pasa la fecha de vencimiento y el progreso no se ha completado, la columna «Tareas vencidas» mostrará un icono de alerta con el número de tareas pendientes que requieren atención.
- Archiva, promociona o copia la lista de comprobación. Coloca el cursor del ratón sobre la fila de la lista de comprobación y haz clic en el menú «Acciones» para utilizar estas opciones.
- Consulta la sección «Promocionar una lista de comprobación al panel de control del sistema » para saber qué ocurre cuando promocionas una lista de comprobación.
- Archivar una lista de comprobación desde el panel de control de la organización no archiva la lista de comprobación de otras organizaciones que hayan importado la plantilla.
Detalles de la lista de comprobación
Al hacer clic en el título de una lista de comprobación, se abre la vista detallada, donde los técnicos pueden realizar acciones en las tareas o introducir cambios. Consulte la siguiente tabla para obtener una descripción de las herramientas de esta página.
| Número | Descripción |
|---|---|
| 1 | Haz clic en el icono de la estrella para añadir la lista de comprobación a tu lista de Favoritos. |
| 2 | Añade elementos relacionados a la lista de verificación. |
| 3 | Archiva la lista de verificación. |
| 4 | Edita el nombre, la descripción y las tareas de la lista de comprobación. |
| 5 | Pasa el cursor por encima de estos iconos para ver la descripción. |
| 6 | Consulta quién ha realizado los cambios más recientes en la lista de comprobación. |
| 7 | Haz clic en los datos para cambiar el responsable o la fecha de vencimiento de la lista de comprobación. |
| 8 | Realiza acciones en las tareas de la lista de comprobación. Haz clic en el nombre de la tarea para ver su descripción. |
| 9 | Asigna una tarea concreta a un técnico o a una fecha de vencimiento. |
Asignar una lista de comprobación o una tarea
Puede asignar una lista de comprobación completa a un técnico, o bien asignar cada tarea de la lista a técnicos distintos. Además, puede asignar una fecha de vencimiento a toda la lista de comprobación o a cada tarea.
Cualquier técnico puede completar una tarea asignada. El campo «Última edición por» se actualizará para mostrar la última cuenta que ha realizado alguna acción en una tarea.
Cuando asigne una lista de comprobación o una tarea y seleccione la opción «Enviar notificación por correo electrónico al técnico», este recibirá un correo electrónico con la siguiente información:
- Nombre de la lista de comprobación
- Fecha de vencimiento de la lista de comprobación, si se ha establecido
- Un enlace para ver la lista de comprobación
- La organización en la que se creó la lista de comprobación
- Una lista de todas las tareas de la lista de comprobación
Promocionar una lista de comprobación
Al promocionar una lista de comprobación desde el panel de control de la organización, se creará una copia de la misma en la pestaña «Listas de comprobación» de la página de configuración de la documentación de NinjaOne. Esta acción está pensada para las listas de comprobación creadas desde el panel de control de la organización, con el fin de que otras organizaciones puedan importarlas.
- En «Documentación» → «Listas de comprobación» del panel de control de la organización, selecciona una lista de comprobación y haz clic en «Promocionar».
- Introduce un nuevo nombre para la copia y, a continuación, haz clic en «Confirmar».
Recursos adicionales
Consulta la Documentación de NinjaOne: Catálogo de recursos para obtener más información sobre otras funciones de la Documentación de NinjaOne.