Configuración de las herramientas de NinjaOne Documentation

Tema

Esta guía proporciona instrucciones para habilitar y configurar la función de documentación de NinjaOne. Una vez habilitada, consulte de recursospara obtenermás información y conocer las prácticas recomendadas. 

Entorno

Documentación de NinjaOne

Descripción

La Documentación de NinjaOne le permite registrar, estandarizar y utilizar información contextual sobre sus entornos de TI gestionados directamente en NinjaOne.

Índice

Selecciona una categoría para obtener más información: 

• Habilitar la documentación de NinjaOne
• Gestionar plantillas de documentación
• Importar historial
• Listas de verificación de la documentación
• Historial de enlaces públicos
• Administración de enlaces compartidos
• Roles de usuario final
• TOTP

Habilitar la documentación de NinjaOne

Para utilizar la función de documentación de NinjaOne, debe habilitarla en la consola. Para ello, siga estos pasos: 

1. Vaya a Administración → Aplicaciones → Instaladas y haga clic en Documentación de NinjaOne. 
2. Haz clic en Habilitar.

Gestionar plantillas de documentación

Utilizará la aplicación NinjaOne Documentation para crear y gestionar plantillas, crear listas de verificación, revisar el historial de importaciones, ver enlaces públicos y compartidos, gestionar el acceso para los roles de usuario final y habilitar o deshabilitar las contraseñas de un solo uso basadas en el tiempo (TOTP). 

Seleccione una categoría para obtener más información sobre la pestaña Documentación de la aplicación NinjaOne Documentation: 

• Importar documentos desde CSV
• Importar plantillas desde la biblioteca
• Crear una plantilla de documento
• Archivar o eliminar plantillas de documentos

Importar documentos desde CSV

Puede descargar las plantillas creadas en la documentación de NinjaOne y, a continuación, importarlas a otros entornos o herramientas de documentación. Para obtener más información, consulte

2. En la ventana modal de configuración de Plantillas predeterminadas, marque todas las casillas de las plantillas que desee añadir y, a continuación, haga clic en Guardar. 
   1. Utilice el campo de búsqueda para encontrar plantillas por palabra clave o desplácese por la lista de plantillas disponibles.
   2. Puede editar una plantilla antes de añadirla: coloque el cursor sobre la fila y haga clic en el botón del menú de puntos suspensivos para ver la opción Editar . 
   3. Al hacer clic en Editar, se abre la ventana modal «Crear plantilla de documento ». Para obtener instrucciones sobre cómo gestionar estos datos, consulta la siguiente sección de este artículo: Crear una plantilla de documento.

Crear una plantilla de documento

Utilice la opción Añadir plantilla para crear un documento desde cero.

1. Vaya a Administración →Aplicaciones → Documentación. Haga clic en Gestionar plantillas y, a continuación, seleccione Añadir plantilla. 

2. Utilice la tabla siguiente para determinar cómo completar los campos. 

   Campo	Descripción
   Nombre de la plantilla	Asigne a la plantilla un identificador único.
   Descripción	Aclare el propósito del documento.
   Lista de páginas	La plantilla admite varios documentos, de forma similar a una carpeta.
   Obligatorio	Exigir que el formulario se rellene en una organización.
   Disponible para todos los técnicos	Esta casilla debe estar seleccionada por defecto. Si desmarcas el campo, aparecerá un nuevo menú desplegable debajo, donde podrás seleccionar uno o más roles de técnico a los que conceder acceso.
   Campos personalizados	Añade campos personalizados y elementos de la interfaz de usuario.

3. Abre la pestaña «Campos personalizados» y haz clic en«Añadir elemento » para añadir campos personalizados y elementos de la interfaz de usuario a la plantilla. Para obtener más información sobre los campos personalizados, consulta «Campos personalizados de NinjaOne: Catálogo de recursos».
   • Campo: Seleccione un tipo de campo de la lista desplegable y utilice el campo Etiqueta para crear un nombre o una descripción para él. El campo Nombre se actualiza automáticamente para reflejar la entrada del campo Etiqueta. Al hacer clic en Crear, se rellenan campos adicionales para permitir una mayor configuración. Añadir una información sobre herramientas proporciona una burbuja de información sobre la que los usuarios pueden pasar el ratón para ver información útil. 
   • Elemento de la interfaz de usuario: Seleccione un tipo de campo de la lista desplegable y utilice el campo Nombre de referencia para crear un identificador único para él. 
4. Arrastra los elementos hacia arriba y hacia abajo dentro de una plantilla para cambiar el orden de visualización. 
5. Haga clic en Guardar cuandohaya terminado.

La plantilla de documentación ya está visible y lista para su uso.

Archivar o eliminar plantillas de documentos

Para eliminar una plantilla de documento, pasa el cursor por encima de la fila correspondiente y, a continuación, haz clic en el botón de puntos suspensivos que aparece a la derecha. Debes archivar primero un documento antes de poder eliminarlo, así que haz clic en Archivar.

Para ver las plantillas archivadas, asegúrate de que la opción de filtro esté configurada en «Visible». Coloca el cursor sobre la fila y haz clic en el botón de puntos suspensivos para restaurar la plantilla o eliminarla de forma permanente.

Al seleccionar Eliminar, se le notificará si la plantilla está siendo utilizada por algún documento de la organización. Si decide continuar, verifique su identidad mediante MFA para confirmar. No es posible restaurar las plantillas eliminadas.  

Historial de importaciones

El historial de importaciones mostrará una lista de los documentos que se han importado

Listas de verificación de la documentación

Las listas de verificación son un tipo de documentación que los técnicos de NinjaOne pueden crear y gestionar desde la aplicación NinjaOne Documentation. Una vez añadidas a la aplicación NinjaOne Documentation, las listas de verificación se pueden añadir a la pestaña Documentación > Listas de verificación del panel de control de la organización (consulte

• Último acceso: fecha y hora en que se utilizó el enlace público. 
• Dirección IP: dirección IP utilizada para acceder al enlace. 
• Título: nombre del enlace público.
• Organización: organización a la que pertenece el documento, si procede (los documentos no vinculados a una organización muestran «GLOBAL_ORGANIZATION»). 
• Artículo: título del documento al que se ha accedido. 
• Enlace para compartir: URL del enlace público al documento. Pase el ratón por encima de esta zona para ver la opción de copiar el enlace. 

En la página se muestran un máximo de 150 resultados; a partir de ahí, el texto «X resultados» cambia para mostrar resultados paginados por los que se puede navegar haciendo clic en las flechas. 

Utilice los menús desplegables disponibles para filtrar su búsqueda; los resultados se muestran por defecto con todos los documentos globales ordenados por fecha de acceso más reciente. Puede utilizar el campo de búsqueda para encontrar puntos de acceso por dirección IP o título del enlace público. El filtro «Fecha de acceso» le permite buscar por un día específico o un intervalo de fechas.

Utilice el botón de exportación para descargar una copia en formato .csv de la lista del historial de acceso en un archivo zip. Utilice el botón de configuración de la tabla para modificar las columnas que se muestran en la página. 

Administración de enlaces compartidos

Desde la pestaña «Enlaces compartidos», los técnicos y los administradores del sistema pueden editar o eliminar todos los enlaces compartidos activos en un solo lugar, independientemente de la organización que los utilice. 

• Edita un enlace compartido marcando la casilla de verificación y seleccionando Editar, o haz clic en el botón de los tres puntos situado a la derecha y selecciona Editar.
  
• Elimine uno o varios enlaces compartidos marcando las casillas de verificación y seleccionando Eliminar, o haga clic en el botón de los tres puntos situado a la derecha y seleccione Eliminar.
  

Roles de usuario final

Al

• Revoca el acceso a una carpeta. Esto eliminará la fila de la página y revocará el acceso para todas las funciones de usuario asociadas. 
• Abrir la carpeta en una nueva pestaña. Esto le redirige a la pestaña Base de conocimientos del panel de control global, donde puede ver todos los archivos de esa carpeta. 
• Editar el acceso para añadir o eliminar roles de usuario, o mostrar el contenido con o sin la carpeta. 

TOTP

Los administradores del sistema pueden permitir a los técnicos compartir códigos de contraseñas de un solo uso basadas en el tiempo (TOTP) para las aplicaciones y servicios de documentación, la base de conocimientos y las listas de verificación. 

Los códigos TOTP constan de dos partes:

• Secreto TOTP: se utiliza para generar un código de un solo uso basado en la hora actual. 
• Código TOTP: es el código generado por el secreto que se revela tras proporcionar la autenticación MFA. Este código permite compartir las credenciales de inicio de sesión solo con los destinatarios previstos, al tiempo que protege los datos frente a terceros. 

Más información en Códigos TOTP.