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Facturación de importación de productos y cuentas para presupuestos

  • Última actualización 17 de octubre de 2026

Tema

En este artículo se explica cómo importar los códigos de tu cuenta a NinjaOne para que puedas generar presupuestos.

Entorno

Crea presupuestos y propuestas, solicita la aprobación o la firma de tus clientes y, a continuación, conviértelos en partidas facturables.

Debes tener QuickBooks o Xero integrados en NinjaOne Billing para iniciar la importación de tus datos para las facturas. Para saber cómo hacerlo, consulta la sección «Integraciones de facturación » del Catálogo de recursos de NinjaOne Billing. 

Descripción

Índice

Selecciona un tema para continuar:

Importar códigos contables

Después de integrar tu herramienta de contabilidad, podrás agregar tus códigos de cuenta.

  1. En la aplicación NinjaOne Facturación, haz clic en «Cuentas » y selecciona «Importar cuentas » o «Agregar código de cuenta».
  2. Al seleccionar «Importar cuentas», NinjaOne extraerá una lista de códigos de cuenta desde tu cuenta de QuickBooks o Xero. 
    1. Marca la casilla de verificación situada junto a cada código que desees importar y, a continuación, haz clic en «Continuar». 
    2. Puedes editar el código o el nombre de la cuenta en la página «Revisión de cuentas ».

billing_review accounts_edit or remove.png

Figura 1: Editar o eliminar un código de cuenta
  1. Haz clic en «Importar » para confirmar tu selección.

Al seleccionar «Añadir código de cuenta», debes crear un nuevo código y nombre de cuenta.

Después de importar los códigos de cuenta, puedes importar productos desde tu herramienta de contabilidad. Consulta la siguiente sección.

Importar productos

Antes de poder empezar a crear facturas desde la integración con tu herramienta de contabilidad, debes importar los productos. Asegúrate de haber importado también tus códigos fiscales siguiendo los pasos de la sección anterior.

  1. En la aplicación NinjaOne Facturación, haz clic en «Productos » → «Activos» y selecciona «Importar productos».
  2.  NinjaOne extraerá una lista de códigos fiscales de tu cuenta de QuickBooks o Xero. Marca la casilla de verificación situada junto a todos los productos que desees importar y haz clic en «Continuar».
  3. En la página «Revisar productos», marca la casilla de verificación y haz clic en «Editar» para actualizar el nombre del producto, la cuenta, la cantidad, la información de facturación y los permisos.
    1. Si el producto no está asociado a un código de cuenta al seleccionarlo, edita el producto y selecciona el código de cuenta adecuado en el menú desplegable «Cuenta ».

billing_product_account code.png

Figura 2: Asignar un código de cuenta al producto importado (haz clic para ampliar)
  1. Cuando todos los datos de tus productos sean correctos, haz clic en «Importar».

NinjaOne también agregará estos productos a la página «Ajustes » de la integración, en la sección «Artículos ».

Ahora ya puede crear presupuestos para estos productos. Consulte la siguiente sección para aprender más.

Generar presupuestos

Configura la numeración de los presupuestos y agrega un logotipo, la información del remitente, un encabezado y un pie de página a los archivos PDF. Este flujo de trabajo es casi idéntico al de la sección «Configurar los ajustes de tus facturas» en NinjaOne Facturación: Ajustes de facturación.

  1. En la aplicación NinjaOne de Facturación, haz clic en «Presupuestos » → «Ajustes» y selecciona «Editar».
  2. Cuando el interruptor «Generar números de presupuesto automáticamente» esté activado, podrás seleccionar el siguiente número de presupuesto y, si lo deseas, establecer un prefijo y un sufijo.
  3. Haz clic en «Cargar» para agregar un logotipo personalizado. Si no agregas un logotipo personalizado, la cita mostrará el logotipo de NinjaOne.
  4. Puedes incluir la información del remitente, como el nombre y la dirección de la compañía, en el presupuesto. Si no introduces datos en los campos «Nombre del remitente» o «Dirección del remitente », el área correspondiente aparecerá en blanco en la versión final.
  5. Utilice los editores de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) «Encabezado del presupuesto» y «Pie de página del presupuesto» para crear un encabezado y un pie de página opcionales para el presupuesto. Puede personalizar el aspecto del texto, y el modo «Vista previa» mostrará un ejemplo de la versión final.
  6. Haga clic en «Guardar».

Ahora puede enviar su presupuesto utilizando los códigos fiscales y los productos importados. Para obtener más información, consulte la sección «Agregar factura» en NinjaOne Facturación: Configuración de facturas.

Agregar presupuesto

Crea presupuestos y propuestas, solicita la aprobación o la firma de tus clientes y, a continuación, conviértelos en artículos facturables.

Debes tener QuickBooks o Xero integrados en NinjaOne Billing para empezar a importar tus datos para las facturas. Para saber cómo hacerlo, consulta la sección «Integraciones de facturación» de NinjaOne Billing: Catálogo de recursos. Debes seguir los pasos para añadir tu código fiscal contable, tus productos y la configuración de los presupuestos a la aplicación NinjaOne Billing.
  1. Desde «Finanzas» → «Presupuestos » → «Borradores », haz clic en «Añadir presupuesto » y selecciona «Crear nuevo».

finance_quotes_add quote.png

Figura 3: Agregar un nuevo presupuesto
  1. El número de presupuesto se generará automáticamente. Selecciona la organización que recibirá el presupuesto y la persona de contacto dentro de esa organización que recibirá el correo electrónico.
  2. Establece una fecha de caducidad para el presupuesto. Este es el último día en el que se puede aceptar el presupuesto o tomar una decisión al respecto.
  3. Si lo deseas, agrega una nota a la solicitud.
  4. Haz clic en «Productos» en el menú lateral. Desde esta página puedes crear nuevos productos o añadir productos que hayas importado anteriormente. Para saber cómo añadir nuevos productos, consulta «Facturación de NinjaOne: Productos». 
  5. Establece los precios y las cantidades manualmente y, a continuación, haz clic en «Guardar».
  6. Haz clic en «Crear».
Al crear un presupuesto, los tipos de producto deben actualizarse a «Manual» para mantener los datos no específicos.

Administrar tus presupuestos

Una vez creada una cotización, puedes editarla, clonarla, realizar la vista previa, enviarla, aprobarla o rechazarla marcando la casilla de verificación situada junto al número de cotización.

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Figura 3: Administrar sus presupuestos
Acción Descripción
Editar Actualiza los detalles del presupuesto.
Clonar Crea una copia del presupuesto. Puedes actualizar los detalles del presupuesto antes de finalizar la copia.
Vista previa Ver cómo se verá el presupuesto para el destinatario. A través de esta acción, puedes editar, rechazar o aprobar un presupuesto.
Enviar por correo electrónico Envía el presupuesto al contacto seleccionado. Para utilizar esta acción, debes tener configurados los ajustes del servidor SMTP personalizado para NinjaOne Ticketing y el envío de facturas activado en NinjaOne Facturación.
Aprobar Aprueba manualmente el presupuesto.
Rechazar Rechaza manualmente el presupuesto.

Cuando usted o el destinatario aprueben o rechacen el presupuesto, o si este caduca, pasará de la página «Pendiente» a la sección correspondiente del menú desplegable.

finance_quotes tab.png

Figura 4: Ver todos los presupuestos

Convertir un presupuesto en Factura o Acuerdo

Puede convertir un presupuesto aprobado en una factura o en un contrato de servicio.

  1. Desde «Finanzas» → «Presupuestos» → «Aprobados», selecciona la casilla de verificación situada junto a un presupuesto aprobado.
  2. Haz clic en «Convertir en factura » o en «Convertir en acuerdo».
    1. Convertir en factura: crea un pago único.
    2. Convertir en contrato: crea un intervalo de pago. Utiliza una plantilla de acuerdos existente para hacer coincidir los artículos. Se combinarán los productos del presupuesto y de la plantilla de acuerdos. Los productos que coincidan utilizarán los precios del presupuesto.

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Figura 5: Convertir un presupuesto en una factura o un acuerdo
  1. Para cualquiera de las dos opciones, selecciona un código fiscal y determina si la factura aceptará pagos con tarjeta de crédito o mediante ACH. Si estás creando un acuerdo desde el presupuesto, estos ajustes se encontrarán en la sección «Datos de integración ».

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Figura 6: Convertir el presupuesto en un acuerdo y introducir los datos de integración
  1. Haga clic en «Convertir».
  2. Si está creando un acuerdo, debe configurar sus ajustes individuales. Consulte «Facturación de NinjaOne: Servicios de acuerdos » para obtener más información.

Ahora puede ver los detalles de la factura o del acuerdo desde el hiperenlace de la columna correspondiente.

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Figura 7: Ver los detalles de la factura o del acuerdo

Renovar un presupuesto caducado

Si un presupuesto ha caducado y es necesario volver a evaluarlo, puede hacerlo desde «Presupuestos » → «Caducados».

Recursos adicionales

Consulte «Facturación de NinjaOne: Catálogo de recursos » para ver todos los artículos relacionados.

FAQ

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