Respaldo SaaS de NinjaOne: Gestión de usuarios (Portal de usuario final)

Tema

Este artículo trata sobre la gestión de usuarios y los roles de usuario en el portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup y NinjaOne Archiving + Backup.

Entorno

NinjaOne SaaS Backup
NinjaOne SaaS Backup + Archiver

Descripción

Los usuarios de NinjaOne SaaS Backup que se añaden para realizar copias de seguridad pueden iniciar sesión e interactuar con su copia de seguridad. A través de la página Gestión de usuarios, puede permitir que determinados usuarios tengan acceso elevado para interactuar con la organización y otras cuentas de usuario, o conceder permisos a usuarios externos que no tengan una copia de seguridad activa dentro de la organización.

Una función determinada solo puede asignar funciones de usuario inferiores a la suya.

Gestión del acceso de los usuarios

Inicie sesión en su cuenta de copia de seguridad/archivo empresarial.
Haga clic en el icono de la cuenta en la esquina superior derecha de la página y seleccione Gestión de usuarios.
Haga clic en la pestaña Conceder permiso. Aquí verá todos los usuarios que están incluidos actualmente en la copia de seguridad y podrá asignar roles a cada uno de ellos. Desde esta pestaña, puede asignar a cada usuario un rol del menú desplegable y activar o desactivar el inicio de sesión. Si selecciona el rol de supervisor de grupo para un usuario, asegúrese de seleccionar también el departamento del que es administrador en el cuadro que aparecerá justo debajo del rol.

Niveles de acceso de los usuarios

NinjaOne SaaS Backup permite diez niveles de acceso para el producto SaaS Backup + Archiver y cinco niveles de acceso para Business Backup.

Función	Permisos
Administrador completo	Todos los accesos y capacidades. Puede ver, descargar, restaurar, migrar y buscar correos electrónicos de todas las cuentas de correo electrónico. Puede establecer permisos de usuario y políticas de cumplimiento. Puede ver registros, establecer retenciones legales y configurar procesos de revisión.
Administrador de TI	Puede ver, eliminar y desactivar el correo electrónico de todas las cuentas. Puede restaurar correos electrónicos de otras cuentas. Puede configurar todos los ajustes de los usuarios. No puede acceder a la pestaña Cumplimiento.
Administrador de TI con restricciones	Puede ver la lista de cuentas de las que se ha realizado una copia de seguridad. Puede acceder a los detalles de la cuenta, incluido el estado y la fecha de la última copia de seguridad. Puede desactivar o reactivar cuentas. Puede añadir nuevas copias de seguridad. Puede configurar todos los ajustes de usuario. No se puede acceder a ningún metadato. No puede utilizar las pestañas Búsqueda avanzada e Información.
Supervisor de grupo	Acceso completo a los usuarios de los departamentos en los que son supervisores. Puede restaurar, migrar, descargar, buscar y ver todas las cuentas de correo electrónico dentro de su departamento asignado. Puede establecer permisos de usuario No puede acceder a todas las políticas de cumplimiento.
Usuario	Puede ver, descargar, restaurar, migrar y buscar sus correos electrónicos. No puede acceder a las cuentas de otros usuarios. No puede acceder a la pestaña Cumplimiento.
Usuario Ver y restaurar	Puede ver, restaurar y buscar sus correos electrónicos. No pueden descargar ni migrar correos electrónicos. No se puede acceder a la pestaña Cumplimiento.
Responsable de cumplimiento y revisión (solo producto SaaS Backup + Archiver)	Puede acceder a las pestañas Búsqueda de eDiscovery, Alertas, Ver registros de auditoría, Política de retención, Retención legal y Proceso de revisión. Puede ver el correo electrónico de todas las cuentas.
Revisor (solo producto SaaS Backup + Archiver)	Puede acceder a la pestaña Proceso de revisión para revisar los correos electrónicos. No puede configurar un nuevo proceso de revisión.
Revisor limitado (solo producto SaaS Backup + Archiver)	Puede acceder al menú Proceso de revisión. Solo puede revisar los correos electrónicos de la lista seleccionada en el proceso de revisión.
Responsable de protección de datos (solo producto SaaS Backup + Archiver)	Puede acceder a la pestaña Proceso de revisión. Puede eliminar los mensajes marcados para su eliminación. Puede añadir notas a los mensajes marcados para su eliminación para el registro de auditoría. Puede crear etiquetas para clasificar mensajes. Puede ver el correo electrónico de todas las cuentas.

Habilitar el acceso para usuarios externos (delegados)

Puede añadir usuarios que necesiten acceso a nuestra organización pero que no estén incluidos en la copia de seguridad como usuarios externos. Un usuario delegado puede ser alguien ajeno a la organización o un miembro de la organización que no esté incluido en la copia de seguridad. Tenga en cuenta la siguiente información:

El usuario que añada podrá ver sus datos respaldados (dependiendo de su nivel de acceso).
No puede transferir la propiedad de la organización a un usuario delegado.
Toda la actividad, incluida la de los usuarios externos, se registra en el registro de auditoría.
Una vez añadido, puede revocar el acceso a un usuario externo y desactivar el inicio de sesión, pero no puede eliminar al usuario de la lista. Para eliminar un usuario externo, póngase en contacto con [email protected], donde le ayudarán.

Solo los administradores que tienen acceso a la página de administración de usuarios pueden dar acceso a usuarios externos

En la página Gestión de usuarios, haga clic en la pestaña Conceder permiso.
Haga clic en Añadir usuario y, a continuación, introduzca la dirección de correo electrónico del usuario al que desea invitar.
Seleccione una función para el usuario, acepte los términos y condiciones y haga clic en Invitar. El usuario que haya añadido recibirá un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y restablecer su contraseña. Este enlace caduca a las 24 horas. Puede comprobar, cancelar o reenviar la invitación en la pestaña Lista de invitaciones de la página Gestión de usuarios.
Una vez que el usuario haya aceptado la invitación y haya iniciado sesión, el sistema lo añadirá a la lista de usuarios en la pestaña Conceder permisos.

Desactivar el inicio de sesión de un usuario

En la página Gestión de usuarios, seleccione la pestaña Conceder permisos.
Localice el usuario que desea desactivar y cambie la opción Estado de inicio de sesión a Desactivado. (Se mostrará en rojo). Puede volver a activar el inicio de sesión del usuario cambiando esta opción a Activado (se mostrará en verde).

Habilitar Azure o Google SSO

Ahora puede habilitar el SSO de M365 Azure Active Directory o Google, lo que permitirá a los usuarios iniciar sesión en su panel de control de copias de seguridad con sus credenciales de M365 o Google, eliminando la necesidad de una contraseña separada para el portal de usuario final de SaaS Backup. Cuando el SSO de Azure o Google está habilitado, todos los usuarios que tengan acceso concedido pueden iniciar sesión.

El SSO de Azure o Google no estará habilitado para los propietarios externos de forma predeterminada y no se verá afectado por el interruptor de SSO que se encuentra en el portal. El SSO se puede habilitar para el propietario previa solicitud a [email protected].

En la página Gestión de usuarios, seleccione la pestaña Conceder permiso.
En la parte derecha de la página, habilite el acceso «Aplicar inicio de sesión SSO de Azure AD » o «Aplicar inicio de sesión SSO de Google» para todos los usuarios. Una vez habilitado, todos los usuarios deberán utilizar sus credenciales de M365 o Google para iniciar sesión en su panel de control de copias de seguridad. Seleccionarán la opción de iniciar sesión con M365 o GWS en lugar de utilizar su nombre de usuario y contraseña. También puede deshabilitar el inicio de sesión de los usuarios desde la misma página.

Asignación de usuarios a departamentos

Los departamentos pueden resultar útiles cuando hay muchos usuarios y se desea gestionarlos en función de grupos específicos que se hayan configurado. Por ejemplo, puede configurar un departamento financiero para todos los usuarios financieros, de modo que pueda gestionarlos todos a la vez.

En la página Gestión de usuarios, haga clic en la pestaña Asignar departamento, luego haga clic en Gestión de departamentos y seleccione el departamento al que asignará los usuarios. Puede asignar varios departamentos a un usuario. Si el departamento que necesita no está en la lista, puede añadirlo al final de la lista
Haga clic en Añadir más para añadir los usuarios y, a continuación, haga clic en Guardar cambios.

Sincronización de departamentos existentes desde su inquilino

Siempre que la opción esté habilitada, NinjaOne SaaS Backup comprobará una vez a la semana si hay nuevos departamentos o cambios en las asignaciones de departamentos de los usuarios. Para forzar una sincronización inmediata, utilice la opción Sincronizar ahora.

En la página Asignar departamento, cada dominio de inquilino tiene una opción para habilitar la sincronización de departamentos de Azure AD. Esta opción está desactivada de forma predeterminada. Haga clic en el botón para activarla.
Aparecerá una ventana emergente para avisarle de que los departamentos se sincronizarán automáticamente y se asignarán a las cuentas de usuario. Seleccione Sí, Continuar o Cancelar.
El sistema mostrará el estado «Sincronizando» mientras analiza el inquilino y recupera la información
Una vez completada la sincronización, los departamentos añadidos tendrán un icono especial (un círculo azul con una i) junto a ellos, que indica que se han sincronizado automáticamente.