Tema
En este artículo se explica cómo gestionar usuarios a través del portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup.
Entorno
NinjaOne SaaS Backup
Descripción
Puede utilizar la página «Gestión de usuarios» del portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup para conceder acceso privilegiado a usuarios específicos. Estos usuarios podrán entonces interactuar con la organización y con otras cuentas de usuario, o bien conceder permisos a usuarios externos que no dispongan de una copia de seguridad activa dentro de la organización. Consulte las secciones siguientes para obtener instrucciones sobre cómo conceder y gestionar el acceso.
Gestión del acceso de los usuarios
Si dispone de los privilegios administrativos adecuados, puede gestionar el acceso de los usuarios a las funciones del portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup. Para gestionar el acceso de los usuarios, siga estos pasos:
- Inicie sesión en el portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup.
- Seleccione «Gestión de usuarios».
- Vaya a la pestaña «Conceder permisos ». En esta pestaña se muestran todos los usuarios incluidos actualmente en la copia de seguridad.
Desde la pestaña «Conceder permisos», puede asignar un rol a cada usuario mediante el menú desplegable y activar o desactivar la posibilidad de iniciar sesión.
Para obtener información sobre los roles individuales, consulta la sección «Niveles de acceso de usuario » que figura a continuación o el documento adjunto al final de este artículo.
Niveles de acceso de usuario
El portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup ofrece diferentes niveles de acceso de usuario en función de su plan de suscripción. El plan «Solo copia de seguridad» incluye un conjunto limitado de niveles de acceso. Los planes «Copia de seguridad + Archivo» conceden acceso a todos los niveles.
La siguiente tabla enumera los niveles de acceso de usuario disponibles con cada plan. Haz clic en el nombre del nivel de acceso de usuario para ver una descripción del acceso y las restricciones de ese nivel.
| Nivel de acceso de usuario | Solo copia de seguridad | Copia de seguridad + Archivo |
|---|---|---|
| Administrador completo | Sí | Sí |
| Administrador de TI | Sí | Sí |
| Administrador de TI con acceso restringido | Sí | Sí |
| Supervisor de grupo | Sí | Sí |
| Usuario | Sí | Sí |
| Ver y restaurar usuario | Sí | Sí |
| Responsable de cumplimiento y revisión | No | Sí |
| Responsable de protección de datos | No | Sí |
| Revisor | No | Sí |
| Revisor limitado | No | Sí |
Administrador con todos los derechos
Los administradores con derechos completos tienen acceso a todas las áreas y funciones, incluidas todas las cuentas y los elementos de copia de seguridad, las funciones de cumplimiento normativo y la configuración de toda la organización.
Acceso:
- Ver, buscar, restaurar, migrar y descargar todos los datos de la organización en todas las cargas de trabajo.
- Gestionar todas las cargas de trabajo, cuentas, dominios y configuraciones de copia de seguridad.
- Acceder a todas las funciones de cumplimiento normativo, incluyendo eDiscovery, alertas, etiquetas, políticas de retención, retención legal, registros de auditoría y procesos de revisión.
- Gestionar los roles de usuario, los permisos y la configuración de la organización.
- Acceder a la búsqueda avanzada, a los análisis y al estado del sistema.
Restricciones:
- Un administrador con derechos completos no puede transferir la titularidad. Solo el propietario de la organización puede transferir la titularidad.
Administrador de TI
El rol de administrador de TI tiene acceso completo a la configuración de la gestión de cuentas y usuarios, lo que incluye añadir, desactivar y eliminar cuentas. Los administradores de TI pueden ver las listas de elementos de carga de trabajo, pero no pueden acceder al contenido de los archivos individuales. El acceso a los archivos está restringido. Los administradores de TI solo pueden restaurar archivos.
Acceso:
- Gestionar la configuración de cuentas y usuarios, incluyendo la asignación a departamentos, los permisos de los roles y la aplicación del inicio de sesión único (SSO).
- Ver información de las cuentas, eliminarlas o desactivarlas.
- Añadir nuevas cuentas de copia de seguridad y configurar todos los ajustes de usuario.
- Restaurar cargas de trabajo desde otras cuentas.
- Restaurar todas las cargas de trabajo de otras cuentas y acceder a las páginas «Estado del sistema » y «Restauraciones ».
Restricciones:
- Los administradores de TI no pueden acceder a ninguna función de cumplimiento normativo. Estas funciones incluyen eDiscovery, alertas, etiquetas, política de retención, retención legal, registros de auditoría y procesos de revisión.
- Los administradores de TI no pueden ver el contenido de archivos individuales en las cargas de trabajo.
- Los administradores de TI no pueden descargar, migrar ni añadir o eliminar etiquetas.
- Los administradores de TI no pueden acceder a la búsqueda avanzada ni a Insights.
Administrador de TI con restricciones
El rol de administrador de TI con acceso restringido dispone de casi todas las funciones a las que tiene acceso un administrador de TI, con restricciones específicas para garantizar la privacidad de los datos. Los administradores de TI con acceso restringido no pueden acceder a información detallada, como listas de elementos de copia de seguridad y detalles a nivel de elemento, ni realizar acciones sobre los elementos, como descargarlos, restaurarlos o migrarlos. Sin embargo, estos usuarios sí tienen acceso al registro de auditoría y a la política de retención.
Acceso:
- Ver la información de la cuenta, eliminar o desactivar el correo electrónico de todas las cuentas.
- Añadir una nueva cuenta de copia de seguridad y configurar todos los ajustes de usuario.
- Los administradores de TI con acceso restringido tienen acceso limitado a la pestaña «Cumplimiento» (registro de auditoría y política de retención), y el acceso a la política de retención se limita al nivel de carga de trabajo.
- Acceso a la página de estado del sistema (copia de seguridad, restauración y migración) para ver la actividad de copia de seguridad, restauración y migración dentro de su organización.
Restricciones:
- Los administradores de TI con acceso restringido no pueden acceder a información detallada sobre las copias de seguridad, incluidas las listas de elementos de copia de seguridad y los detalles a nivel de elemento.
- Los administradores de TI con acceso restringido no pueden realizar ninguna acción de descarga, restauración o migración de elementos .
- Los administradores de TI con acceso restringido no pueden acceder a la búsqueda avanzada ni al menú «Insight ».
Supervisor de grupo
Los supervisores de grupo solo tienen acceso a los usuarios de los departamentos o grupos que se les hayan asignado. Los supervisores de grupo no pueden añadir nuevas cuentas de copia de seguridad ni acceder a los datos de las copias de seguridad en la unidad compartida, Microsoft SharePoint, grupos y equipos, ni en Google Groups. Sin embargo, pueden realizar una búsqueda avanzada para encontrar elementos dentro de sus departamentos.
Acceso:
- Ver listas de cuentas dentro de los departamentos asignados.
- Ver archivos individuales en correo electrónico, OneDrive, Google Drive, contactos, calendario, tareas y chat privado dentro de los departamentos asignados.
- Acceder a la búsqueda avanzada de elementos dentro de los departamentos asignados.
- Acceder a la página de estado del sistema, a las funciones de copia de seguridad, descarga, restauración y migración.
Restricciones:
- Los supervisores de grupo tienen el acceso restringido únicamente a los departamentos que se les han asignado.
- Los supervisores de grupo no pueden acceder a información detallada, como listas de elementos de copia de seguridad ni detalles a nivel de elemento.
- Los supervisores de grupo no pueden realizar ninguna acción sobre los elementos, como descargarlos, restaurarlos o migrarlos.
- Los supervisores de grupo no pueden acceder a la «Búsqueda avanzada » ni al menú «Insight ».
Usuario
Este rol proporciona a los usuarios acceso completo de autoservicio para gestionar y recuperar únicamente sus propios datos. Los usuarios no pueden acceder a otras cuentas, a la configuración de la organización ni a las funciones de cumplimiento normativo.
Acceso:
- Acceder a todos los datos personales de las copias de seguridad.
- Restaurar, migrar y descargar datos personales.
- Acceder a la página de estado del sistema para supervisar las actividades de copia de seguridad, restauración o migración personales.
- Los usuarios pueden editar sus propios datos personales.
Restricciones:
- Los usuarios no pueden acceder a la gestión de usuarios ni a la configuración de la organización
- El acceso de los usuarios se limita exclusivamente a los datos personales
- Los usuarios no pueden añadir ni eliminar etiquetas
Visualización y restauración de usuarios
El rol «Visualización y restauración de usuarios» ofrece casi todas las capacidades disponibles para el rol «Usuario», pero el acceso se limita únicamente a la visualización y restauración de datos personales. Este rol no permite realizar acciones de descarga ni de migración.
Responsable de cumplimiento y revisión
El responsable de cumplimiento y revisión puede acceder a todas las funciones de cumplimiento. Sin embargo, tiene acceso limitado para ver y acceder a los elementos de los que se han realizado copias de seguridad en la organización. Este rol solo puede acceder al correo electrónico, OneDrive, GDrive y al chat privado, pero no puede migrar, restaurar ni eliminar.
Acceso:
- Accede a todas las funciones de cumplimiento normativo, incluyendo eDiscovery, alertas, etiquetas, política de retención, retención legal, registros de auditoría y procesos de revisión.
- Ver archivos individuales en correo electrónico, OneDrive, Google Drive, contactos, calendario, tareas y chat privado
- Descargar correos electrónicos, archivos de OneDrive y Google Drive de otras cuentas
- Acceder a la página «Estado del sistema» → «Descargar»
Restricciones:
- Los responsables de cumplimiento normativo y revisión no pueden restaurar ni migrar ningún elemento
- Los responsables de cumplimiento y revisión no pueden eliminar ni desactivar cuentas.
- Los responsables de cumplimiento y revisión no pueden gestionar los ajustes de los usuarios ni la configuración de la organización.
- Los responsables de cumplimiento y revisión no pueden marcar elementos para su eliminación ni eliminarlos en el menú del proceso de revisión. Solo los responsables de protección de datos pueden realizar esa tarea.
Responsable de Protección de Datos
El rol de responsable de protección de datos proporciona acceso completo a las funciones de cumplimiento normativo para actividades de auditoría y gobernanza. Los responsables de protección de datos son los únicos a los que se les permite realizar acciones de eliminación dentro del flujo de trabajo del proceso de revisión.
Acceso:
- Acceder a todas las funciones de cumplimiento normativo, incluyendo eDiscovery, alertas, etiquetas, política de retención, retención legal, registros de auditoría y procesos de revisión.
- Realizar acciones de «marcar para su eliminación» y «eliminación» dentro de los procesos de revisión.
- Acceder a todos los datos de correo electrónico y chat privado dentro de su organización.
Restricciones:
- Los responsables de protección de datos no pueden realizar descargas, restauraciones ni migraciones.
- Los responsables de protección de datos no pueden eliminar ni desactivar cuentas.
- Los responsables de protección de datos no pueden gestionar los ajustes de los usuarios ni la configuración de la organización.
Revisor
El rol de revisor se limita a la pestaña «Proceso de revisión» y solo puede utilizarse para revisar correos electrónicos. No tiene acceso a ninguna otra función administrativa ni de cumplimiento normativo. Los revisores no pueden configurar un nuevo proceso de revisión y no tienen acceso alguno a la configuración de la gestión de cuentas y usuarios.
Acceso:
- Acceder a los procesos de revisión
- Revisar y marcar como revisados los elementos asignados
Restricciones:
- Los revisores no pueden crear nuevos procesos de revisión
- Los revisores no pueden conceder permisos para las listas de procesos de revisión
- Los revisores no pueden acceder a las funciones de configuración administrativa o de cumplimiento
Revisor con acceso limitado
Los revisores con acceso limitado tienen acceso a las mismas funciones que los revisores, pero necesitan un permiso de nivel superior para acceder a la lista de procesos de revisión.
Habilitar el acceso para usuarios externos (delegados)
Si tienes usuarios a los que no estás incluyendo en la copia de seguridad y que desean acceder a tu organización, puedes añadirlos como usuarios externos (también denominados «delegados»). Un usuario externo es alguien ajeno a la organización o alguien que forma parte de ella, pero al que no has incluido en la copia de seguridad. Solo los administradores que tengan acceso a la página «Gestión de usuarios» pueden conceder acceso a usuarios externos.
- Desde la página «Gestión de usuarios », vaya a la pestaña «Conceder permisos ».
- Selecciona«Añadir usuario».
- Introduce la dirección de correo electrónico del usuario al que deseas invitar y, a continuación, selecciona un rol para dicho usuario.
- Marca la casilla «Acepto estos términos » y, a continuación, selecciona «Invitar».
El usuario que haya añadido recibirá un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y restablecer su contraseña.
Notas importantes
Ten en cuenta los siguientes puntos al añadir usuarios:
- El enlace de invitación caducará 24 horas después de enviarlo.
- Puede comprobar si el usuario ha aceptado la invitación consultando la pestaña «Lista de invitaciones » en la página «Gestión de usuarios ». También puede reenviar o cancelar la invitación desde esta misma página.
- Una vez que el usuario haya aceptado la invitación y haya iniciado sesión, NinjaOne SaaS Backup lo añadirá a la lista de usuarios en la pestaña «Conceder permisos ».
Al añadir usuarios externos, ten en cuenta lo siguiente:
- Dependiendo del nivel de acceso que les hayas concedido, los usuarios podrán ver tus datos de copia de seguridad.
- No puedes transferir la titularidad de la organización a un usuario externo.
- NinjaOne SaaS Backup registra toda la actividad en el registro de auditoría. Esta información incluye a los usuarios externos.
- Una vez añadido, puede revocar el acceso de un usuario externo y desactivar su permiso de inicio de sesión, pero no puede eliminar al usuario de la lista. Para eliminar a un usuario externo, póngase en contacto con [email protected] para obtener ayuda.
Desactivar el inicio de sesión de un usuario
- Acceda a la página «Gestión de usuarios » y seleccione la pestaña «Conceder permisos»
- En la lista de usuarios, localiza al usuario que deseas desactivar.
- En la columna «Estado de inicio de sesión »,desactive el interruptor «Estado de inicio de sesión ».
Puede reactivar un usuario activando de nuevo el interruptor «Estado de inicio de sesión ».
Habilitar Microsoft Azure AD (Entra ID) o el inicio de sesión único (SSO) de Google
Ahora puede activar el inicio de sesión único (SSO) de Microsoft 365 (M365) con Azure AD o el SSO de Google, lo que permite a los usuarios iniciar sesión en su panel de control de copias de seguridad utilizando sus credenciales de M365 o Google. De esta forma, los usuarios no tienen que mantener una contraseña independiente para el portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup. Al activar el inicio de sesión único (SSO) de Azure AD o Google en la pestaña «Conceder permisos» del portal de usuario final de NinjaOne SaaS Backup, se habilita el inicio de sesión para todos los usuarios a los que se les haya concedido acceso.
- Vaya a la página «Gestión de usuarios » y seleccione la columna «Conceder permisos ».
- Active el acceso «Aplicar inicio de sesión SSO de Azure AD» o «Aplicar inicio de sesión SSO de Google» para todos los usuarios.
- Una vez activado, todos los usuarios tendrán que utilizar sus credenciales de M365 o Google para iniciar sesión en su panel de control de copias de seguridad. El usuario seleccionará la opción de iniciar sesión con M365 o Google Workspace (GWS) en lugar de introducir su nombre de usuario y contraseña de NinjaOne SaaS Backup. También puede desactivar el inicio de sesión del usuario desde esta misma página.
Asignación de usuarios a departamentos
Asignar usuarios a departamentos puede resultar útil cuando se tiene un gran número de usuarios y se desea gestionarlos en función de grupos específicos que se hayan configurado. Por ejemplo, se podría crear un departamento de finanzas y, a continuación, añadir a todos los usuarios de finanzas a ese departamento para poder gestionarlos a todos a la vez. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación:
- En la página «Gestión de usuarios », selecciona la pestaña «Asignar departamento ».
- Seleccione«Gestión de departamentos».
- Si el departamento que necesitas no aparece ya en la lista, puedes añadirlo de la siguiente manera:
- Selecciona «Añadir más».
- Selecciona«Guardar cambios».
- En «Asignar departamento», asigna uno o varios departamentos a un usuario.
Para sincronizar los departamentos existentes de su inquilino, siga estos pasos:
- En la página «Asignar departamento», dispondrá de una opción para cada dominio de inquilino que permite habilitar la sincronización de departamentos de Azure AD. Esta opción estará desactivada de forma predeterminada.
- Selecciona la opción «Habilitar sincronización de departamentos de Azure AD » para activarla. Aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia informándote de que los departamentos se sincronizarán automáticamente y se asignarán a las cuentas de usuario. Selecciona «Sí», «Continuar» o «Cancelar».
- Una vez activada la sincronización de departamentos, NinjaOne SaaS Backup mostrará un estado de sincronización mientras analiza el inquilino y recupera la información.
- Una vez completada la sincronización, los departamentos recién añadidos aparecerán con un icono azul (un círculo con una «i») junto a ellos, lo que indica que NinjaOne SaaS Backup los ha sincronizado automáticamente.
- Mientras la sincronización de departamentos de Azure AD esté activada, NinjaOne SaaS Backup comprobará semanalmente si hay nuevos departamentos o cambios en las asignaciones de departamentos de los usuarios. Si necesitas forzar una sincronización, puedes utilizar la opción «Sincronizar ahora» para que se ejecute de inmediato.