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Descubre cómo crear y gestionar acuerdos con la herramienta de facturación de NinjaOne.
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Índice
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Crear la plantilla del acuerdo
Al configurar los acuerdos de facturación, puedes optar por aprobar automáticamente las facturas generadas y decidir si sincronizarlas con una herramienta de contabilidad de terceros o marcarlas como completadas si no hay ninguna herramienta conectada.
Puede crear plantillas de contrato en la aplicación NinjaOne Billing y, a continuación, copiarlas en cada organización en Finanzas → Contratos.
Para crear una plantilla de contrato de servicio:
- Vaya a Administración → Aplicaciones → NinjaOne Billing, abra la pestaña Plantillas de contrato y haga clic en+Añadir.
- Asigna un nombre al contrato de servicio y configura el horario de asistencia; puedes heredar la configuración de tus ajustes de NinjaOne Ticketing o personalizarlos por separado. Si seleccionas «Personalizado», puedes editar aún más el «Horario de asistencia estándar » en el campo «Fuente del horario de asistencia ».
- En la sección «Facturación», si seleccionas la opción de aprobar automáticamente las facturas, también puedes seleccionar una opción para marcarlas como completadas tras su aprobación.
- Selecciona el «Intervalo de facturación» para la creación de facturas. Tras tu selección, aparecerá un nuevo campo que te permitirá realizar una configuración más detallada.
| Intervalo de facturación | Descripción |
|---|---|
| Anual | Una fecha exacta para emitir la factura una vez al año |
| Semestral | Una fecha concreta para emitir la factura cada dos años |
| Trimestral | Selecciona el día en el que se emitirá automáticamente la factura cada tres meses; el mes de inicio será el mes actual si el día seleccionado aún no ha pasado, o el mes siguiente si el día seleccionado ya ha pasado |
| Mensual | Establece el día en el que se generará la factura cada mes |
| Bimensual | Establece el día en el que se generará la factura cada dos meses |
| Semanal | Introduce el día de la semana para automatizar la factura, incluidos los fines de semana |
| Quincenal | Establece el día en el que se generará la factura cada dos semanas, incluidos los fines de semana |
| Una sola vez | Elige el día, el mes y el año concretos para automatizar la factura |
- Establece una fecha de vencimiento para la factura y, a continuación, selecciona un tipo impositivo. Si necesitas crear un tipo impositivo para este contrato, consulta «Facturación de NinjaOne: Tipos impositivos » para obtener instrucciones.
- Selecciona una opción del menú desplegable «Productos ». A continuación, haz clic en«+Añadir producto» y selecciona si el producto que se va a añadir es «Nuevo», «Existente» o «Fuera de catálogo». Consulta «Facturación de NinjaOne: Productos » para obtener información sobre los productos que puedes añadir aquí.
- Nuevo: Crea un nuevo producto. Una vez creado, este producto aparecerá en la sección «Productos ».
- Ya existente: Selecciona uno de los productos añadidos anteriormente en la sección «Productos ».
- Fuera de catálogo: Crea un nuevo producto. Una vez creado, este producto no aparecerá como producto existente en la sección «Productos ».
- Haga clic en «Aplicar».
Una vez añadida una plantilla de contrato, puedes editarla, eliminarla o copiarla como un nuevo contrato para una organización específica con una nueva fecha de inicio. Pasa el cursor del ratón por encima de la fila y haz clic en el menú de acciones para ver estas opciones.
Crear y gestionar contratos
Cuando está activada, la herramienta NinjaOne Billing ofrece una sección «Finanzas» en el menú lateral, donde puede crear y gestionar contratos, ver facturas y recalcular los precios de las entradas de tiempo. También puede realizar estas acciones desde la sección «Finanzas» del panel de control de la organización.
Desde aquí, puede crear, ver o editar acuerdos de facturación para garantizar que sus facturas reflejen con exactitud los servicios prestados. NinjaOne rellena y actualiza las fechas cada vez que se genera una factura, ya sea de forma automática o manual, y las calcula en función del intervalo de facturación especificado.
Esta sección cuenta con tres apartados para los acuerdos de servicio activos, inactivos y archivados. El apartado «Archivados» contiene los acuerdos de servicio de las organizaciones que se han eliminado. Puede desactivar acuerdos individuales.
Consulte la siguiente tabla para obtener una explicación de cada columna de datos. Puede añadir o eliminar columnas utilizando el icono de configuración de la tabla situado debajo del botón«+Añadir acuerdo ».
| Nombre de la columna | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Esta columna muestra el título del contrato de servicio. |
| Descripción | Esta columna muestra el resumen o la finalidad del contrato de servicio, si existe. |
| Tipo de generación de factura | Esta columna indica si la factura se ha creado de forma manual o automática. |
| Intervalo | Esta columna muestra la frecuencia del periodo de facturación. |
| Organización | Esta columna indica el nombre de la organización para la que se ha creado la factura. |
| Fecha de inicio | Esta columna muestra la fecha en la que comenzará el contrato. |
| Fecha de finalización | Esta columna muestra la fecha en la que finalizará el contrato. |
| Fecha de la última factura | Esta columna muestra la fecha más reciente en la que se emitió una factura correspondiente al periodo anterior | este contrato. Esta columna permanece vacía hasta que se haya facturado una factura. |
| Próxima fecha de facturación | Esta columna muestra la próxima fecha en la que se creará una factura para este acuerdo. Esta columna estará vacía si el «Tipo de generación de facturas » está configurado como «manual». |
| Fecha de inicio del último periodo | Esta columna indica la fecha de inicio del periodo anterior facturado para este contrato. Esta columna permanece en blanco hasta que se inicia un nuevo periodo de facturación. |
| Fecha de finalización del último periodo | Esta columna indica la fecha de finalización del último periodo facturado para este contrato. Los productos de este contrato se facturaron hasta esta fecha. |
Añadir un nuevo contrato
Para añadir un nuevo contrato, sigue estos pasos. Esta opción no utiliza la plantilla actual como base, por lo que puedes configurar manualmente todos los ajustes.
- Vaya a Finanzas → Acuerdos y haga clic en+Añadir acuerdo. Seleccione Nuevo acuerdo.
- Aparecerá el cuadro de diálogo «Añadir contrato»; selecciona una organización a la que facturar en el menú desplegable disponible.
- Sigue los pasos de la sección «Editar el nuevo contrato » para completar la configuración del contrato.
Añadir un acuerdo a partir de una plantilla
Para añadir un nuevo acuerdo, sigue estos pasos. Esta opción te permite seleccionar una plantilla como base.
- Ve a Finanzas → Acuerdos y haz clic en+Añadir acuerdo. Selecciona «Desde plantilla».
- Se abrirá el cuadro de diálogo «Copiar como nuevo acuerdo». Utiliza la siguiente tabla como guía para rellenar los campos.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Asigna al acuerdo un identificador único. |
| Fecha de inicio | Selecciona el día en que comenzará el acuerdo. |
| Organización | Selecciona la organización titular del acuerdo. |
| Plantilla del acuerdo | Selecciona la plantilla que has creado en la aplicación NinjaOne Billing. |
| Tipo de generación de factura | Elige si deseas crear la factura de forma automática o manual. |
| Fecha de facturación | Introduce la próxima fecha en la que se creará una factura para este contrato. |
- Haz clic en «Guardar».
- Aparecerá la página «Editar acuerdo ». Sigue los pasos de la siguiente sección para completar la configuración del acuerdo.
Editar el nuevo contrato
Al editar un contrato, la sección «Resumen» se abre de forma predeterminada. Sigue los pasos que se indican a continuación como guía para configurar los ajustes individuales de un contrato.
- Si aún no lo has hecho, asigna un nombre al contrato de servicio y selecciona una fecha de inicio. La «Fecha de inicio del contrato» debe ser la fecha en la que está previsto que comiencen los servicios. La «Fecha de finalización del contrato» es opcional y se puede añadir o actualizar en cualquier momento.
- Si selecciona «Personalizado» en «Origen de las horas de asistencia», puede editar el campo «Horario estándar de asistencia» para especificar un horario personalizado, incluyendo el día de la semana y el periodo horario diario. Si selecciona «Heredar de la gestión de incidencias», NinjaOne utilizará los datos que haya configurado para la gestión de incidencias de NinjaOne. Consulte obtener más información.
- Abre la sección «Facturación ». Utiliza las descripciones de los campos y la tabla anterior para rellenar los campos correspondientes.
- Si seleccionas «Manual» en «Tipo de generación», ya no será necesario seleccionar una opción para «Intervalo»; la fecha de facturación se actualizará cuando crees manualmente la factura. Si seleccionas «Automático», las facturas se generarán en función de la selección de «Intervalo» y se ajustarán automáticamente cada vez que se cree una factura.
- Marca la casilla «Aprobar facturas automáticamente» para marcar todas las facturas generadas como aprobadas de forma predeterminada. Al marcar esta casilla, aparecerá una nueva casilla «Exportar facturas automáticamente»; utiliza esta opción para sincronizar las facturas con tus herramientas de contabilidad de terceros. Esta opción marcará las facturas como completadas si no hay ninguna herramienta conectada.
- NinjaOne calcula el campo «Fecha de inicio del próximo periodo de facturación » en función de la selección realizada en «Intervalo de facturación». La fecha se ajustará automáticamente para la creación de la factura.
- Si no selecciona «Personalizado» en el campo «Fuente de los días de vencimiento de la factura», NinjaOne obtendrá los datos del número de días predeterminado configurado en «Administración» → «Aplicaciones » → «Instaladas » → «Facturación de NinjaOne» → «General » → «Configuración».
- Abre la sección «QuickBooks» para configurar los ajustes de la integración con QuickBooks.
- Activa o desactiva los pagos con tarjeta de QuickBooks Online para las facturas.
- Activa o desactiva los pagos ACH (cámara de compensación automatizada) de QuickBooks para las facturas.
- Abre la sección «Productos ». Puedes utilizar las pestañas adicionales de esta sección para añadir precios para «Entradas de tiempo», «Dispositivos», «Copias de seguridad de dispositivos», «Usuarios finales» y «Otros». Al hacer clic en «Añadir», elige entre «Nuevo», «Existente» o «Fuera de catálogo». Consulta «Facturación de NinjaOne: Productos » para obtener información sobre los productos que puedes añadir aquí.
- Nuevo: Crea los detalles de un nuevo producto.
- «Existente»: selecciona productos activos que hayas creado al configurar la página de la aplicación NinjaOne Billing.
- Fuera de catálogo: Crea los detalles de un producto ad hoc. Estos productos no se añadirán a tu lista de productos existente.
Recursos adicionales
Consulte «NinjaOne Billing: Catálogo de recursos » para obtener más información sobre NinjaOne Billing.