Tema
Este artículo proporciona una guía para interactuar con la pestaña Base de conocimientos en los paneles del sistema y de la organización. La característica Base de conocimientos permite crear una wiki, o base de datos, con todos los documentos necesarios para una organización o para uso global.
Entorno
Descripción
Selecciona una categoría para obtener más información.
- Permisos para técnicos
- Base de conocimientos global
- Base de conocimientos organizativa
- Utilizar Microsoft Word con la base de conocimientos de NinjaOne
- Añadir documentos a la base de conocimientos
- Historial de versiones
- Descargar, editar, compartir y mover documentos
- Eliminar documentos y carpetas
- Añadir un documento a Favoritos
- Documentación relacionada
Permisos para técnicos
Los técnicos deben disponer de los permisos adecuados para acceder a la Base de conocimientos. Estos permisos pueden gestionarse en la cuenta del técnico o en el editor de roles, en Documentación. Asegúrate de ponerlo en Activado para poder seleccionar opciones de los desplegables disponibles. 
Puedes permitir a los técnicos:
- Solo ver
- Ver y actualizar
- Ver, crear y actualizar
- Ver, crear, actualizar y eliminar
Base de conocimientos global:
Navegación
Esta sección proporciona una descripción general de cómo puede interactuar con la pestaña Base de conocimientos en el panel de control del sistema. Consulta la tabla debajo de la siguiente captura de pantalla para ver una breve explicación de cada característica resaltada.
| Número | Descripción |
|---|---|
| 1 | Busca cualquier documento, aunque esté dentro de una carpeta. Esto extraerá datos tanto del título como del contenido del documento. |
| 2 | Filtra tu búsqueda por carpeta o tipo de documento. |
| 3 | Cree una nueva carpeta o documento o cargue un documento. |
| 4 | Haz clic para actualizar la tabla. |
| 5 | Haz clic para modificar la configuración de la tabla (ordenar por, dirección de ordenación, visualización de columnas) |
| 6 | Haz clic para abrir la carpeta y ver una lista de documentos dentro de esa carpeta, si corresponde. |
| 7 | Visualiza la hora y fecha en que se creó/cargó la carpeta o el documento. |
| 8 | Haz clic en el nombre de un documento para abrir el contenido del documento en una pestaña separada del navegador. |
| 9 | Si aparece un número, significa que se han creado enlaces públicos y están disponibles para compartir. Haz clic en el icono del enlace para ver los enlaces y sus fechas de vencimiento, crear nuevos enlaces, eliminar o editar enlaces existentes o copiar los enlaces para compartirlos. |
Cuando se crea o carga un documento en la base de conocimientos, aparece un icono en el lado izquierdo del nombre del documento para indicar el tipo de documento. Si has creado un documento desde la Base de conocimientos, el icono parece una hoja de papel en blanco. La siguiente captura de pantalla muestra ejemplos de documentos Word, PDF, PowerPoint y Excel.
Base de conocimientos organizativos:
La característica Base de conocimientos situada en Documentación te permite crear una wiki de todos los documentos necesarios de los que dispongas para una organización o a nivel global. La wiki contiene archivos y carpetas. Los archivos pueden estar compuestos por documentos en formato propietario de NinjaOne , o documentos de Microsoft (Word, PowerPoint, Excel).
Utilizar Microsoft Word con la base de conocimientos de NinjaOne
La integración de NinjaOne con Microsoft Word para la documentación de la Base de conocimientos permite a los técnicos con los permisos de documentación adecuados editar un documento de Microsoft dentro de NinjaOne.
Los documentos de Word se identifican fácilmente por el icono del papel W situado a la izquierda del título del documento. Si alguien tiene el documento abierto en modo de edición, aparecerá la etiqueta "Actualizando" a la derecha del título del documento y verás un monograma en el propio documento indicando la presencia del otro usuario. 
Al hacer clic en el título, se abre una copia del documento y sus elementos relacionados en una página nueva. Consulta la tabla siguiente para obtener más información sobre las distintas opciones presentadas en la página.
| Número | Descripción | Propósito |
|---|---|---|
| 1 | Historial de versiones | El historial de versiones proporciona la fecha y hora de todas las revisiones realizadas en el documento, así como el nombre del técnico que realizó los cambios. Si eliminas un registro del historial de versiones no se anula la revisión, sino que impide que los técnicos restauren la versión anterior. Si haces clic en un registro del modal Historial de versiones, verás la versión anterior del documento y tendrás la opción de restaurarla; el botón Historial de versiones cambiará a Restaurar versión. |
| 2 | Botón Editar | Te permite modificar el documento en modo Microsoft Word Web. |
| 3 | Elementos relacionados | Te permite añadir un elemento relacionado. |
| 4 | Expandir icono | Te permite ampliar el documento al tamaño de la pantalla. |
| 5 | Icono Compartir | Te permite ver enlaces compartidos o crear nuevos. |
| 6 | Icono de engranaje | Los ajustes te permiten actualizar las preferencias de accesibilidad. |
| 7 | Puntos suspensivos | Haz clic para ver más opciones del menú para la gestión de la documentación (ampliadas en la captura de pantalla siguiente). |
Añadir documentos a la base de conocimientos:
Puedes utilizar esta sección para añadir documentos y carpetas a la base de conocimientos global o de la organización.
Añadir una carpeta
- Desde Panel de control > Base de conocimientos, haz clic en Añadir y selecciona Nueva carpeta.
Aparecerá el modal de configuración de Nueva carpeta. - Dale un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.
Añadir un documento fuera de una carpeta
- Desde Panel de control > Base de conocimientos, haz clic en Añadir y selecciona Nuevo documento o Cargar documento.
- Si has seleccionado Cargar documento, aparecerá el Explorador de archivos; selecciona el documento correspondiente de tu ordenador para completar el proceso.
- Si has seleccionado Nuevo documento, se mostrará el editor de documentos; indica un nombre para el documento e introduce el contenido del mismo en el editor WYSIWYG proporcionado. La barra de herramientas situada en la parte superior del campo del cuerpo proporciona las herramientas disponibles para personalizar el documento.
- Haz clic en Guardar cambios en la parte superior de la pantalla para completar el proceso y añadir el documento a tu biblioteca de la Base de conocimientos.
 |
Puedes cargar imágenes desde tu ordenador o copiarlas y pegarlas en el editor de documentos. |
Añadir un documento dentro de una carpeta
- Desde Panel de control > Base de conocimientos, haz clic en el nombre de una carpeta para abrirla.
- Haz clic en el icono del signo más + y haz clic en Nuevo documento o Cargar documento.
- Si has seleccionado Cargar documento, aparecerá la ventana del Explorador de archivos; selecciona el documento correspondiente de tu ordenador para completar el proceso.
- Si ha seleccionado Nuevo documento, se mostrará el editor de documentos; indique un nombre para el documento e introduzca el contenido del mismo en el editor WYSIWYG proporcionado. La barra de herramientas situada en la parte superior del campo del cuerpo proporciona las herramientas disponibles para personalizar el documento.
- Haz clic en Guardar cambios en la parte superior de la pantalla para completar el proceso y añadir el documento a tu biblioteca de la Base de conocimientos.
|
Puedes cargar imágenes desde tu ordenador o copiarlas y pegarlas en el editor de documentos. |
Historial de versiones
Una vez que se haya añadido y guardado un documento en la base de conocimientos, al abrir el documento para su consulta, aparecerá el botón Historial de versiones.
El historial de versiones proporciona la fecha y hora de todas las revisiones realizadas en el documento, así como el nombre del técnico que realizó los cambios. Si eliminas un registro del historial de versiones no se anula la revisión, sino que impide a los técnicos restaurar la versión anterior. 
Si haces clic en un registro del modal Historial de versiones, verás la versión anterior del documento y tendrás la opción de restaurarla; el botón Historial de versiones cambiará a Restaurar versión.
Elementos relacionados
Cuando consultes un documento en la Base de conocimientos, verás una sección de Elementos relacionados en la parte derecha de la página. Consulta las Notas del dispositivo y elementos relacionados para obtener más información. 
Descargar, editar, compartir y mover documentos:
Descargar o editar un documento
Notas importantes:
- No se pueden descargar documentos que hayan sido creados en NinjaOne.
- No se pueden editar PDF que se hayan cargado desde un ordenador.
En el extremo derecho del nombre de un documento cargado, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona la opción aplicable. 
- Descargar: El archivo estará disponible en la carpeta Descargas del Explorador de archivos. Esta opción sólo está disponible para los archivos cargados en la Base de conocimientos.
- Editar: Para las carpetas, actualiza el campo Nombre con los cambios y, a continuación, haz clic en Guardar. Para los documentos, realiza cambios en el título o el contenido del documento y luego haz clic en Guardar cambios. Si estás editando un documento cargado, como un archivo de Word, los cambios se guardarán automáticamente desde la nueva pestaña.
Compartir un documento
La función Compartir permite a los administradores del sistema y a los técnicos con los permisos adecuados de "Acceso global a la documentación de la base de conocimientos" crear un enlace público para documentos específicos y compartir carpetas con los usuarios finales.
Los enlaces públicos permiten acceder a los documentos fuera de NinjaOne con la personalización que se configuró para el logotipo personalizado de la aplicación. Los administradores y técnicos del sistema pueden controlar durante cuánto tiempo es accesible este enlace público y hacer un seguimiento de qué direcciones IP han utilizado el enlace.
Para obtener más información sobre cómo compartir documentos, consulta Herramienta de NinjaOne Documentation: Enlaces públicos y compartidos.
Mover o eliminar un documento
La función Mover permite a los administradores del sistema y a los técnicos con los permisos adecuados de "Acceso a la documentación de la Base de conocimientos global" mover una carpeta o un archivo a una organización diferente o dentro de una carpeta diferente dentro de la Base de conocimientos global.
Para eliminar un documento, primero debes archivarlo.
En el extremo derecho del nombre de una carpeta, haz clic en el icono de los tres puntos para ver las opciones . Como alternativa, utiliza las casillas para seleccionar varias carpetas/documentos y, a continuación, haz clic en Mover o Archivar en la parte superior de la tabla de la Base de conocimientos. 
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Archivar: Oculta el elemento de la lista principal y deshabilita las opciones de uso compartido.
- Una vez archivado el elemento, puedes eliminarlo definitivamente o restaurarlo. Al eliminar una carpeta, también se eliminan todos los archivos guardados en ella. Para ver estas opciones, cambia el filtro Archivado a "Visible" y luego marca la casilla.
- Una vez archivado el elemento, puedes eliminarlo definitivamente o restaurarlo. Al eliminar una carpeta, también se eliminan todos los archivos guardados en ella. Para ver estas opciones, cambia el filtro Archivado a "Visible" y luego marca la casilla.
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Mover: Selecciona la nueva ubicación de la carpeta/documento. Si el nuevo destino contiene carpetas, aparecerá una opción adicional para "Abrir" que te permitirá colocar la carpeta/documento dentro de una carpeta específica. Si no quieres moverlo a una carpeta, no hagas clic en Abrir; en su lugar, haz clic en Mover, en la parte inferior del modal.
Haz clic en el icono de la lupa en la esquina superior derecha del modal Mover para encontrar rápidamente un destino específico.
Añadir un documento a Favoritos
- Haz clic en el documento para abrirlo.
- Haz clic en la estrella situada junto al título del documento.
La estrella se vuelve amarilla y el documento aparece en el menú desplegable Favoritos del panel de navegación izquierdo.
Este artículo se puede eliminar de la sección de favoritos anulando la selección de la estrella en el artículo o pasando el ratón por encima del título del artículo en la barra de favoritos.