Tema
En este artículo se explica cómo utilizar la función Base de conocimientos de la documentación de NinjaOne.
Entorno
Documentación de NinjaOne
Descripción
Este artículo es una guía para utilizar la pestaña Base de conocimientos en los paneles de control del sistema y de la organización. La función Base de conocimientos te permite crear una wiki, o base de datos, con todos los documentos necesarios para una organización o para uso global.
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Tema
Selecciona una categoría para obtener más información:
- Permisos de técnico
- Base de conocimientos global
- Base de conocimientos de la organización
- Usa Microsoft Word con la base de conocimientos de NinjaOne
- Añadir documentos a la base de conocimientos
- Historial de versiones
- Descargar, editar, compartir, mover o archivar documentos
- Eliminar documentos y carpetas
- Añadir un documento a Favoritos
- Recursos adicionales
Permisos de los técnicos
Los técnicos deben tener los permisos adecuados para acceder a la Base de conocimientos. Puedes gestionar estos permisos en la cuenta del técnico o en el editor de roles, en la sección Documentación . Asegúrate de activar el interruptor «Habilitado» para poder seleccionar opciones de los menús desplegables.
Figura 1: Permisos de los técnicos
Los siguientes permisos afectan a la Base de conocimientos:
- Acceso a la documentación de la Base de conocimientos global
- Enlaces públicos de la Base de conocimientos Acceso a la documentación
- Acceso a la documentación de la organización
- Compartir carpetas de la Base de conocimientos global con usuarios finales
- Restricción del acceso a las carpetas de la Base de conocimientos
- Acceso a la exportación de documentación
Base de conocimientos global
Navegación
Puede navegar por la Base de conocimientos global desde la pestaña Base de conocimientos del panel de control del sistema. Consulte la tabla que aparece debajo de la Figura 2 para obtener una breve explicación de cada función destacada.
Figura 2: El panel de control de la base de conocimientos (haga clic para ampliar)
| Número | Descripción |
|---|---|
| 1 | Busque cualquier documento, incluso si se encuentra dentro de una carpeta. Esto extraerá datos tanto del título como del contenido del documento. |
| 2 | Filtra tu búsqueda por carpeta o tipo de documento. |
| 3 | Crea una nueva carpeta o documento, o sube un documento. |
| 4 | Haz clic para actualizar la tabla. |
| 5 | Haz clic para modificar la configuración de la tabla (ordenar por, sentido de ordenación, visualización de columnas). |
| 6 | Haga clic para abrir la carpeta y ver la lista de documentos que contiene. |
| 7 | Ver la hora y la fecha en que se creó o se subió la carpeta o el documento. |
| 8 | Haz clic en el nombre de un documento para abrir su contenido en una pestaña separada del navegador. |
| 9 | Si aparece un número, significa que se han creado enlaces públicos y que están disponibles para compartir. Haz clic en el icono de enlace para ver los enlaces y sus fechas de caducidad, crear nuevos enlaces, eliminar o editar los existentes, o copiarlos para compartirlos. |
Cuando se ha creado o subido un documento a la Base de conocimientos, aparece un icono a la izquierda del nombre del archivo para indicar el tipo de documento. Si ha creado un documento desde la Base de conocimientos, el icono tiene el aspecto de una hoja de papel en blanco. La siguiente captura de pantalla muestra ejemplos de un documento de Word, un documento en formato PDF (Portable Document Format), un documento de PowerPoint y un documento de Excel.
Figura 3: Tipos de documentos
Base de conocimientos de la organización
La función Base de conocimientos de la sección Documentación le permite crear un wiki con todos los documentos necesarios que tenga para una organización o a nivel global. El wiki contiene archivos y carpetas que pueden ser documentos en formato propio de NinjaOne o documentos de Microsoft (Word, PowerPoint, Excel).
Figura 4: La pestaña «Documentación»
Utilice Microsoft Word con la base de conocimientos de NinjaOne
La integración de NinjaOne con Microsoft Word para la documentación de la base de conocimientos permite a los técnicos con los permisos adecuados editar documentos de Word dentro de NinjaOne.
Los documentos de Word se pueden identificar fácilmente por el icono de papel con la letra W situado a la izquierda del título del documento. Si alguien tiene el documento abierto en modo de edición, aparecerá la etiqueta «Actualizando» a la derecha del título del documento, y verás un monograma en el propio documento para indicar la presencia del otro usuario.
Figura 5: Selección de documentos
Al hacer clic en el título, se abre una copia del documento y sus
Figura 5: Opciones de la base de conocimientos (haz clic para ampliar)
| Número | Nombre | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Historial de versiones | El historial de versiones muestra la fecha y la hora de todas las revisiones realizadas en el documento, así como el nombre del técnico que realizó los cambios. Si eliminas un registro del historial de versiones, esto no deshace la revisión, pero impide que los técnicos restauren la versión anterior. Al hacer clic en un registro en la ventana modal del historial de versiones, verás la versión anterior del documento y tendrás la opción de restaurarla; el botón del historial de versiones cambia a «Restaurar versión». |
| 2 | Botón Editar | Modifica el documento en el modo web de Microsoft Word. |
| 3 | Elementos relacionados | Añade un elemento relacionado. |
| 4 | Icono de ampliar | Amplía el documento al tamaño de la pantalla. |
| 5 | Icono de compartir | Ver enlaces compartidos o crear uno nuevo. |
| 6 | Icono de engranaje | En Ajustes puedes actualizar las preferencias de accesibilidad. |
| 7 | Tres puntos | Haz clic para ver más opciones del menú de gestión de la documentación (ampliado en la captura de pantalla siguiente). |
Añadir documentos a la base de conocimientos
Puede utilizar esta sección para añadir documentos y carpetas a la base de conocimientos global o de la organización.
Añadir una carpeta
Las carpetas aparecerán agrupadas en la parte superior de la lista, seguidas de los documentos ordenados alfabéticamente.
- En el Panel de control → Base de conocimientos, haz clic en Añadir y selecciona Nueva carpeta.
Figura 6: Selección denueva carpeta
- Introduzca un nombre para la carpeta y, a continuación, haga clic en Crear.
Figura 7: Creación de unanueva carpeta
Añadir un documento fuera de una carpeta
- En el Panel de control → Base de conocimientos, haz clic en Añadir y selecciona Nuevo documento o Cargar documento.
Figura 8: Nuevo documento fuera de una carpeta (haga clic para ampliar)
- Si ha seleccionado Cargar documento, aparecerá el Explorador de archivos. Seleccione el documento de su ordenador para completar el proceso.
- Si ha seleccionado «Nuevo documento», se mostrará el editor de documentos. Asigne un nombre al documento e introduzca su contenido en el editor WYSIWYG proporcionado. La barra de herramientas situada en la parte superior del campo del cuerpo ofrece las herramientas disponibles para personalizar su documento.
Figura 8: El editor de documentos
- Haga clic en Guardar cambiosen la parte superior de la pantalla para completar el proceso y añadir el documento a la biblioteca de su Base de conocimientos.
Añadir un documento dentro de una carpeta
- Desde el Panel de control → Base de conocimientos, haga clic en el nombre de una carpeta para abrirla.
- Haga clic en el icono del signo más (+) y seleccione «Nuevo documento » o «Subir documento».
- Si ha seleccionado Cargar documento, aparecerá la ventana del Explorador de archivos; seleccione el documento de su ordenador para completar el proceso.
- Si ha seleccionado «Nuevo documento», aparecerá el editor de documentos; asigne un nombre al documento e introduzca su contenido en el editor WYSIWYG proporcionado. La barra de herramientas situada en la parte superior del campo del cuerpo ofrece las herramientas disponibles para personalizar su documento.
- Haga clic en Guardar cambios en la parte superior de la pantalla para completar el proceso y añadir el documento a la biblioteca de su Base de conocimientos.
Historial de versiones
Una vez que se ha añadido un documento a la Base de conocimientos y se ha guardado, aparece el botón «Historial de versiones» al abrir el documento. El historial de versiones proporciona la fecha y la hora de todas las revisiones realizadas en el documento, así como el nombre del técnico que realizó los cambios.
Figura 10: El botón «Historial de versiones» (haga clic para ampliar)
Registros de revisión
Si elimina un registro del historial de versiones, esto no deshace la revisión, pero impide que los técnicos restauren esa versión. Al hacer clic en un registro del cuadro de diálogo Historial de versiones, verá la versión anterior del documento y tendrá la opción de restaurarla; el botón «Historial de versiones» cambia a «Restaurar versión».
Elementos relacionados
Los documentos de la base de conocimientos muestran una sección de elementos relacionados. Consulte Notas del dispositivo y elementos relacionados para obtenermás información.
Descargar, editar, compartir, mover o archivar documentos
Descargar o editar un documento:
- No se pueden descargar documentos creados en NinjaOne.
- No se pueden editar archivos PDF que se hayan subido desde un ordenador.
Haga clic en el icono de los tres puntos y seleccione la opción correspondiente.
Figura 11: Accionesdel documento (haz clic para ampliar)
- Descargar: El archivo estará disponible en la carpeta Descargas del Explorador de archivos. Esta opción solo está disponible para archivos que se hayan subido a la Base de conocimientos.
- Editar:En el caso de las carpetas, actualice el campo Nombre con los cambios y, a continuación, haga clic en Guardar. En el caso de los documentos, realice los cambios que desee en el título o el contenido del documento y, a continuación, haga clic en Guardar cambios. Si está editando un documento cargado, como un archivo de Word, los cambios se guardarán automáticamente desde la nueva pestaña.
- Compartir: Permite a los administradores del sistema y a los técnicos con los permisos adecuados de «Acceso global a la documentación de la Base de Conocimiento» crear un enlace público para documentos específicos y compartir carpetas con los usuarios finales.
Los enlaces públicos permiten acceder a los documentos fuera de NinjaOne con la marca configurada paraHerramienta de documentación de NinjaOne: Enlaces públicos y compartidos. Mover o eliminar un documento - Mover: permite a los administradores y técnicos con los permisos adecuados de «Acceso a la documentación de la base de conocimientos global» mover carpetas o archivos a otra organización o dentro de otra carpeta de la base de conocimientos global.
- Archivar: oculta el elemento de la lista principal y desactiva las opciones de uso compartido. Una vez archivado el elemento, puede eliminarlo de forma permanente o restaurarlo. Al eliminar una carpeta, también se eliminan todos los archivos guardados en ella. Para ver estas opciones, cambie el filtro «Archivado» a «Visible» y , a continuación, marque la casilla de verificación.
Figura 12: Opcionesde archivo (haga clic para ampliar)
- Eliminar: Para eliminar un documento, primero debe archivarlo. Haga clic en el icono de los tres puntos para ver las opciones. También puede utilizar las casillas de verificación para seleccionar varias carpetas o documentos y, a continuación, hacer clic en «Mover» o «Archivar» en la parte superior de la tabla de la Base de Conocimiento.
Añadir un documento a Favoritos
Haga clic en el documento para abrirlo y, a continuación, haga clic en la estrella situada junto al título del documento.
Figura 13: Añadir un documento a Favoritos (haga clic para ampliar)
La estrella se vuelve amarilla y el documento aparece en el menú desplegable Favoritos del menú lateral. Puede eliminarlo desmarcando la estrella en el artículo o pasando el cursor por encima del título del artículo en la barra de Favoritos.
Recursos adicionales
Consulte NinjaOne: Catálogo de recursos para obtener más información sobre la gestión de la documentación en NinjaOne.