Sujet
L'outil Base de connaissances de NinjaOne permet de partager des documents de manière publique ou privée en reliant des utilisateurs extérieurs à la plateforme NinjaOne à des contenus spécifiques au sein de NinjaOne.
Environnement
Fonctionnalité Documentation NinjaOne
Index
- Présentation
- Partager un document
- Historique des liens publics
- Administration des liens partagés
- Rôles des utilisateurs finaux
Présentation
La fonction Partager permet aux administrateurs système et aux techniciens disposant des autorisations « Accès à la documentation de la base de connaissances globale » appropriées de créer un lien public vers des documents spécifiques ou d'accorder l'accès à certains dossiers à des rôles d'utilisateurs finaux. Les fichiers et dossiers ne peuvent pas être partagés avec des utilisateurs finaux individuels ; ils doivent être attribués à un rôle.
Les liens publics permettent d'accéder aux documents en dehors de NinjaOne avec la marque configurée pour le logo de l'application personnalisée. Les administrateurs système et les techniciens peuvent contrôler la durée d'accès à ce lien public et suivre les adresses IP qui ont utilisé le lien.
Lorsqu'un lien est partagé, un événement est créé dans le journal des activités du tableau de bord du système, et un historique de tous les liens partagés est disponible dans Administration.
Autorisations des techniciens et des utilisateurs finaux
Outre l'accès à la base de connaissances, les techniciens ou leurs rôles doivent également disposer de l'autorisation « Partager les dossiers de la base de connaissances globale avec les utilisateurs finaux » définie sur « Autorisé »
Partager un document à partir de la base de connaissances
À l'extrême droite du nom d'un fichier ou d'un document, cliquez sur l'icône représentant trois points et sélectionnez Partager, ou passez la souris sur l'icône de lien dans la colonne Liens actifs (le cas échéant) et cliquez sur Partager.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône de lien dans un document pour le partager. Lorsqu'un lien est créé pour ce document, une bannière s'affiche sur la page du document jusqu'à ce que le lien public expire ou soit supprimé.
Partager des fichiers
Dans la fenêtre modale Partager, vous disposez des options suivantes :
- Créer un nouveau lien pour les documents (cette option n'est pas disponible pour le partage de dossiers). Vous pouvez créer plusieurs liens pour le même document, ce qui peut être utile si vous souhaitez que certains publics aient des dates d'expiration différentes. Les listes de liens seront paginées pour afficher un maximum de 150 liens par page.
- Cliquez sur Créer un lien.
- Créez un titre pour le nouveau lien et sélectionnez une date d'expiration dans la liste déroulante.
- Une fois le lien expiré, le document ne sera plus accessible publiquement à l'aide de ce lien spécifique. Le lien expiré reste dans la fenêtre modale Liens partagés à des fins de suivi et de rapport.
- Cliquez sur Créer un lien.
- Copier un lien existant : le lien est copié dans votre presse-papiers virtuel.
- Modifier un lien existant : modifiez le nom, la date d'expiration ou les deux. Vous pouvez également modifier les liens à partir de la page Administration.
- Afficher l'historique d'accès au lien : cela ouvre une fenêtre modale indiquant l'adresse IP qui a utilisé le lien, ainsi que la date et l'heure d'utilisation du lien. Vous pouvez consulter la liste complète de tous les liens publics de plusieurs organisations à partir de la page Administration.
- Supprimer le lien : supprime l'accès pour toute personne utilisant le lien associé.
- Vous pouvez supprimer plusieurs liens en cochant les cases en regard du titre du lien et en cliquant sur le bouton Supprimer qui apparaît en haut de la liste. Vous pouvez également supprimer des liens en masse à partir de la page Administration.
Partage de dossiers
Remarque importante : vous pouvez partager des dossiers avec les techniciens et les utilisateurs finaux à partir du tableau de bord du système. À partir du tableau de bord de l'organisation, vous ne pouvez partager des dossiers qu'avec les techniciens.
Dans la fenêtre modale Partager, vous disposez des options suivantes :
- Partager avec tous les techniciens/utilisateurs finaux ou uniquement avec des rôles spécifiques.
- Sélectionnez un ou plusieurs rôles dans la liste déroulante ; ces rôles disposeront des autorisations nécessaires pour accéder au dossier.
- Cochez la case pour choisir comment le contenu du dossier sera affiché. Si vous partagez plusieurs dossiers avec un rôle utilisateur, il peut être utile d'afficher le contenu avec un dossier afin d'optimiser l'organisation.
Lorsqu'un dossier est partagé avec un rôle, la colonne Liens actifs n'est pas mise à jour, mais l'icône du dossier change pour indiquer que le dossier est partagé. De plus, l'ongletRôles des utilisateurs finaux est mis à jour sur la page de configuration de l'application Documentation, où l'accès peut être géré plus en détail.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de deux dossiers partagés avec un rôle d'utilisateur final. Le dossier Guides Mac est le résultat de la désactivation de la case à cocher « Afficher le contenu sans dossier ».
Historique des liens publics
L'onglet Historique des liens publics concerne les liens publics créés à partir de la fonction Partager dans la base de connaissances (bêta). À partir de là, vous pouvez filtrer et afficher une liste de tous les liens publics créés dans NinjaOne. Les liens publics peuvent être gérés à partir de l'onglet Liens partagés.
- Dernier accès : dateet heure auxquelles le lien public a été utilisé.
- Adresse IP: adresseIPutilisée pour accéder au lien.
- Titre : nomdu lien public.
- Organisation : organisationà laquelle appartient le document, le cas échéant (les documents qui ne sont pas liés à une organisation affichent « GLOBAL_ORGANIZATION »).
- Article : titredu document consulté.
- Partager le lien : URLdu lien public vers le document. Passez votre souris sur cette zone pour afficher une option permettant de copier le lien.
Un maximum de 150 résultats s'affichent sur la page, après quoi le texte « X résultat(s) » change pour afficher les résultats paginés, que vous pouvez parcourir en cliquant sur les flèches.
Utilisez les menus déroulants disponibles pour filtrer votre recherche ; par défaut, les résultats affichent tous les documents globaux classés par date d'accès la plus récente. Vous pouvez utiliser le champ Rechercher pour trouver des points d'accès par adresse IP ou titre de lien public. Le filtre Date d'accès vous permet d'effectuer une recherche par jour ou plage de dates spécifique.
Utilisez le bouton Exporter pour télécharger une copie au format .csv de la liste de l'historique des accès dans un fichier zip. Utilisez le bouton Paramètres du tableau pour modifier les colonnes qui s'affichent sur la page.
Administration des liens partagés
À partir de l'onglet Liens partagés, les techniciens et les administrateurs système peuvent modifier ou supprimer tous les liens partagés actifs en un seul endroit, quelle que soit l'organisation qui les utilise.
- Modifiez un lien partagé en cochant la case correspondante et en sélectionnant Modifier, ou cliquez sur le bouton ellipsis à droite et sélectionnez Modifier.
- Supprimez un ou plusieurs liens partagés en cochant la ou les cases correspondantes et en sélectionnant Supprimer, ou cliquez sur le bouton ellipsis à droite et sélectionnez Supprimer.
Rôles des utilisateurs finaux
Lorsque vous partagez un dossier avec des utilisateurs finaux, les informations s'affichent sous l'onglet Rôles des utilisateurs finaux.
- Révoquer l'accès à un dossier. Cela supprimera la ligne de la page et révoquera l'accès pour tous les rôles utilisateur associés.
- Ouvrez le dossier dans un nouvel onglet. Vous serez redirigé vers l'onglet Base de connaissances du tableau de bord global, où vous pourrez voir tous les fichiers contenus dans ce dossier.
- Modifier l'accès pour ajouter ou supprimer des rôles utilisateur ou afficher le contenu avec ou sans dossier.