Services de l’accord PSA NinjaOne

Le workflow décrit dans cet article reflète les améliorations apportées au produit dans notre dernière version. Pour la version précédente, reportez-vous au document PDF joint en bas de page. Pour savoir quand vous bénéficierez de ces améliorations, consultez notre article « NinjaOne Billing : Prise en main de l’automatisation des services professionnels (PSA) » pour configurer l’application, si ce n’est pas déjà fait.

Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation NinjaOne ? Consultez notre vidéothèque.

Index

Sélectionnez une catégorie pour en savoir plus :

• Créer le modèle de contrat
• Créer et gérer des contrats
  • Ajouter un nouveau contrat
  • Ajouter un contrat à partir d'un modèle
  • Modifier le nouveau contrat
• Ressources supplémentaires

Créer le modèle de contrat

Lors de la configuration des contrats de facturation, vous pouvez choisir d’approuver automatiquement les factures générées et décider de les synchroniser avec un outil comptable tiers ou de les marquer comme terminées si aucun outil n’est connecté.

Vous pouvez créer des modèles de contrat dans l'application NinjaOne Billing, puis les copier dans chaque organisation via Finance → Contrats.

Pour créer un modèle de contrat de service :

1. Accédez à Administration → Applications → NinjaOne Billing, ouvrez l’onglet Modèles de contrats, puis cliquez sur+Ajouter.

2. Donnez un nom au contrat de service et définissez les horaires d’assistance ; vous pouvez reprendre les paramètres de vos configurations NinjaOne Ticketing ou les personnaliser séparément. Si vous sélectionnez « Personnalisé », vous pouvez modifier davantage les horaires d’assistance standard en renseignant le champ « Source des horaires d’assistance ».

3. Dans la section « Facturation », si vous sélectionnez l’option permettant d’approuver automatiquement les factures, vous pouvez également choisir de les marquer comme « terminées » après leur approbation.

4. Sélectionnez la fréquence de facturation pour la création des factures. Une fois votre sélection effectuée, un nouveau champ apparaîtra pour vous permettre de procéder à une configuration plus détaillée.

Fréquence de facturation	Description
Annuelle	Une date précise pour émettre la facture une fois par an
Semestriel	Date précise à laquelle la facture doit être émise tous les deux ans
Trimestriel	Sélectionnez le jour auquel la facture doit être générée automatiquement tous les trois mois ; le mois de départ sera soit le mois en cours si le jour sélectionné n'est pas encore passé, soit le mois suivant si le jour sélectionné est déjà passé
Mensuel	Définissez le jour où la facture sera générée chaque mois
Tous les deux mois	Définissez le jour où la facture sera générée tous les deux mois
Hebdomadaire	Indiquez le jour de la semaine pour automatiser la facturation, week-ends compris
Toutes les deux semaines	Définissez le jour où la facture sera générée toutes les deux semaines, week-ends compris
Une seule fois	Choisissez le jour, le mois et l'année spécifiques pour automatiser la facturation

5. Définissez une date d'échéance pour la facture, puis sélectionnez un taux d'imposition. Si vous devez créer un taux d'imposition pour ce contrat, consultez la section « NinjaOne Billing : Taux d'imposition » pour obtenir des instructions.
6. Sélectionnez une option dans le menu déroulant « Produits ». Cliquez ensuite sur «+ Ajouter un produit »et indiquez si le produit ajouté est « Nouveau », « Existant » ou « Hors catalogue ». Reportez-vous à la section « NinjaOne Billing : Produits » pour plus d’informations sur les produits que vous pouvez ajouter ici.
   • Nouveau: créez un nouveau produit. Une fois créé, ce produit apparaîtra dans la section « Produits ».
   • Existant: sélectionnez un produit parmi ceux déjà ajoutés dans la section « Produits ».
   • Hors catalogue: créez un nouveau produit. Une fois créé, ce produit n’apparaîtra pas comme produit existant dans la section « Produits ».

7. Cliquez sur « Appliquer ».

Une fois que vous avez ajouté un modèle de contrat, vous pouvez le modifier, le supprimer ou le copier pour en faire un nouveau contrat destiné à une organisation spécifique avec une nouvelle date de début. Placez le curseur de votre souris sur la ligne et cliquez sur le menu d’actions pour consulter ces options.

Créer et gérer des contrats

Une fois activé, l’outil NinjaOne Billing propose une section « Finance » dans le menu latéral, où vous pouvez créer et gérer des contrats, consulter des factures et recalculer les tarifs des heures saisies. Vous pouvez également effectuer ces actions depuis la section « Finance » du tableau de bord de l’organisation.

À partir de là, vous pouvez créer, consulter ou modifier des contrats de facturation afin de vous assurer que vos factures reflètent fidèlement les services fournis. NinjaOne renseigne et met à jour les dates à chaque fois qu’une facture est générée, que ce soit automatiquement ou manuellement, et les calcule en fonction de la fréquence de facturation spécifiée.

Cette section comporte trois parties : les contrats de service « Actifs », « Inactifs » et « Archivés ». La section « Archivés » contient les contrats de service des organisations qui ont été supprimées. Vous pouvez désactiver des contrats individuels.

Reportez-vous au tableau suivant pour obtenir une explication de chaque colonne de données. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à l’aide de l’icône des paramètres du tableau située sous le bouton «+ Ajouter un contrat ».

Nom de la colonne	Description
Nom	Cette colonne indique le titre du contrat de service.
Description	Cette colonne affiche le résumé ou l'objet du contrat de service, le cas échéant.
Type de génération de facture	Cette colonne indique si la facture a été créée manuellement ou automatiquement.
Fréquence	Cette colonne indique la fréquence de la période de facturation.
Organisation	Cette colonne indique le nom de l'organisation pour laquelle la facture a été créée.
Date de début	Cette colonne indique la date à laquelle le contrat prendra effet.
Date de fin	Cette colonne indique la date à laquelle le contrat prendra fin.
Date de la dernière facture	Cette colonne indique la date la plus récente à laquelle une facture a été émise au titre de la période précédente | du présent contrat. Cette colonne reste vide tant qu'aucune facture n'a été émise.
Date de la prochaine facturation	Cette colonne indique la prochaine date à laquelle une facture sera créée pour ce contrat. Cette colonne restera vide si le type de génération de facture est défini sur « manuel ».
Date de début de la période précédente	Cette colonne indique la date de début de la période précédente facturée pour ce contrat. Elle reste vide jusqu’à ce qu’une nouvelle période de facturation commence.
Date de fin de la dernière période	Cette colonne indique la date de fin de la période précédemment facturée pour ce contrat. Les produits relevant de ce contrat ont été facturés jusqu’à cette date.

Ajouter un nouveau contrat

Pour ajouter un nouveau contrat, procédez comme suit. Cette option n'utilise pas le modèle actuel comme base ; vous pouvez donc configurer manuellement tous les paramètres.

1. Accédez à Finance → Contrats et cliquez sur+Ajouter un contrat. Sélectionnez Nouveau contrat.
2. La boîte de dialogue « Ajouter un contrat » s'affiche ; sélectionnez une organisation à facturer dans le menu déroulant disponible.
3. Suivez les étapes décrites dans la section Modifier le nouveau contrat pour finaliser la configuration du contrat.

Ajouter un contrat à partir d’un modèle

Pour ajouter un nouvel accord, procédez comme suit. Cette option vous permet de sélectionner un modèle comme base.

1. Accédez à Finance → Contrats, puis cliquez sur+Ajouter un contrat. Sélectionnez À partir d’un modèle.
2. La boîte de dialogue « Copier en tant que nouveau contrat » s'ouvre. Utilisez le tableau suivant comme guide pour remplir les champs.

Champ	Description
Nom	Attribuez un identifiant unique à l’accord.
Date de début	Sélectionnez la date à laquelle le contrat prendra effet.
Organisation	Sélectionnez l'organisation à laquelle appartient le contrat.
Modèle de contrat	Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans l'application NinjaOne Billing.
Type de génération de facture	Choisissez si vous souhaitez créer la facture automatiquement ou manuellement.
Date de facturation	Saisissez la prochaine date à laquelle vous souhaitez créer une facture pour ce contrat.

3. Cliquez sur « Enregistrer ».
4. La page « Modifier le contrat » s'affiche. Suivez les étapes décrites dans la section suivante pour finaliser la configuration du contrat.

Modifier le nouveau contrat

Lorsque vous modifiez un contrat, la section « Aperçu » s’ouvre par défaut. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer les paramètres spécifiques à ce contrat.

1. Si ce n’est pas déjà fait, donnez un nom au contrat de service et sélectionnez une date de début. La « Date de début du contrat » doit correspondre à la date à laquelle les services doivent commencer. La « Date de fin du contrat » est facultative et peut être ajoutée ou mise à jour à tout moment.
2. Si vous sélectionnez « Personnalisé » pour la source des heures d’assistance, vous pouvez modifier le champ « Heures d’assistance standard » afin de définir un horaire personnalisé, y compris le jour de la semaine et la plage horaire quotidienne. Si vous sélectionnez « Hériter de la gestion des tickets », NinjaOne utilisera alors les données que vous avez configurées pour la gestion des tickets NinjaOne. Reportez-vous à la section « Gestion des tickets NinjaOne : prise en main » pour plus d’informations.

3. Ouvrez la section « Facturation ». Utilisez les descriptions des champs et le tableau précédent pour remplir les champs applicables.
   1. Si vous sélectionnez « Manuel » comme type de génération, il ne sera plus nécessaire de choisir une option pour « Intervalle »; la date de facturation sera mise à jour lorsque vous créerez manuellement la facture. Si vous sélectionnez « Automatique », les factures seront générées en fonction de l’intervalle sélectionné et automatiquement ajustées à chaque création de facture.
   2. Cochez la case « Approuver automatiquement les factures » pour marquer par défaut toutes les factures générées comme approuvées. Lorsque vous cochez cette case, une nouvelle case à cocher « Exporter automatiquement les factures » s’affiche ; utilisez cette option pour synchroniser les factures avec vos outils comptables tiers. Cette option marquera les factures comme terminées si aucun outil n’est connecté.
   3. NinjaOne calcule la date de début de la prochaine période de facturation en fonction de votre sélection pour l’« Intervalle de facturation ». La date s’ajustera automatiquement lors de la création de la facture.
   4. Si vous ne sélectionnez pas « Personnalisé » pour la source des délais de paiement des factures, NinjaOne utilisera le nombre de jours par défaut configuré dans Administration → Applications → Installées → Facturation NinjaOne → Général → Paramètres.

4. Ouvrez la section QuickBooks pour configurer les paramètres de l’intégration QuickBooks.
   • Activez ou désactivez les paiements par carte QuickBooks Online pour les factures.
   • Activez ou désactivez les paiements ACH (Automated Clearing House) via QuickBooks pour les factures.
5. Ouvrez la section « Produits ». Vous pouvez utiliser les onglets supplémentaires de cette section pour ajouter des prix pour les « Entrées de temps », les « Appareils », les « Sauvegardes d’appareils », les « Utilisateurs finaux » et « Autres ». Lorsque vous cliquez sur « Ajouter », choisissez entre « Nouveau », « Existant » ou « Hors catalogue ». Reportez-vous à la section « Facturation NinjaOne : Produits » pour plus d’informations sur les produits que vous pouvez ajouter ici.
   • Nouveau: créez les détails d’un nouveau produit.
   • Existant: sélectionnez les produits actifs que vous avez créés lors de la configuration de la page de l’application NinjaOne Billing.
   • Hors catalogue: créez les détails d’un produit ad hoc. Ces produits ne seront pas ajoutés à votre liste de produits existante.

Ressources supplémentaires

Consultez la section « NinjaOne Billing : Catalogue de ressources » pour en savoir plus sur NinjaOne Billing.