Services de l'accord PSA NinjaOne

Rubrique

Découvrez comment créer et gérer des accords grâce à l'outil de facturation de NinjaOne.

Environnement

Facturation NinjaOne

Description

L'outil de facturation de NinjaOne vous permet de créer et de gérer des accords. Les accords vous permettent de facturer un produit spécifique ou un groupe de produits à une fréquence définie et d'établir des règles pour le mappage des saisies de temps. Les modèles de contrat constituent les données de base pour la création des factures.

Avant de continuer, vous devez activer l'outil de facturation de NinjaOne. Reportez-vous à la section « NinjaOne Billing : Pour commencer avec l'automatisation des services professionnels (PSA) » pour configurer l'application, si ce n'est pas déjà fait.

Vous souhaitez en savoir plus sur NinjaOne Facturation ? Consultez notre vidéothèque.

Indexer

Sélectionnez un sujet pour en savoir plus :

Créer un modèle de contrat
Créer et gérer des accords
Ressources complémentaires

Créer le modèle de contrat

Lors de la configuration des accords de facturation, vous pouvez choisir d’approuver automatiquement les factures générées et décider de les synchroniser avec un outil comptable tiers ou de les marquer comme terminées si aucun outil n’est connecté.

Vous pouvez créer des modèles de contrat dans l'application NinjaOne Billing, puis les copier dans chaque organisation via Finance → Contrats.

Pour créer un modèle de contrat de service :

Accédez à Administration → Applications → NinjaOne Facturation, ouvrez l'onglet Modèles de contrat, puis cliquez sur+Ajouter.

billing_agreement templates_add.png — **Figure 1**: Ajouter un nouveau modèle de contrat NinjaOne Billing

Donnez un nom à l’accord et définissez les horaires d’assistance ; vous pouvez reprendre les paramètres de vos configurations NinjaOne Ticketing ou les personnaliser séparément. Si vous sélectionnez « Personnalisé », vous pouvez modifier davantage les horaires d’assistance standard en renseignant le champ « Source des horaires d’assistance ».

PSA_agreement templates_edit custom support hours.png — **Figure 2**: Ajouter des horaires d’assistance personnalisés pour le modèle de contrat (cliquez pour agrandir)

Dans la section « Facturation », si vous sélectionnez l’option permettant d’approuver automatiquement les factures, vous pouvez également choisir de les exporter vers votre outil comptable intégré une fois qu’elles ont été approuvées.

billing_agreement_billing_automatically export.png — **Figure 3**: Approuver automatiquement les factures et les exporter vers l’outil comptable

Sélectionnez l'intervalle de facturation pour la création des factures. Après votre sélection, un nouveau champ apparaîtra pour vous permettre de procéder à une configuration plus détaillée.

Fréquence de facturation	Description
Annuel	Une date précise pour émettre la facture une fois par an
Biannuel	Une date précise pour émettre la facture tous les deux ans
Trimestriel	Sélectionnez le jour auquel la facture doit être générée automatiquement tous les trois mois ; le mois de départ sera soit le mois actuel si le jour sélectionné n'est pas encore passé, soit le mois suivant si le jour sélectionné est déjà passé
Mensuel	Définissez le jour où la facture sera générée tous les mois
Bimestriel	Définissez le jour où la facture sera créée tous les deux mois
Hebdomadaire	Indiquez le jour de la semaine pour automatiser la facturation, week-ends inclus
Bimensuel	Définissez le jour où la facture sera créée toutes les deux semaines, week-ends inclus
Une fois	Choisissez le jour, le mois et l'année spécifiques pour réaliser l'automatisation de la facturation

Définissez une date butoir pour la facture, puis sélectionnez un taux d'imposition. Si vous devez créer un taux d'imposition pour cet accord, consultez la section « NinjaOne Facturation : Taux d'imposition » pour obtenir des instructions.
Sélectionnez une option dans le menu déroulant « Produits ». Cliquez ensuite sur «+ Ajouter un produit »et indiquez si le produit ajouté est « Nouveau », « Existant » ou « Hors catalogue ». Reportez-vous à la section « NinjaOne Facturation : Produits » pour plus d'informations sur les produits que vous pouvez ajouter ici.
- Nouveau: créez un nouveau produit. Après l'avoir créé, ce produit apparaîtra dans la section « Produits ».
- Existant: sélectionnez un produit parmi ceux déjà ajoutés dans la section « Produits ».
- Pas de catalogue: créez un nouveau produit. Après sa création, ce produit n’apparaîtra pas comme produit existant dans la section « Produits ».

**Figure 4**: Ajouter des produits au modèle de contrat

Cliquez sur « Appliquer ».

Une fois le modèle de contrat ajouté, vous pouvez le modifier, le supprimer ou le copier pour en faire un nouveau contrat destiné à une organisation spécifique, avec une nouvelle date de début. Passez le curseur de votre souris sur la ligne et cliquez sur le menu d’actions pour consulter ces options.

billing_manage agreement templates.png — **Figure 5**: Options du menu Actions pour la facturation NinjaOne

Créer et gérer des accords

Une fois activé, l’outil NinjaOne Facturation propose une section « Finance » dans le menu latéral, où vous pouvez créer et gérer des accords, consulter des factures et recalculer les prix des heures saisies. Vous pouvez également effectuer ces actions depuis la section « Finance » du tableau de bord de l’organisation.

finance tab.png — **Figure 6**: NinjaOne Finance

À partir de cet espace, vous pouvez créer, consulter ou modifier des accords de facturation afin de vous assurer que vos factures reflètent fidèlement les services fournis. NinjaOne renseigne et met à jour les dates à chaque génération de facture, qu’elle soit automatique ou manuelle, et les calcule en fonction de la fréquence de facturation spécifiée.

Vous ne pouvez pas modifier les accords ponctuels qui ont déjà été facturés avec succès. NinjaOne marquera automatiquement les accords comme inactifs dès que la date de fin de la dernière période dépassera la date de fin de l'accord.

Cette section comporte trois parties : les accords de service « Actifs », « Inactifs » et « Archivés ». La partie « Archivés » contient les accords de service des organisations qui ont été supprimées. Vous pouvez désactiver des accords individuels.

finance_agreements tab.png — **Figure 7**: NinjaOne Finance → Accords

Reportez-vous au tableau suivant pour obtenir une explication de chaque colonne de données. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à l’aide de l’icône des paramètres du tableau située sous le bouton «+ Ajouter un accord ».

Nom de la colonne	Description
Nom	Cette colonne indique le titre de l'accord de service.
Description	Cette colonne affiche le récapitulatif ou l'objet du contrat de service, le cas échéant.
Type de génération de facture	Cette colonne indique si la facture a été créée manuellement ou automatiquement.
Intervalle	Cette colonne affiche la fréquence de la période de facturation.
Client	Cette colonne indique le nom de l'organisation pour laquelle la facture a été créée.
Date de début	Cette colonne affiche la date à laquelle l'accord prendra effet.
Date de fin	Cette colonne affiche la date à laquelle l'accord prendra fin.
Dernière date de facture	Cette colonne montre la date la plus récente à laquelle une facture a été émise au titre de la période précédente \| du présent accord. Cette colonne reste vide tant qu'aucune facture n'a été facturée.
Prochaine date de facture	Cette colonne indique la prochaine date à laquelle une facture sera créée pour ce contrat. Cette colonne restera vide si le « Type de génération de facture » est défini sur « manuel ».
Date de début de la dernière période	Cette colonne indique la date de début de la période précédente facturée pour cet accord. Elle reste vide jusqu’à ce qu’une nouvelle période de facturation commence.
Date de fin de la dernière période	Cette colonne indique la date de fin de la période de facturation précédente pour cet accord. Les produits relevant de cet accord ont été facturés jusqu’à cette date.

Ajouter un nouvel accord

Pour ajouter un nouveau contrat, procédez comme suit. Cette option n'utilise pas le modèle actuel comme base ; vous pouvez donc configurer manuellement tous les paramètres.

Accédez à Finance → Accords et cliquez sur+Ajouter un accord. Sélectionnez Nouvel accord.
La boîte de dialogue « Ajouter un accord » s’affiche ; sélectionnez une organisation à facturer dans le menu déroulant disponible.
Suivez les étapes décrites dans la section Modifier le nouvel accord pour compléter la configuration du contrat.

Ajouter un accord depuis un modèle

Pour ajouter un nouvel accord, procédez comme suit. Cette option vous permet de sélectionner un modèle comme base.

Accédez à Finance → Accords, puis cliquez sur+Ajouter un accord. Sélectionnez De un modèle.
La boîte de dialogue « Copier comme nouvel accord » s’ouvre. Utilisez le tableau suivant comme guide pour compléter les champs.

Champ	Description
Nom	Attribuez un identifiant unique à l’accord.
Date de début	Sélectionnez le jour à laquelle l’accord prendra effet.
Client	Sélectionnez l'organisation à laquelle appartient l'accord.
Modèle de contrat	Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans l'application NinjaOne Facturation.
Type de génération de facture	Choisissez si vous souhaitez créer la facture automatiquement ou manuellement.
Date de la facture	Saisissez la prochaine date à laquelle vous souhaitez créer une facture pour cet accord.

Cliquez sur Enregistrer.
La page « Modifier le contrat » s'affiche. Suivez les étapes décrites dans la section suivante pour compléter la configuration du contrat.

Modifier l'accord nouveau

Lorsque vous modifiez un accord, la section « VUE D’ENSEMBLE » s’ouvre par défaut. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer les paramètres individuels d’un accord.

Si ce n’est pas déjà fait, attribuez un nom à l’accord et sélectionnez une date de début. La « Date de début de l'accord » doit correspondre à la date à laquelle les services doivent débuter. La « Date de fin de l'accord » est facultative et peut être ajoutée ou mise à jour à tout moment.
Si vous sélectionnez « Personnalisé » pour la source des horaires d’assistance, vous pouvez modifier le champ « Horaires d’assistance standard » afin de définir un planning personnalisé, y compris le jour de la semaine et la plage horaire quotidienne. Si vous sélectionnez « Hériter de la gestion des tickets », NinjaOne utilisera alors les données que vous avez configurées pour la gestion des tickets NinjaOne. Reportez-vous à la section « Gestion des tickets NinjaOne : prise en main » pour plus d’informations.

PSA_add agreement_overview.png — **Figure 8**: Vue d’ensemble de l’accord (cliquez pour agrandir)

Ouvrez la section « E-mail » si vous avez activé l’option d’envoi de factures sur la page de l’application NinjaOne Billing (reportez-vous à NinjaOne Billing : Paramètres de facturation pour plus d’informations). Sélectionnez les destinataires de l’e-mail et ajoutez des contacts au fil de discussion.
Ouvrez la section « Facturation ». Utilisez les descriptions des champs et le tableau précédent pour remplir les champs concernés.
1. Si vous sélectionnez « Manuel » comme type de génération, il ne sera plus nécessaire de choisir une option pour « Intervalle »; la date de facturation sera mise à jour lorsque vous créerez manuellement la facture. Si vous sélectionnez « Automatique », les factures seront générées en fonction de l’intervalle sélectionné et automatiquement ajustées à chaque fois qu’une facture est créée.
2. Cochez la case « Approuver automatiquement les factures » pour marquer par défaut toutes les factures générées comme approuvées. Lorsque vous cochez cette case, une nouvelle case à cocher « Exporter automatiquement les factures » s’affiche ; utilisez cette option pour synchroniser les factures avec vos outils comptables tiers. Cette option marquera les factures comme terminées si aucun outil n’est connecté.
3. NinjaOne calcule le champ « Date de début de la prochaine période de facturation » en fonction de votre sélection pour l’« Intervalle de facturation ». La date sera automatiquement ajustée lors de la création de la facture.
4. Si vous ne sélectionnez pas « Personnalisé » pour la source des délais de paiement, NinjaOne récupérera les données à partir du nombre de jours par défaut configuré dans Administration → Applications → Installées → Facturation NinjaOne → Général → Paramètres.

PSA_add agreement_billing.png — **Figure 9**: Informations de facturation de l’accord (cliquez pour agrandir)

Ouvrez la section « QuickBooks » pour configurer les paramètres de l’intégration QuickBooks. Si QuickBooks n’est pas intégré, cette section n’apparaîtra pas. Si Xero est intégré, cette option s’affichera à la place.
- Déterminez si QuickBooks En ligne acceptera les paiements par carte pour les factures.
- Déterminez si QuickBooks acceptera les paiements par prélèvement automatique (ACH) pour les factures.
Ouvrez la section Produits. Vous pouvez utiliser les onglets supplémentaires de cette section pour ajouter des prix pour les saisies de temps, les appareils, les sauvegardes d’appareils, les utilisateurs finaux et autres. Lorsque vous cliquez sur Ajouter, choisissez entre Nouveau, Existant ou Hors catalogue. Reportez-vous à NinjaOne Billing : Produits pour plus d’informations sur les produits que vous pouvez ajouter ici.
- Nouveau: créez les détails d’un nouveau produit.
- Existant: sélectionnez les produits actifs que vous avez créés lors de la configuration de la page de l’application NinjaOne Facturation.
- Pas de catalogue: créez les détails d’un produit ad hoc. Ces produits ne seront pas ajoutés à votre liste de produits existants.

Ressources complémentaires

Consultez la section « NinjaOne Facturation : catalogue de ressources » pour en savoir plus sur NinjaOne Facturation.

Services de l’accord PSA NinjaOne