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Apprenez à créer et à gérer des contrats avec l'outil d'automatisation des services professionnels (PSA) de NinjaOne.
Environnement
NinjaOne PSA
Description
Tout d'abord, activez l'outil PSA de NinjaOne. Pour en savoir plus, cliquez ici : Activer NinjaOne PSA et QuickBooks.
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Créer le modèle d'accord
Les accords vous permettent de facturer un produit spécifique ou un groupe de produits à une certaine fréquence et d'établir des règles pour la mise en correspondance des saisies de temps. Les modèles d'accord constituent les données de base pour la création de factures.
Lors de la configuration des accords PSA, vous pouvez choisir d'approuver automatiquement les factures générées et décider de les synchroniser avec un outil de comptabilité tiers ou de les marquer comme terminées si aucun outil n'est connecté.
Vous pouvez également créer des modèles d'accords dans la section PSA admin et les copier ensuite dans chaque organisation sous Finance → Accords.
Pour créer un modèle d'accord de service :
- Dans Administration → Apps → NinjaOne PSA, ouvrez l'onglet Modèles d'accord et cliquez sur Ajouter.
- Donnez un nom à l'accord de service et définissez les heures d'assistance ; vous pouvez hériter des paramètres de vos configurations NinjaOne Ticketing ou les personnaliser. Si vous sélectionnez Personnalisé, vous pouvez modifier les heures de support standard à la suite du champ Source des heures de support.
- Dans l'onglet Facturation sur la gauche, sélectionnez l' intervalle de facturation pour la création de la facture. Après votre sélection, un nouveau champ s'affiche pour vous permettre de poursuivre la configuration.
- Annuellement : Sélectionnez le jour de l'année pour lequel la facture doit être automatisée.
- Trimestrielle : Sélectionnez le jour où la facture sera créée tous les 4 mois. Le mois de départ sera soit le mois en cours si le jour sélectionné n'est pas passé, soit le mois suivant si le jour sélectionné est déjà passé.
- Mensuel : Sélectionnez le jour où la facture sera créée chaque mois.
- Hebdomadaire : Sélectionnez le jour de la semaine pour automatiser la facture, y compris les week-ends.
- Une seule fois : Sélectionnez le jour, le mois et l'année spécifiques pour automatiser la facture.
- Dans l'onglet Produits sur la gauche, cliquez sur le bouton Ajouter pour les entrées horaires, les dispositifs, les sauvegardes de dispositifs, les utilisateurs finaux ou Autre. Sélectionnez si le produit ajouté est nouveau, existant ou hors catalogue.
Reportez-vous à la section Produits NinjaOne PSA pour obtenir des informations sur les produits qui peuvent être ajoutés ici.- Nouveau : Créer un nouveau produit. Une fois créé, il apparaîtra sous l'onglet Produits.
- Existant : Tirer des produits ajoutés sous l'onglet Produits.
- Hors catalogue : Créer un nouveau produit. Une fois créé, ce produit n'apparaîtra pas comme un produit existant dans l'onglet Produits.
- Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.
Une fois ajouté, vous pouvez modifier l'accord, le supprimer ou le copier en tant que nouvel accord sous une organisation spécifique avec une nouvelle date de début. Survolez la ligne et cliquez sur le bouton à trois points pour voir ces options.
Créer et gérer des accords
Une fois activé, l'outil NinjaOne PSA propose un onglet Finance dans le volet de navigation gauche, où vous pouvez créer et gérer des accords, afficher des factures et recalculer les prix selon le temps passé sur un ticket. Vous pouvez également effectuer ces actions à partir de l'onglet Finance du tableau de bord de l'organisation.
Image 5 : Onglet NinjaOne Finance
À partir de là, vous pouvez créer, consulter ou modifier des accords de facturation afin de vous assurer que vos factures correspondent bien aux services fournis. Le système remplit et met à jour les dates chaque fois qu'une facture est générée automatiquement ou manuellement, et la date est calculée sur la base de l'intervalle de facturation spécifié.
Cette section comporte trois onglets pour les accords de service actifs, inactifs et archivés. L'onglet Archivé comprend les accords de service pour les organisations supprimées. Les accords individuels peuvent être rendus inactifs.
Image 6 : Onglet Finance de NinjaOne → Accord
Se référer au tableau suivant pour une explication de chaque colonne de données. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes en utilisant l'icône de l'engrenage 
sur le côté droit de la page, sous le bouton Ajouter.
| Nom de la colonne | Description |
|---|---|
| Nom | Le titre de l'accord de service. |
| Description | Le résumé ou l'objet de l'accord de service, s'il est fourni. |
| Type de génération de facture | Si la facture a été créée manuellement ou automatiquement. |
| Intervalle | La fréquence de la période de facturation. |
| Organisation | L'organisation pour laquelle la facture est créée. |
| Dernière date de facture | Date la plus récente à laquelle une facture a été émise dans le cadre de cet accord. Cette colonne reste vide tant qu'une facture n'a pas été créée. |
| Prochaine date de facture | La prochaine date à laquelle une facture sera créée pour cet accord. Cette colonne sera vide si le type de génération de la facture est manuel. |
| Date de début de la dernière période | La date de début de la période précédente qui a été facturée pour cet accord. Cette colonne reste vide jusqu'à ce qu'une nouvelle période de facturation soit entamée. |
| Date de fin de la dernière période | La date de fin de la période précédente qui a été facturée pour cet accord. Les produits de cet accord ont été facturés jusqu'à cette date. |
Ajouter l'accord de service sous une organisation :
- Dans Finance → Accord, cliquez sur Ajouter. Une fenêtre modale s'affiche ; sélectionnez une organisation à facturer dans le menu déroulant disponible. Si vous avez besoin d'instructions pour ajouter une nouvelle organisation à NinjaOne, reportez-vous à : Création et modification d'organisations.
La page de configuration de l'accord de service s'affiche avec l'onglet Général ouvert par défaut.
- Donnez un nom à l'accord de service et sélectionnez une date de début. La date de début de l'accord doit être la date à laquelle le ou les services commenceront. Ladate de fin de l'accord est facultative et peut être ajoutée ou mise à jour à tout moment.
- Si vous sélectionnez "Personnalisé" pour Source des heures d'assistance, vous pouvez modifier le champ Heures d'assistance standard pour spécifier un calendrier personnalisé, y compris le jour de la semaine et la période quotidienne. Si vous sélectionnez "Hériter depuis les tickets", le système utilisera les données que vous avez configurées pour l'application NinjaOne Ticketing.
- Ouvrez l'onglet Facturation. Utilisez les descriptions des champs et le tableau précédent pour remplir les champs applicables.
- La sélection de "Manuel" pour le type de génération supprime la nécessité de sélectionner une option pour l'intervalle : la date de facturation sera mise à jour lorsque vous créerez manuellement la facture. Si vous avez sélectionné "Automatique", les factures seront générées sur la base de la sélection de l'intervalle et seront automatiquement ajustées à chaque fois que la facture est créée.
- Cochez la case Approuver automatiquement les factures pour marquer toutes les factures générées comme "approuvées" par défaut. Lorsque vous cochez cette case, une nouvelle case exporter automatiquement les factures s'affiche ; utilisez cette option pour synchroniser les factures avec vos outils de comptabilité tiers. Les factures seront ainsi simplement marquées comme complètes si aucun outil n'est connecté.
- NinjaOne calcule le champ Date de début de la prochaine période de facturation en fonction de votre sélection d' Intervalle. Ce champ s'ajuste automatiquement à chaque fois que la facture est créée.
- Si vous ne sélectionnez pas "Personnalisé" pour la source des jours d'échéance de la facture, ce champ tire les données du nombre de jours par défaut configuré sous Administration → Applications → Installé → NinjaOne PSA → Général → Paramètres.
- Ouvrez l'onglet QuickBooks pour configurer les paramètres de l'intégration QuickBooks.
- Activer ou désactiver les paiements par carte dans QuickBooks Online pour les factures.
- Activer ou désactiver les paiements QuickBooks ACH (automated clearing house) pour les factures.
- Ouvrez l'onglet Produits. Vous pouvez utiliser les onglets supplémentaires de cette section pour ajouter des prix pour les entrées horaires, les appareils, les sauvegardes d'appareils, les utilisateurs finaux, et autres. Reportez-vous à la section Types de produits de cet article pour obtenir une description de ces offres.
- Lorsque vous cliquez sur Ajouter, choisissez entre Nouveau, Existant ou Hors catalogue.
- Nouveau: Créer les détails d'un nouveau produit.
- Existant: Sélectionnez les produits actifs que vous avez créés dans la configuration de l'application.
- Hors catalogue: Créer les détails d'un produit "ad hoc". Ces produits ne seront pas ajoutés à la liste de vos produits existants.
- Lorsque vous cliquez sur Ajouter, choisissez entre Nouveau, Existant ou Hors catalogue.
Ressources supplémentaires
Consultez la ressource suivante pour en savoir plus sur NinjaOne PSA : Automatisation des services professionnels : Catalogue de ressources.