Démarrer avec NinjaOne PSA et QuickBooks

Sujet

NinjaOne Billing est un outil d'automatisation des services professionnels (PSA) qui offre une vue d'ensemble de la gestion de la facturation et des factures. 

Environnement

NinjaOne Billing

Description

NinjaOne Billing vous permet de :

• D'automatiser la facturation des appareils en fonction de la quantité et de facturer manuellement les autres articles. De gérer la facturation à l'avance ou à terme échu, ou avec différentes compensations.
• Automatiser la facturation des entrées de temps sur ticket.
• Générer automatiquement des factures à partir des contrats selon un calendrier récurrent par organisation.
• Synchroniser les factures générées avec QuickBooks Online. 

Index

• Autorisations des techniciens : accéder à l'outil et le configurer
• Activer et configurer l'outil de facturation
• Gérer les services des contrats, les factures et les saisies de temps
  • Comprendre les périodes de facturation
  • Contrats
  • Factures
  • Saisies de temps
• Activités de facturation et notifications
• Ressources supplémentaires

Autorisations des techniciens : accéder à l'outil et le configurer

Une nouvelle autorisation a été ajoutée aux comptes et rôles de technicien : NinjaOne Billing. Activez le bouton bascule en haut pour activer l'autorisation, puis sélectionnez une option dans le menu déroulant pour autoriser ou restreindre la possibilité de configurer et d'accéder à l'outil NinjaOne Billing et à ses fonctionnalités de gestion des tickets. 

Pour plus d'informations, consultez la section
Figure 1 : Donner aux techniciens l'accès à NinjaOne Billing (cliquez pour agrandir)

Activer et configurer l'outil de facturation

Pour activer la fonctionnalité NinjaOne Billing, accédez à Administration → Applications → NinjaOne Billing et cliquez sur Activer.

Consultez les sections suivantes pour en savoir plus sur les différentes fonctions des onglets de l'application.

• Général
• Produits
• Modèles de contrat
• Comptes
• Intégrations

Général

Modifiez les paramètres pour déterminer la devise qui sera utilisée pour toutes les factures créées dans NinjaOne via QuickBooks. Pour l'instant, NinjaOne ne prend en charge que le dollar américain (USD), mais une prochaine version prendra en charge le dollar canadien (CAD), l'euro (EUR) et la livre sterling (GBP) ; envoyez-nous une demande de fonctionnalité pour nous aider à déterminer les autres devises à ajouter dans les prochaines versions. 

• Le champ « Délai de paiement par défaut » vous permet de définir un nombre de jours par défaut universel dont les contrats hériteront.

Modifiez les factures pour contrôler la manière dont les éléments de saisie de temps s'affichent sur les factures. Cela vous permet de présenter les informations dans le format de votre choix. Pour plus d'informations, consultez la section Facturation NinjaOne : Factures.

• Sélectionnez une option dans le menu déroulant « Espaces réservés » pour copier les données dans votre presse-papiers. Collez ensuite les données dans le champ de texte « Saisie de temps publique » ou « Saisie de temps privée ».
• Cet outil fonctionne de manière similaire à l'automatisation des e-mails de tickets dans NinjaOne. 

Produits

Les produits sont les articles ou marchandises vendus, qui peuvent être ajoutés aux contrats de service à des fins de facturation. Lorsque vous sélectionnez Produits sur la page de configuration de NinjaOne Billing, choisissez si vous souhaitez afficher les produits actifs ou inactifs. Les produits inactifs peuvent être réactivés pour être utilisés. 

Consultez la section
Figure 4 : Onglet « Finance » de NinjaOne 

Comprendre les périodes de facturation

Prochaine date de facturation

• Affiché uniquement pour les contrats configurés pour la facturation automatique.
• Remplie automatiquement si elle n'est pas définie ; en fonction des paramètres Intervalle et Date / Jour du mois / Jour de la semaine, une facture sera créée pour la prochaine date.
• Peut être modifiée pour une date ultérieure.
  • Vous ne pouvez sélectionner que des dates correspondant aux paramètres Jour du mois / Jour de la semaine pour les intervalles trimestriels, mensuels et hebdomadaires.
• Aucune facture ne sera générée automatiquement avant cette date.
• La date est automatiquement mise à jour lorsqu'une facture est générée automatiquement. Elle est calculée en fonction de l'intervalle.

Date de début de facturation

• Au départ, cette date est définie pour correspondre à la date de début du contrat.
• Elle peut être modifiée pour n'importe quelle date passée ou future.
  • Si elle chevauche une période déjà facturée, vous serez invité à confirmer.
• La date est automatiquement mise à jour lorsqu'une facture est générée, que ce soit automatiquement ou manuellement. Elle est calculée en fonction de l'intervalle.

Périodes de facturation 

• Lorsqu'une facture est générée, les dates de début et de fin de la période de facturation pour cette facture sont enregistrées.
• Lorsqu'une facture est générée, les dates de début et de fin de la période de facturation pour chaque produit ne faisant pas l'objet d'une saisie de temps sur la facture sont enregistrées.
• Les dates de début et de fin de la période de facturation peuvent être modifiées avant l'approbation d'une facture.

Contrats

Consultez la section «
Figure 5 : Configurer les activités du système de facturation (cliquez pour agrandir)

Une fois ces alertes créées, elles s'affichent sur le tableau de bord du système ou de l'organisation sous l'onglet Activités → Tout. Sélectionnez « Ninja PSA » dans le filtre Type d'activité pour affiner vos résultats de recherche. Il existe également un filtre « PSA » lié aux offres PSA des fournisseurs intégrés dans NinjaOne. Consultez notre
Figure 6 : Filtrer les activités du tableau de bord pour NinjaOne PSA (cliquez pour agrandir)

Ressources supplémentaires

Consultez le catalogue de ressources « Facturation NinjaOne » pour consulter tous les articles connexes.