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Démarrer avec NinjaOne PSA et QuickBooks

  • Dernière mise à jour 3 octobre 2026

Rubrique

Cet article explique comment utiliser NinjaOne Billing, un outil d'automatisation des services professionnels (PSA) qui offre une vue d'ensemble de la facturation et de la gestion des factures.

Environnement

NinjaOne Facturation

Description

NinjaOne Facturation vous permet de :

  • D'automatiser la facturation des appareils en fonction de leur quantité et de facturer manuellement les autres éléments. De gérer la facturation à l'avance ou à terme échu, ou avec différents décomptes.
  • D'automatiser la facturation des saisies d’heures dans les tickets.
  • Générer automatiquement des factures à partir des accords selon une fréquence récurrente pour chacune de vos organisations.
  • Synchroniser les factures générées avec les intégrations QuickBooks Online ou Xero.

Indexer

Autorisations de technicien : accès et configuration de l’outil

Une nouvelle autorisation a été ajoutée aux comptes et aux rôles de technicien : NinjaOne Billing. Activez le bouton en haut pour activer cette autorisation, puis sélectionnez une option dans le menu déroulant pour autoriser ou restreindre la possibilité de configurer et d'accéder à l'outil NinjaOne Billing et à ses fonctionnalités de gestion des tickets. 

Pour plus d’informations, consultez la section « Plateforme NinjaOne : paramètres d’autorisation pour les techniciens ». 

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Figure 1 : Donner aux techniciens l’accès à NinjaOne Facturation (cliquez pour agrandir)

Activer et configurer l’outil de facturation

Pour activer la fonctionnalité NinjaOne Billing, accédez à Administration → Applications → NinjaOne Billing, puis cliquez sur Activer.

Consultez les sections suivantes pour en savoir plus sur les différentes fonctions des onglets de l'application.

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Figure 2: Onglets de configuration de NinjaOne Facturation

Général

Modifiez les paramètres pour définir la devise qui sera utilisée pour toutes les factures créées dans NinjaOne, ainsi que la date d'échéance par défaut des factures. NinjaOne appliquera les changements de devise aux nouvelles factures ainsi qu'aux factures existantes incomplètes.

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Figure 3: Modifier les paramètres généraux de la facturation NinjaOne (cliquez pour agrandir)

Taux d’imposition

Configurez les taux d’imposition à ajouter aux services de votre accord. Pour en savoir plus, consultez la page NinjaOne Facturation : Taux d’imposition.

Paramètres de facturation

Configurez les paramètres de facturation pour contrôler la manière dont les éléments de saisie de temps s’affichent sur les factures. Cela vous permet de présenter les informations dans le format de votre choix.

Consultez la page NinjaOne Billing : Paramètres de facturation pour savoir comment modifier les modèles de génération de factures et de saisie des heures.

Produits

Les produits correspondent aux lignes de commande ou aux marchandises vendues, qui peuvent être ajoutées aux accords de services à des fins de facturation. Lorsque vous sélectionnez « Produits » sur la page de configuration de NinjaOne Billing, choisissez si vous souhaitez afficher les produits actifs ou inactifs. Les produits inactifs peuvent être réactivés pour être utilisés. 

Consultez la section « NinjaOne Facturation : Produits » pour savoir comment créer un produit pour le PSA. 

Modèles de contrat

Les accords permettent de facturer un produit spécifique ou un groupe de produits à une certaine fréquence et de définir des règles pour le mappage des saisies de temps. Les modèles de contrat constituent les données de base pour la création des factures.

Les modèles de contrat peuvent être créés dans la section Administrateur de la facturation, puis copiés dans chaque organisation sous Finance → Contrats.

Consultez la section « NinjaOne Facturation : Services de contrats » pour savoir comment créer un modèle de contrat. 

Comptes

Vous pouvez utiliser les codes de compte dans NinjaOne Billing pour configurer le compte associé à chaque produit. Pour prendre en charge ce changement, nous avons créé des comptes par défaut pour chacun des types de produits existants dans NinjaOne. Leur mappage de comptes sera également conservé dans votre outil de comptabilité.

Cette fonctionnalité modifie la manière dont vous interagissez avec les types de produits dans NinjaOne. Nous avons supprimé la dépendance qui exigeait qu’un type de produit détermine le calcul des quantités. Au lieu d’utiliser le type de produit, vous utiliserez une source de quantité pour spécifier le type de recherche que vous souhaitez utiliser pour chaque produit.

Consultez la section « NinjaOne Facturation : Codes comptables » pour en savoir plus.

Intégrations

Si vous utilisez un outil de facturation tiers compatible avec NinjaOne, vous pouvez l’activer dans cet onglet. Reportez-vous à la section NinjaOne PSA et facturation : Activer l’intégration QuickBooks pour obtenir des instructions.

Un compte QuickBooks Online est facultatif lors de l’utilisation de NinjaOne Facturation. Pour que la facturation automatique fonctionne comme prévu, vous devez désactiver les numéros de transaction dans QuickBooks Online. Pour ce faire, accédez à Compte et paramètres dans QuickBooks, puis cliquez sur Ventes. Dans le contenu du formulaire Ventes, définissez Numéros de transaction personnalisés sur Désactivé.

Gérer les accords, les factures et les saisies de l’heure

Une fois activé, l’outil NinjaOne Billing propose un onglet « Finance » dans le menu latéral, où vous pouvez créer et gérer des accords, consulter des factures et recalculer les prix des saisies de temps. Vous pouvez également effectuer ces actions à partir de l’onglet « Finance » du tableau de bord de l’organisation.

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Figure 4 : Onglet « Finance » de NinjaOne

Comprendre les périodes de facturation

Lorsque vous générez une facture, NinjaOne enregistre les dates de début et de fin de la période de facturation pour chaque produit ne correspondant pas à une saisie de temps figurant sur la facture. Vous pouvez modifier ces dates avant d'approuver la facture.

Intervalle de facturationDescription

Prochaine date de facture

  • Ce champ n'apparaîtra que pour les accords configurés en facturation automatique. Si vous ne configurez pas de date spécifique, NinjaOne la renseignera automatiquement en fonction de la valeur de l'intervalle de facturation. 
  • Vous pouvez à tout moment remplacer cette date pour la reporter à une date ultérieure, mais vous ne pouvez sélectionner que des dates correspondant à la valeur choisie pour l’intervalle de facturation (par exemple : annuel, bimensuel, trimestriel). NinjaOne ne générera pas de factures avant que cette date ne soit atteinte.

Date de la facture

  • NinjaOne définit automatiquement cette valeur pour qu’elle corresponde à la date de début de l’accord, mais vous pouvez la modifier pour choisir n’importe quelle date passée ou future. Si la date que vous sélectionnez chevauche une période déjà facturée, NinjaOne vous en informera et vous demandera de confirmer votre choix.
  • La date est automatiquement mise à jour lorsqu’une facture est générée, que ce soit automatiquement ou manuellement. La mise à jour est basée sur la valeur sélectionnée pour l’intervalle de facturation.

Accord

Consultez la section « Facturation NinjaOne : services liés aux accords » pour savoir comment gérer les services liés aux accords depuis l’onglet « Finances ». 

Factures

Consultez la section « Facturation NinjaOne : Factures » pour savoir comment gérer les factures depuis l’onglet « Finance ». 

Entrées de durée

Consultez la section « Facturation NinjaOne : Entrées de durée » pour savoir comment gérer les saisies de durée depuis l'onglet « Finances ». 

Activités de facturation et Notifications

Configurez des événements pour alerter les canaux de notification ou les techniciens, ou créez des règles de création de tickets depuis Administration → Général → Activités système. Pour en savoir plus sur la création d’alertes ou de notifications pour ces activités, consultez notre article Flux de notifications sur les activités des appareils et du système.

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Figure 5 : Configurer les activités du système de facturation (cliquez pour agrandir)

Une fois créées, ces alertes s’affichent sur le tableau de bord du système ou de l’organisation sous Activités → Toutes. Sélectionnez « Ninja PSA » dans le filtre « Type d’activité » pour affiner vos résultats de recherche. Vous pouvez également utiliser le filtre « PSA », qui est lié aux offres PSA des fournisseurs intégrées à NinjaOne. Consultez notre article « Intégrations et applications tierces : catalogue de ressources » pour en savoir plus sur les intégrations. 

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Figure 6 : Filtrer les activités du tableau de bord pour NinjaOne PSA (cliquez pour agrandir)

Ressources complémentaires

Consultez la rubrique « Facturation NinjaOne : catalogue de ressources » pour consulter tous les articles connexes. 

FAQ

Pour aller plus loin