Sujet
Cet article explique comment utiliser la fonctionnalité Base de connaissances dans la documentation NinjaOne.
Environnement
Documentation NinjaOne
Description
Cet article est un guide d'utilisation de l'onglet Base de connaissances sur les tableaux de bord du système et de l'organisation. La fonctionnalité Base de connaissances vous permet de créer un wiki, ou une base de données, regroupant tous les documents nécessaires à une organisation ou à un usage global.
Vous souhaitez en savoir plus sur NinjaOne Documentation ? Consultez notrevidéothèque.
Sujet
Sélectionnez une catégorie pour en savoir plus :
- Autorisations des techniciens
- Base de connaissances globale
- Base de connaissances organisationnelle
- Utiliser Microsoft Word avec la base de connaissances NinjaOne
- Ajouter des documents à la base de connaissances
- Historique des versions
- Télécharger, modifier, partager, déplacer ou archiver des documents
- Supprimer des documents et des dossiers
- Ajouter un document aux favoris
- Ressources supplémentaires
Autorisations des techniciens
Les techniciens doivent disposer des autorisations appropriées pour accéder à la base de connaissances. Vous pouvez gérer ces autorisations dans l'éditeur de compte ou de rôle de technicien, dans la section Documentation . Veillez à activer le bouton « Activé » afin de pouvoir sélectionner des options dans les menus déroulants.
Figure 1 : Autorisations des techniciens
Les autorisations suivantes concernent la base de connaissances :
- Accès à la documentation de la base de connaissances globale
- Liens publics vers la base de connaissances Accès à la documentation
- Accès à la documentation de l'organisation
- Partage des dossiers de la base de connaissances globale avec les utilisateurs finaux
- Restriction de l'accès aux dossiers de la base de connaissances
- Accès à l'exportation de la documentation
Base de connaissances globale
Navigation
Vous pouvez naviguer dans la base de connaissances globale à partir de l'onglet Base de connaissances du tableau de bord du système. Reportez-vous au tableau sous la figure 2 pour une brève explication de chaque fonctionnalité mise en évidence.
Figure 2 : Tableau de bord de la base de connaissances (cliquez pour agrandir)
| Numéro | Description |
|---|---|
| 1 | Recherchez n'importe quel document, même s'il se trouve dans un dossier. Cette fonction extraira des données à la fois du titre et du contenu du document. |
| 2 | Filtrez votre recherche par dossier ou par type de document. |
| 3 | Créez un nouveau dossier ou un nouveau document, ou téléchargez un document. |
| 4 | Cliquez pour actualiser le tableau. |
| 5 | Cliquez pour modifier les paramètres du tableau (tri, sens du tri, affichage des colonnes). |
| 6 | Cliquez pour ouvrir le dossier et afficher la liste des documents qu'il contient. |
| 7 | Affichez l'heure et la date de création ou de téléchargement du dossier ou du document. |
| 8 | Cliquez sur le nom d'un document pour ouvrir son contenu dans un onglet de navigateur distinct. |
| 9 | Si un chiffre est présent, cela signifie que des liens publics ont été créés et sont disponibles pour être partagés. Cliquez sur l'icône de lien pour afficher les liens et leurs dates d'expiration, créer de nouveaux liens, supprimer ou modifier des liens existants, ou copier les liens pour les partager. |
Lorsqu'un document a été créé ou téléchargé dans la base de connaissances, une icône s'affiche à gauche de son nom de fichier pour indiquer le type de document. Si vous avez créé un document à partir de la base de connaissances, l'icône ressemble à une feuille de papier vierge. La capture d'écran ci-dessous montre des exemples de documents Word, PDF (Portable Document Format), PowerPoint et Excel.
Figure 3 : Types de documents
Base de connaissances organisationnelle
La fonctionnalité Base de connaissances de la section Documentation vous permet de créer un wiki regroupant tous les documents nécessaires à votre organisation ou à l'échelle mondiale. Le wiki contient des fichiers et des dossiers qui peuvent être soit des documents au format propriétaire de NinjaOne, soit des documents Microsoft (Word, PowerPoint, Excel).
Figure 4 : L'onglet Documentation
Utilisez Microsoft Word avec la base de connaissances de NinjaOne
L'intégration de NinjaOne avec Microsoft Word pour la documentation de la base de connaissances permet aux techniciens disposant des autorisations appropriées de modifier des documents Word au sein de NinjaOne.
Les documents Word sont facilement identifiables grâce à l'icône en forme de W située à gauche du titre du document. Si un autre utilisateur a ouvert le document en mode édition, la mention « Mise à jour » s'affiche à droite du titre du document, et un monogramme apparaît sur le document lui-même pour indiquer la présence de cet autre utilisateur.
Figure 5 : Sélection d'un document
Cliquez sur le titre pour ouvrir une copie du document et des
Figure 5 : Options de la base de connaissances (cliquez pour agrandir)
| Numéro | Nom | Description |
|---|---|---|
| 1 | Historique des versions | L'historique des versions affiche la date et l'heure de toutes les révisions apportées au document, ainsi que le nom du technicien qui a effectué les modifications. Si vous supprimez un enregistrement de l'historique des versions, cela n'annule pas la révision, mais empêche les techniciens de restaurer la version précédente. Lorsque vous cliquez sur un enregistrement dans la fenêtre contextuelle de l'historique des versions, vous voyez la version précédente du document et disposez d'une option pour la restaurer ; le bouton « Historique des versions » devient « Restaurer la version ». |
| 2 | Bouton Modifier | Modifiez le document en mode Web de Microsoft Word. |
| 3 | Éléments associés | Ajouter un élément associé. |
| 4 | Icône d'agrandissement | Agrandir le document à la taille de l'écran. |
| 5 | Icône de partage | Afficher les liens partagés ou en créer de nouveaux. |
| 6 | Icône en forme d'engrenage | Les paramètres vous permettent de mettre à jour les préférences d'accessibilité. |
| 7 | Points de suspension | Cliquez pour afficher d'autres options de menu pour la gestion de la documentation (développées dans la capture d'écran ci-dessous). |
Ajouter des documents à la base de connaissances
Vous pouvez utiliser cette section pour ajouter des documents et des dossiers à la base de connaissances globale ou à celle de l'organisation.
Ajouter un dossier
Les dossiers apparaissent regroupés en haut de la liste, suivis des documents classés par ordre alphabétique.
- Dans Tableau de bord → Base de connaissances, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Nouveau dossier.
Figure 6 : Sélection d'unnouveau dossier
- Saisissez un nom pour le dossier, puis cliquez sur Créer.
Figure 7 : Création d'unnouveau dossier
Ajouter un document en dehors d'un dossier
- Dans le Tableau de bord → Base de connaissances, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Nouveau document ou Télécharger un document.
Figure 8 : Nouveau document hors dossier (cliquez pour agrandir)
- Si vous avez sélectionné Télécharger un document, l'Explorateur de fichiers s'affiche. Sélectionnez le document sur votre ordinateur pour terminer le processus.
- Si vous avez sélectionné Nouveau document, l'éditeur de document s'affiche. Nommez le document et saisissez son contenu dans l'éditeur WYSIWYG fourni. La barre d'outils en haut du champ de corps du document fournit les outils disponibles pour personnaliser votre document.
Figure 8 : L'éditeur de document
- Cliquez sur Enregistrer les modificationsen haut de l'écran pour terminer le processus et ajouter le document à votre bibliothèque de base de connaissances.
Ajouter un document dans un dossier
- Dans Tableau de bord → Base de connaissances, cliquez sur le nom d'un dossier pour l'ouvrir.
- Cliquez sur l'icône en forme de signe plus (+), puis sur Nouveau document ou Télécharger un document.
- Si vous avez sélectionné Télécharger un document, la fenêtre de l'Explorateur de fichiers s'affiche ; sélectionnez le document sur votre ordinateur pour terminer le processus.
- Si vous avez sélectionné Nouveau document, l'éditeur de document s'affiche ; donnez un nom au document et saisissez son contenu dans l'éditeur WYSIWYG fourni. La barre d'outils en haut du champ de corps du document fournit les outils disponibles pour personnaliser votre document.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de l'écran pour terminer le processus et ajouter le document à votre bibliothèque de base de connaissances.
Historique des versions
Une fois qu'un document a été ajouté à la base de connaissances et enregistré, un bouton « Historique des versions » apparaît lorsque le document est ouvert. L'historique des versions indique la date et l'heure de toutes les révisions apportées au document, ainsi que le nom du technicien qui a effectué les modifications.
Figure 10 : Le bouton « Historique des versions » (cliquez pour agrandir)
Journaux de révision
Si vous supprimez un enregistrement de l'historique des versions, cela n'annule pas la révision, mais empêche les techniciens de restaurer cette version. Lorsque vous cliquez sur un enregistrement dans la boîte de dialogue Historique des versions, vous voyez la version précédente du document et disposez d'une option pour la restaurer ; le bouton Historique des versions devient Restaurer la version.
Éléments associés
Les documents de la base de connaissances comportent une section Éléments associés. Reportez-vous à la section Notes sur les appareils et éléments associés pourplus d'informations.
Télécharger, modifier, partager, déplacer ou archiver des documents
Télécharger ou modifier un document :
- Vous ne pouvez pas télécharger les documents créés dans NinjaOne.
- Vous ne pouvez pas modifier les fichiers PDF qui ont été téléchargés depuis un ordinateur.
Cliquez sur l'icône représentant trois points et sélectionnez l'option appropriée.
Figure 11 : Actionssur les documents (cliquez pour agrandir)
- Télécharger : le fichier est alors disponible dans votre dossier Téléchargements dans l'Explorateur de fichiers. Cette option n'est disponible que pour les fichiers qui ont été téléchargés vers la base de connaissances.
- Modifier :pour les dossiers, mettez à jour le champ Nom avec les modifications, puis cliquez sur Enregistrer. Pour les documents, apportez les modifications souhaitées au titre ou au contenu du document, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous modifiez un document téléchargé, tel qu'un fichier Word, les modifications seront enregistrées automatiquement à partir du nouvel onglet.
- Partager : Permet aux administrateurs système et aux techniciens disposant des autorisations appropriées « Accès global à la documentation de la base de connaissances » de créer un lien public pour des documents spécifiques et de partager des dossiers avec les utilisateurs finaux.
Les liens publics permettent d'accéder aux documents en dehors de NinjaOne avec la marque configurée pourOutil de documentation NinjaOne : liens publics et partagés. Déplacer ou supprimer un document - Déplacer : permet aux administrateurs et aux techniciens disposant des autorisations appropriées « Accès à la documentation de la base de connaissances globale » de déplacer des dossiers ou des fichiers vers une autre organisation ou vers un autre dossier de la base de connaissances globale.
- Archiver : Masque l'élément de la liste principale et désactive les options de partage. Une fois l'élément archivé, vous pouvez soit le supprimer définitivement, soit le restaurer. La suppression d'un dossier entraîne également la suppression de tous les fichiers qu'il contient. Pour afficher ces options, modifiez le filtre « Archivé » en « Visible », puis cochez la case.
Figure 12 : Optionsd'archivage (cliquez pour agrandir)
- Supprimer : pour supprimer un document, vous devez d'abord l'archiver. Cliquez sur l'icône représentant trois points pour afficher les options. Vous pouvez également utiliser les cases à cocher pour sélectionner plusieurs dossiers/documents, puis cliquer sur Déplacer ou Archiver en haut du tableau de la base de connaissances.
Ajouter un document aux favoris
Cliquez sur le document pour l'ouvrir, puis cliquez sur l'étoile à côté du titre du document.
Figure 13 : Ajouter un document aux favoris (cliquez pour agrandir)
L'étoile devient jaune et le document apparaît dans le menu déroulant Favoris de la barre latérale. Vous pouvez le supprimer en désélectionnant l'étoile dans l'article ou en survolant le titre de l'article dans la barre des Favoris.
Ressources supplémentaires
Consultez la documentation NinjaOne : Catalogue de ressources pour en savoir plus sur la gestion de la documentation dans NinjaOne.