Contenu
Cet article fournit un guide pour interagir avec l'onglet Base de connaissances sur les tableaux de bord du système et de l'organisation. La fonctionnalité Base de connaissances vous permet de créer un wiki, ou une base de données, contenant tous les documents nécessaires à une entreprise ou à une utilisation globale.
Environnement
Description
Sélectionnez une catégorie ci-dessous pour en savoir plus.
- Autorisation des techniciens
- Base de connaissances globale
- Base de connaissances organisationnelle
- Utiliser Microsoft Word avec la base de connaissances de NinjaOne
- Ajouter des documents à la base de connaissances
- Historique des versions
- Télécharger, modifier, partager et déplacer des documents
- Supprimer des documents et des dossiers
- Ajouter un document aux favoris
- Documentation connexe
Autorisation des techniciens :
Les techniciens doivent être autorisés à accéder à la base de connaissances. Ces autorisations peuvent être gérées dans le compte du technicien ou dans l'éditeur de rôle, sous Documentation. Veillez à activer l'interrupteur à bascule pour pouvoir sélectionner des options dans les menus déroulants disponibles. 
Voici les types d'accès disponibles :
- Afficher
- Consulter et mettre à jour
- Consulter, mettre à jour et créer
- Consulter, mettre à jour, créer et supprimer
Base de connaissances globale
Navigation
Cette section donne un aperçu de la manière dont vous pouvez interagir avec l'onglet Base de connaissances du tableau de bord du système. Le tableau situé sous la capture d'écran suivante donne une brève explication de chaque fonction mise en évidence.
| Numéro | Description |
|---|---|
| 1 | Recherchez n'importe quel document, même s'il se trouve dans un dossier. Les données seront extraites du titre et du contenu du document. |
| 2 | Filtrez votre recherche par dossier ou par type de document. |
| 3 | Créez un nouveau dossier ou document ou téléchargez un document. |
| 4 | Cliquez pour actualiser le tableau. |
| 5 | Cliquez pour modifier les paramètres du tableau (tri, ordre, affichage) |
| 6 | Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le dossier et afficher la liste des documents qu'il contient, le cas échéant. |
| 7 | Afficher l'heure et la date de création/chargement du dossier ou du document. |
| 8 | Cliquez sur le nom d'un document pour en ouvrir le contenu dans un autre onglet du navigateur. |
| 9 | Si un numéro s'affiche, des liens publics ont été créés et sont disponibles pour le partage. Cliquez sur l'icône du lien pour afficher le(s) lien(s) et leur date d'expiration, créer de nouveaux liens, supprimer ou modifier les liens existants, ou copier les liens pour les partager. |
Lorsqu'un document a été créé ou téléchargé dans la base de connaissances, une icône s'affiche à gauche du nom du document pour indiquer le type de document. Si vous avez créé un document à partir de la base de connaissances, l'icône ressemble à une feuille blanche. La capture d'écran ci-dessous présente des exemples de documents sous divers format (Word, PowerPoint, Excel, etc.)
Base de connaissances organisationnelle :
La fonctionnalité Base de connaissances sous Documentation vous permet de créer un wiki de tous les documents nécessaires dont vous disposez pour une organisation ou à l'échelle gloable. Le wiki contient des fichiers et des dossiers Les fichiers peuvent être des documents au format propriétaire de NinjaOne ou de documents Microsoft (Word, PowerPoint, Excel).
Utiliser Microsoft Word avec la base de connaissances de NinjaOne
L'intégration de NinjaOne avec Microsoft Word pour la documentation de la base de connaissances permet aux techniciens disposant des autorisations de documentation appropriées de modifier un document Microsoft dans NinjaOne.
Les documents Word sont facilement identifiables grâce à l'icône en forme de feuille de papier avec un W, située à gauche du titre du document. Si le document est déjà ouvert en mode édition par quelqu'un d'autre, l'étiquette « Mise à jour » s'affiche à droite du titre du document et vous verrez un monogramme sur le document lui-même pour indiquer la présence de l'autre utilisateur. 
Cliquer sur le titre ouvre une copie du document et de ses éléments cassociés dans une nouvelle page. Reportez-vous au tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les différentes options présentes sur la page.
| Numéro | Description | Action |
|---|---|---|
| 1 | Historique des versions | L'historique des versions indique la date et l'heure de toutes les révisions apportées au document, ainsi que le nom du technicien qui a effectué les modifications. Si vous supprimez une entrée de l'historique des versions, cela n'annule pas la révision, mais empêche les techniciens de restaurer la version précédente. Lorsque vous cliquez sur une entrée dans la fenêtre modale Historique des versions, vous verrez la version précédente du document et aurez la possibilité de la restaurer ; le bouton Historique des versions devient Restaurer la version. |
| 2 | Bouton Modifier | Modifiez le document dans Microsoft Word Web. |
| 3 | Éléments associés | Ajouter un élément associé. |
| 4 | Icône d'agrandissement | Agrandit le document à la taille de l'écran. |
| 5 | Icône de partage | Consultez les liens partagés ou en créez-en de nouveaux. |
| 6 | Icône des paramètres | Les paramètres vous permettent de mettre à jour les préférences d'accessibilité. |
| 7 | Icône de points de suspension | Cliquez pour voir d'autres options de menu pour la gestion de la documentation (détaillées dans la capture d'écran ci-dessous). |
Ajouter des documents à la base de connaissances
Cette section permet d'ajouter des documents et des dossiers à la base de connaissances globale ou à celle de l'organisation.
Ajouter un dossier
- Dans Tableaux de bord > Base de connaissances, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Nouveau dossier.
La fenêtre de configuration du nouveau dossier s'affiche. - Entrez un nom pour le dossier et cliquez sur Créer.
.
Ajouter un document en dehors d'un dossier
- Dans Tableau de bord > Base de connaissances, cliquez sur Ajouter et sélectionnez Nouveau document ou Importer un document.
- Si vous avez sélectionné Importer un document, l'explorateur de fichiers s'affiche ; sélectionnez le document approprié sur votre ordinateur pour terminer le processus.
- Si vous avez sélectionné Nouveau document, l'éditeur de document s'affiche ; donnez un nom au document et saisissez le contenu du document dans l'éditeur WYSIWYG fourni. La barre d'outils située en haut du champ « corps » propose les outils disponibles pour personnaliser votre document.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de l'écran pour terminer le processus et ajouter le document à la bibliothèque de votre base de connaissances.
 | Vous pouvez télécharger des images depuis votre ordinateur ou les copier/coller dans l'éditeur de documents. |
Ajouter un document dans un dossier
- Dans Tableau de bord > Base de connaissances, cliquez sur le nom du dossier pour l'ouvrir.
- Cliquez sur l'icône du signe plus + et cliquez sur Nouveau document ou Télécharger le document.
- Si vous avez sélectionné Télécharger le document, la fenêtre de l'explorateur de fichiers s'affiche ; sélectionnez le document concerné sur votre ordinateur pour terminer le processus.
- Si vous avez sélectionné Nouveau document, l'éditeur de document s'affiche ; donnez un nom au document et saisissez le contenu du document dans l'éditeur WYSIWYG fourni. La barre d'outils située en haut du champ « corps » propose les outils disponibles pour personnaliser votre document.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications en haut de l'écran pour terminer le processus et ajouter le document à la bibliothèque de votre base de connaissances.
| Vous pouvez télécharger des images depuis votre ordinateur ou les copier/coller dans l'éditeur de documents. |
Historique des versions
Une fois qu'un document a été ajouté à la base de connaissances et sauvegardé, un bouton « Historique des version » s'affiche lorsque le document est ouvert pour être consulté.
L'historique des versions indique la date et l'heure de toutes les révisions apportées au document, ainsi que le nom du technicien qui a effectué les modifications. Si vous supprimez une entrée de l'historique des versions, cela n'annule pas la révision, mais empêche les techniciens de restaurer cette version. 
Lorsque vous cliquez sur une entrée dans la fenêtre Historique des versions, vous voyez la version précédente du document et avez la possibilité de la restaurer ; le bouton Historique des versions devient alors Restaurer la version.
Éléments associés
Lorsque vous consultez un document dans la base de connaissances, vous verrez une section Éléments associés, sur le côté droit de la page. Pour plus d'informations, veuillez vous référer aux Notes et éléments associés sur les appareils . 
Télécharger, modifier, partager et déplacer des documents
Télécharger ou modifier un document
Remarques importantes :
- Vous ne pouvez pas télécharger des documents qui ont été créés dans NinjaOne.
- Vous ne pouvez pas modifier les PDF qui ont été téléversés à partir d'un ordinateur.
À droite du nom d'un document importé, cliquez sur l'icône en forme de points de suspension et sélectionnez l'option applicable. 
- Télécharger : Le fichier est alors disponible dans le dossier Téléchargements de l'explorateur de fichiers. Cette option n'est disponible que pour les fichiers qui ont été importés dans la base de connaissances.
- Modifier : Pour les dossiers, modifiez le champ Nom, puis cliquez sur Enregistrer. Pour les documents, apportez des modifications au titre ou au contenu du document, puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Si vous modifiez un document téléversé, tel qu'un fichier Word, les modifications seront automatiquement enregistrées dans le nouvel onglet.
Partager un document
La fonction Partager permet aux administrateurs système et aux techniciens disposant des bonnes autorisations d'accès à la documentation de la base de connaissances globale de créer un lien public vers des documents spécifiques et de partager des dossiers avec les utilisateurs finaux.
Les liens publics permettent d'accéder aux documents en dehors de NinjaOne avec la marque qui a été configurée pour le logo de l'application personnalisée. Les administrateurs système et les techniciens peuvent contrôler la durée de l'accès à ce lien public et savoir quelles adresses IP l'ont utilisé.
Pour en savoir plus sur le partage de documents, veuillez consulter Outil NinjaOne Documentation : liens publics et partagés.
Déplacer ou supprimer un document
La fonction Déplacer permet aux administrateurs système et aux techniciens disposant de l'autorisation « Accès à la documentation de la base de connaissances globale » de déplacer un dossier ou un fichier vers une autre organisation ou dans un autre dossier de la base de connaissances globale.
Pour supprimer un document, vous devez d'abord l'archiver.
À droite du nom d'un dossier ou d'un document, cliquez sur l'icône en forme de points de suspension pour afficher les options. Vous pouvez également cocher les cases correspondantes pour sélectionner plusieurs dossiers/documents, puis cliquer sur Déplacer ou Archiver en haut du tableau Base de connaissances. 
- Archiver : masque l'élément de la liste principale et désactive les options de partage.
- Une fois l'élément archivé, vous pouvez le supprimer définitivement ou le restaurer. La suppression d'un dossier entraîne également la suppression de tous les fichiers qui y sont enregistrés. Pour voir ces options, passez le filtre Archivé sur "Visible" et cochez la case.
- Une fois l'élément archivé, vous pouvez le supprimer définitivement ou le restaurer. La suppression d'un dossier entraîne également la suppression de tous les fichiers qui y sont enregistrés. Pour voir ces options, passez le filtre Archivé sur "Visible" et cochez la case.
Déplacer : Sélectionnez le nouvel emplacement du dossier/document. Si la nouvelle destination contient des dossiers, une option supplémentaire « Ouvrir » s'affiche pour vous permettre de placer le dossier/document dans un dossier spécifique. Si vous ne souhaitez pas le déplacer dans un dossier, ne cliquez pas sur Ouvrir, mais sur Déplacer en bas de la fenêtre modale.
Cliquez sur l'icône de la loupe dans le coin supérieur droit de la fenêtre modale Déplacer pour trouver rapidement une destination spécifique.
Ajouter un document aux favoris
- Cliquez sur le document pour l'ouvrir.
- Cliquez sur l'étoile à côté du titre du document.
L'étoile devient jaune et le document apparaît dans le menu déroulant Favoris du volet gauche de navigation.
Cet article peut être retiré de la section des favoris soit en désélectionnant l'étoile dans l'article, soit en survolant le titre de l'article dans la barre des favoris.