Rubrique
Découvrez comment créer et gérer des factures dans l'outil de facturation de NinjaOne.
Environnement
Facturation NinjaOne
Description
L'outil de facturation NinjaOne vous permet de créer et de gérer des contrats, de consulter des factures et de recalculer les prix sur les saisies de temps.
Commencez par activer l'outil de facturation NinjaOne. Découvrez comment ici : NinjaOne Billing : Premiers pas avec l'automatisation des services professionnels (PSA).
Ensuite, sélectionnez une catégorie pour en savoir plus :
- Configurer les factures
- Gérer vos factures
- Approuver les factures en attente
- Exporter les factures et les données des lignes de commande
- Ressources supplémentaires
Configurer les factures
Une fois l'outil de facturation NinjaOne activé, vous pouvez configurer vos données de facturation.
- Modifiez les paramètres de génération des numéros de facture pour générer automatiquement des numéros de facture avec des préfixes ou des suffixes. Lorsque la numérotation des factures est activée, vous pouvez modifier les numéros de facture tant que la facture n'est pas marquée comme terminée.
- Modifiez les factures pour contrôler la manière dont les éléments de saisie de temps s'affichent sur les factures. Cela vous permet de présenter les informations dans le format de votre choix.
- Sélectionnez une option dans le menu déroulant « Espaces réservés » pour copier les données dans votre presse-papiers. Collez ensuite les données dans le champ de texte « Saisie de temps publique » ou « Saisie de temps privée ».
- Cet outil fonctionne de manière similaire à l'automatisation des e-mails de tickets dans NinjaOne. Reportez-vous à la section « NinjaOne Ticketing : Automatisation » pour plus d'informations.
Gérer vos factures
Une fois activé, l'outil NinjaOne Billing affiche un onglet « Finance » dans le volet de navigation de gauche, où vous pouvez créer et gérer des contrats, consulter des factures et recalculer les prix des entrées de temps. Vous pouvez également effectuer ces actions à partir de l'onglet « Finance » du tableau de bord de l'organisation.
Une fois qu'une facture a été créée à partir d'un contrat de service, automatiquement ou manuellement, elle s'affiche dans la section Factures de l'onglet Finances. Les factures sont classées en fonction de leur statut.
- En attente : modifiez , consultez, archivez ou approuvez les factures en attente. Les factures approuvées seront envoyées au bénéficiaire.
- L'approbation de la facture la transfère vers l'onglet Approuvées.
- Approuvées : archivez , consultez, modifiez ou envoyez les factures approuvées.
- La modification d'une facture vous permet d'ajouter, de supprimer ou de modifier les produits facturés et de changer les dates de début et de fin.
- Cliquez sur Envoyer pour soumettre la facture au bénéficiaire. L'entrée mettra à jour l'onglet Exportation .
- Exportation : affichez les factures qui ont été approuvées et envoyées au bénéficiaire. Lorsque la facture est payée, les données sont déplacées vers l'onglet Terminé ; si la facture est rejetée ou si le paiement échoue, les données sont déplacées vers l'onglet Échec.
- Terminées : affichez et archivez les factures payées.
- Les données d'affichage sont détaillées par produit, avec un sous-total calculé en bas.
- Les données des colonnes du tableau incluent les taxes payées et la devise utilisée.
- Échec : affichez et archivez les factures dont la synchronisation avec QuickBooks Online a échoué.
- La colonne « Motif de l'échec » indique la raison pour laquelle la synchronisation de la facture a échoué. Veuillez contacter l'assistance pour déterminer pourquoi la synchronisation a échoué.
- L'option «Marquer comme en attente » renvoie les données vers l'onglet « En attente » ; celles-ci doivent être approuvées et renvoyées.
- Archivées : affichez les factures que vous avez définies comme « Archivées ». Vous pouvez restaurer des factures à partir de cet onglet en cochant les cases correspondantes et en cliquant sur le bouton « Désarchiver ».
Approuver les factures en attente
Il existe deux méthodes pour approuver les factures à partir de l'onglet « Finance » dans NinjaOne :
- Cochez la case à côté de la colonne « Numéro de facture », puis cliquez sur « Approuver ».
- Cochez la case à côté de la colonne « Numéro de facture », puis cliquez sur « Afficher ». Vérifiez l'exactitude des données, puis cliquez sur « Approuver ».
Exporter des factures et les données des lignes de facture
Cette section explique comment exporter des factures ou des lignes de facture. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'onglet Factures → Exportation, consultez la section Gérer vos factures.
Vous pouvez filtrer et exporter les factures pertinentes et leurs lignes de facture sous forme de fichiers .csv. Cela vous permet d'importer des données dans des outils comptables tiers et permet à NinjaOne Billing de fonctionner avec des outils comptables qui ne sont pas encore directement pris en charge.
Contenu des données exportées
Tous les tableaux de factures fournissent les données suivantes :
- Accord
- Statut d'approbation
- ID de la facture
- Numéro de facture
- Date d'échéance
- Type de génération de facture
- Sous-total
- Date de début de la période de facturation
- Date de fin de la période de facturation
- Créé
- Dernière mise à jour
Les factures globales comporteront une colonne supplémentaire pour le nom de l'organisation NinjaOne.
Les données des lignes de facture comprendront les éléments suivants :
- ID de la facture
- Numéro de facture
- Organisation
- Nom du produit
- Description
- Type de produit
- Taxable (oui ou non)
- Division ou devise
- Quantité
- Date de début de la période de facturation
- Date de fin de la période de facturation
- Prix unitaire
- Sous-total
Ressources supplémentaires
Consultez la section Facturation NinjaOne : Catalogue de ressources pour consulter tous les articles connexes.