Contenu
Apprenez à créer et à gérer des factures pour l'outil d'automatisation des services professionnels (PSA) de NinjaOne.
Environnement
NinjaOne PSA
Description
L'outil NinjaOne PSA vous permet de créer et de gérer des contrats, de visualiser les factures et de recalculer les prix sur la base des heures de travail saisies.
Tout d'abord, activez l'outil PSA de NinjaOne. Pour en savoir plus, cliquez ici : Activer NinjaOne PSA et QuickBooks.
Sélectionnez ensuite une catégorie pour en savoir plus :
- Configurer les factures
- Gérer vos factures
- Approuver les factures en attente
- Exporter les factures et les données des postes individuels
- Ressources supplémentaires
Configurer les factures
Une fois l'outil NinjaOne PSA activé, vous pouvez configurer les données de votre facture.
- Modifier les paramètres de génération des numéros de facture pour générer automatiquement des numéros de facture avec des préfixes ou des suffixes. Lorsque la numérotation des factures est activée, vous pouvez modifier les numéros de facture lorsque la facture n'est pas marquée comme complète.
- Modifiez les factures pour contrôler la façon dont les durées entrées sont affichés sur les factures. Cela vous permet de présenter les informations dans le format de votre choix.
- Sélectionnez une option dans la liste déroulante Espace réservé pour copier les données dans votre presse-papiers. Collez ensuite les données dans le champ de texte Public ou Privé.
- Cet outil fonctionne de la même manière que l'automatisation des e-mails des tickets dans NinjaOne.
Image 1 : Page de configuration de l'application NinjaOne PSA → Général → Modifier les factures
Gérer vos factures
Une fois activé, l'outil NinjaOne PSA propose un onglet Finance dans le volet de navigation gauche, où vous pouvez créer et gérer des accords, afficher des factures et recalculer les prix selon le temps passé sur un ticket. Vous pouvez également effectuer ces actions à partir de l'onglet Finance du tableau de bord de l'organisation.
Image 2 : Onglet NinjaOne Finance
Une fois qu'une facture a été créée à partir d'un accord de service, automatiquement ou manuellement, elle s'affiche dans la section Factures dans Finance. Les factures sont ensuite séparées en fonction de leur statut.
Image 3 : Onglet Finance de NinjaOne → Accord → Onglet options
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En attente : Modifier, visualiser, archiver ou approuver les factures en attente. Les factures approuvées seront envoyées au bénéficiaire.
- L'approbation de la facture l'envoie dans l'onglet Approuvé.
Image 4 : NinjaOne Finance → Factures → Actions de facturation
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Approuvé : Archiver, visualiser, modifier ou envoyer des factures approuvées.
- L'édition d'une facture permet d'ajouter, de supprimer ou de modifier les produits facturés et de changer les dates de début et de fin.
- Cliquez sur Envoyer pour soumettre la facture au bénéficiaire. L'entrée sera mise à jour dans l'onglet Exportation .
- L'exportation : Consulter les factures qui ont été approuvées et envoyées au bénéficiaire. Lorsque la facture est payée, les données passent à l'onglet Complet; si la facture est rejetée ou si le paiement échoue, les données passent à l'onglet Échec ( ).
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Complète : Consulter et archiver les factures payées.
- Les données de la vue Consulter sont détaillées par produit et le sous-total est calculé au bas de page.
- Les données de la colonne du tableau comprennent les impôts payés et la devise utilisée.
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Échec : Visualisez et archivez les factures qui n'ont pas été synchronisées avec QuickBooks Online.
- La colonne Raison de l'échec indique pourquoi la facture n'a pas été synchronisée. Veuillez contacter l'assistance pour déterminer la raison de l'échec de la synchronisation.
- L'option Définir comme en attente ramène les données dans l'onglet En attente, où elles doivent être approuvées et envoyées à nouveau.
- Archivé : Consulter les factures que vous avez définies comme "archivées" Vous pouvez restaurer les factures à partir de cet onglet en cliquant sur la ou les cases et en cliquant sur le bouton Désarchiver.
Approuver les factures en attente
Il existe deux méthodes pour approuver les factures à partir de l'onglet Finance dans NinjaOne :
- Cochez la case située à côté de la colonne Numéro de la facture, puis cliquez sur Approuver.
Image 5 : Approuver une facture d'APS sur demande
- Cochez la case située à côté de la colonne Numéro de facture, puis cliquez sur Afficher. Vérifiez que les données sont correctes, puis cliquez sur Approuver dans le coin supérieur droit de la page.
Image 6 : Approuver une facture d'APS en mode visualisation
Exporter les factures et les données des postes individuels
Cette section explique comment exporter des factures ou des postes de facture. Pour en savoir plus sur l'onglet Factures → Exportation, reportez-vous à la section Gérer vos factures.
Vous pouvez filtrer et exporter les factures pertinentes et leurs postes sous forme de fichiers .csv. Cela vous permet d'importer les données dans des outils de comptabilité tiers et permet à NinjaOne PSA de fonctionner avec des outils de comptabilité qui ne sont pas encore directement pris en charge.
Ce que comprennent les données exportées
Tous les tableaux de facturation fourniront des données pour les éléments suivants :
- Accord
- Statut d’approbation
- ID de la facture
- Numéro de facture
- Date butoir
- Type de génération de facture
- Sous-total
- Date de début de la période de facturation
- Date de fin de la période de facturation
- Créé
- Dernière mise à jour
Les factures globales comportent une colonne supplémentaire pour le nom de l'organisation NinjaOne.
Les données relatives aux postes de la facture comprennent les éléments suivants :
- ID de la facture
- Numéro de facture
- Organisation
- Nom du produit
- Description
- Type de produit
- Imposable (oui ou non)
- Division ou monnaie
- Quantité
- Date de début de la période de facturation
- Date de fin de la période de facturation
- Prix unitaire
- Sous-total
Ressources supplémentaires
Consultez les ressources suivantes pour en savoir plus sur NinjaOne PSA :