NinjaOne PSA et QuickBooks : Questions fréquentes (FAQ)

Sujet

Cet article répond aux questions fréquemment posées concernant notre fonctionnalité NinjaOne Billing. Si vous souhaitez consulter la FAQ relative à l'utilisation des intégrations avec Billing, telles que QuickBooks, reportez-vous à la page Intégrations NinjaOne Billing : Foire aux questions.

Pour en savoir plus sur ce produit, consultez « NinjaOne Professional Services Automation (PSA) : Premiers pas avec NinjaOne PSA et QuickBooks ».

Si vous avez des questions auxquelles cet article ne répond pas ou si vous souhaitez suggérer des améliorations pour cette fonctionnalité, veuillez nous envoyer un e-mail à l'adresse [email protected]. 

Environnement

NinjaOne Billing

Index

Sélectionnez une question pour afficher la réponse.

• Qu'est-ce que le PSA ?
• Quels scénarios de facturation prenez-vous en charge ?
• Quels scénarios de facturation ne prenez-vous pas en charge ?
• Quelles fonctionnalités prévoyez-vous d'ajouter avant la mise en production ?
• Que signifient les différentes options de facturation ?
• Puis-je configurer le code fiscal d’un client au niveau du client ?
• Quel est le lien entre les saisies de temps et les factures ?
• À quoi sert le bouton « Envoyer » ?
• Comment fonctionne la validation des factures ?
• Comment puis-je supprimer des factures ?
• Les factures peuvent-elles être établies dans plusieurs devises ?
• Comment modifier des saisies de temps si elles sont erronées ?
• Puis-je modifier les lignes de commande qui apparaissent sur une facture ?

FAQ

Qu'est-ce que le PSA ?

PSA signifie « Professional Services Automation » (automatisation des services professionnels) ; il s’agit d’un moteur de facturation intégré à NinjaOne Ticketing et à d’autres produits afin d’automatiser la génération des factures. NinjaOne utilise le terme « PSA » pour désigner l’ensemble des fonctionnalités suivantes : gestion des tickets, documentation, gestion des actifs informatiques et facturation.

NinjaOne prend en charge la facturation automatisée basée sur les saisies de temps des tickets et le nombre d'appareils. Sinon, vous pouvez facturer manuellement les quantités définies pour la journée en cours.

Quels scénarios de facturation prenez-vous en charge ?

• Facturation à l’heure : facturation basée sur les heures travaillées pour un client.
• Services gérés incluant l’assistance: nous fournissons des contrats et présentons les travaux effectués.
• Facturation par appareil : nous prenons en charge la facturation par appareil pour les deux cas suivants :
  • Une facturation sous forme d’une seule ligne groupée par appareil.
  • Facturation sous forme de plusieurs lignes en fonction des groupes de recherche d'appareils, où vous pouvez ajouter plusieurs lignes par appareil en fonction de balises, de logiciels installés, de champs personnalisés ou de tout autre critère de filtrage disponible dans les groupes de recherche d'appareils.
• Facturation par utilisateur: nous prenons actuellement en charge la facturation par utilisateur, où les quantités sont mises à jour manuellement.
• Facturation d’autres éléments : nous prenons en charge la facturation d’autres éléments dans NinjaOne Billing en définissant manuellement les quantités.

Quels scénarios de facturation ne prenez-vous pas en charge ?

Nous ne prenons pas actuellement en charge la facturation par blocs d’heures, mais prévoyons d’introduire cette fonctionnalité dans une prochaine version.

Quelles fonctionnalités prévoyez-vous d’ajouter avant la mise en production ?

• Sélection du produit horaire lors de l’ajout de commentaires à un ticket.
• Le filtrage du statut des tickets sur les contrats permet de contrôler le moment où les saisies de temps doivent être facturées.
• Facturation des utilisateurs finaux : émettez des factures en fonction du nombre d’utilisateurs finaux dans NinjaOne.
• Facturation des sauvegardes NinjaOne : automatisation de la facturation des produits de sauvegarde NinjaOne.
• Facturation forfaitaire : émettez des factures pour un nombre d’heures inclus.
• Rapports de rentabilité : analysez la rentabilité de l’ensemble de votre clientèle.
• Prise en charge de devises supplémentaires. 
• Intégration avec Xero.
• API publique.

Que signifient les différentes options de facturation ?

Le tableau suivant présente les définitions de chaque option de facturation : 

Puis-je configurer le code fiscal d'un client au niveau du client ?

Actuellement, vous ne pouvez configurer les codes fiscaux qu’au niveau du contrat. Lorsque vous définissez le code fiscal sur « Aucun », l’outil de calcul automatique des codes fiscaux de QuickBooks sera utilisé s’il est activé.

Si nécessaire, il est également possible de remplacer les codes fiscaux au niveau du contrat. 

Quel est le lien entre les saisies de temps et les factures ?

Les saisies de temps sont liées aux factures via les contrats. Vous configurez les produits que vous souhaitez utiliser pour la facturation dans la section « Produits de saisie de temps » d’un contrat. Lorsqu’un ticket est créé, il se voit automatiquement attribuer le contrat de saisie de temps par défaut configuré par le client. À mesure que des saisies de temps sont ajoutées à ce ticket, elles suivent les règles de produit de saisie de temps configurées sur ce contrat afin de déterminer quel produit de saisie de temps utiliser.

À l’heure actuelle, nous prenons en charge la mise en correspondance des rôles de techniciens afin de déterminer quel produit est le mieux adapté. Vous pouvez remplacer le contrat associé à un ticket depuis le menu de gauche. Toutes les saisies de temps non facturées seront ajoutées lors de la génération d’une facture à partir de ce contrat.

À quoi sert le bouton « Envoyer » ?

Actuellement, le bouton « Envoyer » transmet les factures à QuickBooks Online. Il faut ensuite utiliser QuickBooks Online pour envoyer les factures par e-mail au bénéficiaire.

Les champs d’e-mail configurés dans l’accord sont renseignés automatiquement dans QuickBooks Online.

Comment fonctionne la validation des factures ?

À l’heure actuelle, les validations de factures vous permettent de vérifier les factures avant de les soumettre au bénéficiaire.

Le système enregistre les activités lorsque les factures passent d’un état configuré à un autre et prend en charge les alertes de notification. Par exemple, vous pouvez configurer une notification pour informer un membre du service financier qu’une facture a été approuvée et est prête à être envoyée vers QuickBooks Online.

Comment puis-je supprimer des factures ?

À l'heure actuelle, nous ne prenons en charge que l'archivage des factures, car celles-ci contiennent des informations de facturation critiques qui sont essentielles à la tenue précise des comptes. 

Les factures peuvent-elles être établies dans plusieurs devises ?

NinjaOne ne prend actuellement en charge que la facturation dans une seule devise. 

Comment puis-je modifier des saisies de temps si elles sont incorrectes ?

Vous pouvez modifier les saisies de temps depuis l'écran des saisies de temps globales ou de l'organisation tant qu'elles n'ont pas été ajoutées à une facture. Une fois ajoutées à une facture, elles ne peuvent plus être facturées à nouveau.

Vous pouvez les modifier sur un ticket en cliquant sur l'entrée de temps à côté d'un commentaire dans le fil d'activité.

Puis-je modifier les lignes de commande qui apparaissent sur une facture ?

À l'heure actuelle, il n'est pas possible de modifier la commande ou les articles figurant sur une facture. Cela changera lorsque nous ajouterons, dans une prochaine version, la possibilité de générer et d'envoyer des factures directement depuis NinjaOne Billing.