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NinjaOne Ticketing : gérez vos tickets

Contenu

Cet article décrit comment utiliser et gérer vos tickets dans NinjaOne. 

La plateforme NinjaOne est conforme à la loi HIPAA de 1996. Veuillez soumettre une demande à votre gestionnaire de compte pour un accord de partenariat commercial (BAA) signé. Il est recommandé de prendre des mesures de sécurité proactives, d'utiliser des serveurs SMTP (Simple Mail Transmission Protocol) pour transmettre les données des tickets et de veiller à ce que des protocoles suffisants soient en place pour maintenir la conformité HIPAA dans toutes les actions.

Environnement

NinjaOne Ticketing

Description

Cet article vous explique la fonction de chaque widget dans un ticket dans NinjaOne et comment interagir avec les tickets pour une gestion optimale. 

Vous souhaitez en savoir plus sur NinjaOne Ticketing ? Consultez notre bibliothèque vidéo.

Sélectionnez une catégorie pour en savoir plus : 

Terminologie utilisée dans cet article

En savoir plus sur la terminologie NinjaOne.

TermeDéfinition
CABFormat de fichier d'archive "Cabinet" pour Microsoft Windows qui stocke les fichiers compressés dans une bibliothèque de fichiers.
CSVLes fichiers de type "Comma-Separated Values" sont des fichiers en texte brut qui stockent les données sous forme de tableau, chaque ligne représentant une rangée et chaque valeur de la rangée étant séparée par une virgule.
DOCLe type de fichier "Document" pour Microsoft Word est utilisé pour divers types de documents écrits. 
DOCXLe type de fichier "Document" pour Microsoft Word, basé sur le format Microsoft Word Open XML. 
DOTModèle de fichier créé par Microsoft Word contenant des paramètres de document préformatés.
HTMLLe type de fichier "Hypertext Markup Language" est utilisé pour créer des pages web.
IDIdentifiant
JPEG et JPGLe type de fichier "Joint Photographic Experts Group" concerne les images numériques.
LOGLes fichiers de type "log" (journaux) sont générés automatiquement pour enregistrer les événements des logiciels et des systèmes d'exploitation.
ODSLe type de fichier "OpenDocument Spreadsheet" est une feuille de calcul open source qui stocke et met en forme les données en colonnes et en lignes.
PDFLe type de fichier "Portable Document Format" préserve la mise en forme dans un fichier en lecture seule. 
PNGLe type de fichier "Portable Network Graphics" est un fichier image raster qui prend en charge la compression des données sans perte et divers modes de couleur.
PPS et PPSXLe type de fichier "PowerPoint Show", développé par Microsoft PowerPoint, est un fichier qui s'ouvre directement en tant que diaporama plutôt qu'en mode d'édition.
PPT et PPTXPowerPoint est un programme de présentation développé par Microsoft.
RARRoshal Archive Compressed est un utilitaire d'archivage de fichiers compressés, développé par Eugene Roshal de win.rar GmbH.
RTFLe type de fichier "Rich Text Format (RTF)" prend en charge diverses options de style de police et d'images.
SLDXLe type de fichier de diapositives Open XML Microsoft PowerPoint utilisé pour stocker des diapositives individuelles.
SMTPProtocole simple de transfert de courrier
TARLe type de fichier "Tape Archive" regroupe plusieurs fichiers pour faciliter le stockage et le partage.
TXTFormat de fichier "Texte" contenant du texte brut sans formatage. 
VSD et VSDXLe type de fichier "Visio Drawing", développé par Microsoft Visio, une application de diagrammes et de graphiques vectoriels.
WBKLe type de fichier "Word Backup", créé par Microsoft Word, contient une copie de sauvegarde d'un document Word.
XLS et XLSXFichier "Excel" créé par Microsoft qui utilise un format de classeur qui stocke les données de calcul dans un format tableau.
XMLLe type de fichier "Extensible Markup Language" utilise des balises personnalisées pour décrire la structure et les fonctionnalités du document lors du stockage, de la transmission et de la reconstruction des données.
ZIPLe format ZIP est utilisé pour compresser des fichiers et réduire l'espace de stockage. 

Accéder aux tickets

Accédez à vos tickets depuis le panneau de navigation gauche de NinjaOne.

ticketing boards.png
Image 1 : Accéder à vos tableaux NinjaOne Ticketing

Lorsque vous ouvrez un ticket, le demandeur (la personne qui a soumis le ticket) reçoit automatiquement un e-mail de confirmation, comme indiqué ci-dessous. L'e-mail proviendra de l'alias de messagerie que vous avez défini lors de la NinjaOne Ticketing : paramétrage et configuration.

Dans la colonne Intégrité, un point d'exclamation (!) apparaît lorsqu'un ticket est étiqueté comme étant de priorité et de sévérité élevées. Une alerte en forme de triangle jaune health_alert_yellow__.pngs'affiche lorsque des alertes en cours sont liées au ticket. Pour en savoir plus sur la liaison de tickets, reportez-vous à la section Lier d'autres tickets dans un ticket, que nous aborderons plus tard dans cet article.

ticket health_exclamation.png
Image 3 : Exemple d'icône de statut du ticket

Sections de tickets : Vue d'ensemble

Lorsque vous ouvrez un ticket pour vous en occuper, de nombreux champs peuvent être modifiés. Le tableau suivant explique le but de chaque section.

ticket anatomy.png
Image 4 : Aperçu d'un ticket
SectionDescription
ADans le coin supérieur gauche du ticket, vous trouverez son nom et son numéro.
B
  • Vue d'ensemble : les principaux détails du ticket et la vue par défaut.
  • Tickets associés : associez un ticket à un autre ticket. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section ticket associé plus loin dans cet article.
  • Produits : ajoutez des produits nouveaux, existants ou hors catalogue au ticket. Cela peut inclure des demandes de matériel ou du travail facturé. Utilisez les filtres situés en haut du tableau pour rechercher des types de produits, des statuts ou des techniciens spécifiques.
    • Nouveau : créez les détails d'un nouveau produit.
    • Existant : sélectionnez les produits actifs que vous avez créés précédemment.
    • Hors catalogue : créez des détails pour un produit spécifique. Ces produits ne seront pas ajoutés à la liste de vos produits existants.  
C
  • Statut : sélectionnez un nouveau statut du ticket dans cette liste déroulante. Gérez les statuts des tickets dans AdministrationApplicationsInstalléNinjaOne TicketingStatut personnalisé.
  • Type : le type de ticket peut être sélectionné au moment de la création et vous pouvez modifier ces données à tout moment. Pour plus d'informations sur les types de tickets, reportez-vous à NinjaOne Ticketing : création et attribution.
  • Formulaire : le formulaire de ticket doit être sélectionné au moment de la création car chaque formulaire contient un ensemble configuré de champs qui guident le demandeur dans les informations à fournir en fonction du sujet.  Gérez les formulaires de ticket dans AdministrationApplicationsInstalléNinjaOne TicketingFormulaires.
D
  • Sélectionnez un modèle de réponse dans le menu déroulant ou créez-en un. Les modèles de réponse fournissent une réponse préenregistrée pouvant être utilisée comme réponse publique ou note privée. Le modèle de réponse peut effectuer une action telle que l'ajout de mentions ou la modification du statut. Gérez les modèles de réponse dans AdministrationApplicationsInstalléNinjaOne TicketingE-mailModèles.
    • Reportez-vous à la ligne H de ce tableau pour plus d'informations sur les réponses publiques et les notes privées.
  • Cliquez sur le bouton à trois points pour diviser, fusionner ou exporter les données du ticket. Pour plus d'informations, reportez-vous aux sections suivantes de cet article :
  • Publiez les modifications apportées au ticket. 
EAffichez la date, l'heure et la méthode de création du ticket. Le procédé de création peut comprendre des conditions déclenchées ou des demandes manuelles par un utilisateur final. Des détails supplémentaires sur la création de tickets, tels que les détails de condition, sont affichés dans la section Activité de ticket (J dans l'image 4). 
F

La section Demandeur contient des informations sur le terminal pour lequel le ticket a été créé. Cela inclut l'organisation concernée, l'emplacement, le demandeur et le nom de l'appareil. Lorsque ces informations sont fournies, vous pouvez cliquer sur les liens pour accéder au tableau de bord ou à la page de configuration du compte concerné. 
Si un appareil est associé au ticket, vous pouvez cliquer sur l'icône du bouton d'action pour exécuter des actions sur celui-ci.

Lors de la création ou de la mise à jour d'un ticket, lorsqu'une organisation est spécifiée pour le ticket, la liste des demandeurs reflète uniquement :

  • Les utilisateurs finaux qui appartiennent à cette organisation, ou à aucune organisation spécifique
  • Les contacts qui appartiennent à cette organisation, ou à aucune organisation spécifique.
  • Les techniciens qui ont les autorisations de gestion des tickets pour cette organisation
  • Appareil affecté (le cas échéant). Utilisez le bouton d'action situé à côté du nom de l'appareil pour afficher les options de gestion de l'appareil en fonction des autorisations utilisateur.
G

La section Détails vous permet d'ajouter le ou les destinataires, les niveaux de priorité et de sévérité, les étiquettes, les contacts et les formulaires de contrats de services si vous avez un outil PSA activé ou intégré à NinjaOne. Pour plus d'informations sur NinjaOne Billing, reportez-vous à NinjaOne Billing et QuickBooks.

Quand les techniciens visualisent un ticket sans destinataire, ils peuvent rapidement se l'attribuer en cliquant sur le bouton Me l'attribuer. Ce bouton n'est visible que lorsqu'il n'y a aucun destinataire. Vous pouvez cliquer sur le X à droite du nom du technicien actuel assigné au ticket pour le supprimer. Le bouton Me l'attribuer s'affichera sur la page du ticket. 
Utilisez le champ Personnes assignées supplémentaires pour ajouter plusieurs techniciens au ticket afin d'améliorer la visibilité et la collaboration.

H

La section de réponses permet aux techniciens de publier des réponses publiques et des notes privées. Le demandeur et les personnes en CC seront informés par e-mail des nouvelles réponses publiques (sauf si le demandeur de ticket a publié la réponse). Les réponses privées ne seront visibles que par le technicien. Pour plus d'informations, reportez-vous à NinjaOne Ticketing : scénarios de cas d'utilisation. Vous pouvez gérer les notifications par e-mail dans AdministrationApplicationsInstalléNinjaOne TicketingGénéralNotifications.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette section du ticket, reportez-vous à la section suivante de cet article : 

Le minuteur situé à droite de la fenêtre de réponse indique depuis combien de temps le ticket a été traité et démarre automatiquement ou peut être démarré manuellement, en fonction des paramètres généraux de gestion des tickets, que vous pouvez configurer dans AdministrationApplicationsInstalléNinjaOne TicketingGénéralParamètres. Ce minuteur peut être mis en pause, modifié ou réinitialisé à tout moment. Pour modifier ou réinitialiser le minuteur, cliquez sur le bouton à trois points situé à sa droite.

I

Les tickets récents sont des tickets ouverts qui partagent la même organisation, le même utilisateur, le même appareil ou le même emplacement. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section suivante de cet article : Tickets récents. Seuls les cinq tickets les plus récents sont affichés par défaut. Cliquez sur Afficher plus de tickets pour élargir la recherche.

Utilisez le menu déroulant ou cliquez sur Afficher plus de tickets pour consulter : 

  • Organisation : Affichez les autres tickets assignés à la même organisation.
  • Emplacement : Affichez les autres tickets assignés au même emplacement.
  • Utilisateur : Affichez les autres tickets soumis par le même utilisateur.
  • Appareil : Affichez les autres tickets assignés au même appareil.
J et K

Ce panneau affiche toutes les informations sur les modifications apportées au ticket ainsi que les réponses.

  • Filtrez par Type pour voir les réponses publiques, les notes privées, l'activité système ou toute combinaison de ces trois.
  • Utilisez l'option Trier par pour organiser la liste (plus récent ou plus ancien).

Tickets associés 

L'onglet Tickets associés vous permet de lier des tickets ou de les attribuer à un ticket parent (niveau supérieur). Cet onglet s'affiche après l'enregistrement d'un ticket nouvellement créé. Vous pouvez également utiliser cet onglet pour réattribuer les incidents liés à différents problèmes.

  • Ajouter un ticket associé : tout ticket peut être lié à un autre ticket. Vous pouvez lier plusieurs tickets à la fois. Après avoir lié un ticket, cliquez à nouveau sur le bouton pour en lier un autre. 
related tickets_add related ticket.png
Image 5 : Lier un ticket à un autre ticket
  • Assigner un ticket parent : sélectionnez un ticket à assigner en tant que parent (niveau supérieur). Vous ne pouvez assigner qu'un seul ticket comme ticket parent. Si vous assignez un ticket parent, puis cliquez à nouveau sur Assigner un ticket parent, tout ticket sélectionné remplacera celui choisi à l'origine.
related tickets_assign parent ticket.png
Image 6 : Assigner un ticket parent 
  • Supprimer un ticket associé : cochez la case du ticket associé, puis cliquez sur Supprimer. Vous ne pouvez supprimer qu'une seule relation à la fois. 
ticketing_remove related tikcet.png
Image 7 : Supprimer un ticket associé 
Si vous liez un ticket et que vous l'assignez plus tard comme ticket parent, cette assignation prendra le dessus et mettra à jour la relation (le cas échéant). L'étiquette "Parent" s'affiche à côté du statut du ticket. Une fois assigné comme parent, la relation de ticket parent ne peut pas être modifiée en un autre type de relation.

Lorsque vous établissez un lien vers un autre ticket ou que vous assignez un ticket parent, définissez la relation entre les tickets en sélectionnant une option dans le menu déroulant Relation entre les tickets. Si vous devez créer une nouvelle relation, vous pouvez le faire à partir de la page de configuration de NinjaOne Ticketing sous l'onglet PersonnaliséRelations si vous disposez des autorisations appropriées. Pour en savoir plus, consultez NinjaOne Ticketing : paramétrage et configuration.

related tickets_link_relationship.png
Image 8 : Ajouter une relation aux tickets liés

Réponses publiques et commentaires privés

Lorsque vous tapez le texte dans le champ (réponse publique ou note privée), le bouton Enregistrer situé dans le coin supérieur droit du ticket devient un bouton Publier. Si des modifications ont également été apportées à un champ modifiable, ces modifications seront publiées en même temps que la réponse ou la note.

  • NinjaOne vérifie automatiquement l'orthographe des réponses et des notes et souligne les mots mal orthographiés.
  • NinjaOne analyse les pièces jointes et déclenche une activité si des pièces jointes infectées ou suspectes sont détectées. Cette activité peut être configurée pour envoyer des notifications aux techniciens, un canal de notification, ou créer un ticket. Pour configurer cela, accédez à AdministrationGénéralActivités du système et activez les notifications pour l'activité "Pièce jointe suspecte".
  • Les techniciens peuvent mentionner d’autres techniciens dans les réponses aux tickets. Une notification par e-mail est automatiquement envoyée à ce technicien. Aucun e-mail ne sera envoyé si un technicien s'auto-mentionne.
    • Si un technicien choisit un autre technicien qui n’a pas accès à ce ticket, une icône et une infobulle s’affichent pour l’indiquer.
    • Si un technicien mentionné est supprimé de NinjaOne, une icône et une infobulle s'affichent pour l'indiquer.
  • Lorsque vous ajoutez une réponse publique à un ticket parent, vous pouvez publier la réponse dans tous les tickets liés.
    • Cette fonction n'est pas disponible pour les tickets qui ne sont pas désignés comme "parents".
    • Par défaut, toutes les relations liées sont sélectionnées lorsque la case est cochée. Vous pouvez supprimer des relations en cliquant sur le X. 
publish response to all child tickets.png
Image 9 : Publier la réponse dans tous les tickets enfants

Tickets récents

Lorsque vous créez ou visualisez un ticket, vous pouvez trouver un nouveau widget Tickets récents sur le côté droit du formulaire de ticket. Cela réduit les risques de création de doublons de tickets et permet de référencer les tickets associés. Les tickets récents utilisent les données sur un an avant la date actuelle et excluent les tickets supprimés.

Les icônes situées en haut du widget vous permettent d'afficher les tickets récemment créés par organisation, emplacement, utilisateur ou appareil.  Si le nombre de tickets dépasse l'espace disponible, un lien Afficher plus de tickets apparaît en bas du widget et ouvre un nouvel onglet préfiltré selon les données sélectionnées. 

Placez le curseur sur l'objet du ticket pour afficher un aperçu des données récentes de ticket.

recent ticket_preview.png
Image 10 : Voir les données de ticket récentes

Changer la taille des sections

Les autres fonctionnalités de l'éditeur de tickets incluent la possibilité d'agrandir ou de réduire la section Réponse ou Activité et d'agrandir la zone WYSIWYG. 

Pour modifier la largeur de la section, déplacez le curseur entre l'éditeur de réponses et la section Tickets récents jusqu'à ce qu'une ligne verticale bleue apparaisse. Cliquez dessus et faites-la glisser vers la gauche ou la droite, selon vos préférences.  

expand visibility on ticket.png
Image 11 : Changer la taille des sections de tickets (cliquez pour agrandir)

Pour modifier la taille de l'éditeur de réponses, placez le curseur sur le coin inférieur droit de la zone de texte. Lorsque le curseur devient une icône à double flèche, cliquez sur la boîte et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas, selon vos besoins.

Lier d'autres tickets dans un commentaire de ticket

Les techniciens disposant des autorisations appropriées peuvent utiliser le flux de réponses pour établir un lien avec d'autres tickets existants en utilisant le dièse (#) suivi du numéro de ticket. Cette méthode peut être utilisée pour les tickets sans incident ou problème pouvant être utilisés pour lier une enquête en cours ou faire référence à un flux de travail. 

link tickets.png
Image 12 : Créer un lien ou faire référence à des tickets 

Si le numéro de ticket est un format valide, il s'affiche sous forme de lien hypertexte dans le flux. Si le numéro n'a pas été saisi correctement, le lien hypertexte affichera une notification « Ticket introuvable ».

Fusionner, modifier et diviser des tickets multiples

Pour fusionner, modifier ou diviser un ticket, cochez une ou plusieurs cases à gauche du statut du ticket, puis sélectionnez une option en haut du tableau. Cliquez sur le bouton à trois points pour consulter les fonctions supplémentaires.

ticketing_merge edit details split.png
Image 13 : Fusionner, modifier ou diviser un ticket
Vous ne pouvez pas utiliser la fonction Diviser si plusieurs tickets sont sélectionnés.

Votre sélection peut nécessiter une action supplémentaire. Sélectionnez une option pour en savoir plus : 

Fusionner les tickets

Vous pouvez sélectionner plusieurs tickets à fusionner avec un ticket de destination. Le ticket de destination n'a pas besoin d'être l'un des tickets que vous avez sélectionnés dans le tableau. NinjaOne fusionne les réponses dans le ticket en fonction de l'ID du message si les tickets sont associés à la même organisation, empêchant ainsi la fusion des réponses provenant d'e-mails groupés. 

Les tickets parents et enfants ne peuvent pas être fusionnés.

Pour sélectionner une destination, choisissez une option dans le menu déroulant Destination de la fusion.

Vous pouvez éventuellement créer un message sur les tickets d'origine et de destination pour expliquer la raison de la fusion. Si vous ne cochez pas la case pour envoyer le message en tant que réponse publique, il s'affiche en tant que note privée. 

ticket merge destinate.png
Image 14 : Fusionner un ticket → Sélectionner une destination

Modifier les tickets

Configurez les critères souhaités et sélectionnez le bouton Mettre à jour pour enregistrer les paramètres. Les critères suivants peuvent être mis à jour lors de la modification d’un ticket :

  • Statut
  • Priorité
  • Destinataire
  • Sévérité
  • Mentions (ajouter ou supprimer)

Diviser un ticket

  1. Sélectionnez un ticket maximum pour utiliser cette fonction.
  2. Cliquez sur Diviser.
  3. Sélectionnez les données que vous souhaitez copier dans le nouveau ticket.
  4. Indiquez un nouvel objet et une nouvelle description du ticket, si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
    • Vous pouvez mentionner des techniciens lors de la division d'un ticket. Utilisez le symbole "@" dans le champ Description, puis saisissez le nom du technicien pour lancer un menu déroulant de sélection. Une fois qu'un technicien est mentionné dans le ticket, vous pouvez placer le curseur sur son nom d'utilisateur pour vérifier si l'utilisateur a été supprimé ou s'il n'a pas l'autorisation d'afficher le ticket. 
split ticket.png
Image 15 : Diviser un ticket → Configurer les détails du nouveau ticket

Résoudre un ticket

Pour résoudre un ticket comme étant "Terminé" dans NinjaOne, sélectionnez simplement le statut Résolu approprié dans le menu déroulant Statut du ticket. Si le ticket est désigné comme "parent" (niveau supérieur, avec des tickets associés), l'invite de confirmation vous informera que tous les tickets enfant associés seront également résolus. 

Vous ne pouvez pas résoudre un ticket parent et laisser ouverts les tickets enfant associés. Les tickets enfant ne peuvent pas être modifiés lorsque le ticket parent est résolu. 
ticketing_resolved status.png
Image 16 : Diviser un ticket → Configurer les détails du nouveau ticket

Supprimer et restaurer des tickets

Sélectionnez un sujet pour en savoir plus :

Supprimer un ticket 

Lors de la suppression manuelle des tickets, les techniciens reçoivent un avertissement. Les tickets supprimés seront conservés dans le tableau Tickets supprimés pendant les 30 jours suivants, après quoi ils seront définitivement supprimés.

Les tickets avec tickets enfants ne peuvent pas être supprimés.
  1. Sélectionnez le ticket à supprimer définitivement.
    • Supprimer du tableau :
      1. Sélectionnez un ou plusieurs tickets à supprimer en cochant leur case.
      2. Cliquez sur le bouton Supprimer en haut du tableau.
      3. Cliquez à nouveau sur Supprimer dans la fenêtre de confirmation.
    • Supprimer depuis le ticket ouvert :
      1. Cliquez sur le bouton à trois points dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer.
      2. Cliquez à nouveau sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle pour confirmer. 
        Le ticket est supprimé. 
delete ticket from within ticket.png
Image 17 : Suppression d'un ticket depuis le ticket

Supprimer un ticket de façon permanente 

  1. Ouvrez le tableau Tickets supprimés dans le panneau de navigation gauche (vous devrez peut-être sélectionner l'option Tout afficher pour afficher ce tableau).
  2. Sélectionnez un ou plusieurs tickets en cochant la case correspondante à gauche du nom du ticket.
  3. Cliquez sur le bouton Supprimer définitivement
delete ticket permanently.png
Image 18 : Suppression définitive d'un ticket

Restaurer un ticket

Vous ne pouvez pas restaurer les tickets de condition si le même appareil possède déjà des tickets de condition ouverts.
  1. Ouvrez le tableau Tickets supprimés dans le panneau de navigation gauche (vous devrez peut-être sélectionner l'option Tout afficher pour afficher ce tableau).
  2. Sélectionnez un ou plusieurs tickets en cochant la case correspondante à gauche du nom du ticket.
  3. Cliquez sur le bouton Restaurer
    Le ticket est restauré.

Exporter des tickets

Les heures affichées sur les feuilles de calcul des tickets exportés peuvent ne pas correspondre à celles affichées dans la console NinjaOne, car l'outil d'exportation extrait le fuseau horaire de l'utilisateur. Pour contrôler les données exportées pour les tickets, utilisez les filtres situés en haut du tableau de tickets ou cliquez sur Modifier le tableau pour ajouter ou supprimer des colonnes. Les données seront exportées dans un fichier CSV au format affiché dans la plateforme NinjaOne. 

Exporter plusieurs tickets

Vous pouvez exporter des tickets depuis n'importe quel tableau en cliquant sur l'icône d'exportation. Sélectionnez ensuite l'option appropriée dans le menu déroulant. 

export tickets.png
Image 19 : Exporter des tickets (cliquez pour agrandir)

Exporter un seul ticket

Vous pouvez utiliser le bouton à trois points superposés pour exporter les détails d'un ticket unique depuis n'importe quel ticket ouvert ou supprimé. Les données du ticket sont exportées dans un fichier CSV nommé d'après l'ID de ticket, y compris tous les champs et les commentaires publics et privés.

Ressources supplémentaires

Pour en savoir plus sur NinjaOne Ticketing, consultez  Catalogue des ressources de gestion des tickets.

FAQ

Pour aller plus loin