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Produkt- und Kontoimporte für Quotes

Thema

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre Kontocodes in NinjaOne importieren, um Quotes zu generieren.

Umgebung

Erstellen Sie Angebote und Vorschläge, bitten Sie Ihre Kunden um Genehmigung oder Freigabe und wandeln Sie diese anschließend in abrechnungsfähige Elemente um.

Sie müssen QuickBooks oder Xero in NinjaOne Billing integriert haben, um mit dem Import Ihrer Daten für Rechnungen zu beginnen. Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Abrechnungsintegrationen“ des NinjaOne Billing: Ressourcenkatalogs. 

Beschreibung

Index

Wählen Sie ein Thema aus, um fortzufahren:

Kontocodes importieren

Nach der Integration Ihres Buchhaltungstools können Sie Ihre Kontocodes hinzufügen.

  1. Klicken Sie in der NinjaOne-Abrechnungs-App auf „Konten “ und wählen Sie „Konten importieren “ oder „Kontencode hinzufügen“.
  2. Wenn Sie „Konten importieren“ auswählen, ruft NinjaOne eine Liste der Kontocodes von Ihrem QuickBooks- oder Xero-Konto ab. 
    1. Auswählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Code, den Sie importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf „Fortfahren“. 
    2. Auf der Seite „Überprüfung der Konten “ können Sie den Kontocode oder den Namen bearbeiten.

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Abbildung 1: Kontocode bearbeiten oder entfernen
  1. Klicken Sie auf „Importieren“, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Wenn Sie „Kontocode hinzufügen“ auswählen, müssen Sie einen neuen Kontocode und einen Namen erstellen.

Nach dem Import der Kontocodes können Sie Produkte von Ihrem Buchhaltungstool importieren. Lesen Sie dazu den folgenden Abschnitt.

Produkte importieren

Bevor Sie mit der Erstellung von Rechnungen über die Integration Ihres Buchhaltungsprogramms beginnen können, müssen Sie die Produkte importieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihre Steuerkennzeichen gemäß dem vorherigen Abschnitt importiert haben.

  1. Klicken Sie in der NinjaOne Billing-App auf „Produkte“ → „Aktiv“ und wählen Sie „Produkte importieren“ aus.
  2.  NinjaOne ruft eine Liste der Steuerkennzeichen von Ihrem QuickBooks- oder Xero-Konto ab. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen Produkten, die Sie importieren möchten, und klicken Sie auf „Fortfahren“.
  3. Wählen Sie auf der Seite „Produkte überprüfen“ das Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den Produktnamen, das Konto, die Menge, die Rechnungsdaten und die Berechtigungen zu aktualisieren.
    1. Wenn dem Produkt bei der Auswahl kein Kontocode zugeordnet ist, bearbeiten Sie das Produkt und wählen Sie den entsprechenden Kontocode aus dem Dropdown-Menü „Konto“ aus.

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Abbildung 2: Weisen Sie dem importierten Produkt einen Kontocode zu (zum Vergrößern anklicken)
  1. Wenn alle Daten für Ihre Produkte korrekt sind, klicken Sie auf „Importieren“.

NinjaOne fügt diese Produkte außerdem auf der Seite „Einstellungen“ der Integration im Abschnitt „Elemente“ hinzu.

Sie können jetzt Angebote für diese Produkte erstellen. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie den folgenden Abschnitt.

Quote generieren

Konfigurieren Sie die Angebotsnummerierung und fügen Sie den PDF-Dateien ein Logo, Absenderinformationen sowie einen Header und eine Fußzeile hinzu. Dieser Arbeitsablauf entspricht nahezu dem Abschnitt „Rechnungseinstellungen konfigurieren“ in NinjaOne Billing: Rechnungseinstellungen.

  1. Klicken Sie in der NinjaOne Billing-App auf „Quote“ → „Einstellungen“ und wählen Sie „Bearbeiten“ aus.
  2. Wenn der Schalter „Angebotsnummern automatisch generieren“ aktiviert ist, können Sie die nächste Angebotsnummer auswählen und optional ein Präfix und ein Suffix festlegen.
  3. Klicken Sie auf „Hochladen“, um ein benutzerdefiniertes Logo hinzuzufügen. Wenn Sie kein benutzerdefiniertes Logo hinzufügen, wird auf der Quote das NinjaOne-Logo angezeigt.
  4. Sie können die Absenderinformationen, wie z. B. den Unternehmensnamen und die Adresse, in das Angebot einschließen. Wenn Sie keine Daten in die Felder „Absendername“ oder „Absenderadresse“ eingeben, bleibt der entsprechende Bereich in der endgültigen Version leer.
  5. Verwenden Sie die HTML-Editoren für „Angebotskopf“ und „Angebotsfuß“, um optional einen Kopf- und Fußbereich für das Angebot zu erstellen. Sie können das Erscheinungsbild des Textes personalisieren, und im Vorschaumodus wird ein Beispiel der endgültigen Version angezeigt.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Sie können Ihr Angebot jetzt unter Verwendung der importierten Steuercodes und Produkte übermitteln. Mehr erfahren Sie im Abschnitt „Rechnung hinzufügen “ unter „NinjaOne Abrechnung: Rechnungseinstellungen“.

Quote hinzufügen

Erstellen Sie Angebote und Vorschläge, bitten Sie Ihre Kunden um Genehmigung oder Freigabe und wandeln Sie diese anschließend in abrechnungsfähige Elemente um.

Sie müssen QuickBooks oder Xero in NinjaOne Billing integriert haben, um mit dem Import Ihrer Daten für Rechnungen zu beginnen. Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Abrechnungsintegrationen“ unter „NinjaOne Billing: Ressourcenkatalog“. Sie müssen die Schritte befolgen, um Ihre Buchhaltungssteuercodes, Produkte und Angebotseinstellungen zur NinjaOne Billing-Anwendung hinzuzufügen.
  1. Klicken Sie unter „Finanzen“ → „Angebote “ → „Entwürfe “ auf „Angebot hinzufügen “ und wählen Sie „Neu erstellen“.

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Abbildung 3: Neu hinzufügen
  1. Die Angebotsnummer wird automatisch generiert. Wählen Sie die Organisation aus, die das Angebot erhalten soll, sowie den Ansprechpartner innerhalb dieser Organisation, der die E-Mail erhalten soll.
  2. Legen Sie ein Verfallsdatum für das Angebot fest. Dies ist der letzte Tag, an dem das Angebot akzeptiert oder eine Entscheidung getroffen werden kann.
  3. Optional können Sie der Anfrage einen Hinweis hinzufügen.
  4. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Produkte “. Auf dieser Seite können Sie neue Produkte erstellen oder bereits importierte Produkte hinzufügen. Informationen zum Hinzufügen neuer Produkte finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Produkte“. 
  5. Einstellen Sie die Preise und Mengen manuell und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
  6. Klicken Sie auf „Erstellen“.
Beim Erstellen einer Quote sollten die Produkttypen auf „Manuell“ gesetzt werden, damit die Daten unspezifisch bleiben.

Verwalten Sie Ihre Quoten

Nachdem Sie ein Angebot erstellt haben, können Sie es bearbeiten, klonen, in der Vorschau anzeigen, versenden, genehmigen oder ablehnen, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Angebotsnummer aktivieren.

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Abbildung 3: Verwalten Sie Ihre Quoten
Aktion Beschreibung
Bearbeiten Aktualisieren Sie die Details der Quote.
Klonen Erstellen Sie eine Kopie der Quote. Sie können die Details der Quote aktualisieren, bevor Sie die Kopie abschließen.
Vorschau Sehen Sie sich an, wie die Quote für den Empfänger aussehen wird. Über diese Aktion können Sie die Quote bearbeiten, ablehnen oder genehmigen.
Per E-Mail senden Senden Sie das Angebot an den ausgewählten Ansprechpartner. Um diese Aktion nutzen zu können, müssen Sie benutzerdefinierte SMTP-Server-Einstellungen für NinjaOne Ticketing konfiguriert und den Rechnungsversand in NinjaOne Abrechnung aktiviert haben.
Genehmigen Genehmigen Sie die Quote manuell.
Ablehnen Lehnen Sie die Quote manuell ab.

Wenn Sie oder der Empfänger das Angebot genehmigen oder ablehnen oder wenn es abläuft, wird es von der Seite „Ausstehend“ in den entsprechenden Abschnitt des Drop-down-Menüs verschoben.

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Abbildung 4: Alle Quotes anzeigen

Quote in Rechnung oder Vereinbarung umwandeln

Sie können ein genehmigtes Angebot in eine Rechnung oder eine Vereinbarung umwandeln.

  1. Wählen Sie unter „Finanzen“ → „Angebote“ → „Genehmigt“ das Kontrollkästchen neben einem genehmigten Angebot aus.
  2. Klicken Sie entweder auf „In Rechnung umwandeln “ oder auf „In Vereinbarung umwandeln“.
    1. In Rechnung umwandeln: Erstellen Sie eine einmalige Zahlung.
    2. In Vereinbarung umwandeln: Erstellen Sie einen Zahlungsplan. Verwenden Sie eine bestehende Vereinbarungsvorlage, um die Elemente abzugleichen. Die Produkte aus dem Angebot und der Vereinbarungsvorlage werden zusammengeführt. Für übereinstimmende Elemente gelten die Preise aus dem Angebot.

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Abbildung 5: Quote in eine Rechnung oder eine Vereinbarung umwandeln
  1. Wählen Sie bei beiden Optionen ein Steuerkennzeichen aus und legen Sie fest, ob die Rechnung Kreditkarten- oder ACH-Zahlungen akzeptiert. Wenn Sie aus dem Angebot eine Vereinbarung erstellen, finden Sie diese Einstellungen im Abschnitt „Integrationsdaten “.

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Abbildung 6: Die Quote in eine Vereinbarung umwandeln und die Daten für die Integrationen eingeben
  1. Klicken Sie auf „Umwandeln“.
  2. Wenn Sie eine Vereinbarung erstellen, müssen Sie deren individuelle Einstellungen konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne Abrechnung: Vertragsdienste “.

Sie können jetzt die Details zur Rechnung oder zur Vereinbarung über den entsprechenden Hyperlink in der Spalte anzeigen.

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Abbildung 7: Details zur Rechnung oder zur Vereinbarung anzeigen

Ein abgelaufenes Angebot erneuern

Wenn eine Quote abgelaufen ist und neu bewertet werden muss, können Sie dies von „Angebote“ → „Abgelaufen“ tun.

Zusätzliche Ressourcen

Unter „NinjaOne-Abrechnung: Ressourcenkatalog“ finden Sie alle verwandten Artikel.

FAQ

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