Thema
Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen für das Abrechnungstool von NinjaOne konfigurieren und verwalten.
Umgebung
NinjaOne Billing
Beschreibung
Mit NinjaOne Billing können Sie Verträge erstellen und verwalten, Rechnungen bearbeiten und genehmigen sowie Preise für Zeiteinträge neu berechnen.
NinjaOne erstellt keine Rechnung, wenn keine Einzelposten vorhanden sind oder die Menge der Einzelposten gleich Null ist. Der Abrechnungszeitraum für den Vertrag läuft weiter, ohne dass eine Rechnung erstellt wird.
Aktivieren Sie zunächst das Abrechnungstool von NinjaOne. Hier erfahren Sie, wie das geht: NinjaOne Billing: Erste Schritte mit Professional Services Automation (PSA).
Wählen Sie anschließend ein Thema aus, um mehr zu erfahren:
- Konfigurieren Sie Ihre Rechnungseinstellungen
- Verwalten Sie Ihre Rechnungen
- Ausstehende Rechnungen genehmigen
- Rechnungen und Einzelposten-Daten exportieren
- Weitere Ressourcen
Konfigurieren Sie Ihre Rechnungs-Einstellungen
Sobald Sie das NinjaOne-Abrechnungstool aktiviert haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten auf der Registerkarte „Rechnungseinstellungen“ konfigurieren.
Rechnungserstellung
Konfigurieren Sie die Rechnungsnummerierung und fügen Sie ein Logo, Absenderinformationen sowie Kopf- und Fußzeilen für PDF-Dateien hinzu.
- Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungserstellung “ auf „Bearbeiten “.
- Wenn der Schalter „Rechnungsnummern automatisch generieren“ aktiviert ist, können Sie die nächste Rechnungsnummer auswählen und optional ein Präfix und Suffix festlegen. Auch mit diesen Einstellungen können Sie Rechnungsnummern weiterhin manuell bearbeiten, solange die Rechnung nicht als abgeschlossen markiert ist.
- Klicken Sie auf „Hochladen“, um ein benutzerdefiniertes Logo hinzuzufügen. Wenn Sie kein benutzerdefiniertes Logo hinzufügen, wird auf der Rechnung das NinjaOne-Logo angezeigt.
- Sie können Absenderinformationen wie Firmenname und Adresse in die Rechnung aufnehmen. Wenn Sie keine Daten in die Felder „Absendername“ oder „Absenderadresse“ eingeben, bleibt der entsprechende Bereich in der endgültigen Version leer.
- Verwenden Sie die HTML-Editoren für „Rechnungskopf“ und „Rechnungsfuß“, um optional einen Kopf- und Fußbereich für die Rechnung zu erstellen. Sie können das Erscheinungsbild des Textes anpassen, und der Vorschaumodus zeigt Ihnen ein Beispiel der endgültigen Version an.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Vorlagen für Zeiteinträge
Im Abschnitt „Zeiterfassungsvorlagen“ auf der Registerkarte „Rechnungseinstellungen“ können Sie die Formatierung der Darstellung von Zeiterfassungspositionen auf Rechnungen steuern.
- Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungserstellung “ auf „Bearbeiten “.
- Wählen Sie Ihre Daten aus dem Dropdown-Menü „Platzhalter“ aus. Der Platzhalter wird in Ihrer Zwischenablage gespeichert.
- Klicken Sie entweder auf den Textblock „Öffentliche Zeiteintragung*“ oder „Private Zeiteintragung*“ und fügen Sie die Platzhalterdaten ein.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis der Zeiteintrag alle gewünschten Daten enthält.
Sie können die Platzhalterdaten innerhalb des Textfelds trennen, indem Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste drücken, um Absatzabstände zu erzeugen, oder indem Sie Kommas und andere Satzzeichen verwenden.
Verwalten Sie Ihre Rechnungen
Nach der Aktivierung bietet das NinjaOne-Abrechnungstool im Seitenleistenmenü die Registerkarte „Finanzen“, auf der Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen anzeigen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über die Registerkarte „Finanzen“ im Organisations-Dashboard ausführen.
Sobald Sie eine Rechnung aus einem Dienstleistungsvertrag generieren, sei es automatisch oder manuell, erscheint diese unter „Finanzen“ → „Rechnungen“. Die Rechnungen sind zusätzlich nach Status unterteilt.
| Rechnungsstatus | Details |
|---|---|
| Ausstehend | Bearbeiten, anzeigen, archivieren oder genehmigen Sie ausstehende Rechnungen. |
| Genehmigt | Archivieren, anzeigen, bearbeiten oder genehmigte Rechnungen versenden. Durch das Bearbeiten einer Rechnung können Sie die in Rechnung gestellten Produkte hinzufügen, entfernen oder bearbeiten sowie das Start- und Enddatum ändern. Klicken Sie auf „Senden“, um die Rechnung an den Zahlungsempfänger zu übermitteln. Der Eintrag wird auf der Registerkarte „Exportieren“ aktualisiert. |
| Export | Zeigen Sie Rechnungen an, die genehmigt und an den Zahlungsempfänger gesendet wurden. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, werden die Daten auf die Registerkarte „Abgeschlossen“ verschoben; wenn die Rechnung abgelehnt wird oder die Zahlung fehlschlägt, werden die Daten auf die Registerkarte „Fehlgeschlagen“ verschoben. |
| Abgeschlossen | Zeigen Sie bezahlte Rechnungen an und archivieren Sie sie. Die Daten sind nach Produkten aufgeschlüsselt, mit einer Zwischensumme am Ende der Tabelle. Die Spalten der Tabelle enthalten die gezahlten Steuern und die verwendete Währung. |
| Fehlgeschlagen | Zeigen Sie Rechnungen an, deren Synchronisierung mit QuickBooks Online fehlgeschlagen ist, und archivieren Sie diese. Die Spalte „Grund für den Fehler“ gibt den Grund an, warum die Synchronisierung der Rechnung fehlgeschlagen ist. Wählen Sie „Als ausstehend markieren“, um die Rechnung zurück auf die Registerkarte „Ausstehend“ zu verschieben, wo sie genehmigt und erneut versendet werden muss. |
| Archiviert | Zeigen Sie Rechnungen an, die Sie archiviert haben. Sie können Rechnungen von diesem Reiter wiederherstellen, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren und auf die Schaltfläche „Aus dem Archiv entfernen“ klicken. |
Ausstehende Rechnungen verwalten
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Rechnungsnummer, um eine Aktion für eine Rechnung durchzuführen.
| Rechnungsaktion | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Ändern Sie die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum sowie das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums, fügen Sie eine Notiz hinzu und fügen Sie Produkte hinzu, bearbeiten oder löschen Sie diese. |
| Vorschau | Überprüfen Sie die Rechnungsdetails. Im Vorschaumodus können Sie die Rechnung genehmigen, bearbeiten oder als PDF herunterladen. |
| Archiv | Verschieben Sie die Rechnung in den Bereich „Archiviert “. |
| Genehmigen | Markieren Sie die Rechnung als „Genehmigt“. |
Rechnungen und Einzelposten exportieren
In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Rechnungen oder Rechnungspositionen exportieren können. Wenn Sie mehr über die Registerkarte „Rechnungen → Exportieren “ erfahren möchten, lesen Sie den Abschnitt „Verwalten Sie Ihre Rechnungen“.
Sie können relevante Rechnungen und deren Einzelposten filtern und als CSV-Dateien (Comma-Separated Values) exportieren. Auf diese Weise können Sie Daten in Buchhaltungstools von Drittanbietern importieren und NinjaOne Billing mit Buchhaltungstools nutzen, die noch nicht direkt unterstützt werden.
Alle exportierten Rechnungen enthalten die folgenden Daten:
- Vertrag
- Genehmigungsstatus
- Rechnungs-ID
- Rechnungsnummer
- Fälligkeitsdatum
- Art der Rechnungserstellung
- Zwischensumme
- Startdatum des Abrechnungszeitraums
- Enddatum des Abrechnungszeitraums
- Erstellt
- Zuletzt aktualisiert
Globale Rechnungen enthalten eine zusätzliche Spalte für den Namen der NinjaOne-Organisation.
Die Daten der Rechnungspositionen umfassen Folgendes:
- Rechnungs-ID
- Rechnungsnummer
- Organisation
- Produktname
- Beschreibung
- Produkttyp
- Steuerpflichtig (ja oder nein)
- Abteilung oder Währung
- Menge
- Startdatum des Abrechnungszeitraums
- Enddatum des Abrechnungszeitraums
- Einheitspreis
- Zwischensumme
Weitere Ressourcen
Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Ressourcenkatalog“, wo Sie alle zugehörigen Artikel einsehen können.