Thema
Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen für NinjaOne's Professional Services Automation (PSA) erstellen und verwalten können.
Umgebung
NinjaOne PSA
Beschreibung
Mit dem NinjaOne PSA-Tool können Sie Verträge erstellen und verwalten, Rechnungen einsehen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen.
Aktivieren Sie zunächst das PSA-Tool von NinjaOne. Hier erfahren Sie, wie es geht: Aktivieren Sie NinjaOne PSA und QuickBooks.
Wählen Sie dann eine Kategorie aus, um mehr zu erfahren:
- Rechnungen konfigurieren
- Verwalten Sie Ihre Rechnungen
- Ausstehende Rechnungen genehmigen
- Rechnungen und Positionsdaten exportieren
- Zusätzliche Ressourcen
Rechnungen konfigurieren
Sobald das NinjaOne PSA-Tool aktiviert ist, können Sie Ihre Rechnungsdaten konfigurieren.
- Bearbeiten Sie die Einstellungen für die Erzeugung von Rechnungsnummern, um automatisch Rechnungsnummern mit Präfixen oder Suffixen zu erzeugen. Wenn die Rechnungsnummerierung aktiviert ist, können Sie Rechnungsnummern bearbeiten, wenn die Rechnung nicht als vollständig markiert ist.
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Rechnungen bearbeiten, um zu steuern, wie Zeitbuchungsposten auf Rechnungen angezeigt werden. Auf diese Weise können Sie Informationen in dem von Ihnen bevorzugten Format darstellen.
- Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Platzhalter, um Daten in die Zwischenablage zu kopieren. Fügen Sie dann die Daten entweder in das Textfeld für die öffentliche oder die private Zeiteingabe ein.
- Dieses Tool funktioniert ähnlich wie die Ticketing-E-Mail-Automatisierung in NinjaOne.
1. Screenshot: NinjaOne PSA App Konfigurationsseite → Allgemein → Rechnungen bearbeiten
Verwalten Sie Ihre Rechnungen
Nach der Aktivierung bietet das NinjaOne PSA-Tool eine Registerkarte Finanzen im linken Navigationsbereich, auf der Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen einsehen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über die Registerkarte Finanzen auf dem Dashboard der Organisation durchführen.
2. Screenshot: NinjaOne Registerkarte Finanzen
Sobald eine Rechnung aus einer Dienstleistungsvereinbarung erstellt wurde, entweder automatisch oder manuell, wird sie im Abschnitt Rechnungen unter Finanzen angezeigt. Die Rechnungen werden weiter nach ihrem Status getrennt.
3. Screenshot: NinjaOne Finance → Rechnungen → Registerkartenoptionen
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Ausstehend: Bearbeiten, anzeigen, archivieren oder genehmigen Sie ausstehende Rechnungen. Die genehmigten Rechnungen werden dem Zahlungsempfänger zugesandt.
- Wenn Sie die Rechnung genehmigen, wird sie auf der Registerkarte Genehmigt angezeigt.
4. Screenshot: NinjaOne Finance → Rechnungen → Invoice Aktionen
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Genehmigt: Genehmigte Rechnungen archivieren, anzeigen, bearbeiten oder versenden.
- Bei der Bearbeitung einer Rechnung können Sie die in Rechnung gestellten Produkte hinzufügen, entfernen oder bearbeiten und das Anfangs- und Enddatum ändern.
- Klicken Sie auf Senden , um die Rechnung an den Zahlungsempfänger zu übermitteln. Durch den Eintrag wird die Registerkarte Exportieren aktualisiert.
- Exportieren: Zeigen Sie Rechnungen an, die bereits genehmigt und an den Zahlungsempfänger gesendet wurden. Wenn die Rechnung bezahlt wird, werden die Daten auf die Registerkarte " Vollständig" verschoben; wenn die Rechnung abgelehnt wird oder die Zahlung fehlschlägt, werden die Daten unter auf die Registerkarte " Fehlgeschlagen" verschoben.
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Vollständig: Bezahlte Rechnungen anzeigen und archivieren.
- Die Ansichtsdaten sind nach Produkten aufgeschlüsselt und die Zwischensumme wird am Ende berechnet.
- Die Daten in der Tabellenspalte enthalten die gezahlten Steuern und die verwendete Währung.
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Gescheitert: Anzeigen und Archivieren von Rechnungen, die nicht mit QuickBooks Online synchronisiert werden konnten.
- In der Spalte Fehlerursache wird angegeben, warum die Rechnung nicht synchronisiert werden konnte. Wenden Sie sich bitte an den Support, um festzustellen, warum die Synchronisierung fehlgeschlagen ist.
- Bei der Einstellung "Ausstehend" werden die Daten zurück auf die Registerkarte " Ausstehend" verschoben und müssen erneut genehmigt und gesendet werden.
- Archiviert: Rechnungen anzeigen, die Sie als "archiviert" gekennzeichnet haben Sie können die Rechnungen auf dieser Registerkarte wiederherstellen, indem Sie auf das/die Kästchen und dann auf die Schaltfläche Archivierung aufheben klicken.
Ausstehende Rechnungen genehmigen
Es gibt zwei Methoden zur Genehmigung von Rechnungen auf der Registerkarte Finanzen in NinjaOne:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Rechnungsnummer und klicken Sie dann auf Genehmigen.
5. Screenshot: Eine PSA-Rechnung auf Anfrage genehmigen
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte Rechnungsnummer und klicken Sie dann auf Anzeigen. Überprüfen Sie die Daten auf ihre Richtigkeit, und klicken Sie dann oben rechts auf der Seite auf Genehmigen.
6. Screenshot: Genehmigen Sie eine PSA-Rechnung im Ansichtsmodus
Rechnungen und Positionsdaten exportieren
In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Rechnungen oder Rechnungspositionen exportieren können. Wenn Sie mehr über die Registerkarte Rechnungen → Exportieren erfahren möchten, lesen Sie den Abschnitt Verwalten Sie Ihre Rechnungen.
Sie können relevante Rechnungen und deren Positionen filtern und als .csv-Dateien exportieren. Dadurch können Sie die Daten in Buchhaltungsprogramme von Drittanbietern importieren und NinjaOne PSA kann mit Buchhaltungsprogrammen arbeiten, die noch nicht direkt unterstützt werden.
Was die exportierten Daten enthalten
Alle Rechnungstabellen enthalten Daten für die folgenden Punkte:
- Vereinbarung
- Genehmigungsstatus
- Rechnungs-ID
- Rechnungsnummer
- Fälligkeitsdatum
- Art der Rechnungserstellung
- Zwischensumme
- Datum des Beginns des Abrechnungszeitraums
- Enddatum des Abrechnungszeitraums
- Erstellt
- Zuletzt aktualisiert
Globale Rechnungen enthalten eine zusätzliche Spalte für den Namen der NinjaOne-Organisation.
Die Daten der Rechnungspositionen umfassen Folgendes:
- Rechnungs-ID
- Rechnungsnummer
- Organisation
- Name des Produkts
- Beschreibung
- Produkttyp
- Steuerpflichtig (ja oder nein)
- Division oder Währung
- Menge
- Datum des Beginns des Abrechnungszeitraums
- Enddatum des Abrechnungszeitraums
- Preis pro Einheit
- Zwischensumme
Zusätzliche Ressourcen
In den folgenden Quellen erfahren Sie mehr über NinjaOne PSA: