Thema
Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen für das Abrechnungstool von NinjaOne erstellen und verwalten.
Umgebung
NinjaOne Billing
Beschreibung
Mit dem NinjaOne-Abrechnungstool können Sie Verträge erstellen und verwalten, Rechnungen einsehen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen.
Aktivieren Sie zunächst das Abrechnungstool von NinjaOne. Hier erfahren Sie, wie das geht: NinjaOne Billing: Erste Schritte mit Professional Services Automation (PSA).
Wählen Sie anschließend eine Kategorie aus, um mehr zu erfahren:
- Rechnungen konfigurieren
- Rechnungen verwalten
- Ausstehende Rechnungen genehmigen
- Rechnungen und Einzelposten-Daten exportieren
- Weitere Ressourcen
Rechnungen konfigurieren
Sobald Sie das NinjaOne-Abrechnungstool aktiviert haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten konfigurieren.
- Bearbeiten Sie die Einstellungen zur Rechnungsnummerngenerierung, um Rechnungsnummern automatisch mit Präfixen oder Suffixen zu generieren. Wenn die Rechnungsnummerierung aktiviert ist, können Sie Rechnungsnummern bearbeiten, solange die Rechnung nicht als abgeschlossen markiert ist.
- Bearbeiten Sie Rechnungen, um zu steuern, wie Zeiteinträge auf Rechnungen angezeigt werden. So können Sie Informationen in dem von Ihnen bevorzugten Format darstellen.
- Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü „Platzhalter“ aus, um Daten in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Fügen Sie die Daten anschließend entweder in das öffentliche oder private Zeiterfassungsfeld ein.
- Dieses Tool funktioniert ähnlich wie die E-Mail-Automatisierung für Tickets in NinjaOne. Weitere Informationen finden Sie unter NinjaOne Ticketing: Automatisierung.
Verwalten Sie Ihre Rechnungen
Nach der Aktivierung bietet das NinjaOne-Abrechnungstool im linken Navigationsbereich die Registerkarte „Finanzen“, auf der Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen anzeigen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über die Registerkarte „Finanzen“ im Organisations-Dashboard ausführen.
Sobald eine Rechnung aus einem Servicevertrag erstellt wurde – entweder automatisch oder manuell –, wird sie im Abschnitt „Rechnungen“ unter „Finanzen“ angezeigt. Die Rechnungen werden je nach Status weiter unterteilt.
- Ausstehend: Bearbeiten , anzeigen, archivieren oder genehmigen Sie ausstehende Rechnungen. Genehmigte Rechnungen werden an den Zahlungsempfänger gesendet.
- Durch das Genehmigen der Rechnung wird diese auf die Registerkarte „Genehmigt“ verschoben.
- Genehmigt: Archivieren , anzeigen, bearbeiten oder versenden Sie genehmigte Rechnungen.
- Durch das Bearbeiten einer Rechnung können Sie die in Rechnung gestellten Produkte hinzufügen, entfernen oder bearbeiten sowie das Start- und Enddatum ändern.
- Klicken Sie auf „Senden“, um die Rechnung an den Zahlungsempfänger zu übermitteln. Der Eintrag wird auf der Registerkarte „Export“ aktualisiert.
- Exportieren: Zeigen Sie Rechnungenan , die genehmigt und an den Zahlungsempfänger gesendet wurden. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, werden die Daten in den Reiter „Abgeschlossen“ verschoben; wenn die Rechnung abgelehnt wird oder die Zahlung fehlschlägt, werden die Daten in den Reiter „Fehlgeschlagen“ verschoben.
- Abgeschlossen: Zeigen Sie bezahlte Rechnungen an und archivieren Sie sie.
- Die Daten werden pro Produkt aufgeschlüsselt angezeigt, wobei unten eine Zwischensumme berechnet wird.
- Die Daten in den Tabellenspalten umfassen gezahlte Steuern und die verwendete Währung.
- Fehlgeschlagen: Anzeigen und Archivieren von Rechnungen, deren Synchronisierung mit QuickBooks Online fehlgeschlagen ist.
- Die Spalte „Grund für den Fehler“ gibt den Grund an, warum die Synchronisierung der Rechnung fehlgeschlagen ist. Bitte wenden Sie sich an den Support, um festzustellen, warum die Synchronisierung fehlgeschlagen ist.
- Mit „Als ausstehend markieren“ werden die Daten zurück auf die Registerkarte „Ausstehend“ verschoben, wo sie genehmigt und erneut gesendet werden müssen.
- Archiviert: Zeigen Sie Rechnungenan , die Sie als „Archiviert“ markiert haben. Sie können Rechnungen von diesem Reiter wiederherstellen, indem Sie die Kontrollkästchen aktivieren und auf die Schaltfläche „Aus dem Archiv entfernen“ klicken.
Ausstehende Rechnungen genehmigen
Es gibt zwei Methoden, um Rechnungen über die Registerkarte „Finanzen“ in NinjaOne zu genehmigen:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte „Rechnungsnummer “ und klicken Sie dann auf „Genehmigen“.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Spalte „Rechnungsnummer “ und klicken Sie dann auf „Anzeigen“. Überprüfen Sie die Daten auf ihre Richtigkeit und klicken Sie anschließend auf „Genehmigen“.
Rechnungen und Einzelposten exportieren
In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie Rechnungen oder Rechnungspositionen exportieren. Wenn Sie mehr über die Registerkarte „Rechnungen → Exportieren “ erfahren möchten, lesen Sie den Abschnitt „Verwalten Ihrer Rechnungen“.
Sie können relevante Rechnungen und deren Einzelposten filtern und als CSV-Dateien exportieren. Auf diese Weise können Sie Daten in Buchhaltungstools von Drittanbietern importieren und NinjaOne Billing mit Buchhaltungstools nutzen, die noch nicht direkt unterstützt werden.
Was die exportierten Daten enthalten
Alle Rechnungs-Tabellen enthalten Daten zu folgenden Punkten:
- Vertrag
- Genehmigungsstatus
- Rechnungs-ID
- Rechnungsnummer
- Fälligkeitsdatum
- Art der Rechnungserstellung
- Zwischensumme
- Startdatum des Abrechnungszeitraums
- Enddatum des Abrechnungszeitraums
- Erstellt
- Zuletzt aktualisiert
Globale Rechnungen enthalten eine zusätzliche Spalte für den Namen der NinjaOne-Organisation.
Die Daten der Rechnungspositionen umfassen Folgendes:
- Rechnungs-ID
- Rechnungsnummer
- Organisation
- Produktname
- Beschreibung
- Produkttyp
- Steuerpflichtig (ja oder nein)
- Währung
- Menge
- Startdatum des Abrechnungszeitraums
- Enddatum des Abrechnungszeitraums
- Einzelpreis
- Zwischensumme
Weitere Ressourcen
Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Ressourcenkatalog“, wo Sie alle zugehörigen Artikel einsehen können.