Thema
Dieser Artikel beschreibt die Verwendung des Tools „Apps & Services“ in der Dokumentationsfunktion von NinjaOne.
Umgebung
NinjaOne-Dokumentation
Beschreibung
Mit dem Tool „Apps & Services“ können Sie Dokumente für jede Ihrer Organisationen verwalten. Verwenden Sie dieses Tool, um Vorlagen zu erstellen und zu verwalten sowie Dokumente auf dem Organisations-Dashboard hinzuzufügen oder anzuzeigen.
Möchten Sie mehr über die NinjaOne-Dokumentation erfahren? Schauen Sie sich unsere Videobibliothekan .
Wählen Sie eine Kategorie aus, um mehr zu erfahren:
Eine Dokumentvorlage erstellen
Bevor Sie Dokumente zur Registerkarte „Apps & Services“ auf dem Organisations-Dashboard hinzufügen können, müssen Sie auf der Konfigurationsseite der NinjaOne-Dokumentation eine Dokumentvorlage erstellen. Vorlagen können bestimmte benutzerdefinierte Felder enthalten, die von Technikern ausgefüllt werden müssen, oder als Ordner zum Hochladen von Dateien dienen.
- Navigieren Sie zu „Administration“ → „Apps“ → „Installiert“ → „NinjaOne Documentation“. Die Registerkarte „Dokumentation “ ist standardmäßig geöffnet.
- Klicken Sie auf „Vorlagen verwalten“.
Abbildung 1: App „Dokumentationskonfiguration“ → Vorlagen verwalten (zum Vergrößern anklicken)
- Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü aus. Anweisungen zu Ihrer Auswahl finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Abbildung 2: App zur Dokumentationskonfiguration → Vorlagenaktionen (zum Vergrößern anklicken)
Vorlage hinzufügen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Dokumentationsvorlage zu erstellen.
- Klicken Sie auf „Vorlagen verwalten “ und wählen Sie „Vorlage hinzufügen“.
- Verwenden Sie die Registerkarten im Konfigurationsdialog, um die Einstellungen anzupassen. Eine Beschreibung dieser Einstellungen finden Sie in der Tabelle im folgenden Abschnitt.
- Klicken Sie auf „Erstellen“.
Vorlagenkonfigurationen
Beim Erstellen oder Anzeigen von Dokumenten auf dem Dashboard einer Organisation fallen Ihnen möglicherweise unterschiedliche Dokumentensymbole oder Optionen auf. Dieser Abschnitt enthält Beispiele für die Vorlagenkonfigurationen.
| Option für benutzerdefinierte Felder | Beschreibung oder Beispiel |
|---|---|
| Seitenliste = ja | Sie können dieser Vorlage mehrere Dokumente hinzufügen. Diese Vorlagen erkennen Sie in einer Organisation an dem Symbol links neben dem Vorlagennamen (anstelle des Papiersymbols wird ein Ordnersymbol angezeigt). Wenn Sie diese Option auswählen, erscheint ein neues Kontrollkästchen, mit dem Sie die Beschreibung in der Tabellenansicht anzeigen können. |
| Seitenliste = nein | Diese Vorlage fungiert als einzelnes Dokument. Diese Vorlagen erkennen Sie in einer Organisation an dem Symbol links neben dem Vorlagennamen (anstelle eines Ordnersymbols wird ein Papiersymbol angezeigt). |
| Erforderlich | Die Vorlage zeigt ein Symbol und die Kennzeichnung „Erforderlich“ an, und die Eingabe der Daten ist obligatorisch. |
| UI-Elemente | UI-Elemente fügen einer Dokumentvorlage einen Titel, eine Beschreibung oder ein Trennzeichen (Zeilenumbruch) hinzu. Sie können so viele hinzufügen, wie Sie benötigen, um Ihre Vorlage anzupassen. |
| Details | Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld zu einer Vorlage hinzufügen, können Sie auf der Registerkarte „Details“ Folgendes konfigurieren:
|
Vorlagen aus der Bibliothek importieren
NinjaOne stellt mehrere Standardvorlagen zur Verfügung, die Sie zum Importieren Ihrer Dokumente verwenden können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Vorlage zu importieren.
- Klicken Sie auf „Vorlagen verwalten “ und wählen Sie „Vorlagen aus der Bibliothek importieren“.
- Aktivieren Sie im Dialogfeld „Standardvorlagen“ alle Kontrollkästchen der Vorlagen, die Sie verwenden möchten.
- Um die Standardvorlage zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile, klicken Sie auf das Aktionsmenü und wählen Sie „Bearbeiten“ aus. Das Dialogfeld „Dokumentvorlage erstellen“ wird angezeigt, in dem Sie die Einstellungen wie bei einer neuen benutzerdefinierten Vorlage konfigurieren können. Anweisungen hierzu finden Sie im vorherigen Abschnitt dieses Artikels unter „Vorlage hinzufügen“.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Dokumente aus CSV importieren
Verwenden Sie einen Import-Assistenten, um mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen.
- Klicken Sie auf „Vorlagen verwalten“ und wählen Sie „Dokument(e) aus CSV importieren“ aus.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Dokumentvorlage“ eine benutzerdefinierte oder Standardvorlage aus.
- Klicken Sie auf „CSV-Datei herunterladen“ und öffnen Sie anschließend die Tabelle auf Ihrem Computer.
- Geben Sie nach bestem Wissen und Gewissen Daten in alle Spalten ein. Beachten Sie, dass die folgenden Angaben erforderlich sind:
- Name der Organisation: Wenn Sie nicht den genauen Namen der Organisation eingeben, kann der Import-Assistent das Dokument keinem Dashboard zuordnen.
- Dokumentname: Der Name muss mit einem auf Ihrem Computer vorhandenen Dokument übereinstimmen, andernfalls zeigt der Import-Assistent eine Fehlermeldung an und lässt den Import nicht zu.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
- Wenn die erforderlichen Informationen vorhanden sind, klicken Sie auf „Importieren“. Sind die erforderlichen Informationen nicht vorhanden, ist diese Schaltfläche nicht aktiv und in der betroffenen Spalte wird ein Fehlersymbol angezeigt.
So verwenden Sie „Apps und Dienste“
Verwenden Sie die Registerkarte „Dokumentation → Apps & Dienste“, um Ihre Dokumentvorlagen zu verwalten. Informationen zum Hinzufügen von Dokumentation über das WYSIWYG-Feld oder zum Hochladen von Dateien finden Sie in der NinjaOne-Dokumentation: Knowledge-Base-Funktion.
Navigieren im Menü „Apps & Dienste“
Verwenden Sie die folgende Tabelle zusammen mit Abbildung 5, um mehr über die Symbole und Menüoptionen in „Apps & Dienste“ zu erfahren.
| Nummer | Zweck oder Definition |
|---|---|
| 1 | Ändern Sie die Größe der Seitenleiste von „Apps & Dienste “. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Bereich, klicken Sie und ziehen Sie ihn nach links oder rechts. |
| 2 | Archivierte oder unvollständige Dokumentation anzeigen. Bei archivierter Dokumentation wird neben dem Vorlagennamen ein Papierkorbsymbol angezeigt. |
| 3 | Suchen Sie nach einer Vorlage anhand ihres Namens. |
| 4 | Diese Zahl gibt an, wie viele Dokumente in die Vorlage „Seitenliste“ hochgeladen wurden. |
| 5 | Dieses Symbol zeigt an, dass das Element erforderlich und unvollständig ist. |
| 6 | Diese Symbole kennzeichnen den Vorlagentyp. |
Dokument hinzufügen (Seitenliste)
Eine „Seitenliste“-Vorlage fungiert als Ordner, in den Techniker mehrere Dokumente hochladen können. Um ein Dokument zu einer „Seitenliste“-Vorlage hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus.
- Navigieren Sie im System-Dashboard zu einer Organisation; öffnen Sie das Dropdown-Menü „Dokumentation“ und wählen Sie „Apps & Dienste“ aus.
Abbildung 6: Auf die Dokumentation zu „Apps & Services“ zugreifen (zum Vergrößern anklicken)
- Wählen Sie eine der Vorlagen in der Seitenleiste „Apps & Dienste“ aus.
- Klicken Sie auf „Dokument hinzufügen“.
Abbildung 7: Dokumentation zu „Neue Seitenliste hinzufügen“ unter „Apps & Dienste“ (zum Vergrößern anklicken)
Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun die für diese Vorlage konfigurierten benutzerdefinierten Felder an.
- Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.
Abbildung 8: Neue „Apps & Services“-Dokumentation hinzufügen → Erstellen (zum Vergrößern anklicken)
Ihr Dokument wird im Vorlagenordner angezeigt. Klicken Sie auf den Titel, um die Felder zu bearbeiten, oder bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf das Aktionsmenü, um weitere Optionen anzuzeigen. Bei Vorlagen für Seitenlisten können Sie auf „Dokument hinzufügen“ klicken, um mehrere Dokumente zu erstellen.
Abbildung 9: Aktionen in der Dokumentation zu„Apps & Services“ (zum Vergrößern anklicken)
Dokument zu einem Organisations-Dashboard hinzufügen (einzelne Seite)
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein einseitiges Dokument hinzuzufügen.
- Wählen Sie eine Vorlage aus, die nicht über die Option „Seitenliste“ verfügt, und klicken Sie dann auf das Bearbeitungssymbol.
Abbildung 10: Neue Dokumentation zu „Apps & Services“ hinzufügen (zum Vergrößern anklicken)
- Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.
Ihre Daten werden auf der Seite angezeigt. Um die Daten zu ändern, klicken Sie erneut auf das Bearbeitungssymbol. Sie können weitere Aktionen anzeigen, indem Sie auf das Aktionsmenü klicken.
Abbildung 11: Aktionen für die Dokumentation zu „Apps & Dienste“ (zum Vergrößern anklicken)
Dokumente in der Seitenliste verwalten
Nachdem Sie ein Dokument zu einer „Liste der Seiten“-Vorlage hinzugefügt haben, können Sie verschiedene Aktionen ausführen, wie in der folgenden Tabelle und in Abbildung 10 beschrieben.
| Nummer | Zweck oder Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Vorlage bearbeiten |
| 2 | Archivierte Inhalte ausblenden oder anzeigen. |
| 3 | Verwalten Sie die Datentabelle. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Symbole, um deren Funktion anzuzeigen. |
| 4 | Bearbeiten, exportieren oder archivieren Sie das Dokument. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um die gewünschte Option auszuwählen. |
Einzelseitige Dokumente verwalten
Nachdem Sie ein Dokument zu einer „List of Pages“-Vorlage hinzugefügt haben, können Sie verschiedene Aktionen ausführen, wie in der folgenden Tabelle und in Abbildung 11 beschrieben.
| Nummer | Zweck oder Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Speichern Sie das Dokument in Ihrer Favoritenliste . Um es aus Ihrer Favoritenliste zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Symbol. |
| 2 | Je nach Typ des benutzerdefinierten Feldes können Sie auf die Daten klicken, um zum entsprechenden Geräte- oder Organisations-Dashboard zu navigieren. |
| 3 | Fügen Sie zugehörige Elemente hinzu oder zeigen Sie diese an. Weitere Informationen finden Sie in der NinjaOne-Dokumentation unter „Gerätenotizen und zugehörige Elemente“. |
| 4 | Die angezeigten Daten zusammenfassen oder erweitern. |
| 5 | Bearbeiten Sie das Dokument oder fügen Sie Daten hinzu. |
| 6 | Exportieren Sie das Dokument, zeigen Sie den Versionsverlauf an, bearbeiten Sie die Vorlage oder archivieren Sie das Dokument. |
Ein Dokument zu den Favoriten hinzufügen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Dokument zu speichern. Weitere Informationen zu den Favoriten finden Sie unter „NinjaOne-Plattform: Anzeigen von zuletzt aufgerufenen, als Favorit markierten oder gespeicherten Inhalten“.
- Navigieren Sie zu „Organisation“ → „Dokumentation“, wählen Sie einen Dokumenttyp aus und öffnen Sie das Dokument.
- Klicken Sie auf den Stern neben dem Dokumenttitel.
Der Stern wird gelb, und das Dokument erscheint im Dropdown-Menü „Favoriten“ im Seitenleistenmenü.
Abbildung 14: Dokument als Favorit speichern (zum Vergrößern anklicken)
Sie können einen Artikel aus dem Bereich „Favoriten“ entfernen, indem Sie entweder die Markierung des Sterns beim Artikel aufheben oder auf das X-Symbol klicken, wenn Sie den Mauszeiger über den Artikeltitel im Bereich „Favoriten“ bewegen.
Weitere Ressourcen
Weitere Informationen zur NinjaOne-Dokumentation finden Sie in den folgenden Ressourcen: