NinjaOne Documentation: Checklisten

Thema

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Checklisten mit der NinjaOne-Dokumentation verwenden können, um Aufgaben zu organisieren, Workflow-Schritte zu verwalten oder Schritte für Ihre Techniker und Endbenutzer zu skizzieren.

Umgebung

NinjaOne Documentation

Beschreibung

Sie können in NinjaOne Checklisten erstellen, um Ihren Technikern Aufgaben zuzuweisen, und Anforderungen oder Benachrichtigungen konfigurieren, um die Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen sicherzustellen. Das Erstellen von Checkliste-Vorlagen gewährleistet eine einfache Wiederverwendung und erfasst wichtige Informationen effektiv.

Mit NinjaOne-Checklisten können Sie die Erledigung von Aufgaben mithilfe der folgenden Funktionen sicherstellen:

• Aufgabentyp: Identifiziert die Kategorie oder den Wartungsbereich (Backup-Überprüfung, Patch-Bereitstellung, Systembereinigung).
• Schritte oder Prüfpunkte: Eine Abfolge von Prüfpunkten mit Kontrollkästchen zur Bestätigung der Erledigung.
• Techniker-Anmerkungen: Ein Freitextfeld für Beobachtungen, Auffälligkeiten oder ergriffene Abhilfemaßnahmen, um über die Kontrollkästchen hinaus zusätzlichen Kontext zu liefern.
• Abzeichnungsbereich: Initialen oder Name des Technikers mit Zeitstempel zur Nachvollziehbarkeit und zur Erstellung eines Prüfpfads.

Index

Auswählen Sie ein Thema, um mehr zu erfahren.

• Technikerberechtigungen verwalten
• Globale Checklistenvorlagen erstellen
  • Checkliste in das OrganisationsDashboard importieren
  • Eine Checklistenvorlage löschen
• Checklisten auf Organisationsebene erstellen
• Checklisten verwalten und zuweisen
  • Details zur Checkliste
  • Eine Checkliste oder Aufgabe zuweisen
  • Eine Checkliste fördern
• Zusätzliche Ressourcen

Technikerberechtigungen verwalten

Ein Systemadministrator muss die Berechtigungen für Techniker verwalten, damit diese an Checklisten-Elementen arbeiten können. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu „Administration“ → „Konten“ und öffnen Sie ein Technikerkonto oder eine Technikerrolle.
2. Auswählen „Dokumentation“ und stellen Sie sicher, dass der Schalter „Aktiviert“ aktiviert ist.
3. Auswählen Sie aus den folgenden Dropdown-Menüs eine Berechtigungsstufe:
   • Zugang zur Organisationscheckliste
   • Zugang zur Checklistenvorlage

4. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Globale Checklistenvorlagen erstellen

Techniker mit den entsprechenden Berechtigungen können Checklisten über die NinjaOne Documentation-Anwendung erstellen und verwalten.

Wenn Sie eine Checkliste über die Seite der NinjaOne Documentation-Anwendung erstellen, ist diese für alle Organisationen verfügbar. Informationen zum Erstellen einer Checkliste, die nur für eine Organisation verfügbar ist, finden Sie im Abschnitt „Checklisten auf Organisationsebene erstellen“ dieses Artikels.

1. Um eine globale Vorlage hinzuzufügen, navigieren Sie zu „Administration“ → „Apps“ → und wählen Sie „Ninja Documentation“ aus.
2. Öffnen Sie die Registerkarte „Checklisten “ und klicken Sie auf „+ Hinzufügen“.

3. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Titel und optional eine Beschreibung.
4. Legen Sie fest, dass Techniker das Feld vollständig ausfüllen müssen, indem Sie das Kontrollkästchen „Checkliste erforderlich“ aktivieren.
5. Klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen“, um die Checkliste zu füllen.

6. Geben Sie im Dialogfeld „Aufgabe hinzufügen“ unter „Aufgabenname“ eine eindeutige Kennung ein und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
7. Klicken Sie auf „Aufgabe speichern“.
8. Klicken Sie erneut auf „Aufgabe hinzufügen“, um fortzufahren, weitere Aufgaben zur Checkliste hinzuzufügen.
9. Sie können Ihre Aufgaben verwalten, indem Sie den Mauszeiger über die Aufgabenzeile bewegen und entweder das Icon „Bearbeiten“ oder „Löschen“ auswählen. Klicken Sie auf den horizontalen Verschiebezug und ziehen Sie die Zeile nach oben oder unten, um die Reihenfolge der Aufgaben zu ändern.

10. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
11. Zeigen Sie Ihre Checklisten an oder bearbeiten Sie sie, indem Sie sie auf der Registerkarte „Checklisten“ in der NinjaOne-Dokumentation auswählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Checkliste, um sie zu archivieren.

Importieren Sie die Checkliste in das OrganisationsDashboard

Die Seite „Checklisten“ auf dem Organisations-Dashboard bleibt leer, bis Sie die globale Vorlage importieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Checkliste zum Dashboard hinzuzufügen.

1. Navigieren Sie zu einem OrganisationsDashboard. Klicken Sie auf „Dokumentation“ und wählen Sie „Checklisten“ aus.
2. Klicken Sie auf „Checkliste hinzufügen “ und wählen Sie „Checkliste importieren“.
3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Vorlage importieren “ das Kontrollkästchen für eine oder mehrere Checklisten und klicken Sie anschließend auf „Importieren“.

Checkliste Vorlage löschen

Sie können eine benutzerdefinierte Checkliste löschen, nachdem Sie sie archiviert haben. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Checkliste und klicken Sie auf „Archivieren“.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü des Filters „Archiviert“ die Option „Sichtbar“ aus.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Checkliste und klicken Sie auf „Löschen“.

Checklisten auf Organisationsebene erstellen

Um eine Checkliste zu erstellen, die einer bestimmten Organisation verfügbar ist, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Navigieren Sie zu einem OrganisationsDashboard. Klicken Sie auf „Dokumentation“ und wählen Sie „Checklisten“ aus.
2. Klicken Sie auf „Checkliste hinzufügen “ und wählen Sie „Neu erstellen“.

3. Wiederholen Sie den Vorgang gemäß den Schritten im Abschnitt „Globale Checkliste Vorlagen erstellen und verwalten“ dieses Artikels.

Checklisten verwalten und zuweisen

Nachdem Sie eine Checkliste erstellt oder in das Organisations-Dashboard importiert haben, können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Checkliste bearbeiten: Klicken Sie auf den Namen der Checkliste, um die Seite mit den Details zu öffnen, und klicken Sie dann auf „Checkliste bearbeiten“. Sie können den Namen der Checkliste ändern, die Checkliste als „erforderlich“ markieren, die Beschreibung aktualisieren sowie Aufgaben hinzufügen, bearbeiten, entfernen oder neu anordnen.
• Fortschritt-Spalte: In der Spalte „Fortschritt“ wird angezeigt, wie viele Aufgaben erledigt sind und wie viele noch erledigt werden müssen.
• Die Checkliste einem Techniker zuweisen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile der Checkliste und klicken Sie auf das Menü „Aktionen“, um „Techniker zuweisen“ auszuwählen.
  • Sie können die Checkliste nur einem Techniker zuweisen.
  • Sie können jede Aufgabe innerhalb einer Checkliste einem separaten Techniker zuweisen. Weitere Details finden Sie im Abschnitt „Checkliste oder Aufgabe zuweisen “.
• Ein Fälligkeitsdatum für die Checkliste zuweisen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile der Checkliste und klicken Sie auf das Menü „Aktionen“, um „Fälligkeitsdatum hinzufügen“ auszuwählen.
  • Wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist und die Bearbeitung noch nicht vollständig ist, wird in der Spalte „Überfällige Aufgaben“ ein Warnsymbol mit der Anzahl der noch zu erledigenden Aufgaben angezeigt, die Aufmerksamkeit erfordern.
• Archivieren, hochstufen oder kopieren Sie die Checkliste. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile der Checkliste und klicken Sie auf das Menü „Aktionen“, um diese Optionen zu nutzen.
  • Im Abschnitt „Checkliste in das System-Dashboard hochstufen“ erfahren Sie, was geschieht, wenn Sie eine Checkliste hochstufen.
  • Das Archivieren einer Checkliste über das Organisations-Dashboard führt nicht dazu, dass die Checkliste in anderen Organisationen archiviert wird, die die Vorlage importiert haben.

Checklisten-Details

Ein Klick auf den Titel einer Checkliste öffnet die Detailansicht, in der Techniker Maßnahmen zu Aufgaben ergreifen oder Änderungen vornehmen können. Eine Beschreibung der Werkzeuge auf dieser Seite finden Sie in der folgenden Tabelle.

Eine Checkliste oder Aufgabe zuweisen

Sie können eine gesamte Checkliste einem Techniker zuweisen oder jede Aufgabe innerhalb der Checkliste einzelnen Technikern zuweisen. Darüber hinaus können Sie der gesamten Checkliste oder jeder einzelnen Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuweisen.

Jeder Techniker kann eine zugewiesene Aufgabe erledigen. Die Angaben unter „Zuletzt bearbeitet von“ werden aktualisiert und zeigen nun an, wer zuletzt eine Aktion für die Aufgabe durchgeführt hat.

Wenn Sie eine Checkliste oder Aufgabe zuweisen und die Option „E-Mail-Benachrichtigung an den Techniker senden“ auswählen, erhält dieser eine E-Mail mit den folgenden Informationen:

• Name der Checkliste
• Fälligkeitsdatum der Checkliste, falls festgelegt
• Einen Link zum Aufrufen der Checkliste
• Die Organisation, in der die Checkliste erstellt wurde
• Eine Liste aller Aufgaben in der Checkliste

Eine Checkliste fördern

Wenn Sie eine Checkliste über das Organisations-Dashboard hervorheben, wird eine Kopie davon auf der Registerkarte „Checklisten“ der Konfigurationsseite der NinjaOne-Dokumentation erstellt. Diese Aktion ist für Checklisten vorgesehen, die über das Organisations-Dashboard erstellt wurden, damit sie von anderen Organisationen importiert werden können.

1. Wählen Sie im Organisations-Dashboard unter „Dokumentation“ → „Checklisten“ eine Checkliste aus und klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

2. Geben Sie einen neuen Namen für die Kopie ein und klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“.

Zusätzliche Ressourcen

Um mehr über andere Funktionen der NinjaOne Documentation zu erfahren, besuchen Sie „NinjaOne Documentation: Ressourcenkatalog “.