Konfiguration NinjaOne Documentation Tool

Thema

Diese Anleitung enthält Anweisungen zum Aktivieren und Einrichten der NinjaOne Documentation-Funktion. Nach der Aktivierung finden Sie weitere Informationen und bewährte Vorgehensweisen unter „NinjaOne Documentation:Ressourcenkatalog“.

Standardmäßig haben alle Systemadministratoren Zugriff auf die NinjaOne-Dokumentation. Sie können anderen Technikern Zugriff gewähren, indem Sie die Anweisungen in unserem Artikel „NinjaOne-Konten: Benutzerrollen und Berechtigungen “ befolgen.

Umgebung

NinjaOne Documentation

Beschreibung

Mit der NinjaOne Documentation können Sie Kontextinformationen zu Ihren verwalteten IT-Umgebungen direkt in NinjaOne erfassen, standardisieren und nutzen.

Index

Auswählen Sie eine Kategorie, um mehr zu erfahren:

NinjaOne Documentation aktivieren
Dokumentvorlagen verwalten
Verlauf importieren
Dokumentations-Checklisten
Öffentliche Links Geschichte
Gemeinsame Links
Endbenutzer-Rollen
TOTP (Time-Based One-Time Password)

NinjaOne Documentation aktivieren

Um die NinjaOne Documentation nutzen zu können, müssen Sie sie in der Konsole aktivieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie zu „Verwaltung“ → „Apps “ → „Installiert “ und klicken Sie auf „NinjaOne-Dokumentation“.
Klicken Sie auf „Aktivieren“.

**Abbildung 1**: Zugang zur Anwendung „NinjaOne Documentation“

Dokumentationsvorlagen verwalten

Mit der NinjaOne-Dokumentationsanwendung können Sie Vorlagen erstellen und verwalten, Checklisten erstellen, den Importverlauf einsehen, öffentliche und freigegebene Links anzeigen, den Zugang für Endbenutzerrollen verwalten sowie zeitbasierte Einmalpasswörter (TOTP) aktivieren oder deaktivieren.

Wählen Sie eine Kategorie aus, um mehr über die Registerkarte „Dokumentation“ in der Anwendung „NinjaOne Documentation“ zu erfahren:

Dokument(e) von CSV importieren
Vorlagen aus der Bibliothek importieren
Dokumentvorlage erstellen
Dokumentvorlagen archivieren oder löschen

Dokumente von CSV importieren

Sie können erstellte Vorlagen in der NinjaOne-Dokumentation herunterladen und anschließend in andere Umgebungen oder Dokumentationswerkzeuge importieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Dokumentation: Import über CSV mit dem Migrations-Tool“.

Vorlagen aus der Bibliothek importieren

NinjaOne stellt mehrere Standardvorlagen bereit, um die Nutzung der Dokumentation zu optimieren. Diese Vorlagen sind in NinjaOne verfügbar und werden in der NinjaOne Documentation-Anwendung angezeigt.

Um auf die Standardvorlagen zuzugreifen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf „Vorlagen verwalten“ und wählen Sie anschließend „Vorlagen aus der Bibliothek importieren“ aus.

documentation_manage templates_import from library.png — **Abbildung 2**: Dokumentationsvorlagen aus der NinjaOne-Bibliothek importieren

Aktivieren Sie im Modal zur Konfiguration der Standardvorlagen alle Kontrollkästchen für die Vorlagen, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
1. Verwenden Sie das Suchfeld, um Vorlagen anhand von Schlüsselwörtern zu finden, oder scrollen Sie durch die Liste der verfügbaren Vorlagen.
2. Sie können eine Vorlage vor dem Hinzufügen bearbeiten: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf die Menüschaltfläche mit den drei Punkten, um die Option „Bearbeiten“ anzuzeigen.
3. Wenn Sie auf „Bearbeiten“ klicken, öffnet sich das Modalfenster „Dokumentvorlage erstellen “. Anleitungen zur Verwaltung dieser Daten finden Sie im folgenden Abschnitt dieses Artikels: „Dokumentvorlage erstellen“.

documentation_default templates modal.png — **Abbildung 3**: Auswählen oder Bearbeiten Ihrer Standardvorlagen

Wenn Sie eine Vorlage mehrmals importieren, werden zusätzliche Kopien der Vorlage erstellt. Wenn Sie beispielsweise „Active Directory“ dreimal importieren, verfügen Sie über die Vorlage „Active Directory“, die Vorlage „Active Directory – Kopie“ und die Vorlage „Active Directory – Kopie der Kopie“.

Dokumentvorlage erstellen

Verwenden Sie die Option „Vorlage hinzufügen“, um ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen.

Navigieren Sie zu „Administration“ →„Anwendungen“ → „Dokumentation“. Klicken Sie auf „Vorlagen verwalten “ und wählen Sie anschließend „Vorlage hinzufügen“ aus.

documentation_manage templates_add template.png — **Abbildung 4**: Neue Dokumentvorlage hinzufügen

Anhand der folgenden Tabelle können Sie feststellen, wie die Felder auszufüllen sind.

Feld	Beschreibung
Name der Vorlage	Geben Sie der Vorlage eine eindeutige Kennung.
Beschreibung	Erläutern Sie den Zweck des Dokuments.
Liste der Seiten	Die Vorlage unterstützt mehrere Dokumente, ähnlich wie ein Ordner.
Obligatorisch	Legen Sie fest, dass das Formular innerhalb einer Organisation ausgefüllt werden muss.
Verfügbar für alle Techniker	Dieses Kontrollkästchen sollte standardmäßig aktiviert sein. Wenn Sie das Kontrollkästchen löschen, erscheint darunter ein neues Drop-down-Menü, in dem Sie eine oder mehrere Technikerrollen auswählen können, um den Zugang zu gewähren.
Benutzerdefinierte Felder	Fügen Sie benutzerdefinierte Felder und UI-Elemente hinzu.

Öffnen Sie die Registerkarte „Benutzerdefinierte Felder“ und klicken Sie auf„Element hinzufügen“, um der Vorlage benutzerdefinierte Felder und UI-Elemente hinzuzufügen. Mehr über Benutzerdefinierte Felder erfahren Sie unter NinjaOne Custom Fields: Resource Catalog.
- Feld: Wählen Sie einen Feldtyp aus der Dropdown-Liste aus und verwenden Sie das Feld „Bezeichnung“, um einen Namen/eine Beschreibung dafür zu erstellen. Das Feld „Name“ wird automatisch aktualisiert und spiegelt die Eingabe im Feld „Bezeichnung“ wider. Wenn Sie auf „Erstellen“ klicken, werden zusätzliche Felder angezeigt, die eine weitere Konfiguration ermöglichen. Durch Hinzufügen eines Tooltips wird eine Informationsblase angezeigt, über die Benutzer mit der Maus fahren können, um hilfreiche Informationen zu erhalten.
- UI-Element: Auswählen Sie einen Feldtyp aus der Dropdown-Liste und verwenden Sie das Feld „Referenzname“, um eine eindeutige Kennung dafür zu erstellen.
Ziehen Sie Elemente innerhalb einer Vorlage nach oben oder unten, um die Reihenfolge zu ändern.
Klicken Sie auf „Speichern“, wennSie fertig gestellt haben.

Die Dokumentationsvorlage ist jetzt sichtbar und einsatzbereit.

Dokumentvorlagen archivieren oder löschen

Um eine Dokumentvorlage zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile und klicken Sie dann auf die Ellipsen-Schaltfläche, die auf der rechten Seite erscheint. Sie müssen ein Dokument zunächst archivieren, bevor Sie es löschen können; klicken Sie daher auf „Archivieren“.

Um archivierte Vorlagen anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass die Filteroption auf „Sichtbar“ eingestellt ist. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche des Aktionsmenüs, um die Vorlage entweder wiederherzustellen oder dauerhaft zu löschen.

Wenn Sie „Löschen“ auswählen , werden Sie darüber informiert, ob die Vorlage von Dokumenten der Organisation verwendet wird. Wenn Sie fortfahren möchten, bestätigen Sie dies durch Identitätsprüfung mittels MFA. Gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden.

Verlauf importieren

Der Verlauf importieren zeigt eine Liste der Dokumente an, die über eine hochgeladene CSV-Datei importiert wurden.

Dokumentations-Checklisten

Checklisten sind eine Art von Dokumentation, die NinjaOne-Techniker über die NinjaOne-Dokumentationsanwendung erstellen und verwalten können. Sobald die Checkliste(n) zur NinjaOne-Dokumentationsanwendung hinzugefügt wurden, können sie auf dem Organisations-Dashboard auf der Registerkarte „Dokumentation > Checklisten“ hinzugefügt werden (weitere Informationen finden Sie unter NinjaOne-Dokumentation: Checklisten).

Öffentliche Links Geschichte

Die Registerkarte „Verlauf öffentlicher Links“ bezieht sich auf die öffentlichen Links, die über die Funktion „Teilen“ in der Wissensdatenbank erstellt wurden. Die Funktion „Teilen“ ermöglicht es Systemadministratoren und Technikern mit den entsprechenden Berechtigungen für den „globalen Zugriff auf die Dokumentation der Wissensdatenbank“, einen öffentlichen Link für bestimmte Dokumente zu erstellen. Über öffentliche Links kann außerhalb von NinjaOne auf Dokumente zugegriffen werden, wobei das für das benutzerdefinierte Anwendungslogo konfigurierte Branding angezeigt wird.

Mehr erfahren Sie unter NinjaOne Documentation Tool: Öffentliche und Gemeinsame Links.

Letzter Zugriff– Datum und Uhrzeit, zu denen der öffentliche Link genutzt wurde.
IP-Adresse– IP-Adresse, die für den Zugang zu dem Link verwendet wurde.
Titel– Name des öffentlichen Links.
Organisation– Organisation, zu der das Dokument gehört, falls zutreffend (Dokumente, die keiner Organisation zugeordnet sind, zeigen „GLOBAL_ORGANIZATION“ an).
Artikel– Titel des aufgerufenen Dokuments.
Link teilen– URL des öffentlichen Links zum Dokument. Bewegen Sie den Mauszeiger über diesen Bereich, um eine Option zum Kopieren des Links anzuzeigen.

Auf der Seite werden maximal 150 Ergebnisse angezeigt; danach ändert sich der Text „X Ergebnis(se)“, um paginierte Ergebnisse anzuzeigen, durch die Sie mithilfe der Pfeile navigieren können.

Verwaltung gemeinsamer Links

Auf der Registerkarte „Geteilte Links“ können Techniker und Systemadministratoren alle aktiven geteilten Links an einem Ort bearbeiten oder löschen, unabhängig davon, welche Organisation sie nutzt.

Bearbeiten Sie einen freigegebenen Link, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren und „Bearbeiten“ auswählen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten rechts und wählen Sie „Bearbeiten“.
Um einen oder mehrere freigegebene Links zu löschen, aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen und wählen Sie „Löschen“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts und wählen Sie „Löschen“.

Endbenutzer-Rollen

Wenn Sie einen Ordner für Endbenutzer freigeben, werden die entsprechenden Informationen auf der Registerkarte „Endbenutzer-Rollen“ angezeigt. Diese Registerkarte wird erst angezeigt, wenn ein Ordner für mindestens einen Endbenutzer freigegeben wurde.

end user role actions.png — **Abbildung 5:** Rollen für Endbenutzer für die NinjaOne Documentation verwalten

Widerrufen Sie den Zugang zu einem Ordner. Dadurch wird die Zeile von der Seite entfernt und der Zugang für alle zugehörigen Benutzerrollen widerrufen.
Öffnen Sie den Ordner in einem neuen Tab. Dadurch werden Sie zur Registerkarte „Wissensbasis“ auf dem globalen Dashboard weitergeleitet, wo Sie alle Dateien in diesem Ordner einsehen können.
Bearbeiten Sie die Zugriffsrechte, um Benutzerrollen hinzuzufügen oder zu entfernen oder Inhalte mit oder ohne Ordner anzuzeigen.

TOTP (Time-Based One-Time Password)

Systemadministratoren können Technikern erlauben, zeitbasierte Einmalpasswörter (TOTP) für „Dokumentations-Apps und Dienste“, „Checklisten“ freizugeben.

TOTP-Codes sind in zwei Teile aufgeteilt:

TOTP Geheimnis – dieser wird verwendet, um einen Einmalcode basierend auf der aktuellen Uhrzeit zu generieren.
TOTP-Code – Dies ist der durch den Schlüssel generierte Code, der nach Durchführung der MFA-Authentifizierung angezeigt wird. Dieser Code ermöglicht es, Anmeldeinformationen ausschließlich mit den vorgesehenen Empfängern zu teilen und die Daten gleichzeitig vor Unbefugten zu schützen.

Zusätzliche Ressourcen

Erfahren Sie mehr in der NinjaOne Documentation: Zeitbasierte Einmal-Passwörter (TOTP).

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