Herausforderung

Hohe Komplexität ohne zentrale Steuerung

Die IT-Struktur der Regensburger Schulen ist komplex: Dezentrale Schulstandorte, heterogene Hardwareumgebungen inklusive Windows-Servern und Linux-Systemen, Laptops, iPads und digitale Whiteboards. Dazu kommen steigende Anforderungen an Cybersicherheit und Datenschutz. Entscheidungen werden nicht nur unter technischen, sondern auch unter politischen und finanziellen Gesichtspunkten bewertet. Ausfallzeiten sind keine Option, insbesondere an Schulen.

Vor der Einführung von NinjaOne arbeitete die IT-Abteilung ohne zentrale Plattform. Ihr Arbeitsalltag wurde von zeitaufwändigen manuellen Prozessen und fragmentierten Tools bestimmt. Techniker:innen spielten Software-Updates persönlich per USB-Stick am Standort ein. Größere Wartungsarbeiten wurden außerhalb der Schulzeiten durchgeführt. Dies führte zu Überstunden am Abend und am Wochenende.

Auch das Ticketsystem war unstrukturiert und fehleranfällig. Anfragen waren unvollständig oder gingen gänzlich verloren. Das Team arbeitete permanent im Krisenmodus und strategische Initiativen blieben auf der Strecke.

Die Schulbehörde benötigte eine Lösung, die drei Kriterien erfüllte: Datenschutzkonformität, finanzielle Tragfähigkeit und langfristige Skalierbarkeit. NinjaOne erfüllt alle diese Kriterien.

Lösung: Darum entschied sich der Landkreis Regensburg für NinjaOne

Von USB-Stick zu Unified-IT-Management

NinjaOne bietet dem Team erstmals eine zentralisierte Plattform für Endpunkt-Management, Patch-Management, Fernzugriff und Ticketing. „NinjaOne ist das Schweizer Taschenmesser der IT. Wir brauchen keine fünf verschiedenen Tools, sondern haben alles in einer Plattform“, erklärt Schmidt.

Datenschutzkonform und wirtschaftlich

Datenschutz ist im öffentlichen Sektor unverzichtbar. „Viele Produkte scheiden für uns aus, weil sie unsere Datenschutzanforderungen nicht erfüllen“, erklärt Schmidt.

NinjaOne erfüllt diese Anforderungen. Integrierte Kontrollmechanismen wie etwa Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und umfassende Protokollierung gewährleisten die kontinuierliche Einhaltung von DSGVO, NIS-2 und ISO 27001. Automatisiertes Patching mit NinjaOne

Automatisierte Patches beheben Schwachstellen, bevor sie ausgenutzt werden können. NinjaOne Remote gibt Techniker:innen sofortigen, verschlüsselten Zugriff und ermöglicht eine schnelle Fehlerbehebung. Endpunktschutz durch die integrierte Bitdefender-Integration und zentralisiertes Support-Management via NinjaOne Ticketing runden das Angebot ab.

Auch der finanzielle Faktor war relevant für die Stadt Regensburg. injaOne ist cloudbasiert, benötigt keine zusätzliche Server-Infrastruktur und hat dadurch keine versteckten Kosten. Das Komplettpaket von NinjaOne ist sowohl aus finanzieller als auch aus funktionaler Sicht perfekt“, sagt Schmidt.

Ergebnisse

Besonders im Patch-Management zeigt sich der Effizienzgewinn. Früher dauerte die Wartung eines Server-Clusters pro Standort mindestens vier Stunden. Heute reduziert die Automatisierung den manuellen Aufwand nahezu auf null. „Ohne die Automatisierungen von NinjaOne müssten wir unser Team vermutlich verdoppeln“, sagt Schmidt.

Neben der Zeitersparnis bedeutet das vor allem: planbare Sicherheit, geringere Fehleranfälligkeit und stabile Prozesse über alle Standorte hinweg.

Vom Ticket-Chaos zum strukturierten Service-Desk

Die Service-Desk-Workflows des Amtes haben sich nach der Implementierung von NinjaOne deutlich verbessert. Das zuvor eingesetzte Open-Source-System war instabil und nur über VPN erreichbar. Heute werden Tickets in NinjaOne strukturiert erfasst, priorisiert und sind direkt per Fernzugriff einsehbar.

Die Zahl relevanter Anfragen sank um mehr als 70 % und die Bearbeitungszeit verbesserte sich deutlich. „Wir bearbeiten Tickets mit NinjaOne mindestens doppelt so schnell“, so Schmidt. Die browserbasierte Plattform benötigt keine zusätzliche Infrastruktur und ermöglicht so standortunabhängiges Arbeiten.

Remote-Zugriff in Sekunden

Vor NinjaOne nutzte das Team verschiedene Remote-Lösungen, darunter TeamViewer und VPN-Zugang. TeamViewer erfordert die Interaktion des Benutzers, was im Schulbetrieb nicht durchführbar ist. Heute erfolgt der Zugriff zentralisiert und direkt aus der Plattform, auch auf mobilen Endgeräten oder Geräten im Home-Office. „Ich würde es nicht mehr hergeben wollen“, sagt Schmidt über NinjaOne Remote. „Ich kann mich von überall verbinden. Und es ist schneller als TeamViewer.“ Ein Serverausfall am Wochenende bedeutet heute nicht mehr Überstunden, sondern ist mittels eines kurzen Logins über die NinjaOne-Plattform schnell behoben.

Von manueller IT zu modernen, digitalen Klassenzimmern

Die deutlichste Verbesserung für das Landkreisamt ist eindeutig strategischer Natur. „Vor zwei Jahren waren wir ausschließlich darauf konzentriert, Serverausfälle zu verhindern“, erinnert sich Schmidt. Heute arbeiten er und sein Team nicht mehr reaktiv, denn NinjaOne ermöglicht es ihm, den manuellen IT-Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Automatisierung und Transparenz schaffen Zeit und Kapazitäten für echte Digitalisierung.

„Dies wird das erste Jahr sein, in dem wir jeden Monat neue Digitalisierungsprojekte umsetzen. Das verdanken wir NinjaOne“, sagt Schmidt.

NinjaOne optimiert das IT-Management und die langfristige Planung der Stadt Regensburg, sodass sich die Beschäftigten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können: Schüler:innen mit den Kompetenzen auszustatten, die sie für den Erfolg im Arbeitsmarkt von morgen benötigen. Da NinjaOne die Notwendigkeit manueller IT-Arbeit beseitigt, können sich Schmidt und sein Team nun auf die Gestaltung digitaler Klassenzimmer konzentrieren und die von ihnen betreuten Schulen in zukunftsfähige Lernumgebungen verwandeln.