Thema
In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Knowledge-Base-Funktion in der NinjaOne Documentation nutzen können.
Umgebung
NinjaOne Documentation
Beschreibung
Dieser Artikel ist eine Anleitung zur Verwendung der Registerkarte „Wissensdatenbank“ auf den System- und Organisations-Dashboards. Mit der Funktion „Wissensdatenbank“ können Sie ein Wiki oder eine Datenbank mit allen für eine Organisation oder zur allgemeinen Nutzung erforderlichen Dokumenten erstellen.
Möchten Sie mehr über NinjaOne Documentation erfahren? Schauen Sie sich unsereVideobibliothekan.
Thema
Wählen Sie eine Kategorie aus, um mehr zu erfahren:
- Technikerberechtigungen
- Globale Navigation in der Wissensbasis
- Organisationsbezogene Wissensbasis
- Microsoft Word wird mit der Wissensbasis von NinjaOne verwendet
- Dokumente zur Wissensbasis hinzufügen
- Dokumente herunterladen, bearbeiten, freigeben, verschieben oder archivieren
- Dokumente und Ordner löschen
- Wissensbasis Aktivitätsprotokolle
- Zusätzliche Ressourcen
Technikerberechtigungen
Techniker benötigen die entsprechenden Berechtigungen, um Zugang zu der Wissensdatenbank haben zu können. Sie können diese Berechtigungen im Techniker-Konto oder im Rollen-Editor im Abschnitt „Dokumentation“ verwalten. Stellen Sie sicher, dass der Schalter „Aktiviert“ aktiviert ist, damit Sie Optionen aus den Dropdown-Menüs auswählen können.
Die folgenden Berechtigungen wirken sich auf die Wissensbasis aus:
- Globale Wissensdatenbank Zugang zur Dokumentation
- Knowledge Base öffentliche Links Zugang zur Dokumentation
- Organisation Zugang zur Dokumentation
- Freigabe globaler Wissensdatenbank-Ordner für Endbenutzer
- Zugriff auf den Knowledge Base-Ordner einschränken
- Zugang zum Export der Dokumentation
Navigation in der globalen Wissensbasis
Sie können über die Registerkarte „Wissensbasis“ auf dem System-Dashboard durch die globale Wissensbasis navigieren. Eine kurze Erläuterung der einzelnen hervorgehobenen Funktionen finden Sie in der Tabelle unter Abbildung 2.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Durchsuchen Sie den gesamten Inhalt jedes Dokuments, das direkt in der Wissensdatenbank erstellt wurde, auch wenn es sich in einem Ordner befindet. Dabei werden sowohl der Titel des Dokuments als auch der Inhalt des Dokuments durchsucht. Diese Funktion führt keine Volltextsuche in Dokumenten durch, die aus anderen Anwendungen hochgeladen wurden; es wird lediglich nach deren Dateinamen gesucht. |
| 2 | Filtern Sie Ihre Suche nach Ordner oder Dokumenttyp. |
| 3 | Erstellen Sie einen neuen Ordner oder ein neues Dokument oder laden Sie ein bestehendes hoch. |
| 4 | Klicken Sie hier, um die Tabelle zu aktualisieren. |
| 5 | Klicken Sie hier, um die Tabelleneinstellungen zu verändern (Sortieren nach, Sortierrichtung, Spaltenanzeige). |
| 6 | Klicken Sie hier, um den Ordner zu öffnen und eine Liste der innerhalb des Ordners enthaltenen Dokumente anzuzeigen. |
| 7 | Zeigen Sie Uhrzeit und Datum an, zu denen der Ordner oder das Dokument erstellt oder hochgeladen wurde. |
| 8 | Klicken Sie auf einen Dokumentnamen, um den Inhalt des Dokuments in einer separaten Browser-Registerkarte zu öffnen. |
| 9 | Wenn eine Zahl angezeigt wird, wurden öffentliche Links erstellt, die verfügbar sind und zum Teilen verwendet werden können. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um die Links und ihre Ablaufdaten anzuzeigen, neue Links zu erstellen, vorhandene Links zu löschen oder zu bearbeiten oder die Links zum Teilen zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie im NinjaOne-Dokumentations-Tool: Öffentliche und geteilte Links. |
Wenn Sie ein Dokument in der Wissensbasis erstellen oder hochladen, erscheint neben dem Dateinamen ein Symbol, das den Dokumenttyp angibt. Wenn Sie ein Dokument direkt in der Wissensbasis erstellt haben, sieht das Symbol wie ein leeres Blatt Papier aus. Abbildung 3 zeigt Beispiele für die Symbole von Word-Dokumenten, Dokumenten im Portable Document Format (PDF), PowerPoint- und Excel-Dokumenten.
Organisations-Wissensbasis
Mit der Wissensdatenbank-Funktion im Abschnitt „Dokumentation“ können Sie ein Wiki mit allen erforderlichen Dokumenten erstellen, die Sie für eine Organisation oder global benötigen. Dieser Abschnitt enthält Dateien und Ordner, bei denen es sich entweder um NinjaOne-Vorlagen oder um Microsoft-Dokumente (Word, PowerPoint, Excel) handeln kann.
Microsoft Word wird mit der Wissensbasis von NinjaOne verwendet
Die Integration von NinjaOne mit Microsoft Word für die Dokumentation der Wissensbasis ermöglicht es Technikern mit den entsprechenden Berechtigungen, Word-Dokumente direkt in NinjaOne zu bearbeiten.
Sie können Word-Dokumente leicht anhand des Symbols neben dem Titel des Dokuments erkennen. Wenn ein Benutzer das Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet hat, erscheint neben dem Titel des Dokuments die Bezeichnung „Wird aktualisiert“, und ein Monogramm auf dem Dokument zeigt an, dass ein anderer Benutzer anwesend ist und es gerade aktiv aktualisiert.
Ein Klick auf den Titel öffnet eine Kopie des Dokuments und der zugehörigen Elemente auf einer neuen Seite. In der folgenden Tabelle erfahren Sie mehr über die verschiedenen Optionen, die auf dieser Seite angezeigt werden.
| Nummer | Name | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Versionsgeschichte | Dieses Feld zeigt Datum und Uhrzeit aller Änderungen am Dokument sowie den Namen des Technikers an, der diese vorgenommen hat. Wenn Sie einen Eintrag aus dem Versionsverlauf löschen, wird die Änderung dadurch nicht rückgängig gemacht, aber Techniker können die vorherige Version nicht mehr wiederherstellen. Wenn Sie im Dialogfeld „Versionsverlauf“ einen Eintrag auswählen, können Sie die vorherige Version des Dokuments anzeigen und wiederherstellen; die Schaltfläche „Versionsverlauf“ ändert sich zu „Version wiederherstellen“. |
| 2 | Bearbeiten | Verändern Sie das Dokument im Microsoft Word-Webmodus. |
| 3 | Verwandte | Fügen Sie verwandte Elemente hinzu oder zeigen Sie diese an. Weitere Informationen finden Sie in der NinjaOne-Dokumentation unter „Anmerkungen zum Gerät und verwandte Elemente “. |
| 4 | Erweitern | Das Dokument auf die Größe des Bildschirms vergrößern. |
| 5 | Teilen Sie | Gemeinsame Links anzeigen oder erstellen. |
| 6 | Name der Datei | Den Namen der Datei und den Dokumenttyp anzeigen. |
7 |
Einstellungen | Aktualisieren Sie Ihre Präferenzen zur Barrierefreiheit. |
| 8 | Mehr | Erweitern Sie die Ansicht, um weitere Optionen für die Verwalmung der Dokumentation anzuzeigen. |
Dokumente zur Wissensbasis hinzufügen
In diesem Abschnitt können Sie Dokumente und Ordner entweder zur globalen oder zur organisationsinternen Wissensbasis hinzufügen.
Ordner hinzufügen
Ordner werden am Anfang einer Liste gruppiert angezeigt, gefolgt von alphabetisch sortierten Dokumenten.
- Navigieren Sie zu Dashboard → Wissensbasis, klicken Sie auf „+Hinzufügen“ und wählen Sie dann „Neuer Ordner“ aus.
- Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.
Ein Dokument außerhalb eines Ordners hinzufügen
Um ein Dokument hinzuzufügen, das keinem Ordner zugeordnet ist, führen Sie die folgenden Schritte aus.
- Navigieren Sie zu Dashboard → Wissensbasis.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen Sie dann „Neues Dokument “ oder „Dokument hochladen“.
- Wenn Sie „Dokument hochladen“ ausgewählt haben, wird der Datei Explorer angezeigt. Wählen Sie das Dokument auf Ihrem Computer aus, um den Vorgang abzuschließen.
- Wenn Sie „Neues Dokument“ ausgewählt haben, wird der Dokumenteditor angezeigt. Geben Sie einen Titel für das Dokument ein und fügen Sie den Inhalt in den bereitgestellten WYSIWYG-Editor (What-You-See-Is-What-You-Get) ein. Verwenden Sie die Symbolleiste, um Ihr Dokument zu personalisieren.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um den Prozess abzuschließen und das Dokument zur Bibliothek Ihrer Wissensbasis hinzuzufügen.
Ein Dokument innerhalb eines Ordners hinzufügen
- Navigieren Sie zu „Dashboard“ → „Wissensbasis“.
- Klicken Sie auf den Namen eines Ordners, um ihn zu öffnen.
- Klicken Sie auf „+ Hinzufügen“ und wählen Sie dann „Neues Dokument “ oder „Dokument hochladen“.
- Befolgen Sie die Schritte 3–5 im Abschnitt „Dokument hinzufügen: außerhalb eines Ordners“, um fortzufahren.
Dokumente herunterladen, bearbeiten, freigeben, verschieben oder archivieren
Beim Herunterladen oder Bearbeiten eines Dokuments können Sie keine Dokumente herunterladen, die mit dem NinjaOne-WYSIWYG-Editor erstellt wurden. Sie können auch keine von einem Computer hochgeladenen PDF-Dateien bearbeiten, aber Sie können Textstellen im Dokument markieren oder Textblöcke hinzufügen.
Klicken Sie auf das Symbol für das Aktionsmenü und wählen Sie die entsprechende Option aus.
Eine Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie in der folgenden Tabelle.
| Option im Aktionsmenü | Beschreibung |
|---|---|
| Download | Die Datei steht in Ihrem Ordner „Downloads“ im Datei Explorer zur Verfügung. Diese Option ist nur für Dateien verfügbar, die in die Wissensdatenbank hochgeladen wurden. |
| Bearbeiten | Bei Ordnern aktualisieren Sie das Feld „Name“ mit den Änderungen und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Bei Dokumenten nehmen Sie Änderungen am Titel oder am Inhalt des Dokuments vor und klicken Sie anschließend auf „Änderungen speichern“. Wenn Sie ein hochgeladenes Dokument bearbeiten, z. B. eine Word-Datei, werden die Änderungen automatisch über die neue Registerkarte gespeichert. |
| Teilen Sie | Sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie für bestimmte Dokumente einen öffentlichen Link erstellen und Ordner für Endnutzer freigeben. |
| Verschieben | Sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie Ordner oder Dateien in eine andere Organisation oder in einen anderen Ordner innerhalb der Global Knowledge Base verschieben. |
| Archivieren | Blenden Sie das Element aus der Hauptliste aus und deaktivieren Sie die Freigabeoptionen. Sobald das Element archiviert ist, können Sie es entweder dauerhaft löschen oder wiederherstellen. Beim Löschen eines Ordners werden auch alle darin gespeicherten Dateien gelöscht. Um diese Optionen anzuzeigen, ändern Sie den Filter „Archiviert“ auf „Sichtbar“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen. |
| Löschen | Um ein Dokument zu löschen, müssen Sie es zunächst archivieren. Sobald die Datei oder der Ordner die Kennzeichnung „Archiviert“ trägt, können Sie im Aktionsmenü die Option „Löschen“ auswählen. |
Aktivitätsprotokolle der Wissensbasis
Verwenden Sie den Bereich „Aktivitäten → Alle“ im System- oder Organisations-Dashboard, um Ereignisse im Zusammenhang mit der Wissensbasis anzuzeigen. NinjaOne protokolliert Folgendes:
- Erstellung eines Wissensbasis-Dokuments
- Wissensbasis-Dokument wurde angezeigt
- Wissensbasis-Dokument aktualisiert
- Wissensdatenbankdokument verschoben
- Öffentliche temporäre Wissensbasismarke erstellt
- Öffentlicher Wissensdatenbank-Link erstellt
Um diese Protokolle anzuzeigen, erweitern Sie das Menü „Konfiguration“ im Filter „Aktivitätstyp“ und wählen Sie „Dokumentation“ oder „Öffentlicher Link zum Knowledge-Base-Artikel“ aus.
Zusätzliche Ressourcen
Um mehr über das Verwalten von Dokumentationen in NinjaOne zu erfahren „Ressourcenkatalog“.