Erste Schritte mit NinjaOne PSA und QuickBooks

Thema

NinjaOne Billing ist ein Tool zur Automatisierung von Professional Services (PSA), das eine zentrale Übersicht über die Abrechnung und das Rechnungsmanagement bietet. 

Umgebung

NinjaOne Billing

Beschreibung

Mit NinjaOne Billing können Sie:

• die Abrechnung von Geräten nach Menge zu automatisieren und andere Artikel manuell in Rechnung zu stellen. die Abrechnung im Voraus oder nachträglich oder mit unterschiedlichen Verrechnungen zu verwalten.
• die Abrechnung von Ticket-Zeiteinträgen zu automatisieren
• Rechnungen automatisch aus Vereinbarungen nach einem wiederkehrenden Zeitplan pro Organisation zu generieren.
• Generierte Rechnungen mit QuickBooks Online zu synchronisieren. 

Inhaltsverzeichnis

• Technikerberechtigungen: Zugriff auf das Tool und dessen Konfiguration
• Aktivieren und Konfigurieren des Abrechnungstools
• Verwalten von Vertragsdienstleistungen, Rechnungen und Zeiteinträgen
  • Abrechnungszeiträume verstehen
  • Verträge
  • Rechnungen
  • Zeiteinträge
• Abrechnungsaktivitäten und Benachrichtigungen
• Weitere Ressourcen

Technikerberechtigungen: Zugriff auf das Tool und dessen Konfiguration

Den Techniker-Konten und Techniker-Rollen wurde eine neue Berechtigung hinzugefügt: NinjaOne Billing. Aktivieren Sie den Schalter oben, um die Berechtigung zu aktivieren, und wählen Sie dann eine Option aus dem Dropdown-Menü aus, um die Konfiguration und den Zugriff auf das NinjaOne Billing-Tool und dessen Ticketfunktionen zuzulassen oder einzuschränken. 

Weitere Informationen finden Sie unter
Abbildung 1: Technikern Zugriff auf NinjaOne Billing gewähren (zum Vergrößern anklicken)

Das Abrechnungstool aktivieren und konfigurieren

Um die NinjaOne Billing-Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zu „Administration“ → „Apps “ → „NinjaOne Billing“ und klicken Sie auf „Aktivieren“.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die verschiedenen Registerkartenfunktionen innerhalb der Anwendung.

• Allgemein
• Produkte
• Vertragsvorlagen
• Konten
• Integrationen

Allgemein

Bearbeiten Sie die Einstellungen, um festzulegen, welche Währung für alle Rechnungen verwendet wird, die in NinjaOne über QuickBooks erstellt werden. Derzeit unterstützt NinjaOne nur USD; in einer zukünftigen Version werden CAD (Kanadischer Dollar), EUR (Euro) und GBP (Britisches Pfund) unterstützt. Reichen Sie eine Funktionsanfrage ein, um uns dabei zu helfen, weitere Währungen für zukünftige Versionen zu ermitteln. 

• Im Feld „Standardfälligkeitstage für Rechnungen“ können Sie eine universelle Standardanzahl von Tagen festlegen, die von den Vereinbarungen übernommen wird.

Bearbeiten Sie „Rechnungen“, um zu steuern, wie Zeiteinträge auf Rechnungen angezeigt werden. So können Sie Informationen in dem von Ihnen bevorzugten Format darstellen. Weitere Informationen finden Sie unter NinjaOne-Abrechnung: Rechnungen.

• Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü „Platzhalter“ aus, um Daten in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Fügen Sie die Daten anschließend entweder in das öffentliche oder private Zeiterfassungsfeld ein.
• Dieses Tool funktioniert ähnlich wie die E-Mail-Automatisierung für Tickets in NinjaOne. 

Produkte

Produkte sind die verkauften Einzelposten oder Waren, die zur Rechnungsstellung zu Serviceverträgen hinzugefügt werden können. Wenn Sie auf der Konfigurationsseite von NinjaOne Billing „Produkte“ auswählen, entscheiden Sie, ob Sie aktive oder inaktive Produkte anzeigen möchten. Inaktive Produkte können zur Verwendung reaktiviert werden. 

Lesen Sie
Abbildung 4: NinjaOne-Registerkarte „Finanzen“ 

Abrechnungszeiträume verstehen

Nächstes Rechnungsdatum

• Wird nur für Verträge angezeigt, die auf automatische Abrechnung eingestellt sind.
• Wird automatisch ausgefüllt, wenn nicht festgelegt; basierend auf den Einstellungen für „Intervall“ und „Datum / Tag des Monats / Wochentag“ wird eine Rechnung für das nächste Datum erstellt.
• Kann auf ein zukünftiges Datum geändert werden.
  • Sie können nur Daten auswählen, die mit den Einstellungen für „Tag des Monats“ und „Wochentag“ für vierteljährliche, monatliche und wöchentliche Intervalle übereinstimmen.
• Bis zum Erreichen dieses Datums werden keine Rechnungen automatisch erstellt.
• Das Datum wird automatisch erhöht, wenn eine Rechnung automatisch erstellt wird. Es wird basierend auf dem Intervall berechnet.

Rechnungsbeginn

• Anfangs ist dieses Datum auf das Vertragsbeginn-Datum gesetzt.
• Kann auf jedes beliebige Datum in der Vergangenheit oder Zukunft geändert werden.
  • Wenn es sich mit einem bereits abgerechneten Zeitraum überschneidet, werden Sie zur Bestätigung aufgefordert.
• Das Datum wird automatisch erhöht, wenn eine Rechnung generiert wird, sei es automatisch oder manuell. Es wird auf der Grundlage des Intervalls berechnet.

Abrechnungszeiträume 

• Wenn eine Rechnung erstellt wird, werden das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums für diese Rechnung erfasst.
• Wenn eine Rechnung erstellt wird, werden das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums für jedes Produkt auf der Rechnung erfasst, das keine Zeiteinträge enthält.
• Das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums können bearbeitet werden, bevor eine Rechnung genehmigt wurde.

Verträge

Weitere Informationen zur Verwaltung von Vertragsdienstleistungen auf der Registerkarte „Finanzen“ finden Sie unter
Abbildung 5: Systemaktivitäten für die Abrechnungkonfigurieren (zum Vergrößern anklicken)

Wenn diese Benachrichtigungen erstellt werden, werden sie auf dem System- oder Organisations-Dashboard unter dem Reiter „Aktivitäten → Alle“ angezeigt. Wählen Sie „Ninja PSA“ aus dem Filter „Aktivitätstyp“, um Ihre Suchergebnisse einzugrenzen. Es gibt auch einen „PSA“-Filter, der sich auf die integrierten PSA-Angebote von Anbietern in NinjaOne bezieht. Weitere Informationen zu integrierten Anbietern finden Sie in unserem
Abbildung 6: Dashboard-Aktivitäten für NinjaOne PSAfiltern (zum Vergrößern anklicken)

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Ressourcenkatalog“, wo Sie alle zugehörigen Artikel einsehen können.