Thema
NinjaOne's neues PSA-Tool (Professional Services Automation) ermöglicht die Abrechnung und das Rechnungsmanagement auf einer einzigen Ebene.
Umgebung
- NinjaOne PSA
- QuickBooks
Beschreibung
NinjaOne PSA ermöglicht Ihnen:
- Automatisieren Sie die Fakturierung von Geräten nach Menge und fakturieren Sie andere Positionen manuell. Verwalten Sie die Fakturierung im Voraus oder im Nachhinein oder mit verschiedenen Aufrechnungen.
- Automatisieren Sie die Abrechnung von Zeiteinträgen für Tickets.
- Erstellen Sie automatisch Rechnungen aus Vereinbarungen nach einem wiederkehrenden Zeitplan pro Organisation.
- Synchronisieren Sie erstellte Rechnungen mit QuickBooks online.
Index
- Berechtigungen für Techniker: Zugriff und Konfiguration der PSA
- Aktivieren und Konfigurieren des PSA-Tools
- Verwalten von Vertragsleistungen, Rechnungen und Zeiteinträgen
- PSA-Aktivitäten und -Benachrichtigungen
- Zusätzliche Ressourcen:
Berechtigungen für Techniker: Zugriff und Konfiguration der PSA
Für Techniker-Konten und Techniker-Rollen wurde eine neue Berechtigung hinzugefügt: NinjaOne PSA. Aktivieren Sie den Kippschalter oben, um die Berechtigung zu aktivieren, und treffen Sie dann eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü, um die Möglichkeit der Konfiguration und des Zugriffs auf das NinjaOne PSA-Tool und seine Ticketing-Funktionen zu erlauben oder einzuschränken.
Siehe Benutzerberechtigungen: Berechtigungsoptionen für weitere Informationen.
1. Screenshot: NinjaOne → Verwaltung → Konten → Techniker → NinjaOne PSA Berechtigungen → Zugriff aktivieren und erlauben (zum Vergrößern anklicken)
Aktivieren und Konfigurieren des PSA-Tools
Um die Funktion NinjaOne PSA zu aktivieren, gehen Sie zu Administration → Apps → NinjaOne PSA und klicken Sie auf Aktivieren.
Integrationen
Nachdem Sie die NinjaOne PSA aktiviert haben, sollten Sie als nächstes die QuickBooks-Integration aktivieren. Damit können Sie Organisationen und Produkte in NinjaOne den QuickBooks-Daten zuordnen.
Nachdem Sie auf der Registerkarte Integrationen auf Aktivieren geklickt haben, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem bestehenden Intuit-Konto bei QuickBooks anzumelden. Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie an dieser Stelle eines anlegen.
Wenn QuickBooks aktiviert ist, wird eine Schaltfläche Einstellungen angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihre QuickBooks-Einstellungen zu konfigurieren und mit NinjaOne zu synchronisieren.
2. Screenshot: Konfigurationsseite der NinjaOne PSA-App → Integrationen → Einstellungen
- Kunden Ordnen Sie Ihre in NinjaOne erstellten Organisationen den Kunden zu, die Sie in QuickBooks angelegt haben. Wenn die Namen übereinstimmen, können Sie die Schaltfläche Automatische Zuordnung verwenden; wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen neben einer zugeordneten oder nicht zugeordneten Organisation, um die Option Zuordnung ändern anzuzeigen. Bei der Option "Automatische Zuordnung" wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie bestätigen können, dass die Zuordnung korrekt ist.
- Sie können den Namen des Kunden so eingeben, wie er in QuickBooks angezeigt wird, oder eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählen.Klicken Sie dann zur Bestätigung auf Aktualisieren.
- Wenn die Organisation einem QuickBooks-Kunden zugeordnet ist, wird bei der Auswahl der Organisation auch die Option Zuordnung aufheben angezeigt.
- Zur Zeit unterstützt NinjaOne keine Zuordnung von Standorten oder Unterkunden.
- QuickBooks-Ressource: Hinzufügen und Verwalten von Kunden in QuickBooks Online (intuit.com).
- QuickBooks-Ressource: Gruppieren Sie Produkte und Dienstleistungen in verschiedenen Kategorien in QuickBooks Online (intuit.com).
3. Screenshot: NinjaOne PSA App Konfigurationsseite → Integrationen → Einstellungen → Kundenzuordnung
- Konten: Ordnen Sie übergeordnete PSA-Produkttypen Ihrem QuickBooks-Kontenplan zu.
- QuickBooks-Ressource: Fügen Sie ein Konto zu Ihrem Kontenplan in QuickBooks Online (intuit.com) hinzu.
- QuickBooks-Ressource: Erfahren Sie mehr über den Kontenplan in QuickBooks Online (intuit.com).
- Artikel: Ordnen SieIhre Produkte in NinjaOne den in QuickBooks erstellten Artikeln zu.
- QuickBooks-Ressource: Fügen Sie Artikel für Produkte und Dienstleistungen zu QuickBooks Online (intuit.com) hinzu.
Allgemein
Bearbeiten Sie die Einstellungen, um festzulegen, welche Währung für alle in NinjaOne über QuickBooks erstellten Rechnungen verwendet werden soll. Zur Zeit unterstützt NinjaOne nur USD, in einer zukünftigen Version werden CAD (Kanadischer Dollar), EUR (Euro) und GBP (Britisches Pfund) unterstützt; senden Sie uns eine Funktionsanfrage, um uns zu helfen, andere Währungen in zukünftigen Versionen hinzuzufügen.
- Im Feld Standard-Fälligkeitstage für Rechnungen können Sie eine universelle Standardanzahl von Tagen festlegen, die für die Vereinbarungen übernommen werden.
Rechnungen bearbeiten, um zu steuern, wie Zeitbuchungsposten auf Rechnungen angezeigt werden. Auf diese Weise können Sie Informationen in dem von Ihnen bevorzugten Format darstellen.
- Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü Platzhalter, um Daten in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Fügen Sie dann die Daten entweder in das Textfeld für die öffentliche oder die private Zeiteingabe ein.
- Dieses Tool funktioniert ähnlich wie die Ticketing-E-Mail-Automatisierung in NinjaOne.
4. Screenshot: NinjaOne PSA App Konfigurationsseite → Allgemein → Einstellungen und Rechnungen bearbeiten
Produkte
Produkte sind die verkauften Einzelposten oder Waren, die für die Rechnungsstellung zu den Servicevereinbarungen hinzugefügt werden können. Wählen Sie bei der Auswahl von Produkten auf der PSA-Konfigurationsseite, ob Sie aktive oder inaktive Produkte anzeigen möchten. Inaktive Produkte können für die Verwendung reaktiviert werden.
Unter NinjaOne PSA Produkte erfahren Sie, wie Sie ein Produkt für die PSA erstellen können.
5. Screenshot: Konfigurationsseite der NinjaOne PSA Anwendung → Produkte
Vereinbarungsvorlagen
Vereinbarungen fakturieren ein bestimmtes Produkt oder eine Gruppe von Produkten in einem bestimmten Rhythmus und erstellen Regeln für die Zuordnung von Zeiteinträgen. Vertragsvorlagen bilden die Basisdaten für die Rechnungserstellung.
Vertragsvorlagen können im PSA-Adminbereich erstellt und dann in jede Organisation unter Finanzen → Verträgekopiert werden .
Unter NinjaOne PSA Agreement Services erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage für eine Servicevereinbarung erstellen können.
Verwalten von Vertragsleistungen, Rechnungen und Zeiteinträgen
Nach der Aktivierung bietet das NinjaOne PSA-Tool eine Registerkarte Finanzen im linken Navigationsbereich, auf der Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen einsehen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über die Registerkarte Finanzen auf dem Dashboard der Organisation durchführen.
6. Screenshot: NinjaOne Registerkarte Finanzen
Verständnis der Abrechnungszeiträume
Nächstes Abrechnungsdatum
- Wird nur bei Vereinbarungen angezeigt, die auf automatische Abrechnung eingestellt sind.
- Wird automatisch ausgefüllt, wenn nicht festgelegt, basierend auf den Einstellungen Intervall und Datum / Tag des Monats / Tag der Woche, wird eine Rechnung zum nächsten Datum erstellt.
- Kann auf ein zukünftiges Datum geändert werden.
- Sie können nur Daten auswählen, die mit den Einstellungen für den Tag des Monats/Wochentag für vierteljährliche, monatliche und wöchentliche Intervalle übereinstimmen.
- Bis zum Erreichen dieses Datums werden keine Rechnungen automatisch erstellt.
- Das Datum wird automatisch erhöht, wenn eine Rechnung automatisch erstellt wurde. Sie wird auf der Grundlage des Intervalls berechnet.
Beginn Rechnungsdatum
- Ursprünglich ist dieses Datum mit dem Datum des Vertragsbeginns identisch.
- Kann auf ein beliebiges Datum in der Vergangenheit oder Zukunft bearbeitet werden.
- Wenn er sich mit einem bereits abgerechneten Zeitraum überschneidet, werden Sie zur Bestätigung aufgefordert.
- Das Datum wird automatisch erhöht, wenn eine Rechnung erstellt wird, entweder automatisch oder manuell. Sie wird auf der Grundlage des Intervalls berechnet.
Abrechnungszeiträume
- Wenn eine Rechnung erstellt wird, werden das Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums für diese Rechnung verfolgt.
- Wenn eine Rechnung erstellt wird, werden die Anfangs- und Enddaten des Abrechnungszeitraums für jedes nicht zeiterfasste Produkt auf der Rechnung nachverfolgt.
- Das Anfangs- und Enddatum des Abrechnungszeitraums kann bearbeitet werden, bevor eine Rechnung genehmigt wird.
Vereinbarungen
Unter NinjaOne PSA Vertragsdienste erfahren Sie, wie Sie Vertragsdienste auf der Registerkarte Finanzen verwalten können.
Rechnungen
Unter NinjaOne PSA Rechnungen erfahren Sie, wie Sie Rechnungen auf der Registerkarte Finanzen verwalten können.
Zeiteinträge
Unter NinjaOne PSA Zeiteinträge erfahren Sie, wie Sie Zeiteinträge auf der Registerkarte Finanzen verwalten können.
PSA-Aktivitäten und -Benachrichtigungen
Leiten Sie Ereignisse an Benachrichtigungskanäle oder Techniker weiter oder erstellen Sie Ticketing-Regeln unter Verwaltung → Allgemein → Systemaktivitäten. Weitere Informationen zum Erstellen von Warnungen oder Benachrichtigungen für diese Aktivitäten finden Sie in unserem Artikel Benachrichtigungs-Feed für Geräte- und Systemaktivitäten.
7. Screenshot: Verwaltung → Allgemein → Systemaktivitäten (zum Vergrößern anklicken)
Wenn diese Warnungen erstellt werden, werden sie auf dem Dashboard des Systems oder der Organisation unter der Registerkarte Aktivitäten → Alle angezeigt. Wählen Sie "Ninja PSA" aus dem Aktivitätstyp-Filter, um Ihre Suchergebnisse zu konzentrieren. Es gibt auch einen "PSA"-Filter, der sich auf die integrierten PSA-Angebote der Hersteller in NinjaOne bezieht. Weitere Informationen finden Sie unter Integrationen und Apps von Drittanbietern: Ressourcenkatalog, um mehr über integrierte Anbieter zu erfahren.
8. Screenshot: Aktivitäten im Dashboard für NinjaOne PSA filtern (zum Vergrößern klicken)
Zusätzliche Ressourcen:
In den folgenden Quellen erfahren Sie mehr über NinjaOne PSA: