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Erste Schritte mit NinjaOne PSA und QuickBooks

Thema

In diesem Artikel wird die Verwendung von NinjaOne Billing erläutert, einem PSA-Tool (Professional Services Automation), das eine zentrale Übersicht über die Abrechnung und das Rechnungsmanagement bietet.

Umgebung

NinjaOne Abrechnung

Beschreibung

Mit NinjaOne Abrechnung können Sie:

  • die Abrechnung von Geräten nach Stückzahl zu automatisieren und andere Elemente manuell in Rechnung zu stellen. die Abrechnung im Voraus, nachträglich oder mit unterschiedlichen Verrechnungen zu verwalten.
  • Die Abrechnung von Zeiteinträgen für Tickets zu automatisieren.
  • Rechnungen automatisch auf Basis von Vereinbarungen nach einem wiederkehrenden Zeitplan für jede Ihrer Organisationen zu generieren.
  • Generierte Rechnungen mit QuickBooks Online oder Xero synchronisieren.

Index

Technikerberechtigungen: Zugang zum Tool und dessen Konfiguration

Den Techniker-Konten und Techniker-Rollen wurde eine neue Berechtigung hinzugefügt: „NinjaOne Billing“. Aktivieren Sie den Schalter oben, um die Berechtigung zu aktivieren, und wählen Sie anschließend eine Option aus dem Dropdown-Menü aus, um die Konfiguration und den Zugang zu dem NinjaOne Billing-Tool und dessen Ticketfunktionen zuzulassen oder einzuschränken. 

Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne-Plattform: Berechtigungseinstellungen für Techniker “. 

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Abbildung 1: Technikern Zugang zu „NinjaOne Abrechnung“ gewähren (zum Vergrößern anklicken)

Das Abrechnungstool aktivieren und konfigurieren

Um die NinjaOne Billing-Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zu „Administration“ → „Anwendungen“ → „NinjaOne Billing“ und klicken Sie auf „Aktivieren“.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die verschiedenen Registerkartenfunktionen innerhalb der Anwendung.

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Abbildung 2: Registerkarten der Konfigurationen von NinjaOne Abrechnung

Allgemein

Bearbeiten Sie die Einstellungen, um festzulegen, welche Währung für alle in NinjaOne erstellten Rechnungen verwendet werden soll und welches das Standardfälligkeitsdatum für Rechnungen ist. NinjaOne wendet Währungsänderungen sowohl auf neue Rechnungen als auch auf bestehende, unvollständige Rechnungen an.

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Abbildung 3: Allgemeine Einstellungen für die NinjaOne-Abrechnung bearbeiten (zum Vergrößern anklicken)

Steuersätze

Konfigurieren Sie die Steuersätze, die zu den Diensten Ihrer Vereinbarung hinzugerechnet werden sollen. Mehr erfahren Sie bei NinjaOne Abrechnung: Steuersätze.

Rechnungseinstellungen

Konfigurieren Sie die Rechnungs-Einstellungen, um zu steuern, wie Zeiterfassungspositionen auf Rechnungen angezeigt werden. So können Sie Informationen in dem von Ihnen bevorzugten Format darstellen.

Unter „NinjaOne Billing: Rechnungs-Einstellungen“ erfahren Sie, wie Sie Vorlagen für die Rechnungserstellung und Zeiterfassung bearbeiten können.

Produkte

Produkte sind die verkauften Einzelposten oder Waren, die zur Abrechnung zu Vereinbarungen hinzugefügt werden können. Wenn Sie auf der Konfigurationsseite von NinjaOne Billing unter „Produkte“ auswählen, legen Sie fest, ob Sie aktive oder inaktive Produkte anzeigen möchten. Inaktive Produkte können zur Verwendung reaktiviert werden. 

Lesen Sie den Abschnitt „NinjaOne Abrechnung: Produkte“, um zu erfahren, wie Sie ein Produkt für das PSA erstellen. 

Vereinbarungsvorlagen

Vereinbarungen dienen der Abrechnung eines bestimmten Produkts oder einer Produktgruppe in bestimmten Abständen und legen Regeln für die Zuordnung von Zeiteinträgen fest. Vereinbarungsvorlagen bilden die Kerndaten für die Rechnungserstellung.

Vereinbarungsvorlagen können im Bereich „Abrechnungsadministrator“ erstellt und anschließend unter „Finanzen → Verträge“ in jede Organisation kopiert werden .

Informationen zum Erstellen einer Vereinbarungsvorlage für Dienste finden Sie unter „NinjaOne Billing: Vertragsdienste “. 

Konten

Sie können in NinjaOne Abrechnung Kontocodes nutzen, um das mit jedem Produkt verknüpfte Konto zu konfigurieren. Um diese Änderung zu unterstützen, haben wir für jeden der bestehenden Produkttypen in NinjaOne Standardkonten angelegt. Die Kontozuordnung bleibt auch in Ihrem Buchhaltungstool erhalten.

Diese Funktionalität verändert die Art und Weise, wie Sie mit Produkttypen in NinjaOne umgehen. Wir haben die Abhängigkeit entfernt, wonach ein Produkttyp zur Bestimmung der Mengenberechnung erforderlich war. Anstelle des Produkttyps verwenden Sie nun eine Mengenquelle, um festzulegen, welche Art von Nachschlag Sie für jedes Produkt verwenden möchten.

Um mehr zu erfahren, besuchen Sie „NinjaOne Abrechnung: Kontocodes “.

Integrationen

Wenn Sie ein mit NinjaOne kompatibles Abrechnungstool eines Drittanbieters verwenden, können Sie es auf dieser Registerkarte aktivieren. Anweisungen dazu finden Sie unter „NinjaOne PSA und Abrechnung: QuickBooks-Integration aktivieren “.

Ein QuickBooks Online-Konto ist bei der Nutzung von NinjaOne Abrechnung optional. Für die automatische Rechnungsstellung wie vorgesehen muss man Transaktionsnummern in QuickBooks Online deaktivieren. Navigieren Sie dazu in QuickBooks zu „Konto“ und „Einstellungen“ und klicken Sie anschließend auf „Vertrieb“. Setzen Sie im Formular „Vertrieb“ die Option „Benutzerdefinierte Transaktionsnummern “ auf „Aus“.

Vereinbarung-Dienste, Rechnungen und Zeiteinträge verwalten

Nach der Aktivierung stellt das NinjaOne-Abrechnungstool im Seitenleistenmenü die Registerkarte „Finanzen“ bereit, auf der Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen einsehen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Diese Aktionen können Sie auch über die Registerkarte „Finanzen“ auf dem Organisations-Dashboard ausführen.

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Abbildung 4: Registerkarte „Finanzierung“ in NinjaOne

Abrechnungszeiträume verstehen

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, erfasst NinjaOne das Startdatum und das Enddatum des Abrechnungszeitraums für jedes Produkt auf der Rechnung, bei dem es sich nicht um einen Zeiteintrag handelt. Sie können das Startdatum und das Enddatum bearbeiten, bevor Sie die Rechnung genehmigen.

AbrechnungsintervallBeschreibung

Nächstes Abrechnungsdatum

  • Dieses Feld wird nur bei Vereinbarungen angezeigt, für die die automatische Abrechnung eingestellt ist. Wenn Sie kein bestimmtes Datum konfigurieren, füllt NinjaOne dieses Feld automatisch auf der Grundlage des Werts für das Intervall der Rechnung aus. 
  • Sie können dieses Datum jederzeit auf ein zukünftiges Datum ändern, jedoch nur solche Termine auswählen, die mit dem gewählten Wert für das Rechnungsintervall übereinstimmen (z. B. jährlich, halbmonatlich, vierteljährlich). NinjaOne generiert keine Rechnungen, bis dieses Datum erreicht ist.

Rechnungsdatum

  • NinjaOne setzt diesen Wert automatisch so, dass er mit dem Vertragsbeginn übereinstimmt, Sie können ihn jedoch auf ein beliebiges Datum in der Vergangenheit oder Zukunft ändern. Wenn sich das von Ihnen ausgewählte Datum mit einem bereits abgerechneten Zeitraum überschneidet, benachrichtigt NinjaOne Sie und fordert Sie auf, Ihre Auswahl zu bestätigen.
  • Das Datum wird automatisch erhöht, wenn eine Rechnung entweder automatisch oder manuell generiert wird. Die Erhöhung richtet sich nach dem gewählten Wert für das Rechnungsintervall.

Vereinbarungen

Informationen zum Verwalten von Vertragsdiensten auf der Registerkarte „Finanzen “ finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Vertragsdienste “. 

Rechnungen

Lesen Sie den Abschnitt „NinjaOne-Abrechnung: Rechnungen“, um zu erfahren, wie Sie Rechnungen über die Registerkarte „Finanzen“ verwalten. 

Zeiteinträge

Weitere Informationen zum Verwalten von Zeiteinträgen von der Registerkarte „Finanzen “ finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Zeiteinträge “. 

Abrechnungsaktivitäten und Benachrichtigungen

Leiten Sie Ereignisse an Benachrichtigungskanäle oder Techniker weiter oder erstellen Sie Ticketing-Regeln unter „Administration → Allgemein → Systemaktivitäten“. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Warnungen oder Benachrichtigungen für diese Aktivitäten in unserem Artikel „Benachrichtigungs-Feed für Geräte- und Systemaktivitäten “.

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Abbildung 5: Systemaktivitäten für die Abrechnungkonfigurieren (zum Vergrößern anklicken)

Wenn diese Warnungen erstellt werden, werden sie im System- oder Organisations-Dashboard unter „Aktivitäten → ALLES“ angezeigt. Wählen Sie „Ninja PSA“ im Filter „Aktivitätstyp“ aus, um Ihre Suchergebnisse einzugrenzen. Sie können auch den PSA -Filter verwenden, der sich auf die in NinjaOne integrierten PSA-Angebote von Anbietern bezieht. Weitere Informationen zu Integrationen finden Sie in unserem Artikel „Integrationen und Anwendungen von Drittanbietern: Ressourcenkatalog “. 

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Abbildung 6: Dashboard-Aktivitäten für NinjaOne PSAfiltern (zum Vergrößern anklicken)

Zusätzliche Ressourcen

Unter „NinjaOne-Abrechnung: Ressourcenkatalog“ finden Sie alle verwandten Artikel. 

FAQ

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