NinjaOne PSA-Vertragsdienstleistungen

Der in diesem Artikel beschriebene Arbeitsablauf spiegelt die Produktverbesserungen wider, die in unserer neuesten Version enthalten sind. Informationen zur vorherigen Version finden Sie im PDF-Dokument, das in der Fußzeile des Artikels angehängt ist. Um zu erfahren, wann Sie diese Verbesserungen erhalten, lesen Sie unseren Artikel „NinjaOne-Abrechnung: Erste Schritte mit Professional Services Automation (PSA)“, um die Anwendung einzurichten, falls Sie dies noch nicht getan haben.

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Index

Wählen Sie eine Kategorie aus, um mehr zu erfahren:

• Erstellen der Vertragsvorlage
• Verträge erstellen und verwalten
  • Neuen Vertrag hinzufügen
  • Vertrag aus Vorlage hinzufügen
  • Die neue Vereinbarung bearbeiten
• Weitere Ressourcen

Vertragsvorlage erstellen

Bei der Konfiguration von Abrechnungsvereinbarungen können Sie festlegen, dass generierte Rechnungen automatisch genehmigt werden, und entscheiden, ob diese mit einem externen Buchhaltungstool synchronisiert oder als abgeschlossen markiert werden sollen, falls kein Tool verbunden ist.

Sie können Vertragsvorlagen in der NinjaOne Billing-Anwendung erstellen und diese dann unter „Finanzen → Verträge“ in jede Organisation kopieren.

So erstellen Sie eine Servicevertragsvorlage:

1. Navigieren Sie zu „Administration → Apps → NinjaOne Billing“, öffnen Sie die Registerkarte „Vertragsvorlagen “ und klicken Sie auf„+ Hinzufügen“.

2. Geben Sie dem Servicevertrag einen Namen und legen Sie die Supportzeiten fest; Sie können die Einstellungen aus Ihren NinjaOne-Ticketing-Konfigurationen übernehmen oder separat anpassen. Wenn Sie „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie die Standard-Supportzeiten im Feld „Quelle der Supportzeiten “ weiter bearbeiten.

3. Wenn Sie im Abschnitt „Abrechnung“ die Option zum automatischen Genehmigen von Rechnungen auswählen, können Sie auch festlegen, dass diese nach der Genehmigung als abgeschlossen markiert werden.

4. Wählen Sie das Rechnungsintervall für die Rechnungserstellung aus. Nach Ihrer Auswahl erscheint ein neues Feld für weitere Konfigurationen.

Rechnungsintervall	Beschreibung
Jährlich	Ein genaues Datum, an dem die Rechnung einmal im Jahr ausgestellt wird
Halbjährlich	Ein genaues Datum für die Rechnungsstellung alle zwei Jahre
Vierteljährlich	Wählen Sie den Tag aus, an dem die Rechnung alle drei Monate automatisch erstellt werden soll; der Startmonat ist entweder der aktuelle Monat, wenn der ausgewählte Tag noch nicht vergangen ist, oder der folgende Monat, wenn der ausgewählte Tag bereits vergangen ist
Monatlich	Legen Sie den Tag fest, an dem die Rechnung jeden Monat erstellt werden soll
Zweimonatlich	Legen Sie den Tag fest, an dem die Rechnung alle zwei Monate erstellt werden soll
Wöchentlich	Geben Sie den Wochentag ein, an dem die Rechnung automatisch erstellt werden soll, einschließlich Wochenenden
Alle zwei Wochen	Legen Sie den Tag fest, an dem die Rechnung alle zwei Wochen erstellt wird, einschließlich Wochenenden
Einmalig	Wählen Sie den genauen Tag, Monat und das Jahr aus, um die Rechnung zu automatisieren

5. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Rechnung fest und wählen Sie dann einen Steuersatz aus. Wenn Sie einen Steuersatz für diese Vereinbarung erstellen müssen, finden Sie Anweisungen unter NinjaOne Billing: Steuersätze.
6. Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü „Produkte“ aus. Klicken Sie anschließend auf„+Produkt hinzufügen“ und wählen Sie aus, ob das hinzugefügte Produkt „Neu“, „Vorhanden“ oder „Nicht im Katalog“ ist. Informationen zu den Produkten, die Sie hier hinzufügen können, finden Sie unter NinjaOne Billing: Produkte.
   • Neu: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt im Abschnitt „Produkte“ angezeigt.
   • Vorhanden: Wählen Sie aus den zuvor im Abschnitt „Produkte“ hinzugefügten Produkten aus.
   • Nicht im Katalog: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt nicht als bestehendes Produkt im Abschnitt „Produkte“ angezeigt.

7. Klicken Sie auf „Übernehmen“.

Nachdem Sie eine Vertragsvorlage hinzugefügt haben, können Sie diese bearbeiten, löschen oder als neuen Vertrag für eine bestimmte Organisation mit einem neuen Startdatum kopieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf das Aktionsmenü, um diese Optionen anzuzeigen.

Verträge erstellen und verwalten

Wenn das NinjaOne-Abrechnungstool aktiviert ist, wird im Seitenleistenmenü der Bereich „Finanzen“ angezeigt, in dem Sie Verträge erstellen und verwalten, Rechnungen anzeigen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über den Bereich „Finanzen“ auf dem Organisations-Dashboard ausführen.

Von hier aus können Sie Abrechnungsvereinbarungen erstellen, anzeigen oder bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen für erbrachte Leistungen korrekt sind. NinjaOne füllt die Daten bei jeder Rechnungserstellung aus und aktualisiert sie, unabhängig davon, ob dies automatisch oder manuell geschieht, und berechnet sie auf der Grundlage des festgelegten Abrechnungsintervalls.

Dieser Bereich umfasst drei Abschnitte für aktive, inaktive und archivierte Servicevereinbarungen. Der Abschnitt „Archiviert“ enthält Servicevereinbarungen für Organisationen, die gelöscht wurden. Sie können einzelne Vereinbarungen inaktivieren.

Eine Erläuterung der einzelnen Datenspalten finden Sie in der folgenden Tabelle. Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie das Symbol für die Tabelleneinstellungen unter der Schaltfläche„+Vereinbarung hinzufügen “ verwenden.

Spaltenname	Beschreibung
Name	Diese Spalte enthält den Titel des Servicevertrags.
Beschreibung	Diese Spalte zeigt die Zusammenfassung oder den Zweck des Servicevertrags an, sofern vorhanden.
Art der Rechnungserstellung	Diese Spalte gibt an, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wurde.
Intervall	Diese Spalte zeigt die Häufigkeit des Abrechnungszeitraums an.
Organisation	In dieser Spalte wird die Organisation angegeben, für die die Rechnung erstellt wurde.
Startdatum	Diese Spalte zeigt das Datum an, an dem die Vereinbarung beginnt.
Enddatum	Diese Spalte zeigt das Datum an, an dem die Vereinbarung endet.
Datum der letzten Rechnung	Diese Spalte zeigt das Datum der letzten Rechnung an, die im Rahmen des vorherigen Zeitraums | dieser Vereinbarung ausgestellt wurde. Diese Spalte bleibt leer, bis eine Rechnung ausgestellt wurde.
Nächstes Rechnungsdatum	Diese Spalte zeigt das nächste Datum an, an dem eine Rechnung für diese Vereinbarung erstellt wird. Diese Spalte bleibt leer, wenn der Rechnungserstellungs-Typ auf „manuell“ gesetzt ist.
Startdatum des letzten Zeitraums	Diese Spalte enthält das Startdatum des vorherigen Abrechnungszeitraums für diesen Vertrag. Diese Spalte bleibt leer, bis ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt.
Enddatum des letzten Zeitraums	Diese Spalte enthält das Enddatum des letzten Abrechnungszeitraums für diesen Vertrag. Die Produkte für diesen Vertrag wurden bis zu diesem Datum in Rechnung gestellt.

Neuen Vertrag hinzufügen

Um einen neuen Vertrag hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus. Diese Option verwendet nicht die aktuelle Vorlage als Grundlage, sodass Sie alle Einstellungen manuell konfigurieren können.

1. Navigieren Sie zu „Finanzen“ → „Verträge“ und klicken Sie auf „+Vertrag hinzufügen“. Wählen Sie „Neuer Vertrag“.
2. Das Dialogfeld „Vertrag hinzufügen“ wird angezeigt; wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Organisation für die Rechnungsstellung aus.
3. Befolgen Sie die Schritte im Abschnitt „Neuen Vertrag bearbeiten“, um die Konfiguration des Vertrags abzuschließen.

Vereinbarung aus Vorlage hinzufügen

Um eine neue Vereinbarung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus. Mit dieser Option können Sie eine Vorlage als Grundlage auswählen.

1. Navigieren Sie zu „Finanzen“ → „Vereinbarungen“ und klicken Sie auf„+Vereinbarung hinzufügen“. Wählen Sie „Aus Vorlage“.
2. Das Dialogfeld „Als neue Vereinbarung kopieren“ wird geöffnet. Verwenden Sie die folgende Tabelle als Leitfaden, um die Felder auszufüllen.

Feld	Beschreibung
Name	Geben Sie der Vereinbarung eine eindeutige Kennung.
Startdatum	Wählen Sie den Tag aus, an dem die Vereinbarung beginnt.
Organisation	Wählen Sie die Organisation aus, die Eigentümerin der Vereinbarung ist.
Vertragsvorlage	Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie in der NinjaOne-Abrechnungsanwendung erstellt haben.
Art der Rechnungserstellung	Wählen Sie aus, ob Sie die Rechnung automatisch oder manuell erstellen möchten.
Rechnungsdatum	Geben Sie das nächste Datum ein, an dem eine Rechnung für diese Vereinbarung erstellt werden soll.

3. Klicken Sie auf „Speichern“.
4. Die Seite „Vertrag bearbeiten“ wird angezeigt. Befolgen Sie die Schritte im folgenden Abschnitt, um die Vertragskonfiguration abzuschließen.

Neue Vereinbarung bearbeiten

Beim Bearbeiten eines Vertrags wird standardmäßig der Abschnitt „Übersicht“ geöffnet. Befolgen Sie die folgenden Schritte als Anleitung, um die einzelnen Einstellungen für einen Vertrag zu konfigurieren.

1. Falls noch nicht geschehen, geben Sie der Servicevereinbarung einen Namen und wählen Sie ein Startdatum aus. Das Startdatum der Vereinbarung sollte das Datum sein, an dem die Dienstleistungen beginnen sollen. Das Enddatum der Vereinbarung ist optional und kann jederzeit hinzugefügt oder aktualisiert werden.
2. Wenn Sie unter „Quelle für Supportzeiten“ die Option „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie das Feld „Standard-Supportzeiten“ bearbeiten, um einen benutzerdefinierten Zeitplan festzulegen, einschließlich des Wochentags und des täglichen Zeitraums. Wenn Sie „Aus Ticketing übernehmen“ auswählen, verwendet NinjaOne die Daten, die Sie für NinjaOne Ticketing konfiguriert haben. Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne Ticketing: Erste Schritte “.

3. Öffnen Sie den Abschnitt „Abrechnung “. Verwenden Sie die Feldbeschreibungen und die vorherige Tabelle, um die entsprechenden Felder auszufüllen.
   1. Wenn Sie unter „Generationstyp“ die Option „Manuell“ auswählen, entfällt die Notwendigkeit, eine Option für „Intervall“ auszuwählen; das Rechnungsdatum wird aktualisiert, wenn Sie die Rechnung manuell erstellen. Wenn Sie „Automatisch“ auswählen, werden Rechnungen basierend auf der Auswahl unter „Intervall“ generiert und bei jeder Rechnungserstellung automatisch angepasst.
   2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Rechnungen automatisch genehmigen“, um alle generierten Rechnungen standardmäßig als genehmigt zu markieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird ein neues Kontrollkästchen „Rechnungen automatisch exportieren“ angezeigt; verwenden Sie diese Option, um die Rechnungen mit Ihren Buchhaltungstools von Drittanbietern zu synchronisieren. Diese Option markiert Rechnungen als abgeschlossen, wenn keine Tools verbunden sind.
   3. NinjaOne berechnet das Feld „Startdatum des nächsten Abrechnungszeitraums“ basierend auf Ihrer Auswahl für das Rechnungsintervall. Das Datum wird bei der Rechnungserstellung automatisch angepasst.
   4. Wenn Sie für die Quelle der Rechnungsfälligkeit nicht „Benutzerdefiniert“ auswählen, bezieht NinjaOne die Daten aus der Standardanzahl von Tagen, die unter „Verwaltung → Apps → Installiert → NinjaOne-Abrechnung → Allgemein → Einstellungen“ konfiguriert ist.

4. Öffnen Sie den Abschnitt „QuickBooks“ , um die Einstellungen für die QuickBooks-Integration zu konfigurieren.
   • Aktivieren oder deaktivieren Sie QuickBooks Online-Kartenzahlungen für Rechnungen.
   • Aktivieren oder deaktivieren Sie QuickBooks-ACH-Zahlungen (Automated Clearing House) für Rechnungen.
5. Öffnen Sie den Abschnitt „Produkte “. Über die zusätzlichen Registerkarten in diesem Abschnitt können Sie Preise für Zeiteinträge, Geräte, Gerätesicherungen, Endbenutzer und Sonstiges hinzufügen. Wenn Sie auf „Hinzufügen“ klicken, wählen Sie zwischen „Neu“, „Vorhanden“ oder „Nicht im Katalog“. Informationen zu den Produkten, die Sie hier hinzufügen können, finden Sie unter NinjaOne-Abrechnung: Produkte.
   • Neu: Erstellen Sie Details für ein neues Produkt.
   • „Vorhanden“: Wählen Sie aktive Produkte aus, die Sie bei der Konfiguration der NinjaOne-Abrechnungsseite erstellt haben.
   • Nicht im Katalog: Erstellen Sie Details für ein Ad-hoc-Produkt. Diese Produkte werden nicht zu Ihrer bestehenden Produktliste hinzugefügt.

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen zu NinjaOne Billing finden Sie unter „NinjaOne Billing: Ressourcenkatalog “.