Thema
Erfahren Sie, wie Sie mit dem Tool für die Abrechnung von NinjaOne Vereinbarungen erstellen und verwalten können.
Umgebung
NinjaOne Abrechnung
Beschreibung
Mit dem Tool für die Abrechnung von NinjaOne können Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten. Vereinbarungen ermöglichen es Ihnen, ein bestimmtes Produkt oder eine Gruppe von Produkten in festgelegten Abständen in Rechnung zu stellen und Regeln für die Zuordnung von Zeiteinträgen festzulegen. Vereinbarungsvorlagen bilden die Kerndaten für die Rechnungserstellung.
Bevor Sie fortfahren, müssen Sie das Tool für die Abrechnung von NinjaOne aktivieren. Lesen Sie den Artikel „NinjaOne-Abrechnung: Erste Schritte mit Professional Services Automation (PSA)“, um die Anwendung einzurichten, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Möchten Sie mehr über NinjaOne Abrechnung erfahren? Schauen Sie sich unsere Videobibliothekan .
Index
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Vereinbarungsvorlage erstellen
Bei der Konfiguration von Abrechnungsvereinbarungen können Sie festlegen, dass generierte Rechnungen automatisch genehmigt werden, und entscheiden, ob diese mit einem Buchhaltungstool eines Drittanbieters synchronisiert oder als abgeschlossen markiert werden sollen, falls kein Tool verbunden ist.
Sie können Vereinbarungsvorlagen in der NinjaOne Billing-Anwendung erstellen und diese anschließend unter „Finanzen → Vereinbarungen“ in die jeweiligen Organisationen kopieren.
So erstellen Sie eine Servicevertragsvorlage:
- Navigieren Sie zu „Administration“ → „Apps“ → „NinjaOne Abrechnung“, öffnen Sie die Registerkarte „Vereinbarungsvorlagen “ und klicken Sie auf„+ Hinzufügen“.
- Geben Sie der Servicevereinbarung einen Namen und legen Sie die Supportzeiten fest; Sie können die Einstellungen aus Ihren NinjaOne-Ticketing-Konfigurationen übernehmen oder separat personalisieren. Wenn Sie „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie die Standard-Supportzeiten über das Feld „Quelle für Supportzeiten“ weiter bearbeiten.
- Wenn Sie im Abschnitt „Abrechnung“ die Option zum automatischen Genehmigen von Rechnungen auswählen, können Sie zudem festlegen, dass diese nach der Genehmigung in Ihr integriertes Buchhaltungstool exportiert werden.
- Wählen Sie das Rechnungsintervall für die Rechnungserstellung aus. Nach Ihrer Auswahl erscheint ein neues Feld, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können.
| Rechnungsintervall | Beschreibung |
|---|---|
| Jährlich | Ein genaues Datum, an dem die Rechnung einmal jährlich abgerechnet wird |
| Halbjährlich | Ein genaues Datum, an dem die Rechnung alle zwei Jahre ausgestellt wird |
| Vierteljährlich | Wählen Sie den Tag aus, an dem die Rechnung alle drei Monate automatisch erstellt werden soll; der Startmonat ist entweder der aktuelle Monat, wenn der ausgewählte Tag noch nicht vergangen ist, oder der folgende Monat, wenn der ausgewählte Tag bereits vergangen ist |
| Monatlich | Legen Sie den Tag fest, an dem die Rechnung jeden Monat erstellt werden soll |
| Zweimonatlich | Legen Sie den Tag fest, an dem die Rechnung alle zwei Monate erstellt werden soll. |
| Wöchentlich | Geben Sie den Wochentag ein, an dem die Rechnung automatisch erstellt werden soll, einschließlich der Wochenenden |
| Zweiwöchentlich | Legen Sie den Tag fest, an dem die Rechnung alle zwei Wochen erstellt wird, einschließlich der Wochenenden |
| Einmalig | Wählen Sie den bestimmten Tag, Monat und das Jahr aus, um die Rechnungsstellung zu automatisieren |
- Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Rechnung fest und wählen Sie anschließend einen Steuersatz aus. Wenn Sie einen Steuersatz für diese Vereinbarung erstellen müssen, finden Sie Anweisungen dazu unter „NinjaOne-Abrechnung: Steuersätze “.
- Wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü „Produkte“ aus. Klicken Sie anschließend auf„+ Produkt hinzufügen“ und wählen Sie aus, ob es sich bei dem hinzuzufügenden Produkt um ein neues, ein bestehendes oder ein nicht im Katalog enthaltenes Produkt handelt. Informationen zu den Produkten, die Sie hier hinzufügen können, finden Sie unter „NinjaOne Abrechnung: Produkte “.
- Neu: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt im Abschnitt „Produkte“ angezeigt.
- „Bestehend“: Wählen Sie von den zuvor im Abschnitt „Produkte“ hinzugefügten Produkten aus.
- Außerhalb des Katalogs: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt nicht als bestehendes Produkt im Abschnitt „Produkte“ angezeigt.
- Klicken Sie auf „Anwenden“.
Nach dem Hinzufügen einer Vereinbarungsvorlage können Sie diese bearbeiten, löschen oder als neuen Vertrag für eine bestimmte Organisation mit einem neuen Vertragsbeginn kopieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf das Aktionsmenü, um diese Optionen anzuzeigen.
Vereinbarungen erstellen und verwalten
Wenn das NinjaOne-Abrechnungstool aktiviert ist, wird im Seitenleistenmenü der Bereich „Finanzen“ angezeigt, in dem Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen einsehen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über den Bereich „Finanzen“ auf dem Organisations-Dashboard ausführen.
Von hier aus können Sie Abrechnungsvereinbarungen erstellen, anzeigen oder bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen für die erbrachten Leistungen korrekt sind. NinjaOne füllt die Daten bei jeder Rechnungserstellung – egal ob automatisch oder manuell – aus, aktualisiert sie und berechnet sie auf der Grundlage des festgelegten Abrechnungsintervalls.
Dieser Bereich umfasst drei Unterbereiche für aktive, inaktive und archivierte Servicevereinbarungen. Der Bereich „Archiviert“ enthält Servicevereinbarungen für Organisationen, die gelöscht wurden. Sie können einzelne Vereinbarungen als inaktiv markieren.
Eine Erläuterung der einzelnen Datenspalten finden Sie in der folgenden Tabelle. Über das Icon für die Tabelleneinstellungen unter der Schaltfläche„+Vereinbarung hinzufügen“ können Sie Spalten hinzufügen oder entfernen.
| Spaltenname | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Diese Spalte enthält den Titel der Vereinbarung. |
| Beschreibung | Diese Spalte zeigt die Zusammenfassung oder den Zweck der Vereinbarung an, sofern diese besteht. |
| Rechnungserzeugungstyp | Diese Spalte geben an, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wurde. |
| Intervall | Diese Spalte zeigen die Frequenz des Abrechnungszeitraums an. |
| Kunde | In dieser Spalte wird die Organisation angegeben, für die die Rechnung erstellt wurde. |
| Startdatum | Diese Spalte zeigen das Datum an, an dem die Vereinbarung beginnt. |
| Enddatum | Diese Spalte zeigt das Datum an, an dem die Vereinbarung endet. |
| Letztes Abrechnungsdatum | Diese Spalte zeigt das Datum der letzten Rechnung an, die im Rahmen des vorangegangenen Zeitraums | dieser Vereinbarung ausgestellt wurde. Diese Spalte bleibt leer, bis eine Rechnung abgerechnet wurde. |
| Nächstes Abrechnungsdatum | Diese Spalte zeigt das nächste Datum an, an dem eine Rechnung für diese Vereinbarung erstellt wird. Diese Spalte bleibt leer, wenn der Generation Typ auf „manuell“ eingestellt ist. |
| Datum des Beginns des letzten Zeitraums | Diese Spalte gibt das Startdatum des vorherigen Abrechnungszeitraums für diese Vereinbarung an. Diese Spalten bleibt leer, bis ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt. |
| Letztes Periodenenddatum | Diese Spalte geben das Enddatum des letzten Abrechnungszeitraums für diese Vereinbarung an. Die Produkte für diese Vereinbarung wurden bis zu diesem Datum abgerechnet. |
Neue Vereinbarung hinzufügen
Um eine neue Vereinbarung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus. Diese Option verwendet nicht die aktuelle Vorlage als Basis, sodass Sie alle Einstellungen manuell konfigurieren können.
- Navigieren Sie zu „Finanzen“ → „Vereinbarungen“ und klicken Sie auf „+Vereinbarung hinzufügen“. Wählen Sie „Neue Vereinbarung“ aus.
- Das Dialogfeld „Vereinbarung hinzufügen“ wird angezeigt; wählen Sie aus dem verfügbaren Dropdown-Menü eine Organisation für die Abrechnung aus.
- Befolgen Sie die Schritte im Abschnitt „Neue Vereinbarung bearbeiten“, um die Konfiguration der Vereinbarung abzuschließen.
Vereinbarung von einer Vorlage hinzufügen
Um eine neue Vereinbarung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus. Mit dieser Option können Sie eine Vorlage als Basis auswählen.
- Navigieren Sie zu „Finanzen“ → „Vereinbarungen“ und klicken Sie auf„+Vereinbarung hinzufügen“. Wählen Sie „Von Vorlage“ aus.
- Das Dialogfeld „Als neue Vereinbarung kopieren“ wird geöffnet. Orientieren Sie sich an der folgenden Tabelle, um die Felder vollständig auszufüllen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Geben Sie der Vereinbarung eine eindeutige Kennung. |
| Startdatum | Auswählen Sie den Tag, an dem die Vereinbarung beginnt. |
| Kunde | Wählen Sie die Organisation aus, der die Vereinbarung gehört. |
| Vereinbarungsvorlage | Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie in der NinjaOne-Abrechnungsanwendung erstellt haben. |
| Art der Rechnungserstellung | Wählen Sie aus, ob Sie die Rechnung automatisch oder manuell erstellen möchten. |
| Rechnungsdatum | Geben Sie das nächste Datum ein, an dem eine Rechnung für diese Vereinbarung erstellt werden soll. |
- Klicken Sie auf „Speichern“.
- Die Seite „Vereinbarung bearbeiten“ wird angezeigt. Befolgen Sie die Schritte im folgenden Abschnitt, um die Konfiguration der Vereinbarung abzuschließen.
Neue Vereinbarung bearbeiten
Beim Bearbeiten einer Vereinbarung wird standardmäßig der Abschnitt „ÜBERBLICK“ geöffnet. Befolgen Sie die folgenden Schritte als Anleitung, um die einzelnen Einstellungen für eine Vereinbarung zu konfigurieren.
- Falls Sie dies noch nicht getan haben, geben Sie der Servicevereinbarung einen Namen und wählen Sie ein Startdatum aus. Der „Vertragsbeginn“ sollte das Datum sein, an dem die Dienstleistungen planmäßig beginnen sollen. Das „Vertragsende“ ist optional und kann jederzeit hinzugefügt oder aktualisiert werden.
- Wenn Sie unter „Quelle für Supportzeiten“ die Option „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie das Feld „Standard-Supportzeiten“ bearbeiten, um einen benutzerdefinierten Zeitplan anzugeben, einschließlich des Wochentags und des täglichen Zeitraums. Wenn Sie „Aus Ticketing übernehmen“ auswählen, verwendet NinjaOne die Daten, die Sie für NinjaOne Ticketing konfiguriert haben. Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne Ticketing: Erste Schritte “.
- Öffnen Sie den Abschnitt „E-Mail“, wenn Sie die Option zum Versenden von Rechnungen auf der Anwendungsseite von NinjaOne Billing aktiviert haben (weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne Billing: Rechnungseinstellungen“ ). Wählen Sie aus, wer die E-Mail erhalten soll, und fügen Sie gegebenenfalls Kontakte zum E-Mail-Verlauf hinzu.
- Öffnen Sie den Abschnitt „Abrechnung “. Verwenden Sie die Feldbeschreibungen und die vorherige Tabelle, um die entsprechenden Felder auszufüllen.
- Wenn Sie unter „Generierungstyp“ die Option „Manuell“ auswählen, entfällt die Auswahl einer Option für „Intervall“; das Rechnungsdatum wird aktualisiert, wenn Sie die Rechnung manuell erstellen. Wenn Sie „Automatisch“ auswählen, werden Rechnungen basierend auf der Auswahl unter „Intervall“ generiert und bei jeder Rechnungserstellung automatisch angepasst.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Rechnungen automatisch genehmigen“, um alle erstellten Rechnungen standardmäßig als genehmigt zu markieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird ein neues Kontrollkästchen „Rechnungen automatisch exportieren“ angezeigt; verwenden Sie diese Option, um die Rechnungen mit Ihren Buchhaltungstools von Drittanbietern zu synchronisieren. Diese Option markiert Rechnungen als vollständig, wenn keine Tools verbunden sind.
- NinjaOne berechnet das Feld „Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums“ basierend auf Ihrer Auswahl für das Rechnungsintervall. Das Datum wird bei der Rechnungserstellung automatisch angepasst.
- Wenn Sie für die „Quelle für die Zahlungsfrist“ nicht „Benutzerdefiniert“ auswählen, bezieht NinjaOne die Daten aus der standardmäßig konfigurierten Anzahl von Tagen unter „Administration → Anwendungen → Installiert → NinjaOne-Abrechnung → Allgemein → Einstellungen“.
- Öffnen Sie den Abschnitt „QuickBooks“ , um die Einstellungen für die QuickBooks-Integration zu konfigurieren. Wenn Sie QuickBooks nicht integriert haben, wird dieser Abschnitt nicht angezeigt. Wenn Sie Xero integriert haben, wird stattdessen diese Option angezeigt.
- Legen Sie fest, ob QuickBooks Online Kartenzahlungen für Rechnungen akzeptiert.
- Legen Sie fest, ob QuickBooks ACH-Zahlungen für Rechnungen akzeptieren soll.
- Öffnen Sie den Abschnitt „Produkte “. Über die zusätzlichen Registerkarten in diesem Abschnitt können Sie Preise für Zeiteinträge, Geräte, Gerätesicherungen, Endnutzer und Sonstiges hinzufügen. Wenn Sie auf „Hinzufügen“ klicken, wählen Sie zwischen „Neu“, „Vorhanden“ oder „Nicht im Katalog“. Informationen zu den Produkten, die Sie hier hinzufügen können, finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Produkte “.
- „Neu“: Erstellen Sie Details für ein neues Produkt.
- „Vorhanden“: Wählen Sie aktive Produkte aus, die Sie bei der Konfiguration der NinjaOne Billing-Anwendungsseite erstellt haben.
- Außerhalb des Katalogs: Erstellen Sie Details für ein Ad-hoc-Produkt. Diese Produkte werden nicht zu Ihrer bestehenden Produktliste hinzugefügt.
Zusätzliche Ressourcen
Um mehr über NinjaOne-Abrechnung zu erfahren, besuchen Sie „NinjaOne-Abrechnung: Ressourcenkatalog “.