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NinjaOne PSA-Vertragsdienstleistungen

Thema

Erfahren Sie, wie Sie mit dem Abrechnungstool von NinjaOne Verträge erstellen und verwalten.

Umgebung

NinjaOne Billing

Beschreibung

Mit dem Abrechnungstool von NinjaOne können Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten. Vereinbarungen ermöglichen es Ihnen, ein bestimmtes Produkt oder eine Gruppe von Produkten in bestimmten Abständen in Rechnung zu stellen und Regeln für die Zuordnung von Zeiteinträgen festzulegen. Vereinbarungsvorlagen bilden die Kerndaten für die Rechnungserstellung.

Bevor Sie fortfahren, müssen Sie das Abrechnungstool von NinjaOne aktivieren. Lesen Sie den Artikel „NinjaOne Billing: Erste Schritte mit Professional Services Automation (PSA) “, um die Anwendung einzurichten, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Möchten Sie mehr über NinjaOne Billing erfahren? Schauen Sie sich unsere Videobibliothekan .

Index

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Erstellen der Vertragsvorlage

Bei der Konfiguration von Abrechnungsvereinbarungen können Sie festlegen, dass generierte Rechnungen automatisch genehmigt werden, und entscheiden, ob diese mit einem externen Buchhaltungstool synchronisiert oder als abgeschlossen markiert werden sollen, falls kein Tool verbunden ist.

Sie können außerdem Vertragsvorlagen im Bereich „Abrechnungsadministrator“ erstellen und diese dann unter „Finanzen → Verträge“ in jede Organisation kopieren.

So erstellen Sie eine Servicevertragsvorlage:

  1. Öffnen Sie unter „Administration → Apps → NinjaOne Billing“ die Registerkarte „Vertragsvorlagen“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
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Abbildung 1: Neue NinjaOne-Abrechnungsvorlage hinzufügen
  1. Geben Sie der Servicevereinbarung einen Namen und legen Sie die Supportzeiten fest; Sie können die Einstellungen aus Ihren NinjaOne-Ticketing-Konfigurationen übernehmen oder sie individuell festlegen. Wenn Sie „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie die Standard-Supportzeiten im Feld „Quelle der Supportzeiten “ weiter bearbeiten.
Abbildung 2: Benutzerdefinierte Supportzeiten für die Vertragsvorlage hinzufügen
  1. Wählen Sie im Abschnitt „Abrechnung“ das Rechnungsintervall für die Rechnungserstellung aus. Nach Ihrer Auswahl wird ein neues Feld angezeigt, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können.
    • Jährlich: der Tag im Jahr, an dem die Rechnung automatisch erstellt wird
    • Vierteljährlich: der Tag, an dem die Rechnung alle drei Monate erstellt wird
      • Der Startmonat ist entweder der aktuelle Monat, wenn der ausgewählte Tag noch nicht vergangen ist, oder der nächste Monat, wenn der ausgewählte Tag bereits vergangen ist
    • Monatlich: der Tag, an dem die Rechnung jeden Monat erstellt wird
    • Wöchentlich: der Wochentag, an dem die Rechnung automatisiert erstellt werden soll, einschließlich Wochenenden
    • Einmalig: der spezifische Tag, Monat und das Jahr, an dem die Rechnung automatisiert werden soll
  1. Wählen Sie im Menü „Produkte“ entweder „Zeiteinträge“, „Geräte“, „Gerätesicherungen“, „Endbenutzer“ oder „Sonstiges“ aus. Klicken Sie dann auf „Produkt hinzufügen“ und wählen Sie aus, ob das hinzuzufügende Produkt „Neu“, „Vorhanden“ oder „Nicht im Katalog“ ist. Informationen zu den Produkten, die hier hinzugefügt werden können, finden Sie unter NinjaOne-Abrechnung: Produkte.
    • Neu: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt im Abschnitt „Produkte“ angezeigt.
    • Vorhanden: Wählen Sie aus den im Abschnitt „Produkte“ hinzugefügten Produkten aus.
    • Nicht im Katalog: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt nicht als bestehendes Produkt im Abschnitt „Produkte“ angezeigt.
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Abbildung 3: Produkte zur Vertragsvorlage hinzufügen
  1. Klicken Sie auf „Übernehmen“.

Nach dem Hinzufügen können Sie das Produkt bearbeiten, löschen oder als neue Vereinbarung für eine bestimmte Organisation mit einem neuen Startdatum kopieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf das Aktionsmenü, um diese Optionen anzuzeigen.

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Abbildung 4: Optionen des Aktionsmenüs für NinjaOne Billing

Verträge erstellen und verwalten

Nach der Aktivierung bietet das NinjaOne Billing-Tool im Seitenleistenmenü einen Bereich „Finanzen“, in dem Sie Verträge erstellen und verwalten, Rechnungen anzeigen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über den Bereich „Finanzen“ auf dem Organisations-Dashboard ausführen.

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Abbildung 5: NinjaOne „Finanzen“

Von hier aus können Sie Abrechnungsvereinbarungen erstellen, anzeigen oder bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen für erbrachte Leistungen korrekt sind. NinjaOne füllt die Daten jedes Mal aus und aktualisiert sie, wenn eine Rechnung erstellt wird – egal ob automatisch oder manuell – und berechnet das Datum basierend auf dem angegebenen Abrechnungsintervall.

Einmalige Vereinbarungen, die bereits erfolgreich abgerechnet wurden, können nicht mehr bearbeitet werden. NinjaOne markiert Vereinbarungen automatisch als inaktiv, sobald das Enddatum des letzten Zeitraums das Vertragsende der Vereinbarung überschreitet.

Dieser Abschnitt enthält drei Registerkarten für aktive, inaktive und archivierte Servicevereinbarungen. Die Registerkarte „Archiviert“ enthält Servicevereinbarungen für Organisationen, die gelöscht wurden. Sie können einzelne Vereinbarungen inaktivieren.

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Abbildung 6: NinjaOne Finance → Vereinbarungen

Eine Erläuterung der einzelnen Datenspalten finden Sie in der folgenden Tabelle. Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie das Symbol für die Tabelleneinstellungen (Zahnrad) unter der Schaltfläche „Hinzufügen“ verwenden.

Spaltenname Beschreibung
Name Diese Spalte enthält den Titel des Servicevertrags.
Beschreibung Diese Spalte zeigt die Zusammenfassung oder den Zweck des Servicevertrags an, sofern angegeben.
Art der Rechnungserstellung Diese Spalte gibt an, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wurde.
Intervall Diese Spalte zeigt die Häufigkeit des Abrechnungszeitraums an.
Organisation Diese Spalte nennt die Organisation, für die die Rechnung erstellt wurde.
Datum der letzten Rechnung Diese Spalte enthält das Datum der letzten Rechnung, die im Rahmen dieser Vereinbarung erstellt wurde. Diese Spalte bleibt leer, bis eine Rechnung ausgestellt wurde.
Nächstes Rechnungsdatum Diese Spalte zeigt das nächste Datum an, an dem eine Rechnung für diesen Vertrag erstellt wird. Diese Spalte bleibt leer, wenn der Rechnungserstellungs-Typ auf „manuell“ gesetzt ist.
Startdatum des letzten Abrechnungszeitraums Diese Spalte enthält das Startdatum des vorherigen Zeitraums, für den im Rahmen dieser Vereinbarung eine Rechnung erstellt wurde. Diese Spalte bleibt leer, bis ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt.
Enddatum des letzten Zeitraums Diese Spalte enthält das Enddatum des letzten Abrechnungszeitraums, der für diesen Vertrag in Rechnung gestellt wurde. Die Produkte für diesen Vertrag wurden bis zu diesem Datum in Rechnung gestellt.

Servicevertrag zu einer Organisation hinzufügen

  1. Navigieren Sie zu „Finanzen“ → „Verträge“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Das Dialogfeld „Vertrag hinzufügen “ wird angezeigt; wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Organisation aus, der die Rechnung gestellt werden soll.

Die Konfigurationsseite wird angezeigt, wobei der Abschnitt „Übersicht“ standardmäßig geöffnet ist.

  1. Geben Sie dem Servicevertrag einen Namen und wählen Sie ein Startdatum aus. Das Startdatum des Vertrags sollte das Datum sein, an dem die Dienstleistungen beginnen sollen. Das Enddatum des Vertrags ist optional und kann jederzeit hinzugefügt oder aktualisiert werden.
  2. Wenn Sie unter „Quelle für Supportzeiten“ die Option „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie das Feld „Standard-Supportzeiten“ bearbeiten, um einen benutzerdefinierten Zeitplan festzulegen, einschließlich des Wochentags und des täglichen Zeitraums. Wenn Sie „Aus Ticketing übernehmen“ auswählen, verwendet NinjaOne die Daten, die Sie für die NinjaOne-Ticketing-App konfiguriert haben.
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Abbildung 7: Vertragsübersicht
  1. Öffnen Sie den Abschnitt „Abrechnung “. Verwenden Sie die Feldbeschreibungen und die vorherige Tabelle, um die entsprechenden Felder auszufüllen.
    • Wenn Sie unter „Generationstyp“ die Option „Manuell“ auswählen, entfällt die Notwendigkeit, eine Option für „Intervall“ auszuwählen; das Rechnungsdatum wird aktualisiert, wenn Sie die Rechnung manuell erstellen. Wenn Sie „Automatisch“ auswählen, werden Rechnungen basierend auf der Auswahl unter „Intervall“ generiert und bei jeder Rechnungserstellung automatisch angepasst.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Rechnungen automatisch genehmigen“, um alle generierten Rechnungen standardmäßig als genehmigt zu markieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird ein neues Kontrollkästchen „Rechnungen automatisch exportieren“ angezeigt; verwenden Sie diese Option, um die Rechnungen mit Ihren Buchhaltungstools von Drittanbietern zu synchronisieren. Diese Option markiert Rechnungen als abgeschlossen, wenn keine Tools verbunden sind.
    • NinjaOne berechnet das Feld „Startdatum des nächsten Abrechnungszeitraums “ basierend auf Ihrer Auswahl für „Intervall“. Das Datum wird bei jeder Rechnungserstellung automatisch angepasst.
    • Wenn Sie für die Quelle der Rechnungsfälligkeit nicht „Benutzerdefiniert“ auswählen, bezieht NinjaOne die Daten aus der Standardanzahl von Tagen, die unter „Verwaltung → Apps → Installiert → NinjaOne-Abrechnung → Allgemein → Einstellungen“ konfiguriert ist.
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Abbildung 8: Abrechnungsinformationen für Verträge
  1. Öffnen Sie den Abschnitt „QuickBooks“ , um die Einstellungen für die QuickBooks-Integration zu konfigurieren.
    • Aktivieren oder deaktivieren Sie QuickBooks Online-Kartenzahlungen für Rechnungen.
    • Aktivieren oder deaktivieren Sie QuickBooks-ACH-Zahlungen (Automated Clearing House) für Rechnungen.
  2. Öffnen Sie den Abschnitt „Produkte “. Über die zusätzlichen Registerkarten in diesem Abschnitt können Sie Preise für Zeiteinträge, Geräte, Geräte-Backups, Endbenutzer und Sonstiges hinzufügen.
    • Wenn Sie auf „Hinzufügen“ klicken, wählen Sie zwischen „Neu“, „Vorhanden“ oder „Nicht im Katalog“.
      • Neu: Erstellen Sie Details für ein neues Produkt.
      • „Vorhanden“: Wählen Sie aktive Produkte aus, die Sie bei der Konfiguration der NinjaOne-Abrechnungsseite erstellt haben.
      • Nicht im Katalog: Erstellen Sie Details für ein Ad-hoc-Produkt. Diese Produkte werden nicht zu Ihrer bestehenden Produktliste hinzugefügt.

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen zu NinjaOne Billing finden Sie unter „NinjaOne Billing: Ressourcenkatalog “.

FAQ

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