Sie sind bereits NinjaOne-Kunde? Melden Sie sich an, um weitere Leitfäden und die neuesten Updates zu sehen.

NinjaOne PSA-Vertragsdienstleistungen

Thema

Erfahren Sie, wie Sie Vereinbarungen mit dem Abrechnungstool von NinjaOne erstellen und verwalten können. 

Umgebung

NinjaOne Billing

Beschreibung

Aktivieren Sie zunächst NinjaOne Billing. Anleitungen dafür finden Sie hier: NinjaOne Billing: Erste Schritte mit Professional Services Automatisierung (PSA).

Wählen Sie eine Kategorie aus, um mehr zu erfahren: 

Erstellung der Vereinbarungsvorlage 

Vereinbarungen ermöglichen es Ihnen, ein bestimmtes Produkt oder eine Gruppe von Produkten in einer bestimmten Frequenz in Rechnung zu stellen und Regeln für die Zuordnung von Zeiteinträgen festzulegen. Vereinbarungsvorlagen bilden die Kerndaten für die Rechnungserstellung.

Beim Konfigurieren von Rechnungsvereinbarungen können Sie generierte Rechnungen automatisch genehmigen und entscheiden, ob sie mit einem Buchhaltungstool eines Drittanbieters synchronisiert oder als abgeschlossen markiert werden sollen, wenn kein Tool verbunden ist.

Vereinbarungsvorlagen können ebenfalls im Administratorbereich in NinjaOne Billing erstellen und diese dann unter Finanzen → Vereinbarungen in jede Organisation kopieren.

So erstellen Sie eine Vorlage für eine Dienstleistungsvereinbarung:

  1. Öffnen Sie unter Administration → Anwendungen → NinjaOne Billing die Registerkarte Vereinbarungsvorlagen und klicken Sie auf Hinzufügen. 
Rechnungsvereinbarungsvorlagen.png
Abbildung 1: Hinzufügen einer neuen Vereinbarungsvorlage in NinjaOne Billing
  1. Geben Sie der Servicevereinbarung einen Namen und legen Sie die Supportzeiten fest. Sie können die Einstellungen aus Ihren NinjaOne Ticketing-Konfigurationen übernehmen oder benutzerdefiniert festlegen. Wenn Sie Benutzerdefiniert wählen, können Sie die Standard-Support-Stunden über das Feld Quelle der Support-Stunden weiter bearbeiten.
PSA_Agreement-Vorlagen_Bearbeiten benutzerdefinierter Supportzeiten.png
Abbildung 2: Hinzufügen benutzerdefinierter Support-Stunden für die Vereinbarungsvorlage
  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Abrechnung das Rechnungsintervall für die Rechnungserstellung aus. Nach Ihrer Auswahl wird ein neues Feld angezeigt, das eine weitere Konfiguration ermöglicht.
    • Jährlich: Wählen Sie den Tag des Jahres aus, an dem die Rechnung automatisch erstellt werden soll.
    • Vierteljährlich: Wählen Sie den Tag aus, an dem die Rechnung alle vier Monate erstellt wird. Der Startmonat ist entweder der aktuelle Monat, falls der ausgewählte Tag noch nicht vergangen ist, oder der nächste Monat, wenn der ausgewählte Tag bereits vergangen ist. 
    • Monatlich: Wählen Sie den Tag aus, an dem die Rechnung jeden Monat erstellt wird.
    • Wöchentlich: Wählen Sie den Wochentag aus, an dem die Rechnung jede Woche erstellt wird, einschließlich Wochenenden. 
    • Einmalig: Wählen Sie den bestimmten Tag, Monat und das bestimmte Jahr aus, um die Rechnung zu automatisieren. 
  1. Klicken Sie unter Produkte auf die Schaltfläche Hinzufügen für Zeiteinträge, Geräte, Geräte-Backups, Endbenutzer oder Sonstiges. Wählen Sie aus, ob es sich bei dem hinzuzufügenden Produkt um ein neues, bestehendes oder ein nicht im Katalog enthaltenes Produkt handelt.
    Weitere Informationen zu den hier verfügbaren Produkten finden Sie unter NinjaOne Billing: Produkte.
    • Neu: Erstellen Sie ein neues Produkt. Sobald es erstellt wurde, wird es auf der Registerkarte Produkte angezeigt. 
    • Bestehend: Das Produkt wird von den bestehenden Produkten abgerufen, die auf der Registerkarte Produkte hinzugefügt wurden. 
    • Nicht-Katalog: Erstellen Sie ein neues Produkt. Nach der Erstellung wird dieses Produkt nicht mehr als vorhandenes Produkt auf der Registerkarte Produkte angezeigt. 
billing_agreement template_products_add.png
Abbildung 3: Hinzufügen von Produkten zur Vereinbarungsvorlage
  1. Klicken Sie abschließend auf Übernehmen.

Einmal hinzugefügt, können Sie die Vereinbarung bearbeiten, löschen oder als neue Vereinbarung unter einer bestimmten Organisation mit einem neuen Startdatum kopieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile und klicken Sie auf die Auslassungspunkte, um diese Optionen anzuzeigen.

billing_manage agreement templates.png
Abbildung 4: Mit der Auslassungspunkte abgerufene Optionen in NinjaOne Billing

Erstellung und Verwaltung von Vereinbarungen

Sobald NinjaOne Billing aktiviert ist, bietet es im linken Navigationsbereich eine Registerkarte Finanzen, auf der Sie Vereinbarungen erstellen und verwalten, Rechnungen anzeigen und Preise für Zeiteinträge neu berechnen können. Sie können diese Aktionen auch über die Registerkarte Finanzen auf dem Dashboard der Organisation durchführen.

finance tab.png
Abbildung 5: Registerkarte "Finanzen" 

Von hier aus können Sie Rechnungsvereinbarungen erstellen, anzeigen oder bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen für die erbrachten Dienstleistungen korrekt sind. Das System füllt und aktualisiert die Daten jedes Mal, wenn eine Rechnung automatisch oder manuell erstellt wird, und berechnet das Datum auf der Grundlage des angegebenen Rechnungsintervalls.

Einmalige Vereinbarungen, die erfolgreich abgerechnet wurden, können nicht bearbeitet werden. Das System markiert Vereinbarungen automatisch als ‚inaktiv‘, sobald das Enddatum der letzten Abrechnungsperiode (also das Datum, bis zu dem die Produkte im Rahmen dieser Vereinbarung zuletzt abgerechnet wurden) das vertraglich festgelegte Enddatum der Vereinbarung überschreitet.

Dieser Abschnitt enthält drei Registerkarten für Aktive, Inaktive und Archivierte Servicevereinbarungen. Der Tab Archiviert führt Servicevereinbarungen für Organisationen auf, die gelöscht wurden. Sie können einzelne Vereinbarungen inaktiv machen.

Finanzierungsvereinbarungen Tab.png
Abbildung 6: Vereinbarungen im Fenster "Finanzen"

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Erläuterung der einzelnen Datenspalten. Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie das Symbol für Tabelleneinstellungen (Zahnrad) unter der Schaltfläche Hinzufügen verwenden. 

SpaltennameBeschreibung
NameDer Titel der Dienstleistungsvereinbarung.
BeschreibungZusammenfassung oder Zweck des Servicevereinbarung, sofern vorhanden. 
RechnungserstellungstypHier wird angegeben, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wurde.
IntervallFrequenz des Abrechnungszeitraums.
OrganisationDie Organisation, für die die Rechnung erstellt wird. 
Letztes AbrechnungsdatumDas letzte Datum, an dem eine Rechnung für diese Vereinbarung erstellt wurde. Diese Spalte bleibt leer, bis eine Rechnung gestellt wurde.
Nächstes AbrechnungsdatumDas nächste Datum, an dem eine Rechnung für diese Vereinbarung erstellt wird. Diese Spalte ist leer, wenn der Rechnungserstellungstyp auf manuell festgelegt ist. 
Datum des Beginns des letzten ZeitraumsDas Startdatum des vorherigen Zeitraums, der für diese Vereinbarung in Rechnung gestellt wurde. Diese Spalte bleibt leer, bis ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt. 
Enddatum der letzten AbrechnungsperiodeDas Enddatum des vorherigen Zeitraums, der für diese Vereinbarung in Rechnung gestellt wurde. Produkte für diese Vereinbarung wurden bis zu diesem Datum in Rechnung gestellt. 

Hinzufügen der Servicevereinbarung zu einer Organisation

  1. Navigieren Sie zu Finanzen → Vereinbarungen und klicken Sie auf Hinzufügen. Es wird ein Modal angezeigt. Wählen Sie aus der verfügbaren Dropdown-Liste eine Organisation aus, die Sie abrechnen möchten. Wenn Sie Anweisungen zum Hinzufügen einer neuen Organisation zu NinjaOne benötigen, lesen Sie Organisationen: Erstellen und Bearbeiten von Organisationen.

Die Konfigurationsseite wird standardmäßig mit der Registerkarte Allgemein angezeigt. 

  1. Geben Sie der Servicevereinbarung einen Namen und wählen Sie ein Startdatum aus. Das Vereinbarungstartdatum sollte das Datum sein, an dem die Services beginnen sollen. Das Enddatum der Vereinbarung ist optional und kann jederzeit hinzugefügt oder aktualisiert werden. 
  2. Falls Sie für Quelle der Support-Stunden "Benutzerdefiniert" wählen, können Sie das Feld Support-Stunden bearbeiten, um einen benutzerdefinierten Zeitplan anzugeben, einschließlich Wochentag und Tageszeit. Wenn Sie "Vom Ticketing übernehmen" wählen, verwendet das System die Daten, die Sie für NinjaOne Ticketing konfiguriert haben. 
PSA_add agreement_overview.png
Abbildung 7: Übersicht der Vereinbarung
  1. Öffnen Sie die Registerkarte Abrechnung. Füllen Sie die entsprechenden Felder anhand der Feldbeschreibungen und der vorherigen Tabelle aus.
    • Falls Sie als Erstellungstyp "Manuell" auswählen, entfällt die Pflicht zur Auswahl eines Intervalls; das Abrechnungsdatum wird aktualisiert, sobald Sie die Rechnung manuell erstellen. Wenn Sie "Automatisch" wählen, werden Rechnungen basierend auf der Auswahl des Intervalls erstellt und bei jeder Erstellung einer Rechnung automatisch angepasst. 
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungen automatisch genehmigen, um alle generierten Rechnungen standardmäßig als "genehmigt" zu markieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird das Kontrollkästchen Rechnungen automatisch exportieren angezeigt. Verwenden Sie diese Option, um die Rechnungen mit Ihren Buchhaltungstools von Drittanbietern zu synchronisieren. Dadurch werden Rechnungen einfach als vollständig markiert, wenn keine Tools verbunden sind. 
    • NinjaOne berechnet das Feld Startdatum des nächsten Abrechnungszeitraums basierend auf Ihrer Auswahl für Intervall. Dieses Feld wird automatisch bei jeder Erstellung der Rechnung angepasst. 
    • Wenn Sie für die Quelle der Zahlungsfrist nicht ‚Benutzerdefiniert‘ auswählen, wird dieses Feld automatisch mit dem Standardwert befüllt, der unter Administration → Anwendungen → Installiert → NinjaOne Billing → Allgemein → Einstellungen konfiguriert ist.
PSA_add agreement_billing.png
Abbildung 7: Abrechnungsinformationen zur Vereinbarung (zum Vergrößern anklicken)
  1. Öffnen Sie die Registerkarte QuickBooks, um Einstellungen für die QuickBooks-Integration zu konfigurieren. 
    • Aktivieren oder deaktivieren Sie QuickBooks Online-Kartenzahlungen für Rechnungen.
    • Aktivieren oder deaktivieren Sie QuickBooks ACH-Zahlungen (Automated Clearing House) für Rechnungen.
  2. Öffnen Sie die Registerkarte Produkte. Sie können die zusätzlichen Registerkarten in diesem Abschnitt verwenden, um Preise für Zeiteinträge, Geräte, Geräte-Backups, Endbenutzer und Sonstiges hinzuzufügen. Eine Beschreibung dieser Angebote finden Sie im Abschnitt Produkttypen. 
    • Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, wählen Sie zwischen Neu, Vorhanden oder Nicht katalogisiert aus.
      • Neu: Erstellen Sie Details für ein neues Produkt. 
      • Bestehend: Wählen Sie aktive Produkte aus, die Sie beim Konfigurieren der NinjaOne Billing-Anwendungsseite erstellt haben.
      • Nicht katalogisiert: Erstellen Sie Details für ein "Ad-hoc"-Produkt. Diese Produkte werden nicht zu Ihrer vorhandenen Produktliste hinzugefügt.  

Zusätzliche Ressourcen

Weitere Artikel finden Sie unter NinjaOne Billing: Ressourcenkatalog.

FAQ

Nächste Schritte