Thema
Dieser Artikel erklärt, wie Sie die E-Mail- und Benachrichtigungseinstellungen für NinjaOne Ticketing konfigurieren.
Umgebung
NinjaOne Ticketing
Beschreibung
Mit NinjaOne Ticketing können Sie eingehende E-Mail-Adressen konfigurieren, bestimmte Domänen zulassen oder sperren, E-Mail-Vorlagen erstellen und die E-Mails verwalten, die Techniker und Endbenutzer im Zusammenhang mit Ticketaktivitäten in NinjaOne erhalten.
Wählen Sie eine Kategorie, um mehr zu erfahren:
- Zugang zur E-Mail-Konfiguration für NinjaOne Ticketing
- Eingehende E-Mail-Adressen
- E-Mail-Listen E-Mails zulassen oder blockieren
- Schablonen
- Benachrichtigungen
Zugang zur E-Mail-Konfiguration für NinjaOne Ticketing
Wenn Sie dieses Produkt noch nicht aktiviert haben, finden Sie weitere Informationen unter NinjaOne Ticketing: Einrichtung und Konfiguration für weitere Anweisungen. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus, um die E-Mail-Einstellungen zu konfigurieren.
- Klicken Sie auf Administration im Navigationsbereich auf der linken Seite und wählen Sie Anwendungen aus. Die Seite " Installiert" wird standardmäßig geöffnet. Klicken Sie auf NinjaOne Ticketing auf der rechten Seite der Seite.
- Öffnen Sie die Registerkarte E-Mail oben auf der Seite der Konfigurations-App und wählen Sie eine Option aus dem Dropdown-Menü der Registerkarte.
Die E-Mail-Tab ermöglicht es Ihnen, verschiedene E-Mail-Aliasse mit Ihrer individuellen Ticketing-Domain zu erstellen und Automatisierungseinstellungen für die Erstellung von Tickets aus E-Mails zu konfigurieren.
- Ein Support-E-Mail-Alias wird automatisch für alle Ticketing-Instanzen erstellt und wird zunächst als die Standardadresse festgelegt.
- Die Standard-E-Mail-Adresse wird die Absenderadresse für neu manuell erstellte Tickets sein.
Eingehende E-Mail-Adressen
Sie können so viele eingehende E-Mail-Adressen hinzufügen, wie Sie für Ihr Ticketing-Management benötigen.
- Wählen Sie "Eingehende E-Mail-Adressen" aus der Dropdown-Liste E-Mail und klicken Sie dann oben rechts auf Hinzufügen .
Verwenden Sie die folgende Tabelle als Leitfaden, um die entsprechenden Felder auszufüllen.
Feld Beschreibung E-Mail-Anzeige-Name Geben Sie den E-Mail-Alias ein. Benutzername für eingehende E-Mails Legen Sie den lokalen Teil der E-Mail-Adresse fest. Benutzername für ausgehende E-Mails Dieses Feld spiegelt automatisch den für eingehende E-Mails eingestellten Benutzernamen wider. Weiterleitungsadressen Leiten Sie E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten Domain-Mailbox an Ihre NinjaOne-Support-E-Mail-Adresse weiter. Geben Sie die Originaladressen ein, an die die E-Mails gesendet werden, bevor sie an NinjaOne weitergeleitet werden. Wenn Sie neue E-Mails zu diesem Feld hinzufügen, klicken Sie auf Ihrer Tastatur auf die Eingabetaste, um die Daten zu setzen. Sie können mehrere Konten hinzufügen. Formular Sie müssen zuerst ein Formular erstellen, bevor Sie eine Option aus dieser Dropdown-Liste auswählen können. Andernfalls verwendet NinjaOne das Standardformular, das mit dem Ticketing-Tool geliefert wird. Siehe NinjaOne Ticketing: Einrichtung und Konfiguration für weitere Anweisungen. Typ - Problem = Dienstunterbrechung oder Problem; Vorfälle können zu Problemtickets hinzugefügt werden, um die zugrunde liegenden Probleme zu lösen
- Frage = eine zu beantwortende Frage oder ein Untersuchungsauftrag
- Aufgabe = Handlungsauftrag für einen Techniker
Priorität Kann verwendet werden, um mitzuteilen, wie schnell das Problem gelöst werden sollte (hoch, mittel oder niedrig). Schweregrad Dient dazu, die Bedeutung des Problems zu charakterisieren (kritisch, groß, moderat, gering). Tags Wenn derzeit keine Tags ausgewählt sind, können sie in diesem Feld erstellt und für zukünftige Tickets verwendet werden. Tags können verwendet werden, um zu bestimmen, auf welche Board(s) ein Ticket zutrifft, oder um Automatisierungen basierend auf diesen Tags zu erstellen. Siehe NinjaOne Ticketing: Einrichtung und Konfiguration für weitere Anweisungen. Klicken Sie auf Speichern.
Für die Funktion "Weiterleitung von Adressen" muss die an NinjaOne weitergeleitete oder umgeleitete E-Mail den ursprünglichen Absender und Empfänger beibehalten, damit diese Funktion funktioniert. Beachten Sie, dass einige Anwendungen wie Outlook eine Regel mit der Bezeichnung "Weiterleiten an" statt "Weiterleiten" verwenden
Um einen E-Mail-Alias zu bearbeiten, zu löschen oder zum Standard zu machen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken dann auf die entsprechende Option oben in der Tabelle. Alternativ können Sie den Mauszeiger über die Zeile bewegen und auf die Schaltfläche mit den Ellipsen ganz rechts klicken, um diese Optionen anzuzeigen.
E-Mail-Listen E-Mails zulassen oder blockieren
Auf der Registerkarte E-Mail-Listen bietet diese Funktion die Möglichkeit, Zulässigkeits- und Sperrlisten zu verwenden und kann bei der Automatisierung eingehender Tickets helfen. Zudem haben Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, unbekannten E-Mail-Adressen die Ticketerstellung ohne manuelle Genehmigung zu erlauben.
Öffnen Sie den Tab E-Mail-Liste, wählen Sie entweder Erlaubt-Liste oder Blockiert-Liste aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Verwenden Sie die folgenden Abschnitte, um die E-Mail-Liste zu konfigurieren. Die Optionen unterscheiden sich geringfügig, je nachdem, ob Sie etwas zulassen oder sperren wollen.
Konfiguration von Erlaubt-Listen:
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Zulassen-Liste zu konfigurieren:
Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Typ aus. Je nach Ihrer Auswahl ändert sich das Feld unter Typ, um Ihnen die Eingabe entweder eines Domainnamens oder einer E-Mail-Adresse zu ermöglichen.
Typ Beschreibung Bereich Um alle E-Mails von einer bestimmten Domain zu erlauben. E-Mail Um eine bestimmte E-Mail-Adresse zu erlauben. Alle nicht übereinstimmenden Absender Um bei unbekannten Absendern Tickets automatisch zu erstellen. Umgeht die manuelle Genehmigung und das Board für ausstehende E-Mails. - Geben Sie den erlaubten Domainnamen oder die E-Mail-Adresse an (geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein).
- Optional können Sie eine Organisation auswählen, zu der diese E-Mails weitergeleitet werden sollen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Konfiguration der Blockiert-Liste:
Um die Blockliste zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ entweder "Domäne" (alle E-Mails von einer bestimmten Domäne blockieren) oder "E-Mail" (eine bestimmte E-Mail blockieren).
- Je nach Auswahl ändert sich das Feld unter Type, um die Eingabe eines Domainnamens oder einer E-Mail-Adresse zu ermöglichen.
- Geben Sie den blockierten Domainnamen oder die E-Mail-Adresse an (geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse ein).
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorlagen
Auf der Registerkarte E-Mail-Listen können Sie mit dieser Funktion eine E-Mail erstellen, die automatisch an Techniker oder Endbenutzer gesendet werden kann, wenn eine bestimmte Ticketaktivität auftritt. Wie Sie diese Vorlagen zuordnen können, erfahren Sie im Abschnitt Benachrichtigungen weiter unten in diesem Artikel.
Dies ist nicht zu verwechseln mit einer "Antwortvorlage", die innerhalb eines Tickets oder unter NinjaOne Ticketing → Automatisierung → Antwortvorlagenerstellt werden kann.
- E-Mail-Vorlage = Verwenden Sie Platzhalter, um vordefinierte Informationen festzulegen, die Techniker und Benutzer benachrichtigen, wenn eine bestimmte Aktivität in einem Ticket auftritt.
- Antwortvorlage = Legen Sie vordefinierte Aktionen fest, um schnellere und konsistentere Ticketaktualisierungen, Antworten und Lösungen zu ermöglichen. Muss für jede Verwendung manuell ausgewählt werden.
So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage hinzu:
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Hinzufügen.
Die Seite zur Konfiguration der E-Mail-Vorlage wird angezeigt. - Geben Sie einen Namen für die Vorlage und optional eine Beschreibung ein. Der Name soll Ihnen helfen, die Art der Benachrichtigung zu erkennen, die Sie senden, wenn Sie sie aus der Dropdown-Liste für Benachrichtigungen auswählen.
- Wählen Sie eine Platzhalteroption aus der Dropdown-Liste. Der Platzhalter beschreibt den erwarteten Wert und zieht diese Daten aus dem Ticket in den Text der E-Mail.
- Wenn Sie den Platzhalter auswählen, wird der Wert in die Zwischenablage kopiert; Sie müssen in das Feld E-Mail-Text klicken und den Wert einfügen, um ihn der Vorlage hinzuzufügen. Nachdem Sie den Platzhalter eingefügt haben, können Sie einen weiteren Platzhalter auswählen und diesen Schritt wiederholen, bis alle erforderlichen Platzhalter enthalten sind.
- Verwenden Sie den Kippschalter unter dem Feld E-Mail-Text , um die Vorlage in HTML zu bearbeiten, wodurch Sie die Formatierung der E-Mail weiter anpassen können. Wenn Sie die Formatierung nicht mit HTML steuern, wird der Text im Editor-Feld automatisch zentriert, wie in der Vorschau angezeigt.
- Fügen Sie einen Betreff für die E-Mail ein, der für den Empfänger in seinem Posteingang sichtbar ist.
- Überprüfen Sie die Vorschau auf der rechten Seite; wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke der Seite.
Lesen Sie den folgenden Abschnitt, um die E-Mail-Vorlage zuzuweisen.
Sie können so viele Vorlagen wie nötig erstellen, um die Kommunikation über verschiedene Arten von Ticketaktivitäten zu verwalten. Nach der Erstellung können Sie die Vorlagen bearbeiten, duplizieren oder löschen, indem Sie auf das Kästchen neben dem Vorlagennamen klicken und dann die entsprechende Option auswählen. Hinweis:
- Sie können die Vorlage nicht löschen, wenn in der Spalte Verwendung eine Zahl größer als Null steht. Die Spalte Verwendung zeigt an, wie viele Benachrichtigungen die Vorlage verwenden.
- Beim Duplizieren einer Vorlage haben Sie die Möglichkeit, die Kopiervorlage zu ändern. Duplizierte Vorlagen enthalten automatisch "(Kopie)" im Titel, es sei denn, Sie ändern ihn manuell; das System erlaubt Ihnen nicht, einen bereits verwendeten Titel zu speichern.
Benachrichtigungen
Mit den E-Mail-Einstellungen für Systembenachrichtigungen können Sie E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Arten von System- oder Ticketing-Ereignissen aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, ob der Benutzer ein Techniker oder ein Endbenutzer ist. Verwenden Sie die Registerkarten auf der linken Seite des Modals, um zwischen Techniker- und Benutzerbenachrichtigungen umzuschalten, und wählen Sie dann aus, ob der Empfänger eine Benachrichtigung erhalten soll, und wenn ja, welche E-Mail-Vorlage für die Benachrichtigung verwendet werden soll.
Wenn weitere Beauftragte zu einem Ticket hinzugefügt wurden, erhalten diese ebenfalls eine Benachrichtigung.
Zusätzliche Ressourcen
In der folgenden Ressource erfahren Sie mehr über NinjaOne Ticketing: Ticketing: Ressourcen-Katalog.