NinjaOne PSA und Abrechnung: Aktivieren Sie die QuickBooks-Integration

Thema

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die QuickBooks-Integration in der NinjaOne Billing-Anwendung aktivieren.

Informationen zur Verwendung von NinjaOne Billing finden Sie unter „NinjaOne Billing: Erste Schritte mit Professional Services Automation (PSA)“.

Umgebung

• NinjaOne Abrechnung
• NinjaOne-Integrationen
• QuickBooks

Beschreibung

Nach der Aktivierung der NinjaOne-Abrechnungsfunktion können Sie die QuickBooks-Integration aktivieren. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Organisationen und Produkte in NinjaOne den QuickBooks-Daten zuzuordnen.

Nach dem Klicken auf „Aktivieren“ auf der Registerkarte „Integrationen“ werden Sie automatisch zur QuickBooks-Anmeldeseite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Intuit-Konto an. Falls Sie noch kein Konto haben, können Sie an dieser Stelle eines erstellen.

Wichtige Hinweise

Beachten Sie die folgenden Anmerkungen, bevor Sie fortfahren:

• Sie müssen ein Konto mit QuickBooks-Administratorberechtigungen verwenden. 

• NinjaOne synchronisiert keine Rechnungen, die Sie vor der Aktivierung der Integration erstellt haben. 

• Sie müssen Ihre Vereinbarungen an die Einstellungen für die neue Integration anpassen, da sie sonst nicht synchronisiert werden.

So aktivieren Sie die Integration

Sobald QuickBooks aktiviert ist, erscheint eine Schaltfläche „Einstellungen“; klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihre QuickBooks-Einstellungen zu konfigurieren und mit NinjaOne zu synchronisieren.

Abbildung 1: Integrieren Sie Ihr QuickBooks-Konto mit NinjaOne Abrechnung

• Kunden: Ordnen Sie Ihre in NinjaOne angelegten Organisationen den Kunden zu, die Sie in QuickBooks angelegt haben. Wenn die Namen übereinstimmen, können Sie die Schaltfläche „Automat. Zuordnung“ verwenden. Ist dies nicht der Fall, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer zugeordneten oder nicht zugeordneten Organisation, um die Option „Zuordnung ändern“ anzuzeigen. Die Option „Automat. Zuordnung“ öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie überprüfen können, ob die Zuordnung korrekt ist.
  • Sie können den Namen des Kunden so eingeben, wie er in QuickBooks angezeigt wird, oder eine Option aus dem Drop-down-Menü auswählen. Klicken Sie anschließend auf „Aktualisieren“, um die Zuordnung zu bestätigen.
  • Wenn Sie die Organisation einem QuickBooks-Kunden zuordnen, wird bei Auswahl dieser Organisation zusätzlich die Option „Zuordnung löschen“ angezeigt.
  • Derzeit unterstützen wir keine Zuordnung von Standorten oder Unterkunden.
  • QuickBooks-Ressource: Kunden in QuickBooks Online hinzufügen und verwalten (intuit.com).
  • QuickBooks-Ressource: Produkte und Dienste in QuickBooks Online in verschiedene Kategorien gruppieren (intuit.com).

Abbildung 2: Zuordnen Sie Ihre NinjaOne-Organisationen zu QuickBooks-Kunden

• Konten: Zuordnen Sie übergeordnete PSA-Produkttypen Ihrem QuickBooks-Kontenplan.   
  • QuickBooks-Ressource: Hinzufügen eines Kontos zu Ihrem Kontenplan in QuickBooks Online (intuit.com).
  • QuickBooks-Ressource: Erfahren Sie mehr über den Kontenplan in QuickBooks Online (intuit.com).
• Elemente: Zuordnen Sie Ihre Produkte in NinjaOne den in QuickBooks erstellten Artikeln.
  • QuickBooks-Ressource: Fügen Sie Produkt- und Dienstleistungspositionen in QuickBooks Online hinzu (intuit.com).

Steuer-Codes für Rechnungen importieren

Nach der Integration Ihres Buchhaltungstools können Sie Ihre Steuer-Codes für Konten hinzufügen.

1. Klicken Sie in der NinjaOne-Abrechnungs-App auf „Konten “ und wählen Sie „Konten importieren “ oder „Kontencode hinzufügen“.
2. Wenn Sie „Konten importieren“ auswählen, ruft NinjaOne eine Liste der Steuer-Codes von Ihrem QuickBooks- oder Xero-Konto ab. 
   1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Code, den Sie importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf „Weiter“. 
   2. Auf der Seite „Überprüfung der Konten “ können Sie den Kontocode oder den Namen bearbeiten. 
   3. Klicken Sie auf „Importieren“, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
3. Wenn Sie „Kontencode hinzufügen“ auswählen, müssen Sie einen neuen Kontencode und einen neuen Namen erstellen.

Nach dem Import der Kontocodes können Sie über das Seitenleistenmenü „Finanzen“ Rechnungen auf Basis der Steuercodes erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter „NinjaOne-Abrechnung: Rechnungseinstellungen“.

Zusätzliche Ressourcen

Unter „NinjaOne Abrechnung: Ressourcenkatalog“ finden Sie alle verwandten Artikel.