Argomento
Scoprite come creare e gestire le fatture per lo strumento di automazione dei servizi professionali (PSA) di NinjaOne.
Ambiente
NinjaOne PSA
Descrizione
Lo strumento NinjaOne PSA consente di creare e gestire accordi, visualizzare fatture e ricalcolare i prezzi sulle registrazioni temporali.
Innanzitutto, attivare lo strumento PSA di NinjaOne. Scoprite come fare qui: Attivare NinjaOne PSA e QuickBooks.
Quindi, selezionare una categoria per saperne di più:
- Configurare le fatture
- Gestire le fatture
- Approvare le fatture in sospeso
- Esportazione di fatture e dati di riga
- Risorse aggiuntive
Configurare le fatture
Una volta abilitato lo strumento NinjaOne PSA, è possibile configurare i dati della fattura.
- Modificare le impostazioni di generazione dei numeri di fattura per generare automaticamente numeri di fattura con prefissi o suffissi. Quando la numerazione delle fatture è abilitata, è possibile modificare i numeri di fattura quando la fattura non è contrassegnata come completa.
- Modifica fatture per controllare la visualizzazione delle voci di registrazione delle ore sulle fatture. Ciò consente di presentare le informazioni nel formato preferito.
- Selezionare un'opzione dal menu a tendina Segnaposto per copiare i dati negli appunti. Quindi, incollare i dati nel campo di testo dell' orario pubblico o privato.
- Questo strumento funziona in modo simile all' automazione delle e-mail di ticketing in NinjaOne.
Immagine 1: Pagina di configurazione dell'app NinjaOne PSA → Generale → Modifica fatture
Gestire le fatture
Una volta abilitato, lo strumento NinjaOne PSA offre una scheda Finanza nel riquadro di navigazione di sinistra, dove è possibile creare e gestire accordi, visualizzare le fatture e ricalcolare i prezzi sulle registrazioni temporali. È possibile eseguire queste azioni anche dalla scheda Finanza del cruscotto dell'organizzazione.
Figura 2: Scheda NinjaOne Finance
Una volta creata una fattura da un contratto di servizio, automaticamente o manualmente, essa viene visualizzata nella sezione Fatture sotto Finanze. Le fatture vengono ulteriormente separate in base al loro stato.
Immagine 3: NinjaOne Finance → Fatture → Opzioni scheda
- In sospeso: Modificare, visualizzare, archiviare o approvare le fatture in sospeso. Le fatture approvate saranno inviate al beneficiario.
- L'approvazione della fattura la invia alla scheda Approvata.
Immagine 4: NinjaOne Finance → Fatture → Azioni di fatturazione
- Approvato: Archiviare, visualizzare, modificare o inviare le fatture approvate.
- La modifica di una fattura consente di aggiungere, rimuovere o modificare i prodotti fatturati e di cambiare le date di inizio e fine.
- Fare clic su Invia per inviare la fattura al beneficiario. La voce aggiornerà la scheda Esportazione .
- Esportazione: Visualizzare le fatture approvate e inviate al beneficiario. Quando la fattura viene pagata, i dati si spostano nella scheda Completa; se la fattura viene respinta o il pagamento non va a buon fine, i dati si spostano nella scheda Fallita.
- Completo: Visualizzare e archiviare le fatture pagate.
- I dati della vista sono suddivisi per prodotto e il subtotale è calcolato in basso.
- I dati delle colonne della tabella includono le tasse pagate e la valuta utilizzata.
- Fallito: Visualizzare e archiviare le fatture che non sono riuscite a sincronizzarsi con QuickBooks Online.
- La colonna Motivo dell'errore indica il motivo per cui la fattura non è stata sincronizzata. Contattare l'assistenza per determinare il motivo del fallimento della sincronizzazione.
- Impostando come In attesa, i dati tornano alla scheda In attesa, che deve essere approvata e inviata di nuovo.
- Archiviato: Visualizzare le fatture impostate come "archiviate" È possibile ripristinare le fatture da questa scheda facendo clic sulle caselle e cliccando sul pulsante Unarchive.
Approvare le fatture in sospeso
Esistono due metodi per approvare le fatture dalla scheda Finanza di NinjaOne:
- Selezionare la casella di controllo accanto alla colonna Numero fattura e fare clic su Approva.
Immagine 5: Approvare una fattura PSA su richiesta
- Selezionare la casella di controllo accanto alla colonna Numero fattura e fare clic su Visualizza. Rivedere i dati per verificare che siano corretti, quindi fare clic su Approva nell'angolo in alto a destra della pagina.
Figura 6: Approvare una fattura PSA in modalità di visualizzazione
Esportazione di fatture e dati di riga
Questa sezione spiega come esportare le fatture o le voci di fattura. Per conoscere la scheda Fatture → Esportazione, consultare la sezione Gestire le fatture.
È possibile filtrare ed esportare le fatture e le relative voci come file .csv. Ciò consente di importare i dati in strumenti contabili di terze parti e permette a NinjaOne PSA di lavorare con strumenti contabili che non sono ancora direttamente supportati.
Cosa comprendono i dati esportati
Tutte le tabelle di fatturazione forniranno i dati relativi a quanto segue:
- Accordo
- Stato approvazione
- ID fattura
- Numero di fattura
- Data di scadenza
- Tipo di generazione della fattura
- Totale parziale
- Data di inizio del periodo di fatturazione
- Data di fine periodo di fatturazione
- Creato
- Ultimo aggiornamento
Le fatture globali contengono una colonna aggiuntiva per il nome dell'organizzazione NinjaOne.
I dati delle voci della fattura includono quanto segue:
- ID fattura
- Numero di fattura
- Organizzazione
- Nome prodotto
- Descrizione
- Tipo di prodotto
- Imponibile (sì o no)
- Divisione o moneta
- Quantità
- Data di inizio del periodo di fatturazione
- Data di fine periodo di fatturazione
- Prezzo unitario
- Totale parziale
Risorse aggiuntive
Per saperne di più su NinjaOne PSA, consultare le seguenti risorse: