Argomento
Scopri come creare e gestire le fatture con lo strumento di fatturazione di NinjaOne.
Ambiente
Fatturazione NinjaOne
Descrizione
Lo strumento di fatturazione di NinjaOne ti consente di creare e gestire contratti, visualizzare fatture e ricalcolare i prezzi sulle voci di tempo.
Per prima cosa, abilita lo strumento di fatturazione di NinjaOne. Scopri come qui: NinjaOne Billing: Guida introduttiva all'automazione dei servizi professionali (PSA).
Quindi, seleziona una categoria per saperne di più:
- Configurazione delle fatture
- Gestire le fatture
- Approvare le fatture in sospeso
- Esporta fatture e dati delle voci
- Risorse aggiuntive
Configurazione delle fatture
Una volta abilitato lo strumento di fatturazione NinjaOne, puoi configurare i dati delle tue fatture.
- Modifica le impostazioni di generazione dei numeri di fattura per generare automaticamente numeri di fattura con prefissi o suffissi. Quando la numerazione delle fatture è abilitata, puoi modificare i numeri di fattura purché la fattura non sia contrassegnata come completata.
- Modifica le fatture per controllare come vengono visualizzate le voci di registrazione delle ore sulle fatture. Ciò ti consente di presentare le informazioni nel formato che preferisci.
- Seleziona un'opzione dal menu a discesa Segnaposto per copiare i dati negli appunti. Quindi, incolla i dati nel campo di testo di registrazione delle ore Pubblico o Privato.
- Questo strumento funziona in modo simile all'automazione delle e-mail di ticketing in NinjaOne. Per ulteriori informazioni, consultare NinjaOne Ticketing: Automazione.
Gestisci le tue fatture
Una volta abilitato, lo strumento NinjaOne Billing fornisce una scheda Finanza nel pannello di navigazione a sinistra, dove è possibile creare e gestire accordi, visualizzare fatture e ricalcolare i prezzi sulle voci di tempo. È inoltre possibile eseguire queste azioni dalla scheda Finanza nella dashboard dell'organizzazione.
Una volta creata una fattura da un contratto di servizio, automaticamente o manualmente, questa viene visualizzata nella sezione Fatture in Finanze. Le fatture sono ulteriormente suddivise in base al loro stato.
- In sospeso: modificare , visualizzare, archiviare o approvare le fatture in sospeso. Le fatture approvate verranno inviate al beneficiario.
- L'approvazione della fattura la invia alla scheda Approvate.
- Approvate: archivia , visualizza, modifica o invia le fatture approvate.
- La modifica di una fattura consente di aggiungere, rimuovere o modificare i prodotti fatturati e di cambiare le date di inizio e fine.
- Fare clic su Invia per inviare la fattura al beneficiario. La voce aggiornerà la scheda Esportazione .
- Esportazione: visualizza le fatture che sono state approvate e inviate al destinatario. Quando la fattura viene pagata, i dati vengono spostati nella scheda Completata; se la fattura viene rifiutata o il pagamento non va a buon fine, i dati vengono spostati nella scheda Non riuscita.
- Completato: visualizza e archivia le fatture pagate.
- I dati visualizzati sono suddivisi per prodotto, con un subtotale calcolato in fondo.
- I dati delle colonne della tabella includono le imposte pagate e la valuta utilizzata.
- Non riuscita: visualizza e archivia le fatture che non sono state sincronizzate con QuickBooks Online.
- La colonna " Motivo dell'errore " indica il motivo per cui la fattura non è stata sincronizzata. Contatta l'assistenza per determinare il motivo dell'errore di sincronizzazione.
- L'opzione "Imposta come in sospeso " riporta i dati nella scheda " In sospeso ", dove devono essere approvati e inviati nuovamente.
- Archiviato: visualizza le fatture che hai impostato come "Archiviato". Puoi ripristinare le fatture da questa scheda selezionando le caselle di controllo e facendo clic sul pulsante "Rimuovi dall'archivio".
Approvare le fatture in sospeso
Esistono due metodi per approvare le fatture dalla scheda Finanza in NinjaOne:
- Seleziona la casella di controllo accanto alla colonna " Numero fattura" e poi clicca su "Approva".
- Selezionare la casella di controllo accanto alla colonna Numero fattura, quindi fare clic su Visualizza. Verificare i dati per assicurarsi che siano corretti, quindi fare clic su Approva.
Esportazione di fatture e dati delle voci
Questa sezione spiega come esportare fatture o voci di fattura. Se desideri saperne di più sulla scheda Fatture → Esportazione, consulta la sezione Gestisci le tue fatture.
È possibile filtrare ed esportare le fatture rilevanti e le relative voci come file .csv. Ciò consente di importare i dati in strumenti di contabilità di terze parti e permette a NinjaOne Billing di funzionare con strumenti di contabilità che non sono ancora supportati direttamente.
Cosa includono i dati esportati
Tutte le tabelle delle fatture forniranno dati relativi a quanto segue:
- Accordo
- Stato di approvazione
- ID fattura
- Numero della fattura
- Data di scadenza
- Tipo di generazione della fattura
- Totale parziale
- Data di inizio del periodo di fatturazione
- Data di fine del periodo di fatturazione
- Creato
- Ultimo aggiornamento
Le fatture globali presenteranno una colonna aggiuntiva per il nome dell'organizzazione NinjaOne.
I dati delle voci di fattura includeranno quanto segue:
- ID fattura
- Numero della fattura
- Organizzazione
- Nome del prodotto
- Descrizione
- Tipo di prodotto
- Soggetto a imposta (sì o no)
- Divisione o valuta
- Quantità
- Data di inizio del periodo di fatturazione
- Data di fine del periodo di fatturazione
- Prezzo unitario
- Totale parziale
Risorse aggiuntive
Consulta NinjaOne Billing: Catalogo delle risorse per visualizzare tutti gli articoli correlati.