Strumento di documentazione NinjaOne: collegamenti pubblici e condivisi

Argomento

Lo strumento Knowledge Base della documentazione di NinjaOne offre la possibilità di condividere documenti pubblicamente o privatamente collegando utenti esterni alla piattaforma NinjaOne a contenuti specifici all'interno di NinjaOne.

Ambiente

Funzionalità Documentazione NinjaOne

Indice

• Panoramica
• Condividere un documento
  • Condivisione di file
  • Condivisione di cartelle con gli utenti finali
• Cronologia dei collegamenti pubblici
• Amministrazione dei collegamenti condivisi
• Ruoli degli utenti finali

Panoramica

La funzione Condividi consente agli amministratori di sistema e ai tecnici con le autorizzazioni appropriate "Accesso alla documentazione della Knowledge Base globale" di creare un collegamento pubblico per documenti specifici o di concedere l'accesso a determinate cartelle per i ruoli degli utenti finali. I file e le cartelle non possono essere condivisi con singoli utenti finali, ma devono essere assegnati a un ruolo.

I collegamenti pubblici consentono di accedere ai documenti al di fuori di NinjaOne con il marchio configurato per il logo dell'applicazione personalizzata. Gli amministratori di sistema e i tecnici possono controllare per quanto tempo questo collegamento pubblico è accessibile e tenere traccia degli indirizzi IP che hanno utilizzato il collegamento.

Quando viene condiviso un collegamento, viene creato un evento nel registro Attività della dashboard di sistema e un registro cronologico di tutti i collegamenti condivisi è disponibile in Amministrazione.

Autorizzazioni per tecnici e utenti finali

Oltre all'accesso alla Knowledge Base, i tecnici o i loro ruoli devono anche disporre dell'autorizzazione per la condivisione delle cartelle della Knowledge Base globale con gli utenti finali impostata su "Consentito"

Condividere un documento dalla Knowledge Base

All'estrema destra del nome di un file o di un documento, fare clic sull'icona con i puntini di sospensione e selezionare Condividi, oppure passare con il mouse sull'icona del collegamento nella colonna Collegamenti attivi (se applicabile) e fare clic su Condividi.

In alternativa, è possibile fare clic sull'icona del collegamento all'interno di un documento per condividerlo. Quando viene creato un collegamento per quel documento, sulla pagina del documento viene visualizzato un banner fino alla scadenza o all'eliminazione del collegamento pubblico.

Condivisione di file

Nella finestra modale Condividi sono disponibili le seguenti opzioni:

• Crea un nuovo collegamento per i documenti (questa opzione non è disponibile per la condivisione di cartelle). È possibile creare più collegamenti per lo stesso documento, il che può essere utile se si desidera che determinati destinatari abbiano date di scadenza diverse. Gli elenchi di collegamenti saranno impaginati in modo da mostrare un numero massimo di 150 collegamenti per pagina.
  
  1. Fai clic su Crea collegamento.
     
  2. Crea un titolo per il nuovo link e seleziona una data di scadenza dall'elenco a discesa.
     
  3. Una volta scaduto il collegamento, non sarà più possibile accedere pubblicamente al documento utilizzando quel collegamento specifico. Il collegamento scaduto rimane nella finestra modale Collegamenti condivisi a fini di tracciamento e segnalazione.
• Copia un collegamento esistente: il collegamento viene copiato negli appunti virtuali.
  
• Modifica un collegamento esistente: modifica il nome, la data di scadenza o entrambi. È inoltre possibile modificare i collegamenti dalla pagina Amministrazione.
• Visualizza cronologia accessi al collegamento: si apre una finestra modale che mostra l'indirizzo IP che ha utilizzato il collegamento e la data e l'ora in cui è stato utilizzato. È possibile visualizzare un elenco completo di tutti i collegamenti pubblici di più organizzazioni dalla pagina Amministrazione.
• Elimina collegamento: rimuove l'accesso a chiunque stia utilizzando il collegamento associato.
• È possibile eliminare più collegamenti attivando le caselle di controllo accanto al titolo del collegamento e facendo clic sul pulsante Elimina che appare nella parte superiore dell'elenco. È anche possibile eliminare più collegamenti contemporaneamente dalla pagina Amministrazione.
  

Condivisione di cartelle

Nota importante: è possibile condividere cartelle con tecnici e utenti finali dalla dashboard di sistema. Dalla dashboard dell'organizzazione è possibile condividere cartelle solo con i tecnici.

Nella finestra modale Condividi sono disponibili le seguenti opzioni:

• Condividi con tutti i tecnici/utenti finali o solo con ruoli specifici.
• Selezionare uno o più ruoli dal menu a discesa; a questi ruoli verranno assegnate le autorizzazioni per accedere alla cartella.
• Utilizzare la casella di controllo per decidere come visualizzare il contenuto della cartella. Se si condividono più cartelle con un ruolo utente, la visualizzazione dei contenuti con una cartella può essere utile per ottimizzare l'organizzazione.
  

Quando una cartella viene condivisa con un ruolo, la colonna Collegamenti attivi non viene aggiornata, ma l'icona della cartella cambia per indicare che la cartella è stata condivisa. Inoltre, la schedaRuoli utente finale viene aggiornata nella pagina di configurazione dell'app Documentazione, dove è possibile gestire ulteriormente l'accesso.

Di seguito è riportato un esempio di due cartelle condivise con un ruolo utente finale. La cartella Guide Mac è il risultato della disattivazione della casella di controllo "Visualizza contenuti senza cartella".

Cronologia collegamenti pubblici

La scheda Cronologia collegamenti pubblici si riferisce ai collegamenti pubblici creati dalla funzione Condividi nella Knowledge Base (beta). Da qui è possibile filtrare e visualizzare un elenco di tutti i collegamenti pubblici creati all'interno di NinjaOne. I collegamenti pubblici possono essere gestiti dalla scheda Collegamenti condivisi.

• Ultimo accesso: datae ora in cui è stato utilizzato il collegamento pubblico.
• Indirizzo IP: indirizzo IPutilizzato per accedere al collegamento.
• Titolo: nomedel collegamento pubblico.
• Organizzazione: organizzazionea cui appartiene il documento, se applicabile (i documenti non collegati a un'organizzazione visualizzano "GLOBAL_ORGANIZATION").
• Articolo: titolodel documento a cui si è avuto accesso.
• Condividi collegamento: URLdel collegamento pubblico al documento. Passa il mouse su quest'area per visualizzare un'opzione che consente di copiare il collegamento.

Nella pagina vengono visualizzati al massimo 150 risultati, dopodiché il testo X risultati cambia per visualizzare i risultati impaginati che è possibile sfogliare facendo clic sulle frecce.

Utilizza i menu a discesa disponibili per filtrare la ricerca; i risultati vengono visualizzati per impostazione predefinita in base alla data di accesso più recente. È possibile utilizzare il campo Cerca per trovare i punti di accesso in base all'indirizzo IP o al titolo del collegamento pubblico. Il filtro Data di accesso consente di effettuare la ricerca in base a un giorno specifico o a un intervallo di date.

Utilizza il pulsante Esporta per scaricare una copia in formato .csv dell'elenco della cronologia degli accessi in un file zip. Utilizza il pulsante Impostazioni tabella per modificare le colonne visualizzate nella pagina.

Amministrazione dei collegamenti condivisi

Dalla scheda Collegamenti condivisi, i tecnici e gli amministratori di sistema possono modificare o eliminare tutti i collegamenti condivisi attivi in un unico posto, indipendentemente dall'organizzazione che li sta utilizzando.

• Modifica un collegamento condiviso attivando la casella di controllo e selezionando Modifica, oppure fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione a destra e seleziona Modifica.
  
• Elimina uno o più collegamenti condivisi attivando le caselle di controllo e selezionando Elimina, oppure fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione a destra e seleziona Elimina.
  

Ruoli degli utenti finali

Quando si condivide una cartella con gli utenti finali, le informazioni vengono visualizzate nella scheda Ruoli degli utenti finali.

• Revoca l'accesso a una cartella. In questo modo la riga verrà rimossa dalla pagina e l'accesso verrà revocato a tutti i ruoli utente associati.
• Aprire la cartella in una nuova scheda. Verrai reindirizzato alla scheda Knowledge Base nella dashboard globale, dove potrai vedere tutti i file all'interno di quella cartella.
• Modifica l'accesso per aggiungere o rimuovere ruoli utente o visualizzare i contenuti con o senza una cartella.