NinjaOne SaaS Backup: Gestione utenti (Portale dell’utente finale)

Argomento

Questo articolo spiega come gestire gli utenti tramite il portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup.

Ambiente

NinjaOne SaaS Backup

Descrizione

È possibile utilizzare la pagina Gestione utenti nel portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup per concedere a utenti specifici un accesso con privilegi elevati. Questi utenti possono quindi interagire con l’organizzazione e con altri account utente oppure concedere autorizzazioni a utenti esterni che non dispongono di un backup attivo all’interno dell’organizzazione. Consultare le sezioni riportate di seguito per istruzioni su come concedere e gestire l’accesso.

Gestione dell’accesso degli utenti

Se si dispone dei privilegi amministrativi adeguati, è possibile gestire l’accesso degli utenti alle funzionalità del portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup. Per gestire l’accesso degli utenti, procedere come segue:

1. Accedere al portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup.
2. Selezionare Gestione utenti.
3. Passare alla scheda Concedi autorizzazioni . Questa scheda mostra tutti gli utenti attualmente inclusi nel backup.

4. Dalla scheda Concedi autorizzazioni, è possibile assegnare il ruolo a ciascun utente dal menu a discesa e attivare o disattivare la possibilità di accesso.

   Per informazioni sui singoli ruoli, consultare la sezione " Livelli di accesso degli utenti " riportata di seguito o il documento allegato alla fine di questo articolo.

Livelli di accesso degli utenti

Il portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup offre diversi livelli di accesso a seconda del piano di abbonamento. Il piano “Solo backup” include una serie limitata di livelli di accesso. I piani “Backup + Archiviazione” garantiscono l’accesso a tutti i livelli.

La tabella seguente elenca i livelli di accesso utente disponibili con ciascun piano. Fare clic sul nome del livello di accesso utente per visualizzare una descrizione dell’accesso e delle restrizioni relative a quel livello.

Amministratore completo

Gli amministratori con privilegi completi hanno accesso a tutte le aree e funzionalità, inclusi tutti gli account e gli elementi di backup, le funzionalità di conformità e le impostazioni a livello di organizzazione.

Accesso:

• Visualizza, cerca, ripristina, migra e scarica tutti i dati dell’organizzazione su tutti i carichi di lavoro.
• Gestire tutti i carichi di lavoro, gli account, i domini e le impostazioni di backup.
• Accedere a tutte le funzionalità di conformità, tra cui eDiscovery, avvisi, tag, criteri di conservazione, blocco legale, registri di audit e processi di revisione.
• Gestire i ruoli utente, le autorizzazioni e le impostazioni dell’organizzazione.
• Accedere alla ricerca avanzata, agli approfondimenti e allo stato del sistema.

Restrizioni:

• Un amministratore con privilegi completi non può trasferire la proprietà. Solo il proprietario dell’organizzazione può trasferire la proprietà.

Amministratore IT

Il ruolo di amministratore IT dispone di accesso completo alla configurazione relativa alla gestione degli account e degli utenti, incluse le operazioni di aggiunta, disattivazione ed eliminazione degli account. Gli amministratori IT possono visualizzare gli elenchi degli elementi del carico di lavoro, ma non possono accedere ai contenuti dei singoli file. L'accesso ai file è limitato. Gli amministratori IT possono solo ripristinare i file.

Accesso:

• Gestire le impostazioni dell’account e degli utenti, tra cui l’assegnazione ai reparti, le autorizzazioni relative ai ruoli e l’applicazione dell’SSO.
• Visualizzare le informazioni sugli account, eliminare o disattivare gli account.
• Aggiungere nuovi account di backup e configurare tutte le impostazioni utente.
• Ripristinare i carichi di lavoro da altri account.
• Ripristinare tutti i carichi di lavoro da altri account e accedere alle pagine " Stato del sistema " e "Ripristini ".

Restrizioni:

• Gli amministratori IT non possono accedere a nessuna funzionalità di conformità. Queste funzionalità includono eDiscovery, avvisi, tag, criteri di conservazione, blocco legale, registri di audit e processi di revisione.
• Gli amministratori IT non possono visualizzare i contenuti dei singoli file nei vari carichi di lavoro.
• Gli amministratori IT non possono scaricare, migrare o aggiungere/rimuovere tag.
• Gli amministratori IT non possono accedere alla Ricerca avanzata o a Insights.

Amministratore IT con restrizioni

Il ruolo di amministratore IT con restrizioni dispone di quasi tutte le funzionalità a disposizione di un amministratore IT, con restrizioni specifiche volte a garantire la privacy dei dati. Gli amministratori IT con restrizioni non possono accedere a informazioni dettagliate quali gli elenchi degli elementi di backup e i dettagli a livello di elemento, né eseguire azioni sugli elementi quali il download, il ripristino o la migrazione. Tuttavia, questi utenti hanno accesso al registro di audit e alle politiche di conservazione.

Accesso:

• Visualizzare le informazioni sull’account, eliminare o disattivare l’indirizzo e-mail per tutti gli account.
• Aggiungere un nuovo account di backup e configurare tutte le impostazioni utente.
• Gli amministratori IT con restrizioni hanno accesso limitato alla scheda Conformità (registro di audit e politica di conservazione), con l’accesso alla politica di conservazione limitato al livello del carico di lavoro.
• Accesso alla pagina di stato del sistema (backup, ripristino e migrazione) per visualizzare le attività di backup, ripristino e migrazione all’interno della propria organizzazione.

Restrizioni:

• Gli amministratori IT con privilegi limitati non possono accedere alle informazioni dettagliate sul backup, inclusi gli elenchi degli elementi di backup e i dettagli a livello di elemento.
• Gli amministratori IT con privilegi limitati non possono eseguire operazioni di download, ripristino o migrazione degli elementi .
• Gli amministratori IT con privilegi limitati non possono accedere alla Ricerca avanzata o al menu Insight.

Supervisore di gruppo

I supervisori di gruppo hanno accesso solo agli utenti all'interno dei reparti o dei gruppi loro assegnati. I supervisori di gruppo non possono aggiungere nuovi account di backup né accedere ai dati di backup presenti nell'unità condivisa, in Microsoft SharePoint, nei gruppi e nei team o in Google Groups. Possono tuttavia effettuare una ricerca avanzata per individuare elementi all'interno dei propri reparti.

Accesso:

• Visualizzare gli elenchi degli account all’interno dei reparti assegnati.
• Visualizzare singoli file tra e-mail, OneDrive, Google Drive, contatti, calendario, attività e chat private all’interno dei reparti assegnati.
• Accedere alla ricerca avanzata per gli elementi all’interno dei reparti assegnati.
• Accedere alla pagina di stato del sistema, alle funzioni di backup, download, ripristino e migrazione.

Restrizioni:

• L'accesso dei supervisori di gruppo è limitato esclusivamente ai reparti loro assegnati.
• I supervisori di gruppo non possono accedere a informazioni dettagliate quali gli elenchi degli elementi di backup e i dettagli a livello di singolo elemento.
• I supervisori di gruppo non possono eseguire alcuna azione sugli elementi, come il download, il ripristino o la migrazione.
• I supervisori di gruppo non possono accedere alla Ricerca avanzata né al menu Insight.

Utente

Questo ruolo fornisce agli utenti pieno accesso self-service per gestire e recuperare esclusivamente i propri dati. Gli utenti non possono accedere ad altri account, alle impostazioni dell’organizzazione o alle funzionalità di conformità.

Accesso:

• Accedere a tutti i dati personali di cui è stato eseguito il backup.
• Ripristino, migrazione e download dei dati personali.
• Accedere alla pagina Stato del sistema per monitorare le attività di backup, ripristino o migrazione personali.
• Gli utenti possono modificare i propri dati personali.

Restrizioni:

• Gli utenti non possono accedere alla gestione degli utenti né alle impostazioni dell'organizzazione
• L'accesso degli utenti è limitato esclusivamente ai dati personali
• Gli utenti non possono aggiungere o rimuovere tag

Visualizzazione e ripristino utente

Il ruolo "Visualizzazione e ripristino utente" offre quasi tutte le funzionalità disponibili per il ruolo "Utente", ma l'accesso è limitato esclusivamente alla visualizzazione e al ripristino dei dati personali. Questo ruolo non consente azioni di download o migrazione.

Responsabile della conformità e della revisione

Il Responsabile della conformità e della revisione può accedere a tutte le funzionalità relative alla conformità. Tuttavia, ha un accesso limitato alla visualizzazione e all’accesso agli elementi di cui è stato eseguito il backup all’interno dell’organizzazione. Questo ruolo può accedere solo a e-mail, OneDrive, GDrive e chat private, ma non può eseguire operazioni di migrazione, ripristino o eliminazione.

Accesso:

• Accedere a tutte le funzionalità di conformità, tra cui eDiscovery, avvisi, tag, criteri di conservazione, blocco legale, registri di audit e processi di revisione.
• Visualizza singoli file in e-mail, OneDrive, Google Drive, Contatti, Calendario, Attività e chat private
• Scaricare e-mail, file da OneDrive e Google Drive da altri account
• Accedere alla pagina Stato del sistema → Scarica

Restrizioni:

• I responsabili della conformità e della revisione non possono ripristinare né migrare alcun elemento
• I responsabili della conformità e della revisione non possono eliminare o disattivare account.
• I responsabili della conformità e della revisione non possono gestire le impostazioni degli utenti né la configurazione dell'organizzazione.
• I responsabili della conformità e della revisione non possono contrassegnare per la cancellazione né cancellare elementi dal menu del processo di revisione. Solo i responsabili della protezione dei dati possono eseguire tale operazione.

Responsabile della protezione dei dati

Il ruolo di responsabile della protezione dei dati offre pieno accesso alle funzionalità di conformità per le attività di audit e governance. I responsabili della protezione dei dati sono gli unici autorizzati a eseguire azioni di eliminazione all’interno del flusso di lavoro del processo di revisione.

Accesso:

• Accesso a tutte le funzionalità di conformità, tra cui eDiscovery, avvisi, tag, criteri di conservazione, blocco legale, registri di audit e processi di revisione.
• Eseguire azioni di contrassegnazione per la cancellazione e di cancellazione all’interno dei processi di revisione.
• Accedere a tutti i dati relativi alle e-mail e alle chat private all’interno della propria organizzazione.

Restrizioni:

• I responsabili della protezione dei dati non possono eseguire alcun download, ripristino o migrazione.
• I responsabili della protezione dei dati non possono eliminare o disattivare account.
• I responsabili della protezione dei dati non possono gestire le impostazioni degli utenti né la configurazione dell’organizzazione.

Revisore

Il ruolo di revisore è limitato alla scheda " Processo di revisione " e può essere utilizzato solo per revisionare le e-mail. Non ha accesso ad altre funzionalità amministrative o di conformità. I revisori non possono impostare un nuovo processo di revisione e non hanno alcun accesso alla configurazione della gestione degli account e degli utenti.

Accesso:

• Accedere ai processi di revisione
• Esaminare e contrassegnare come esaminati gli elementi assegnati

Restrizioni:

• I revisori non possono creare nuovi processi di revisione
• I revisori non possono concedere autorizzazioni agli elenchi dei processi di revisione
• I revisori non possono accedere alle funzionalità di configurazione amministrativa o di conformità

Revisore con privilegi limitati

I revisori con privilegi limitati hanno accesso alle stesse funzionalità dei revisori, ma necessitano di autorizzazioni di livello superiore per accedere all'elenco dei processi di revisione.

Abilitazione dell’accesso per utenti esterni (delegati)

Se ci sono utenti che non sono inclusi nel backup ma che desiderano accedere alla propria organizzazione, è possibile aggiungerli come utenti esterni (detti anche delegati). Un utente esterno è una persona esterna all’organizzazione o che ne fa parte, ma che non è stata inclusa nel backup. Solo gli amministratori che hanno accesso alla pagina Gestione utenti possono concedere l’accesso agli utenti esterni.

1. Dalla pagina Gestione utenti , passare alla scheda Concedi autorizzazioni .
2. Selezionare "Aggiungi utente".
3. Inserisci l’indirizzo e-mail dell’utente che desideri invitare, quindi seleziona un ruolo per l’utente.
4. Selezionare la casella " Accetto i presenti Termini " e quindi scegliere " Invita".

L’utente che hai aggiunto riceverà un’e-mail con un link per effettuare l’accesso e reimpostare la propria password.

Note importanti

Tieni presente i seguenti punti quando aggiungi utenti:

• Il link di invito scadrà 24 ore dopo l'invio.
• È possibile verificare se l'utente ha accettato l'invito controllando la scheda "Elenco inviti " nella pagina "Gestione utenti ". Da questa stessa pagina è anche possibile inviare nuovamente o annullare l'invito.
• Una volta che l’utente avrà accettato l’invito ed effettuato l’accesso, NinjaOne SaaS Backup lo aggiungerà all’elenco degli utenti nella scheda “Concedi autorizzazioni ”.

Quando si aggiungono utenti esterni, tenere presente quanto segue:

• A seconda del livello di accesso che gli hai concesso, gli utenti potrebbero essere in grado di visualizzare i tuoi dati di backup.
• Non è possibile trasferire la proprietà dell’organizzazione a un utente esterno.
• NinjaOne SaaS Backup registra tutte le attività nel registro di audit. Queste informazioni includono anche gli utenti esterni.
• Una volta aggiunto, è possibile revocare l’accesso a un utente esterno e disattivare l’autorizzazione di accesso, ma non è possibile eliminare l’utente dall’elenco. Per rimuovere un utente esterno, contattare [email protected] per ricevere assistenza.

Disattivazione dell’accesso per un utente

1. Accedere alla pagina Gestione utenti e selezionare la scheda Concedi autorizzazione
2. Dall’elenco degli utenti, individuare l’utente che si desidera disattivare.
3. Nella colonna " Stato di accesso ",disattivare l'interruttore " Stato di accesso ".

È possibile riattivare un utente attivando nuovamente l’interruttore “Stato di accesso ”.

Abilitazione di Microsoft Azure AD (Entra ID) o Google SSO

Ora è possibile attivare il Single Sign-On (SSO) di Microsoft 365 (M365) Azure AD o il SSO di Google, che consente agli utenti di accedere alla propria dashboard di backup utilizzando le credenziali M365 o Google. In questo modo, gli utenti non devono gestire una password separata per il portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup. Quando si attiva l’SSO di Azure AD o di Google nella scheda “Concedi autorizzazioni” del portale per gli utenti finali di NinjaOne SaaS Backup, l’accesso viene attivato per tutti gli utenti a cui è stato concesso il permesso di accesso.

1. Accedere alla pagina " Gestione utenti " e selezionare la colonna "Concedi autorizzazioni ".
2. Attiva l’accesso “Applica SSO Azure AD” o “Applica SSO Google” per tutti gli utenti.
3. Una volta attivata, tutti gli utenti dovranno utilizzare le proprie credenziali M365 o Google per accedere alla propria dashboard di backup. L’utente dovrà selezionare l’opzione per accedere tramite M365 o Google Workspace (GWS) invece di inserire il nome utente e la password di NinjaOne SaaS Backup. È inoltre possibile disattivare l’accesso dell’utente da questa stessa pagina.

Assegnazione degli utenti ai reparti

L’assegnazione degli utenti ai reparti può essere utile quando si dispone di molti utenti e si desidera gestirli in base a gruppi specifici configurati. Ad esempio, è possibile creare un reparto finanza e quindi aggiungere tutti gli utenti del reparto finanza a tale reparto, in modo da poterli gestire tutti contemporaneamente. Per farlo, seguire i passaggi riportati di seguito:

1. Dalla pagina Gestione utenti, selezionare la scheda Assegna reparto .
2. Selezionare "Gestione reparti".
3. Se il reparto desiderato non è già presente nell’elenco, è possibile aggiungerlo come segue:
   • Scegli " Aggiungi altro".
   • Scegli "Salva modifiche".
4. In "Assegna reparto", assegnare uno o più reparti a un utente.

Per sincronizzare i reparti esistenti dal proprio tenant, seguire questi passaggi:

1. Nella pagina " Assegna reparto ", per ogni dominio del tenant è disponibile un'opzione per abilitare la sincronizzazione dei reparti di Azure AD. Per impostazione predefinita, questa opzione è disattivata.
2. Seleziona l'opzione "Abilita sincronizzazione dei reparti di Azure AD " per attivarla. Apparirà una finestra di dialogo di avviso che ti informerà che i reparti verranno automaticamente sincronizzati e assegnati agli account utente. Seleziona "Sì", "Continua" o "Annulla".
3. Una volta attivata la sincronizzazione dei reparti, NinjaOne SaaS Backup mostrerà uno stato di sincronizzazione mentre esegue la scansione del tenant e recupera le informazioni.
4. Al termine della sincronizzazione, i reparti appena aggiunti saranno contrassegnati da un’icona blu (un cerchio con una “i”) accanto al nome, a indicare che NinjaOne SaaS Backup li ha sincronizzati automaticamente.
5. Finché la sincronizzazione dei reparti di Azure AD è attivata, NinjaOne SaaS Backup verificherà settimanalmente la presenza di nuovi reparti o di modifiche alle assegnazioni dei reparti degli utenti. Se è necessario forzare una sincronizzazione, è possibile utilizzare l’opzione “Sincronizza ora” per eseguirla immediatamente.