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Fatturazione importazione di prodotti e account per le citazioni

Argomento

Questo articolo spiega come importare i codici contabili in NinjaOne per poter generare preventivi.

Ambiente

Crea preventivi e proposte, richiedi l'approvazione o la firma dei tuoi clienti, quindi convertili in elementi fatturabili.

Per iniziare a importare i dati relativi alle fatture, è necessario che QuickBooks o Xero siano integrati in NinjaOne Billing. Per sapere come procedere, consultare la sezione " Integrazioni di fatturazione " del Catalogo delle risorse di NinjaOne Billing. 

Descrizione

Indice

Seleziona un argomento per continuare:

Importa i codici contabili

Dopo aver integrato il tuo strumento di contabilità, puoi aggiungere i tuoi codici contabili.

  1. Nell'app NinjaOne Fatturazione, clicca su Conti e seleziona Importa conti o Aggiungi codice contabile.
  2. Quando selezioni “Importa conti”, NinjaOne recupererà un elenco di codici contabili dal tuo account QuickBooks o Xero. 
    1. Seleziona la casella di controllo accanto a ciascun codice che desideri importare, quindi fai clic su "Continua". 
    2. È possibile modificare il codice o il nome del conto nella pagina " Rivedi conti ".

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Figura 1: Modifica o rimozione di un codice contabile
  1. Fai clic su " Importa " per confermare la selezione.

Quando selezioni " Aggiungi codice conto", devi creare un nuovo codice conto e un nuovo nome.

Dopo aver importato i codici contabili, è possibile importare i prodotti dal proprio strumento di contabilità. Fare riferimento alla sezione seguente.

Importazione dei prodotti

Prima di poter iniziare a creare fatture tramite l’integrazione con il proprio strumento di contabilità, è necessario importare i prodotti. Assicurarsi di aver importato anche i codici fiscali seguendo le istruzioni della sezione precedente.

  1. Nell’app NinjaOne Fatturazione, clicca su Prodotti → Attivi e seleziona Importa prodotti.
  2.  NinjaOne recupererà un elenco di codici fiscali dal proprio account QuickBooks o Xero. Selezionare la casella di controllo accanto a tutti i prodotti che si desidera importare e fare clic su "Continua".
  3. Nella pagina "Rivedi prodotti", seleziona la casella di controllo e clicca su "Modifica" per aggiornare il nome del prodotto, l'account, la quantità, le informazioni di fatturazione e le autorizzazioni.
    1. Se il prodotto non è associato a un codice contabile quando lo selezioni, modifica il prodotto e seleziona il codice contabile appropriato dal Menu a discesa "Conto".

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Figura 2: Assegnazione di un codice contabile al prodotto importato (clicca per ingrandire)
  1. Quando tutti i dati relativi ai tuoi prodotti sono corretti, fai clic su “Importa”.

NinjaOne aggiungerà inoltre questi prodotti alla pagina "Impostazioni " dell’integrazione, nella sezione " Elementi ".

Adesso è possibile creare preventivi per questi prodotti. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione seguente.

Genera preventivi

Configurare la numerazione dei preventivi e aggiungere un logo, le informazioni sul mittente, un'intestazione e un piè di pagina ai file PDF. Questo flusso di lavoro è quasi identico alla sezione "Configurare le impostazioni delle fatture " in NinjaOne Fatturazione: Impostazioni fatture.

  1. Nell’app NinjaOne Fatturazione, fai clic su Preventivi → Impostazioni e seleziona Modifica.
  2. Quando l’opzione “Genera automaticamente i numeri dei preventivi” è attivata, puoi selezionare il numero del preventivo successivo e, facoltativamente, impostare un prefisso e un suffisso.
  3. Fai clic su Carica per aggiungere un logo personalizzato. Se non aggiungi un logo personalizzato, il preventivo mostrerà il logo di NinjaOne.
  4. È possibile includere nel preventivo le informazioni del mittente, come la ragione sociale e l’indirizzo dell’azienda. Se non si inseriscono dati nei campi " Nome mittente " o " Indirizzo mittente ", l’area corrispondente apparirà vuota nella versione finale.
  5. Utilizza gli editor HTML (HyperText Markup Language) " Intestazione preventivo " e "Piè di pagina preventivo " per creare un'intestazione e un piè di pagina facoltativi per il preventivo. Puoi personalizzare l'aspetto del testo e la modalità "Anteprima " mostrerà un esempio della versione finale.
  6. Fare clic su “Salva”.

Ora è possibile inviare il preventivo utilizzando i codici fiscali e i prodotti importati. Per scoprire di più, consultare la sezione “Aggiungi fattura” in NinjaOne Fatturazione: Impostazioni fattura.

Aggiungi preventivo

Crea preventivi e proposte, richiedi l’approvazione o la firma ai tuoi clienti, quindi convertili in elementi fatturabili.

Per iniziare a importare i dati per le fatture, è necessario che QuickBooks o Xero siano integrati in NinjaOne Billing. Per sapere come fare, consulta la sezione Integrazioni di fatturazione in NinjaOne Billing: Catalogo delle risorse. È necessario seguire i passaggi indicati per aggiungere il codice fiscale contabile, i prodotti e le impostazioni del preventivo all’applicazione NinjaOne Billing.
  1. Da Contabilità → Preventivi → Bozza, fare clic su Aggiungi preventivo e selezionare Crea nuovo/a.

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Figura 3: Aggiungi nuovo preventivo
  1. Il numero del preventivo verrà generato automaticamente. Seleziona l’organizzazione che riceverà il preventivo e il referente all’interno di tale organizzazione che riceverà l’email.
  2. Imposta una data di scadenza per il preventivo. Si tratta dell’ultimo giorno in cui il preventivo può essere accettato o in cui deve essere presa una decisione.
  3. Se lo desideri, aggiungi una nota alla richiesta.
  4. Fai clic su Prodotti nel menu laterale. Da questa pagina puoi creare nuovi prodotti o aggiungere prodotti importati in precedenza. Per sapere come aggiungere nuovi prodotti, consulta NinjaOne Fatturazione: Prodotti. 
  5. Imposta manualmente i prezzi e le quantità, quindi fai clic su " Salva".
  6. Fai clic su " Crea".
Quando si crea un preventivo, i tipi di prodotto devono essere aggiornati su " Manuale " per mantenere i dati non specifici.

Gestisci i tuoi preventivi

Dopo aver creato un preventivo, puoi modificarlo, clonarlo, visualizzarne l’anteprima, inviarlo, approvarlo o rifiutarlo selezionando la casella di controllo accanto al numero del preventivo.

finance_quotes_manage.png

Figura 3: Gestisci i tuoi preventivi
AzioneDescrizione
ModificaAggiorna i dettagli del preventivo.
ClonaCrea una copia del preventivo. È possibile aggiornare i dettagli del preventivo prima di finalizzare la copia.
AnteprimaVisualizza come apparirà il preventivo al destinatario. Tramite questa azione puoi modificare, rifiutare o approvare un preventivo.
Invia tramite e-mailInvia il preventivo al referente selezionato. Per utilizzare questa azione, è necessario che le impostazioni del server SMTP personalizzato siano configurate per NinjaOne Ticketing e che l'invio delle fatture sia attivato in NinjaOne Fatturazione.
ApprovaApprova manualmente il preventivo.
RifiutaRifiuta manualmente il preventivo.

Quando l'utente o il destinatario approva o rifiuta il preventivo, oppure se questo scade, esso verrà spostato dalla pagina " In sospeso " alla sezione corrispondente del Menu a discesa.

finance_quotes tab.png

Figura 4: Visualizza tutti i preventivi

Convertire la citazione in fattura o accordo

È possibile convertire un preventivo approvato in una fattura o in un contratto di servizio.

  1. Da " Contabilità " → "Preventivi " → "Approvati", seleziona la casella di controllo accanto a un preventivo approvato.
  2. Fare clic su " Converti in fattura " o su " Converti in accordo".
    1. Converti in fattura: crea un pagamento una tantum.
    2. Converti in accordo: crea un intervallo di pagamento. Utilizza un modello di accordo esistente per abbinare gli elementi. I prodotti del preventivo e del modello di accordo verranno combinati. Gli elementi corrispondenti utilizzeranno i prezzi del preventivo.

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Figura 5: Conversione di un preventivo in fattura o accordo
  1. Per entrambe le opzioni, seleziona un codice fiscale e stabilisci se la fattura accetterà pagamenti con carta di credito o tramite ACH. Se stai creando un accordo da un preventivo, queste impostazioni si troveranno nella sezione Dati di integrazione.

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Figura 6: Convertire il preventivo in un accordo e inserire i dati di integrazione
  1. Fare clic su “Converti”.
  2. Se si sta creando un accordo, è necessario configurarne le impostazioni individuali. Per altre informazioni, consultare NinjaOne Fatturazione: Servizi relativi agli accordi.

Adesso è possibile visualizzare i dettagli della fattura o dell'accordo dal collegamento ipertestuale della colonna corrispondente.

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Figura 7: Visualizza i dettagli della fattura o dell'accordo

Rinnova un preventivo scaduto

Se una citazione è scaduta e deve essere rivalutata, è possibile farlo da Preventivi → Scadute.

Risorse aggiuntive

Consultare NinjaOne Fatturazione: Catalogo delle risorse per visualizzare tutti gli articoli correlati.

Domande frequenti

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