Argomento
Questo articolo spiega come utilizzare le liste di controllo con la documentazione di NinjaOne per organizzare le attività, gestire le fasi del flusso di lavoro o delineare le procedure per i tecnici e gli utenti finali.
Ambiente
Documentazione NinjaOne
Descrizione
È possibile creare liste di controllo per assegnare attività ai propri tecnici in NinjaOne e configurare requisiti o notifiche per garantire il rispetto delle procedure operative standard. La creazione di modelli di liste di controllo garantisce una facile replicazione e acquisisce in modo efficace le informazioni critiche.
Con le checklist di NinjaOne, è possibile garantire il completamento delle attività grazie alle seguenti funzionalità:
- Tipo di attività: identifica la categoria o l’area di manutenzione (verifica dei backup, distribuzione delle patch, pulizia del sistema).
- Passaggi o voci di verifica: una sequenza di controlli con caselle di controllo per confermare il completamento.
- Note del tecnico: un campo di testo libero per osservazioni, anomalie o misure correttive adottate, al fine di fornire un contesto che vada oltre le caselle di controllo.
- Sezione di approvazione: iniziali o nome del tecnico con data e ora per garantire la responsabilità e la creazione di una traccia di audit.
Indice
Seleziona un argomento per saperne di più.
- Gestione delle autorizzazioni dei tecnici
- Creare modelli di checklist globali
- Creare liste di controllo a livello di organizzazione
- Gestire e assegnare le liste di controllo
- Risorse aggiuntive
Gestire le autorizzazioni dei tecnici
Un amministratore di sistema deve gestire le autorizzazioni dei tecnici per consentire loro di lavorare sulle voci della checklist. Per farlo, procedi come segue:
- Accedere a Amministrazione → Account e aprire l'account o il ruolo di un tecnico.
- Selezionare " Documentazione " e assicurarsi che l'opzione " Abilitato " sia attiva.
- Selezionare un livello di autorizzazione dai seguenti menu a tendina:
- Accesso alla checklist dell’organizzazione
- Accesso ai modelli di lista di controllo
- Fare clic su " Salva modifiche".
Creazione di modelli di checklist globali
I tecnici in possesso delle autorizzazioni appropriate possono creare e gestire le liste di controllo dall’applicazione NinjaOne Documentation.
La creazione di una checklist dalla pagina dell’applicazione NinjaOne Documentation rende la checklist disponibile a tutte le organizzazioni. Per creare una checklist disponibile solo per una singola organizzazione, consultare la sezione di questo articolo intitolata Creare checklist a livello di organizzazione.
- Per aggiungere un modello globale, vai su Amministrazione → App → e seleziona Ninja Documentation.
- Aprire la scheda "Liste di controllo " e fare clic su "+ Aggiungi".
- Assegnare un titolo al modello e, facoltativamente, una descrizione.
- Per richiedere ai tecnici di compilare il campo, selezionare la casella di controllo " Checklist obbligatoria ".
- Fai clic su Aggiungi attività per compilare la checklist.
- Nella finestra di dialogo "Aggiungi attività ", inserisci un identificatore univoco nel campo " Nome attività " e, se lo desideri, aggiungi una descrizione.
- Fai clic su " Salva attività".
- Fare nuovamente clic su " Aggiungi attività " per continuare ad aggiungere voci alla checklist.
- È possibile gestire le attività passando il cursore del mouse sulla riga dell'attività e selezionando le icone Modifica o Elimina. Fare clic sulla maniglia di spostamento orizzontale e trascinare la riga verso l'alto o verso il basso per modificare l'ordine delle attività.
- Fare clic su " Salva modifiche".
- Visualizza o modifica le tue liste di controllo selezionandole dalla scheda "Liste di controllo " nella documentazione di NinjaOne. Seleziona la casella di controllo accanto al nome della lista di controllo per archiviarla.
Importa la lista di controllo nella dashboard dell’organizzazione
La pagina "Liste di controllo" nella dashboard dell'organizzazione rimarrà vuota finché non si importerà il modello globale. Per aggiungere la lista di controllo alla dashboard, procedere come segue.
- Accedi alla dashboard dell’organizzazione. Fai clic su Documentazione e seleziona Liste di controllo.
- Fare clic su " Aggiungi lista di controllo " e selezionare " Importa lista di controllo".
- Nella finestra di dialogo "Importa modello ", seleziona la casella di controllo relativa a una o più liste di controllo, quindi fai clic su "Importa".
Eliminazione di un modello di checklist
È possibile eliminare una checklist personalizzata dopo averla archiviata. A tal fine, procedere come segue.
- Selezionare la casella di controllo accanto al nome della checklist e fare clic su Archivia.
- Selezionare " Visibile " dal menu a discesa del filtro " Archiviati ".
- Selezionare la casella di controllo accanto al nome della checklist e fare clic su Elimina.
Creazione di liste di controllo a livello di organizzazione
Per creare una checklist disponibile per un'organizzazione specifica, procedi come segue.
- Accedere alla dashboard di un'organizzazione. Fare clic su "Documentazione " e selezionare "Liste di controllo".
- Fare clic su Aggiungi lista di controllo e selezionare Crea nuova.
- Ripetere la procedura seguendo i passaggi elencati nella sezione "Creazione e gestione dei modelli di checklist globali " di questo articolo.
Gestire e assegnare le liste di controllo
Dopo aver creato o importato una checklist nella dashboard dell’organizzazione, è possibile eseguire le seguenti azioni:
- Modifica della checklist: fare clic sul nome della checklist per aprire la pagina dei dettagli, quindi fare clic su "Modifica checklist". È possibile modificare il nome della checklist, contrassegnarla come obbligatoria, aggiornare la descrizione e aggiungere, modificare, rimuovere o riordinare le attività.
- Visualizzare lo stato di completamento: la colonna "Stato di avanzamento " mostrerà quante attività sono state completate e quante devono ancora essere completate.
- Assegnare la checklist a un tecnico: posizionare il cursore del mouse sulla riga della checklist e fare clic sul menu "Azioni" per selezionare "Assegna tecnico".
- È possibile assegnare la checklist a un solo tecnico.
- È possibile assegnare ogni attività all’interno di una checklist a un tecnico diverso. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione “Assegnare una checklist o un’attività ”.
- Assegnare una data di scadenza alla checklist: posizionare il cursore del mouse sulla riga della checklist e fare clic sul menu Azioni per selezionare “Aggiungi data di scadenza”.
- Se la data di scadenza è trascorsa e l’avanzamento non è completo, la colonna “Attività scadute” mostrerà un’icona di avviso con il numero di attività richieste che richiedono attenzione.
- Archivia, promuovi o copia la checklist. Posiziona il cursore del mouse sulla riga della checklist e clicca sul menu Azioni per utilizzare queste opzioni.
- Fare riferimento alla sezione Promuovere una checklist alla dashboard di sistema per sapere cosa succede quando si promuove una checklist.
- L’archiviazione di una checklist dalla dashboard dell’organizzazione non comporta l’archiviazione della checklist da parte di altre organizzazioni che hanno importato il modello.
Dettagli della checklist
Facendo clic sul titolo di una checklist si apre la vista dettagliata in cui i tecnici possono eseguire azioni sulle attività o apportare modifiche. Consultare la tabella seguente per una descrizione degli strumenti presenti in questa pagina.
| Numero | Descrizione |
|---|---|
| 1 | Fare clic sull'icona a forma di stella per aggiungere la checklist all'elenco dei Preferiti. |
| 2 | Aggiungi gli elementi correlati alla lista di controllo. |
| 3 | Archivia la lista di controllo. |
| 4 | Modifica il nome, la descrizione e le attività della checklist. |
| 5 | Passa il cursore su queste icone per visualizzarne la descrizione. |
| 6 | Visualizza chi ha apportato le modifiche più recenti alla checklist. |
| 7 | Fai clic sui dati per modificare il responsabile o la data di scadenza della checklist. |
| 8 | Esegui le azioni relative alle attività della checklist. Fai clic sul nome dell’attività per visualizzarne la descrizione. |
| 9 | Assegnare una singola attività a un tecnico o a una data di scadenza. |
Assegnare una lista di controllo o un'attività
È possibile assegnare un'intera checklist a un tecnico oppure assegnare ogni attività all'interno della checklist a tecnici diversi. Inoltre, è possibile assegnare una data di scadenza all'intera checklist o a ciascuna attività.
Qualsiasi tecnico può completare un'attività assegnata. I dettagli relativi a "Ultima modifica da " verranno aggiornati per mostrare l'ultimo account che ha effettuato un'azione su un'attività.
Quando si assegna una checklist o un'attività e si seleziona l’opzione “Invia notifica via e-mail al tecnico”, questi riceverà un’e-mail contenente le seguenti informazioni:
- Nome della checklist
- Data di scadenza della checklist, se impostata
- Un link per visualizzare la checklist
- L’organizzazione in cui è stata creata la checklist
- Un elenco di tutte le attività presenti nella checklist
Promuovere una checklist
Quando promuovi una checklist dalla dashboard dell'organizzazione, ne verrà creata una copia nella scheda "Checklist " della pagina di configurazione della documentazione di NinjaOne. Questa azione è pensata per le checklist create dalla dashboard dell'organizzazione, al fine di renderle disponibili per l'importazione da parte di altre organizzazioni.
- Da Documentazione → Liste di controllo nella dashboard dell’organizzazione, seleziona una lista di controllo e fai clic su Promuovi.
- Inserisci un nuovo nome per la copia, quindi fai clic su Conferma.
Risorse aggiuntive
Consulta la Documentazione di NinjaOne: Catalogo delle risorse per ulteriori informazioni sulle altre funzionalità della Documentazione di NinjaOne.