Come iniziare con NinjaOne PSA e QuickBooks

Argomento

NinjaOne Billing è uno strumento di Professional Services Automation (PSA) che offre una visione d'insieme della gestione della fatturazione e delle fatture. 

Ambiente

NinjaOne Billing

Descrizione

NinjaOne Billing consente di:

• Automatizzare la fatturazione dei dispositivi in base alla quantità e fatturare manualmente altri articoli. Gestire la fatturazione in anticipo o in arretrato, oppure con diverse compensazioni.
• Automatizzare la fatturazione delle voci relative al tempo trascorso sui ticket.
• Generare automaticamente fatture da accordi con cadenza ricorrente per ogni organizzazione.
• Sincronizzare le fatture generate con QuickBooks Online. 

Indice

• Autorizzazioni dei tecnici: accesso e configurazione dello strumento
• Abilitare e configurare lo strumento di fatturazione
• Gestire i servizi dei contratti, le fatture e le registrazioni orarie
  • Comprendere i periodi di fatturazione
  • Contratti
  • Fatture
  • Registrazioni orarie
• Attività di fatturazione e notifiche
• Risorse aggiuntive

Autorizzazioni dei tecnici: accesso e configurazione dello strumento

È stata aggiunta una nuova autorizzazione agli account e ai ruoli dei tecnici: NinjaOne Billing. Attiva l'interruttore in alto per abilitare l'autorizzazione, quindi seleziona un'opzione dal menu a discesa per consentire o limitare la possibilità di configurare e accedere allo strumento NinjaOne Billing e alle sue funzionalità di ticketing. 

Per ulteriori informazioni, consultare
Figura 1: Concedere ai tecnici l'accesso a NinjaOne Billing (clicca per ingrandire)

Abilitare e configurare lo strumento di fatturazione

Per abilitare la funzione NinjaOne Billing, vai su Amministrazione → App → NinjaOne Billing e clicca su Abilita.

Utilizza le sezioni seguenti per conoscere le diverse funzioni delle schede all'interno dell'applicazione.

• Generale
• Prodotti
• Modelli di contratto
• Account
• Integrazioni

Informazioni generali

Modifica le impostazioni per determinare quale valuta verrà utilizzata in tutte le fatture create in NinjaOne tramite QuickBooks. Al momento, NinjaOne supporta solo il dollaro statunitense (USD), mentre una versione futura supporterà il dollaro canadese (CAD), l'euro (EUR) e la sterlina britannica (GBP); invia una richiesta di funzionalità per aiutarci a determinare quali altre valute aggiungere nelle versioni future. 

• Il campo " Giorni di scadenza predefiniti della fattura " consente di impostare un numero predefinito di giorni da cui gli accordi erediteranno il valore.

Modifica le fatture per controllare come vengono visualizzate le voci di registrazione delle ore sulle fatture. Questo ti permette di presentare le informazioni nel formato che preferisci. Per ulteriori informazioni, consulta Fatturazione NinjaOne: Fatture.

• Seleziona un'opzione dal menu a discesa Segnaposto per copiare i dati negli appunti. Quindi, incolla i dati nel campo di testo della registrazione oraria Pubblica o Privata.
• Questo strumento funziona in modo simile all'automazione delle e-mail di ticketing in NinjaOne. 

Prodotti

I prodotti sono le voci o la merce venduta, che possono essere aggiunte ai contratti di servizio per la fatturazione. Quando selezioni Prodotti nella pagina di configurazione di NinjaOne Billing, scegli se desideri visualizzare i prodotti attivi o inattivi. I prodotti inattivi possono essere riattivati per l'uso. 

Fare riferimento a
Figura 4: Scheda "Finanza" di NinjaOne 

Comprendere i periodi di fatturazione

Data della prossima fattura

• Visualizzata solo per i contratti impostati sulla fatturazione automatica.
• Se non impostata, viene compilata automaticamente in base alle impostazioni Intervallo e Data / Giorno del mese / Giorno della settimana; verrà creata una fattura per la data successiva.
• Può essere modificata in una data futura.
  • È possibile selezionare solo date che corrispondono alle impostazioni Giorno del mese / Giorno della settimana per intervalli trimestrali, mensili e settimanali.
• Non verrà generata alcuna fattura automaticamente fino al raggiungimento di questa data.
• La data aumenta automaticamente quando viene generata automaticamente una fattura. Viene calcolata in base all'intervallo.

Data di inizio fatturazione

• Inizialmente, questa data è impostata in modo da coincidere con la data di inizio del contratto.
• Può essere modificata in qualsiasi data passata o futura.
  • Se si sovrappone a un periodo già fatturato, verrà richiesta una conferma.
• La data viene incrementata automaticamente quando viene generata una fattura, sia automaticamente che manualmente. Viene calcolata in base all'intervallo.

Periodi di fatturazione 

• Quando viene generata una fattura, vengono registrate la data di inizio e la data di fine del periodo di fatturazione per quella fattura.
• Quando viene generata una fattura, vengono registrate le date di inizio e fine del periodo di fatturazione per ogni prodotto non a registrazione oraria presente sulla fattura.
• Le date di inizio e fine del periodo di fatturazione possono essere modificate prima che una fattura sia stata approvata.

Accordi

Fai riferimento a
Figura 5: Configurazione delle attività di fatturazione del sistema (clicca per ingrandire)

Quando questi avvisi vengono creati, vengono visualizzati nella dashboard del sistema o dell'organizzazione nella scheda Attività → Tutte. Seleziona "Ninja PSA" dal filtro Tipo di attività per restringere i risultati della ricerca. È disponibile anche un filtro "PSA" relativo alle offerte PSA dei fornitori integrati in NinjaOne. Consulta la nostra
Figura 6: Filtra le attività della dashboard per NinjaOne PSA (clicca per ingrandire)

Risorse aggiuntive

Consulta NinjaOne Fatturazione: Catalogo delle risorse per visualizzare tutti gli articoli correlati.