Argomento
Il nuovo strumento di NinjaOne per l'automazione dei servizi professionali (PSA) offre un unico pannello per la fatturazione e la gestione delle fatture.
Ambiente
- NinjaOne PSA
- QuickBooks
Descrizione
NinjaOne PSA consente di:
- Automatizzare la fatturazione dei dispositivi in base alla quantità e fatturare manualmente altre voci. Gestire la fatturazione anticipata o posticipata o con diverse compensazioni.
- Automatizzare la fatturazione delle voci di tempo dei ticket.
- Generazione automatica di fatture da accordi in base a una pianificazione ricorrente per organizzazione.
- Sincronizzare le fatture generate con QuickBooks Online.
Indice
- Autorizzazioni del tecnico: Accesso e configurazione del PSA
- Abilitazione e configurazione dello strumento PSA
- Gestione di servizi, fatture e registrazioni a tempo
- Attività e notifiche dell'ASP
- Risorse aggiuntive:
Autorizzazioni del tecnico: Accesso e configurazione del PSA
È stata aggiunta una nuova autorizzazione agli account e ai ruoli dei tecnici: NinjaOne PSA Attivare l'interruttore a levetta in alto per abilitare l'autorizzazione, quindi effettuare una selezione dal menu a discesa per consentire o limitare la possibilità di configurare e accedere allo strumento NinjaOne PSA e alle sue funzioni di ticketing.
Fare riferimento a Autorizzazioni utente: Opzioni di autorizzazione, per ulteriori informazioni.
Immagine 1: NinjaOne → Amministrazione → Account → Tecnici → Autorizzazioni NinjaOne PSA → Abilitare e consentire l'accesso (fare clic per ingrandire)
Abilitazione e configurazione dello strumento PSA
Per abilitare la funzione NinjaOne PSA, andare in Amministrazione → Applicazioni → NinjaOne PSA e fare clic su Abilita.
Integrazioni
Dopo aver abilitato il PSA di NinjaOne, l'azione successiva dovrebbe essere quella di abilitare l'integrazione con QuickBooks. Ciò consente di mappare le organizzazioni e i prodotti di NinjaOne con i dati di QuickBooks.
Dopo aver fatto clic su Abilita nella scheda Integrazioni, si verrà indirizzati ad accedere a QuickBooks utilizzando l'account Intuit esistente. Se non si dispone già di un account, è possibile crearne uno in questa fase del processo.
Quando QuickBooks è abilitato, viene visualizzato il pulsante Impostazioni; fare clic su questo pulsante per configurare e sincronizzare le impostazioni di QuickBooks con NinjaOne.
Figura 2: Pagina di configurazione dell'app NinjaOne PSA → Integrazioni → Impostazioni
- Clienti Mappare le organizzazioni create in NinjaOne con i clienti creati in QuickBooks. Se i nomi corrispondono, è possibile utilizzare il pulsante Mappa automatica; in caso contrario, fare clic sulla casella accanto a qualsiasi organizzazione mappata o non mappata per visualizzare l'opzione Cambia mappatura. L'opzione Mappa automatica visualizza una finestra di dialogo che consente di confermare la correttezza della mappatura.
- È possibile digitare il nome del cliente così come appare in QuickBooks o selezionare un'opzione dal menu a discesa. Quindi, fare clic su Aggiorna per confermare.
- Quando l'organizzazione è mappata a un cliente di QuickBooks, selezionandola viene visualizzata anche l'opzione Cancella mappatura.
- Al momento, NinjaOne non supporta la mappatura delle sedi o dei sotto-clienti.
- Risorsa QuickBooks: Aggiungere e gestire i clienti in QuickBooks Online (intuit.com).
- Risorsa QuickBooks: Raggruppare prodotti e servizi in diverse categorie in QuickBooks Online (intuit.com).
Immagine 3: Pagina di configurazione dell'app NinjaOne PSA → Integrazioni → Impostazioni → Mappatura clienti
- Conti: mappare i tipi di prodotto PSA di alto livello nel piano dei conti di QuickBooks.
- Risorsa QuickBooks: Aggiungere un conto al piano dei conti in QuickBooks Online (intuit.com).
- Risorsa QuickBooks: Informazioni sul piano contabile di QuickBooks Online (intuit.com).
- Articoli: mappate i vostri prodotti in NinjaOne con gli articoli creati in QuickBooks.
- Risorsa QuickBooks: Aggiungere articoli di prodotti e servizi a QuickBooks Online (intuit.com).
Generali
Modificare le impostazioni per determinare la valuta da utilizzare per tutte le fatture create in NinjaOne attraverso QuickBooks. Al momento NinjaOne supporta solo il dollaro USA, mentre una futura release supporterà CAD (dollaro canadese), EUR (euro) e GBP (sterlina inglese); inviate una richiesta di funzionalità per aiutarci a determinare le altre valute da aggiungere nelle prossime release.
- Il campo Giorni di scadenza fattura predefiniti consente di impostare un numero di giorni predefinito universale da cui ereditare gli accordi.
Modifica fatture per controllare la visualizzazione delle voci di registrazione delle ore sulle fatture. Ciò consente di presentare le informazioni nel formato preferito.
- Selezionare un'opzione dal menu a discesa Segnaposto per copiare i dati negli appunti. Quindi, incollare i dati nel campo di testo dell' orario pubblico o privato.
- Questo strumento funziona in modo simile all' automazione delle e-mail di ticketing in NinjaOne.
Immagine 4: Pagina di configurazione dell'app NinjaOne PSA → Generale → Modifica impostazioni e fatture
Prodotti
I prodotti sono le voci o le merci vendute, che possono essere aggiunte ai contratti di servizio per la fatturazione. Quando si selezionano i prodotti nella pagina di configurazione del PSA, scegliere se si desidera visualizzare i prodotti attivi o inattivi. I prodotti inattivi possono essere riattivati per l'uso.
Fare riferimento a Prodotti NinjaOne PSA per sapere come creare un prodotto per il PSA.
Immagine 5: Pagina di configurazione dell'applicazione NinjaOne PSA → Prodotti
Modelli di accordo
I contratti fatturano un prodotto specifico o gruppi di prodotti con una certa frequenza e creano regole per la mappatura delle registrazioni temporali. I modelli di contratto costituiscono i dati fondamentali per la creazione delle fatture.
I modelli di accordo possono essere creati nella sezione di amministrazione del PSA e poi copiati in ogni organizzazione in Finanza → Accordi.
Fare riferimento a NinjaOne PSA Agreement Services per imparare a creare un modello di contratto di servizio.
Gestione di servizi, fatture e registrazioni a tempo
Una volta abilitato, lo strumento NinjaOne PSA offre una scheda Finanza nel riquadro di navigazione di sinistra, dove è possibile creare e gestire accordi, visualizzare le fatture e ricalcolare i prezzi sulle registrazioni temporali. È possibile eseguire queste azioni anche dalla scheda Finanza del cruscotto dell'organizzazione.
Immagine 6: Scheda NinjaOne Finance
Capire i periodi di fatturazione
Prossima data di fatturazione
- Viene visualizzato solo per gli accordi impostati sulla fatturazione automatica.
- Se non è stata impostata, viene popolata automaticamente in base alle impostazioni di Intervallo e Data / Giorno del mese / Giorno della settimana; la fattura verrà creata alla data successiva.
- Può essere modificato in una data futura.
- È possibile selezionare solo le date che corrispondono alle impostazioni di Giorno del mese / Giorno della settimana per gli intervalli trimestrali, mensili e settimanali.
- Non verranno generate automaticamente fatture fino al raggiungimento di questa data.
- La data si incrementa automaticamente quando viene generata automaticamente una fattura. Viene calcolato in base all'intervallo.
Data di inizio della fattura
- Inizialmente è impostata come data di inizio del contratto.
- Può essere modificato in qualsiasi data del passato o del futuro.
- Se si sovrappone a un periodo già fatturato, verrà richiesta la conferma.
- La data aumenta automaticamente quando viene generata una fattura, automaticamente o manualmente. Viene calcolato in base all'intervallo.
Periodi di fatturazione
- Quando viene generata una fattura, vengono tracciate le date di inizio e fine del periodo di fatturazione per quella fattura.
- Quando viene generata una fattura, vengono tracciate le date di inizio e fine del periodo di fatturazione per ogni prodotto non a registrazione oraria presente nella fattura.
- Le date di inizio e fine del periodo di fatturazione possono essere modificate prima dell'approvazione della fattura.
Contratti
Fare riferimento a NinjaOne PSA Agreement Services per imparare a gestire i servizi di convenzione dalla scheda Finance.
Fatture
Fare riferimento a Fatture di NinjaOne PSA per imparare a gestire le fatture dalla scheda Finanza.
Voci orario
Fare riferimento a Inserimenti di tempo in NinjaOne PSA per imparare a gestire gli inserimenti di tempo dalla scheda Finanza.
Attività e notifiche dell'ASP
Indirizzate gli eventi ai canali di notifica o ai tecnici o create regole di ticketing da Amministrazione → Generale → Attività di sistema. Per saperne di più sulla creazione di avvisi o notifiche per queste attività, consultate il nostro articolo Feed di notifica delle attività del dispositivo e del sistema.
Immagine 7: Amministrazione → Generale → Attività di sistema (cliccare per ingrandire)
Quando questi avvisi vengono creati, vengono visualizzati sul cruscotto del sistema o dell'organizzazione nella scheda Attività → Tutti. Selezionare "Ninja PSA" dal filtro Tipo di attività per concentrare i risultati della ricerca. Esiste anche un filtro "PSA", relativo alle offerte PSA del fornitore integrato in NinjaOne. Consultare il nostro sito Integrazioni e applicazioni di terze parti: Catalogo delle risorse per saperne di più sui fornitori integrati.
Immagine 8: Filtrare le attività del cruscotto per NinjaOne PSA (fare clic per ingrandire)
Risorse aggiuntive:
Per saperne di più su NinjaOne PSA, consultare le seguenti risorse: