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NinjaOne Ticketing : gérez vos tickets

Sujet

Cet article décrit comment utiliser et gérer vos tickets dans NinjaOne.

La plateforme NinjaOne est conforme à la loi américaine de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) ; veuillez envoyer une demande à votre gestionnaire de compte pour obtenir un accord de partenariat commercial (BAA) signé. Il est recommandé de mettre en place des mesures de sécurité proactives, d'utiliser des serveurs SMTP (Simple Mail Transmission Protocol) pour transmettre les données des tickets et de s'assurer que des protocoles suffisants sont en place pour maintenir la conformité HIPAA dans toutes les actions.

Environnement

NinjaOne Ticketing

Description

Consultez cet article pour découvrir l'utilité de chaque widget dans un ticket NinjaOne et comment interagir avec les tickets pour une gestion optimale.

Vous souhaitez en savoir plus sur NinjaOne Ticketing ? Consultez notre vidéothèque.

Sélectionnez une catégorie pour en savoir plus :

Terminologie utilisée dans cet article

Pour en savoir plus, consultez la terminologie NinjaOne.

TermeDéfinition
CABFormat de fichier d'archive « Cabinet » pour Microsoft Windows qui stocke des fichiers compressés dans une bibliothèque de fichiers.
CSV« Valeurs séparées par des virgules » est un fichier texte brut qui stocke les données sous forme de tableau, où chaque ligne représente une rangée et où une virgule sépare chaque valeur au sein de la rangée.
DOCFichier « Document » pour Microsoft Word utilisé pour divers types de documents écrits.
DOCFichier « Document » pour Microsoft Word basé sur le format Microsoft Word Open XML.
DOTModèle de fichier créé par Microsoft Word contenant des paramètres de document préformatés.
HTMLLe fichier « Hypertext Markup Language » est utilisé pour créer des pages Web.
IDIdentification
JPEG et JPGLe fichier « Joint Photographic Experts Group » est destiné aux images numériques.
LOGLes fichiers journaux sont générés automatiquement pour enregistrer les événements provenant des logiciels et des systèmes d'exploitation.
ODS« OpenDocument Spreadsheet » est un tableur open source qui stocke et formate les données en colonnes et en lignes.
PDFLe « Portable Document Format » préserve la mise en forme dans un fichier en lecture seule.
PNG« Portable Network Graphics » est un fichier image matriciel qui prend en charge la compression de données sans perte et divers modes de couleur.
PPS et PPSX« PowerPoint Show » développé par Microsoft PowerPoint qui s'ouvre directement en mode diaporama plutôt qu'en mode édition.
PPT et PPTX« PowerPoint » est un programme de présentation développé par Microsoft.
RAR« Roshal Archive Compressed » est un utilitaire d'archivage de fichiers compressés, développé par Eugene Roshal de win.rar GmbH.
RTFLe format « Rich Text Format » prend en charge diverses options de style de police et d'images.
SLDXFichier de diapositives Microsoft PowerPoint Open XML utilisé pour stocker des diapositives individuelles.
SMTPSimple Mail Transfer Protocol
TARFichier « Tape Archive » regroupant plusieurs fichiers afin de faciliter leur stockage et leur partage.
TXTFormat de fichier « texte » contenant du texte brut sans mise en forme.
VSD et VSDXFichier « Visio Drawing » développé par Microsoft Visio, une application de création de diagrammes et de graphiques vectoriels.
WBKFichier « Word Backup » créé par Microsoft Word qui contient une copie de sauvegarde d'un document Word.
XLS et XLSXFichier « Excel » créé par Microsoft qui utilise un format de classeur stockant des données de calcul ou de computation sous forme de tableau.
XMLFichier « Extensible Markup Language » qui utilise des balises personnalisées pour décrire la structure et les caractéristiques du document lors du stockage, de la transmission et de la reconstruction des données.
ZIPLe format ZIP est utilisé pour compresser des fichiers et réduire l'espace de stockage.

Accéder aux tickets

Accédez à vos tableaux de tickets depuis le volet de navigation gauche dans NinjaOne.

ticketing boards.png
Figure 1 : Accédez à vos tableaux de tickets NinjaOne

Lorsque vous ouvrez un ticket, le demandeur (la personne qui a soumis le ticket) reçoit automatiquement un e-mail de confirmation, comme indiqué ci-dessous. L'e-mail proviendra de l'alias e-mail que vous avez configuré lors de NinjaOne Ticketing : Installation et configuration.

Dans la colonne État, un point d'exclamation (!) apparaîtra lorsqu'un ticket est marqué comme hautement prioritaire et hautement grave. Un triangle jaune d'alerte health_alert_yellow__.pngs'affiche lorsque des alertes en cours sont liées au ticket. Pour en savoir plus sur la liaison des tickets, reportez-vous à la section : Lier d'autres tickets à un ticket, que nous aborderons plus loin dans cet article.

ticket health_exclamation.png
Figure 3 : Exemple d'icône d'état d'un ticket

Sections des tickets : aperçu

Lorsque vous ouvrez un ticket pour commencer à travailler dessus, vous disposez de nombreux champs modifiables. Le tableau suivant explique l'objectif de chaque section.

ticket anatomy.png
Figure 4: Disposition d'un ticket
SectionDescription
ALe coin supérieur gauche du ticket contient le nom et le numéro du ticket.
B
  • Aperçu : les principales informations du ticket et l'affichage par défaut.
  • Tickets associés : associez un ticket à un autre ticket. Pour plus d'informations, consultez la section Tickets associés plus loin dans cet article.
  • Produits : ajoutez des produits nouveaux, existants ou hors catalogue au ticket. Il peut s'agir de demandes de matériel ou de main-d'œuvre facturée. Utilisez les filtres en haut du tableau pour rechercher des types de produits, des statuts ou des techniciens spécifiques.
    • Nouveau : créez les détails d'un nouveau produit.
    • Existant : sélectionnez les produits actifs que vous avez créés précédemment.
    • Hors catalogue: créez les détails d'un produit « ad hoc ». Ces produits ne seront pas ajoutés à la liste de vos produits existants.
C
  • Statut : sélectionnez un nouveau statut de ticket dans ce menu déroulant. Gérez les statuts des tickets dans AdministrationApplicationsInstalléesNinjaOne TicketingStatut personnalisé.
  • Type : le type de ticket peut être sélectionné au moment de la création, et vous pouvez modifier ces données à tout moment. Pour plus d'informations sur les types de tickets, consultez NinjaOne Ticketing : Créer et attribuer.
  • Formulaire : le formulaire de ticket doit être sélectionné au moment de la création, car chaque formulaire contient un ensemble de champs configurés qui guident le demandeur dans la fourniture des informations nécessaires en fonction du sujet. Gérez les formulaires de ticket dans AdministrationApplicationsInstalléesNinjaOne TicketingFormulaires.
D
  • Sélectionnez un modèle de réponse dans le menu déroulant ou créez-en un nouveau. Les modèles de réponse fournissent une réponse préenregistrée qui peut être utilisée comme réponse publique ou note privée. Le modèle de réponse peut comporter une action telle que l'ajout de balises ou la modification du statut. Gérez les modèles de réponse dans AdministrationApplicationsInstalléesNinjaOne TicketingE-mailModèles.
    • Reportez-vous à la ligne H de ce tableau pour plus d'informations sur les réponses publiques et les notes privées.
  • Cliquez sur le bouton ellipsis pour diviser, fusionner ou exporter les données du ticket. Pour plus d'informations, consultez les sections suivantes de cet article :
  • Publier les modifications apportées au ticket.
EAfficher la date, l'heure et la méthode de création du ticket. La méthode de création peut inclure des conditions déclenchées ou des demandes manuelles par un utilisateur final. De plus amples détails sur la création du ticket, tels que les détails des conditions, sont affichés dans la section Activité du ticket (représentée par J dans la figure 4).
F

La section Demandeur contient des informations sur le point de terminaison pour lequel le ticket a été créé. Cela inclut l'organisation, l'emplacement, le demandeur et le nom de l'appareil concernés ; lorsque ces informations sont fournies, vous pouvez cliquer sur les liens pour accéder au tableau de bord ou à la page de configuration du compte correspondant.
Si un appareil est associé au ticket, vous pouvez cliquer sur l'icône du bouton d'action pour exécuter des actions sur celui-ci.

Lors de la création ou de la mise à jour d'un ticket, lorsqu'une organisation est spécifiée pour le ticket, la liste des demandeurs ne reflétera que :

  • Les utilisateurs finaux qui appartiennent à cette organisation ou qui n'ont pas d'organisation spécifique.
  • Les contacts qui appartiennent à cette organisation ou qui n'ont pas d'organisation spécifique.
  • Les techniciens qui disposent des autorisations de création de tickets pour cette organisation.
  • L'appareil concerné (le cas échéant). Utilisez le bouton d'action situé à côté du nom de l'appareil pour afficher les options de gestion de l'appareil en fonction des autorisations de l'utilisateur.
G

La section Détails vous permet d'ajouter le ou les responsables, les niveaux de priorité et de gravité, les balises, les CC (contacts) et les formulaires de service d'accord si vous disposez d'un outil PSA activé ou intégré à NinjaOne. Pour plus d'informations sur NinjaOne PSA, consultez NinjaOne PSA et QuickBooks.

Lorsqu'ils consultent un ticket sans destinataire, les techniciens peuvent rapidement s'attribuer le ticket en cliquant sur le bouton « M'attribuer ». Ce bouton n'est visible que lorsqu'il n'y a pas de destinataire. Vous pouvez cliquer sur le X à droite du nom du destinataire actuel pour le supprimer, et le bouton « M'attribuer » s'affichera sur la page du ticket.
Utilisez le champ « Destinataires supplémentaires » pour ajouter plusieurs techniciens au ticket à des fins de visibilité et de collaboration.

H

Le panneau de réponse permet aux techniciens de publier des réponses publiques et des notes privées. Le demandeur et les destinataires en copie seront informés des nouvelles réponses publiques (sauf si le demandeur du ticket a publié la réponse) par e-mail. Les réponses privées ne sont visibles que par le technicien. Pour plus d'informations, consultez NinjaOne Ticketing : scénarios d'utilisation. Vous pouvez gérer les notifications par e-mail dans AdministrationApplicationsInstalléesNinjaOne TicketingGénéralNotifications par e-mail du système.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette section du ticket, consultez la section suivante de cet article :

Le minuteur situé à droite de la fenêtre de réponse indique depuis combien de temps le ticket est en cours de traitement. Il démarre automatiquement ou peut être démarré manuellement, selon les paramètres généraux du ticket, que vous pouvez configurer dans AdministrationApplicationsInstalléesNinjaOne TicketingGénéralParamètres. Ce minuteur peut être mis en pause, modifié ou réinitialisé à tout moment. Pour le modifier ou le réinitialiser, cliquez sur le bouton ellipsis situé à droite du minuteur.

I

Les tickets récents sont des tickets ouverts qui partagent la même organisation, le même utilisateur, le même appareil ou le même emplacement. Pour plus d'informations, consultez la section suivante de cet article : Tickets récents. Seuls les cinq tickets les plus récents sont affichés par défaut ; cliquez sur Afficher plus de tickets pour élargir la recherche.

Utilisez le menu déroulant ou cliquez sur Afficher plus de tickets pour consulter :

  • Organisation: affichez les autres tickets attribués à la même organisation.
  • Emplacement: affichez les autres tickets attribués au même emplacement.
  • Utilisateur: affichez les autres tickets demandés par le même utilisateur.
  • Appareil: affichez les autres tickets attribués au même appareil.
J et K

Ce panneau affiche toutes les informations relatives aux modifications apportées au ticket ainsi que les réponses.

  • Filtrez par type pour afficher les réponses publiques, les notes privées, l'activité du système ou toute combinaison de ces trois éléments.
  • Filtre Trier par pour organiser le flux par ordre chronologique (du plus récent au plus ancien ou du plus ancien au plus récent).

Tickets associés

L'onglet Tickets associés vous permet de lier des tickets ou de les attribuer à un ticket parent (de niveau supérieur). Cet onglet s'affiche après avoir enregistré un ticket nouvellement créé. Vous pouvez également utiliser cet onglet pour réattribuer des incidents liés à différents problèmes.

  • Ajouter un ticket associé: tout ticket peut être lié à un autre ticket. Vous pouvez lier plusieurs tickets à la fois. Après avoir lié un ticket, cliquez à nouveau sur le bouton pour en lier un autre.
related tickets_add related ticket.png
Figure 5 : Lier un ticket à un autre ticket
  • Attribuer un ticket parent: sélectionnez un ticket à attribuer comme ticket parent (de niveau supérieur). Vous ne pouvez attribuer qu'un seul ticket comme ticket parent. Si vous attribuez un ticket parent, puis cliquez à nouveau sur Attribuer un ticket parent, tout ticket que vous sélectionnez remplacera l'attribution d'origine.
related tickets_assign parent ticket.png
Figure 6 : Attribuer un ticket parent 
  • Supprimer un ticket associé : cochez la case à côté du ticket associé, puis cliquez sur Supprimer. Vous ne pouvez supprimer qu'une seule relation à la fois.
ticketing_remove related tikcet.png
Figure 7 : Supprimer un ticket associé 
Si vous liez un ticket et que vous l'attribuez ensuite comme ticket parent, la relation parent remplacera le lien et mettra à jour la relation (le cas échéant). La balise « Parent » s'affichera à côté du statut du ticket. Une fois attribué comme ticket parent, le ticket parent ne peut pas être remplacé par un autre type de relation.

Lorsque vous liez un ticket à un autre ou que vous attribuez un ticket parent, définissez la relation entre les tickets en sélectionnant une option dans le menu déroulant Relation entre les tickets . Si vous devez créer une nouvelle relation, vous pouvez le faire à partir de la page de configuration NinjaOne Ticketing, sous l'onglet Personnalisé → Relations , si vous disposez des autorisations appropriées. Pour en savoir plus, consultez NinjaOne Ticketing : installation et configuration.

related tickets_link_relationship.png
Figure 8 : Ajouter une relation à des tickets liés

Réponses publiques et notes privées

Lorsque vous tapez dans le champ de texte (qu'il s'agisse d'une réponse publique ou d'une note privée), le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit du ticket se transforme en bouton Publier. Si des modifications ont également été apportées à un champ modifiable, ces modifications seront publiées en même temps que la réponse ou la note.

  • NinjaOne vérifie automatiquement l'orthographe des réponses et des notes et souligne les mots mal orthographiés.
  • NinjaOne analyse les pièces jointes et déclenche une activité si des pièces jointes infectées ou suspectes sont détectées. Cette activité peut être configurée pour envoyer des notifications aux techniciens, à un canal de notification ou pour créer un ticket. Pour configurer cette option, accédez à AdministrationGénéralActivités et activez les notifications pour l'activité « Fichier joint suspect ».
  • Les techniciens peuvent taguer d'autres techniciens dans les réponses aux tickets. Cela envoie automatiquement une notification par e-mail à ce technicien. Aucun e-mail ne sera envoyé si un technicien se tague lui-même.
    • Si un technicien identifie un autre technicien qui n'a pas accès à ce ticket, une icône et une info-bulle s'affichent pour l'indiquer.
    • Si un technicien tagué est supprimé de NinjaOne, une icône et une info-bulle s'affichent pour l'indiquer.
  • Lorsque vous ajoutez une réponse publique à un ticket parent, vous pouvez publier la réponse à tous les tickets liés.
    • Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les tickets qui ne sont pas désignés comme « parents ».
    • Par défaut, toutes les relations liées sont sélectionnées lorsque la case est cochée. Vous pouvez supprimer des relations en cliquant sur le X.
publish response to all child tickets.png
Figure 9 : Publier la réponse à tous les tickets enfants

Tickets récents

Lorsque vous créez ou consultez un ticket, vous trouverez un nouveau widget Tickets récents sur le côté droit du formulaire de ticket. Cela réduit les risques de créer des tickets en double et permet de référencer les tickets associés. Les tickets récents suivent les données de l'année précédant la date actuelle et excluent les tickets supprimés.

Les icônes en haut du widget vous permettent d'afficher les tickets récemment créés par organisation, emplacement, utilisateur ou appareil. Si le nombre de tickets dépasse l'espace disponible, un lien « Afficher plus de tickets » apparaît en bas du widget et ouvre un nouvel onglet pré-filtré en fonction des données sélectionnées.

Déplacez votre curseur sur le sujet pour prévisualiser les données du ticket récent.

recent ticket_preview.png
Figure 10 : Aperçu des données récentes des tickets

Étendre la visibilité

L'éditeur de tickets offre d'autres fonctionnalités, notamment la possibilité d'agrandir ou de réduire la section des réponses ou des activités et d'étendre la zone WYSIWYG.

Pour modifier la largeur de la section, placez votre curseur entre l'éditeur de réponse et la section Tickets récents jusqu'à ce qu'une ligne verticale bleue apparaisse. Cliquez et faites glisser la ligne bleue vers la gauche ou vers la droite, selon votre préférence.

expand visibility on ticket.png
Figure 11 : Agrandir la visibilité dans un ticket (cliquez pour agrandir)

Pour modifier la longueur de l'éditeur de réponse, déplacez votre curseur sur le coin inférieur droit de la boîte. Lorsque le curseur se transforme en icône à double flèche, cliquez et faites glisser la boîte vers le haut ou vers le bas selon vos besoins.

Lier d'autres tickets dans un commentaire de ticket

Les techniciens disposant des autorisations appropriées peuvent utiliser le flux de réponses pour créer des liens vers d'autres tickets existants à l'aide de la fonction hash (#) suivie du numéro du ticket. Cette méthode peut être utilisée pour les tickets non liés à un incident ou à un problème, qui peuvent servir à créer un lien vers une enquête en cours ou à faire référence à un workflow.

link tickets.png
Figure 12 : Lier ou référencer des tickets 

Si le numéro de ticket est dans un format valide, il s'affiche sous forme de lien hypertexte dans le flux. Cependant, si le numéro de ticket a été saisi de manière incorrecte, cliquer sur le lien entraînera l'affichage d'une notification « Ticket introuvable ».

Fusionner, modifier et diviser plusieurs tickets

Pour fusionner, modifier ou diviser un ticket, cochez une ou plusieurs cases à gauche du statut du ticket, puis sélectionnez une option en haut du tableau. Cliquez sur le bouton ellipsis pour consulter les fonctions supplémentaires.

ticketing_merge edit details split.png
Figure 13 : Fusionner, modifier ou diviser un ticket
Vous ne pouvez pas utiliser la fonction Diviser si plusieurs tickets sont sélectionnés.

Votre sélection peut nécessiter une action supplémentaire ; sélectionnez une option pour en savoir plus :

Fusionner les tickets

Vous pouvez sélectionner plusieurs tickets à fusionner avec un ticket de destination. Le ticket de destination ne doit pas nécessairement faire partie des tickets que vous avez sélectionnés dans le tableau. NinjaOne fusionnera les réponses dans le ticket en fonction de l'ID du message si les tickets sont associés à la même organisation, empêchant ainsi la fusion des réponses provenant d'e-mails groupés.

Les tickets parents avec des enfants ne peuvent pas être fusionnés.

Pour sélectionner une destination, choisissez une option dans le menu déroulant Fusionner la destination .

Vous pouvez également créer un message sur les tickets d'origine et de destination pour expliquer la raison de la fusion. Si vous n'activez pas la case pour envoyer le message en tant que réponse publique, il s'affichera en tant que note privée.

ticket merge destinate.png
Figure 14 : Fusionner un ticket → Sélectionner une destination

Modifier les tickets

Configurez les critères souhaités et sélectionnez le bouton Mettre à jour pour enregistrer les paramètres. Les critères suivants peuvent être mis à jour lors de la modification d'un ticket :

  • Statut
  • Priorité
  • Responsable
  • Gravité
  • Balises (ajouter ou supprimer)

Diviser un ticket

  1. Sélectionnez au maximum un ticket pour utiliser cette fonction.
  2. Cliquez sur Diviser.
  3. Sélectionnez les données que vous souhaitez copier dans le nouveau ticket.
  4. Si nécessaire, indiquez un nouvel objet et une nouvelle description pour le ticket, puis cliquez sur Enregistrer.
    • Vous pouvez taguer des techniciens lorsque vous divisez un ticket. Utilisez le symbole « @ » dans le champ Description , puis saisissez le nom du technicien pour afficher un menu déroulant de sélection. Une fois qu'un technicien est tagué dans le ticket, vous pouvez placer votre curseur sur son nom d'utilisateur pour vérifier si l'utilisateur a été supprimé ou s'il n'a pas l'autorisation de consulter le ticket.
split ticket.png
Figure 15 : Diviser un ticket → Configurer les détails du nouveau ticket

Résoudre un ticket

Pour résoudre un ticket en tant que « Terminé » dans NinjaOne, il suffit de sélectionner le statut Résolu approprié dans le menu déroulant Statut du ticket. Si le ticket est désigné comme « parent » (niveau supérieur avec des tickets associés), le message de confirmation vous informera que tous les tickets enfants associés seront également résolus.

Vous ne pouvez pas résoudre un ticket parent et laisser les tickets enfants associés ouverts. Les tickets enfants ne peuvent pas être modifiés lorsque le ticket parent est résolu.
ticketing_resolved status.png
Figure 16 : Diviser un ticket → Configurer les détails du nouveau ticket

Supprimer et restaurer des tickets

Sélectionnez un sujet pour en savoir plus :

Supprimer un ticket

Lorsque vous supprimez manuellement des tickets, les techniciens recevront un avertissement. Les tickets supprimés sont conservés dans le tableau « Tickets supprimés » pendant 30 jours, après quoi ils sont définitivement supprimés.

Les tickets parents avec des enfants ne peuvent pas être supprimés.
  1. Sélectionnez le ticket à supprimer définitivement.
    • Supprimer du tableau :
      1. Sélectionnez un ou plusieurs tickets à supprimer en cochant la case correspondante à gauche du nom du ticket.
      2. Cliquez sur le bouton Supprimer en haut du tableau.
      3. Cliquez à nouveau sur Supprimer dans la fenêtre de confirmation.
    • Supprimer du ticket ouvert :
      1. Cliquez sur le bouton ellipsis dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer.
      2. Cliquez à nouveau sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle pour confirmer.
        Le ticket est supprimé.
delete ticket from within ticket.png
Figure 17 : Supprimer un ticket à partir du ticket

Supprimer définitivement un ticket

  1. Ouvrez le tableau des tickets supprimés dans le volet de navigation gauche (vous devrez peut-être sélectionner l'option Afficher tout pour afficher ce tableau).
  2. Sélectionnez un ou plusieurs tickets en cochant la case correspondante à gauche du nom du ticket.
  3. Cliquez sur le bouton Supprimer définitivement.
delete ticket permanently.png
Figure 18 : Supprimer définitivement un ticket

Restaurer un ticket

Vous ne pouvez pas restaurer les tickets de condition si le même appareil a déjà des tickets de condition ouverts.
  1. Ouvrez le tableau des tickets supprimés dans le volet de navigation gauche (vous devrez peut-être sélectionner l'option Afficher tout pour afficher ce tableau).
  2. Sélectionnez un ou plusieurs tickets en cochant la case correspondante à gauche du nom du ticket.
  3. Cliquez sur le bouton Restaurer.
    Le ticket est restauré.

Exporter des tickets

Les heures affichées sur les feuilles de calcul des tickets exportés peuvent ne pas correspondre à celles affichées dans la console NinjaOne, car l'outil d'exportation utilise le fuseau horaire de l'utilisateur. Pour contrôler les données exportées pour les tickets, utilisez les filtres en haut du tableau des tickets ou cliquez sur Modifier le tableau pour ajouter ou supprimer des colonnes. Les données seront exportées vers un fichier CSV dans le format affiché sur la plateforme NinjaOne.

Exporter plusieurs tickets

Vous pouvez exporter des tickets depuis n'importe quel tableau en cliquant sur l'icône d'exportation. Sélectionnez ensuite l'option appropriée dans le menu déroulant.

export tickets.png
Figure 19 : Exporter des tickets (cliquez pour agrandir)

Exporter un seul ticket

Vous pouvez utiliser le bouton ellipse vertical pour exporter les détails d'un ticket unique à partir de n'importe quel ticket ouvert ou supprimé. Les données du ticket sont exportées vers un fichier CSV nommé d'après l'ID du ticket, y compris tous les champs et les commentaires publics et privés.

Ressources supplémentaires

Consultez la ressource suivante pour en savoir plus sur NinjaOne Ticketing : Catalogue de ressources sur la gestion des tickets.

FAQ

Pour aller plus loin