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NinjaOne SaaS Backup: Erfassung von E-Mail-Nachrichten von alten Archiven

Thema

Dieser Artikel erläutert den Importdienst von NinjaOne für archivierte E-Mail-Nachrichten.

Umgebung

NinjaOne SaaS-Backup

Beschreibung

Die E-Mail-Erfassung ist der Prozess des Importierens von E-Mail-Daten in Form von EML- oder PST-Dateien in das NinjaOne SaaS-Backup-System. NinjaOne bietet diesen Dienst seinen Kunden kostenlos an. Weitere Informationen zur Funktionsweise unseres Erfassungsprozesses finden Sie in den folgenden Abschnitten.

So funktioniert der kostenlose Importdienst von NinjaOne

Sobald wir Ihre Anfrage erhalten und an unser Serviceteam weitergeleitet haben, wird sich ein Teammitglied über unser Support-Ticket-System mit Ihnen in Verbindung setzen. Das Teammitglied wird sich vorstellen und Ihnen mitteilen, in welcher Zeitzone es arbeitet und wie oft Sie mit Updates rechnen können. In der Regel können Sie innerhalb von zwei Werktagen nach Weiterleitung Ihres Support-Tickets an unser Serviceteam mit einer Antwort rechnen.

Amazon S3-Bucket-Anmeldedaten

NinjaOne verwendet Amazon S3 (Simple Storage Service) Buckets für sichere und dauerhafte Cloud-basierte Speicherung. Um Ihre Dateien zu übertragen, benötigen Sie die Anmeldedaten für den Amazon S3 Bucket. Ihr NinjaOne-Teammitglied wird die erforderlichen Anmeldedaten einholen und sie dann an die mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse senden. Wir werden Ihre Anmeldedaten nicht in Ihrem Support-Ticket veröffentlichen.

Wenn Sie die Anmeldedaten an eine andere Kontaktperson senden lassen möchten, teilen Sie dies dem Support-Team bei Ihrer ersten Kontaktaufnahme mit, damit es die E-Mail-Adresse aktualisieren kann, an die wir Ihre Anmeldedaten senden.

Zusammen mit den Anmeldedaten erhalten Sie eine kurze Anleitung und einen Download-Link für das Browser-Tool Amazon S3 eines Drittanbieters. Wir empfehlen die Verwendung des Amazon S3-Browsers für den Zugriff auf und die Interaktion mit S3-Buckets, da es sich um ein kostenloses und benutzerfreundliches Tool handelt.

NinjaOne bietet keinen Support für den S3-Browser, da es sich um eine Software eines Drittanbieters handelt. Wir haben keine Kontrolle über Faktoren wie Upload-Geschwindigkeit oder Dateigrößenbeschränkungen bei der Verwendung dieses Tools.

So laden Sie Ihre Daten hoch

Sobald Sie die Amazon S3-Anmeldedaten erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Daten hochzuladen:

  1. Laden Sie den S3-Browser von S3 Browser Download herunter.
  2. Installieren Sie die Anwendung.
Wenn Sie große Datenmengen hochladen möchten, sollten Sie den Kauf der S3 Browser Pro-Version in Betracht ziehen, die eine gleichzeitige Upload-Funktion für schnellere Uploads bietet.
  1. Starten Sie den S3 Browser.
    Geben Sie bei Aufforderung die in der E-Mail angegebene Zugriffsschlüssel-ID und den geheimen Zugriffsschlüssel ein. Achten Sie darauf, die Angaben genau so einzugeben, wie sie angezeigt werden, ohne zusätzliche Zeichen.
  2. Geben Sie den Namen des Buckets ein.
    Geben Sie den Namen des Buckets in Großbuchstaben und ohne Leerzeichen ein. Beispiel: REPLACEWITHBUCKETNAME.
  3. Laden Sie Ihre Dateien hoch.
    Navigieren Sie zum Ordner „uploads“ im S3-Browser. Sie können nun mit dem Hochladen der erforderlichen ZIP-Dateien für die Erfassung beginnen. NinjaOne akzeptiert nur komprimierte EML- oder PST-Dateien für die Erfassung.
Der in der E-Mail angegebene Link für die Anmeldedaten läuft nach 7 Tagen ab. Wir empfehlen Ihnen daher, die Anmeldedaten für die zukünftige Verwendung sicher lokal zu speichern.

Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten

Beibehaltung der Ordnerstruktur

  • Wenn Sie Ihre EML- oder PST-Dateien mit einer bestehenden Ordnerstruktur hochladen, behält das Import-System diese Struktur bei.
  • Das System importiert Dateien „wie sie sind“. Wenn Ihre Dateien in zusätzlichen Verzeichnissen der obersten Ebene hochgeladen werden (z. B. wenn Sie Ihre Dateien in einem bestimmten Ordnerformat komprimieren), importiert das System sie in genau dieser Struktur.
  • Um zu vermeiden, dass eine Ordner- oder Unterordnerstruktur beibehalten wird, laden Sie die EML- oder PST-Dateien direkt in den Upload-Ordner im Amazon S3-Bucket hoch.

Importprozess

  • Für die Erfassung werden nur komprimierte EML- oder PST-Dateien akzeptiert. PST-Dateien sollten nicht komprimiert werden. Das Erfassungssystem ignoriert alle anderen Dateitypen. Alle Nicht-EML-Elemente, die Sie in die Dateien aufnehmen, wie Kontakte (VCF) oder Kalendertermine und Besprechungen (ICAL), werden nicht erfasst. Das Erfassungssystem ignoriert diese Elemente, selbst wenn sie in PST-Dateien vorhanden sind.
  • NinjaOne verwendet während des Erfassungsprozesses Technologien zur Deduplizierung. Dieser Prozess kann die Menge der erfassten Daten reduzieren, da einige der Daten möglicherweise bereits in unseren Datenbanken vorhanden sind. Aufgrund dieser Aktivität kann das Volumen der erfassten Daten nicht direkt mit der Datenquelle verglichen werden, die als Nachweis für den erfolgreichen Abschluss der Erfassung bereitgestellt wird.

Komprimierungssoftware und Dateiformat

  • EML-Dateien sollten gezippt werden, PST-Dateien jedoch nicht.
  • Wir unterstützen nur die Verwendung von Zip- oder Gzip-Komprimierung, jedoch nicht 7-Zip. Unsere Anwendung unterstützt derzeit keine 7-Zip-Komprimierung.
  • Um einen reibungslosen Importprozess zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten nur EML- oder PST-Dateien enthalten. Das System kann keine anderen Formate verarbeiten.

Übersicht über die Importtypen

NinjaOne unterstützt zwei Arten der Datenaufnahme: Archivierung und Nicht-Archivierung. Im Folgenden werden die beiden Arten erläutert:

Archivierung

Eine Archivierung wird in der Regel verwendet, wenn Sie die E-Mail-Daten nicht mit einem bestimmten Benutzer verknüpfen können. Diese Situation tritt häufig auf, wenn die Quelldateien eine Mischung aus EML-Dateien aus mehreren Konten sind und die genaue Benutzerzuordnung unbekannt ist. In solchen Fällen erstellen Sie ein „Catch-All”-E-Mail-Konto und importieren dann alle Daten in dieses einzelne Konto. Während des Importvorgangs ordnet das System die EML-Dateien dem Sammelkonto zu oder versucht, anhand der bereitgestellten Daten die Zuordnung zu einzelnen Konten zu ermitteln.

Ein Beispiel für die Archivierung ist, wenn Sie über eine große Sammlung unsortierter EML-Dateien verfügen und nicht feststellen können, welche Datei zu welchem Benutzer gehört. In diesem Fall können Sie alle Daten in ein einziges Konto (das Catch-All-Konto) hochladen, um die Informationen zu erhalten.

Nicht-Archivierungs-Import

Bei einer Nicht-Archivierung ist die Zuordnung zwischen Quelldateien und E-Mail-Konten bereits vorab festgelegt, da Sie vor Beginn des Importvorgangs genau wissen, welche Dateien zu welchen E-Mail-Konten gehören.

Das System importiert die Dateien direkt in die dafür vorgesehenen E-Mail-Konten, sodass keine manuelle Sortierung erforderlich ist.

Beispiel: Sie haben einen Ordner mit PST-Dateien und haben jede Datei entsprechend dem Benutzerkonto, zu dem sie gehört, gekennzeichnet. In diesem Szenario ist eine unkomplizierte Erfassung in die jeweiligen Konten möglich.

Richtlinien für Zuordnungsdateien

Damit der Importvorgang korrekt funktioniert, müssen Sie eine Zuordnungsdatei bereitstellen, um die Quelldateien den jeweiligen E-Mail-Konten zuzuordnen. Für jeden Importtyp ist eine andere Art von Zuordnungsdatei erforderlich.

NinjaOne kann keine Zuordnungsdateien für Sie erstellen, hochladen oder verwalten. Wir können keine Verantwortung für Daten übernehmen, die an den falschen Zielort importiert wurden. Der Importvorgang ist vollständig automatisiert, und die Mitarbeiter von NinjaOne haben während dieses Vorgangs keinen Zugriff auf das System. Achten Sie darauf, in Ihrer CSV-Datei das Komma als Trennzeichen zu verwenden. Wenn Sie ein anderes Trennzeichen verwenden, funktioniert die Erfassung nicht. In diesem Fall müssen Sie Ihre Zuordnungsdatei korrigieren und erneut hochladen.

Mapping-Datei für die Archivierung

In der Regel verwenden Sie die Archivierung, wenn Sie die E-Mail-Daten nicht mit einem bestimmten Benutzer verknüpfen können. Dieses Szenario tritt in der Regel auf, wenn die Quelldateien eine Mischung aus EML-Dateien aus mehreren Konten sind und die genaue Zuordnung zu den Benutzern unbekannt ist. In diesem Szenario ist die Mapping-Datei einfacher auszufüllen.

Die Beispiel-Zuordnungsdatei, die Sie für eine Archivierung erhalten, sieht wie folgt aus:

Dateiname
micro_file_sample.zip
sample.pst
micro_sample.pst

In der folgenden Tabelle werden die Felder in der Zuordnungsdatei und die Daten beschrieben, die Sie in jedes Feld eingeben müssen.

Feldname Beschreibung
file_name Dieses Feld sollte die Dateinamen der zu importierenden E-Mail-Daten enthalten. Es muss den vollständigen Dateinamen mit der richtigen Erweiterung enthalten. Befindet sich die Datei in einem Unterordner, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Zuordnungsdatei für die Erfassung ohne Archivierung

Bei der Erfassung ohne Archivierung ist die Zuordnung zwischen den Quelldateien und E-Mail-Konten vorab festgelegt, da Sie vor Beginn des Erfassungsprozesses genau wissen, welche Dateien zu welchen E-Mail-Konten gehören. In diesem Fall sind für die Zuordnungsdatei zusätzliche Informationen erforderlich.

Die Beispiel-Zuordnungsdatei, die Sie für eine Nicht-Archiver-Erfassung erhalten, sieht wie folgt aus:

account_id email_account_id email file_name
XXXXXX [email protected] test_emls/test_sample.pst
XXXXXX [email protected] test_emls/test_eml.zip

In der folgenden Tabelle werden die Felder in der Zuordnungsdatei und die Daten erläutert, die Sie in die einzelnen Felder eingeben sollten.

Feldname Beschreibung
account_id Die Ihrer NinjaOne-Organisation zugewiesene Konto-ID.
email_account_id Die E-Mail-Konto-ID. Dieses Feld ist nur erforderlich, wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers nicht mit der E-Mail-Adresse des Mandanten übereinstimmt oder wenn mehrere Benutzer dieselbe E-Mail-Adresse haben.
email Die E-Mail-Adresse des Benutzers, für den die Daten erfasst werden sollen.
file_name Die Dateinamen der zu importierenden E-Mail-Daten. Der vollständige Dateiname mit der richtigen Erweiterung muss angegeben werden. Befindet sich die Datei in einem Unterordner, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Dateinamen

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Archivierungen als auch für Nicht-Archivierungen.

Der Abschnitt „file_name“ beider Zuordnungsdateien sollte die Dateinamen der E-Mail-Daten enthalten, die Sie importieren möchten, und den vollständigen Dateinamen mit der richtigen Erweiterung umfassen. Befindet sich die Datei in Unterordnern, geben Sie den vollständigen Dateipfad an.

Die folgenden Beispiele verdeutlichen den Unterschied:

Datei, die direkt in den S3-Ordner „uploads” hochgeladen wurde (keine Ordner)

account_id email_account_id email file_name
XXXXXX [email protected] sample.pst

Datei in mehreren Ordnern innerhalb des S3-Buckets enthalten

account_id email_account_id E-Mail Dateiname
XXXXXX [email protected] ORDNERNAME1/ORDNERNAME2/sample.pst

Weitere Ressourcen

Weitere Informationen zur E-Mail-Sicherung mit NinjaOne SaaS Backup finden Sie unter NinjaOne SaaS Backup: FAQ zum E-Mail-Portal für Unternehmen.

FAQ

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