Punti chiave
- La conformità HIPAA dipende dalla dimostrazione che siano in atto misure di protezione efficaci: È necessario fornire prove per evitare violazioni, anche quando i controlli sono già in atto.
- La scarsa conoscenza delle ubicazioni dei dati sanitari protetti (PHI) è la causa principale delle violazioni: È fondamentale avere una visione chiara di dove si trovano i dati sanitari protetti e di come vengono utilizzati.
- Le misure di sicurezza tecniche devono proteggere le informazioni sanitarie protette (PHI) durante l’archiviazione, il trasferimento e l’accesso: La crittografia, il controllo degli accessi, i backup e la conservazione sono obbligatori.
- I log di audit e le revisioni periodiche delle prove documentali garantiscono la preparazione agli audit: La documentazione continua dimostra la conformità nel tempo.
- Ridurre l’esposizione delle informazioni sanitarie protette (PHI) diminuisce il rischio di violazioni e fughe di dati: Ridurre al minimo gli spazi in cui vengono archiviate le PHI semplifica la conformità alle normative e la sicurezza.
La dimostrazione della conformità è fondamentale per le aziende che devono evitare violazioni dell’HIPAA, poiché, anche se vengono implementati i corretti controlli di conformità, si può comunque essere ritenuti in violazione se non si è in grado di dimostrarli. Ciò riguarda sia le aziende del settore sanitario sia quelle che gestiscono per loro conto le infrastrutture IT e i dati.
Questa guida spiega come implementare misure di conformità HIPAA che aiutino a prevenire violazioni HIPAA, fornendo al tempo stesso prove utilizzabili per dimostrare la conformità in caso di audit.
Qual è la causa più comune delle violazioni dell’HIPAA?
HIPAA è la legge degli Stati Uniti che stabilisce le modalità con cui gli operatori sanitari e altre organizzazioni devono gestire le informazioni sanitarie protette (PHI) . Il mancato rispetto della normativa HIPAA può comportare gravi conseguenze legali, finanziarie e reputazionali.
Il motivo più comune delle violazioni della normativa HIPAA è semplicemente la mancanza di una comprensione completa dei dati in proprio possesso, della loro ubicazione e delle modalità di utilizzo. Le parti interessate dovrebbero essere pienamente consapevoli delle proprie responsabilità in materia di protezione delle informazioni sanitarie protette (PHI), in modo da garantire il mantenimento delle misure di sicurezza adeguate; inoltre, il personale dovrebbe ricevere una formazione adeguata sulla gestione sicura delle PHI, al fine di prevenire violazioni dell’HIPAA riducendo il rischio di uso improprio o divulgazione.
Quali sono le misure tecniche di protezione previste dall’HIPAA?
Le misure di sicurezza tecniche dipenderanno dal luogo in cui sono conservati i dati sanitari protetti (PHI) e dal modo in cui vengono utilizzati. È tua responsabilità comprendere i dati in tuo possesso e le leggi ad essi applicabili, nonché applicare i controlli richiesti e le altre misure tecniche di sicurezza necessarie per proteggerli. Tra questi:
- Crittografia: I dati sensibili devono essere protetti sia durante il trasferimento che quando sono archiviati
- Controllo degli accessi basato sui ruoli: L’accesso ai dati dovrebbe essere concesso solo a chi ne ha bisogno
- Backup: È necessario eseguire il backup dei dati ai fini della conformità alla normativa HIPAA
- Reperibilità: Gli utenti devono poter accedere alle proprie informazioni sanitarie protette (PHI), il che richiede la possibilità di individuare tutti i dati relativi a una determinata persona
- Conservazione: Ai sensi dell’HIPAA, i dati, inclusi i log, i criteri e gli accordi, potrebbero dover essere conservati per un periodo massimo di 6 anni
Dovresti riesaminare regolarmente le misure di sicurezza tecniche adottate e confrontarle con le ultime revisioni della legge HIPAA, poiché questa è soggetta a modifiche.
Cosa occorre per generare e conservare (in modo continuativo) la documentazione comprovante la conformità alle norme HIPAA
Quando si scelgono strumenti destinati al trattamento o all’archiviazione di dati sanitari protetti (PHI), è opportuno optare per quelli dotati di funzionalità di logging a fini di audit. Puoi quindi avvalerti di strumenti di automazione IT in grado di raccogliere, analizzare e formattare questi dati in report di conformità HIPAA, per poi archiviarli centralmente in vista di eventuali audit.
Per dimostrare efficacemente la conformità, dovrai disporre di una mappa dei dati PHI ben definita che includa:
- Sistemi, flussi, responsabili del trattamento e criteri di conservazione
- Un criterio di controllo degli accessi con definizioni dei ruoli e flusso di lavoro delle eccezioni
- Configurazioni di base per dispositivi, posta elettronica, archiviazione e altri servizi che gestiscono dati sanitari protetti (PHI)
Ciò ti aiuterà a garantire che le informazioni sanitarie protette (PHI) siano soggette a controlli adeguati che mettano in pratica le seguenti best practice in materia di HIPAA e di protezione delle PHI:
| Best practice HIPAA | Scopo | Valore ottenuto |
| Individuazione e riduzione al minimo delle informazioni sanitarie protette (PHI) | Riduce l’esposizione delle informazioni sanitarie protette (PHI) | Riduzione dell’area di esposizione alle violazioni e alle fughe di dati |
| Principio del privilegio minimo e autenticazione a più fattori | Controllo degli accessi e protezione degli account utente | Meno divulgazioni non autorizzate di informazioni sanitarie protette (PHI) |
| Comunicazione e scambio di file sicuri | Condivisione più sicura delle informazioni sanitarie protette (PHI) | Riduzione dei rischi nelle comunicazioni via e-mail, sia interne che con i partner |
| Applicazione delle configurazioni sugli endpoint | Garantisce che i dispositivi siano configurati correttamente per proteggere le informazioni sanitarie protette (PHI) | Configurazioni sicure e coerenti su larga scala |
| Documentazione e verifiche relative alla conformità alla normativa HIPAA | Prove di conformità e preparazione agli audit | Audit più rapidi e miglioramento continuo |
La conformità non può essere raggiunta semplicemente leggendo una singola guida online: è necessario fare riferimento direttamente alle norme HIPAA che riguardano la tua organizzazione e chiunque sia oggetto dei dati personali o sanitari in tuo possesso. Potrebbe inoltre essere necessario tenere conto di altre leggi in materia di privacy o protezione dei dati che potrebbero essere applicabili al tuo settore, ai tuoi casi d’uso o ai tuoi clienti. Richiedi assistenza legale e tecnica per garantire che la tua implementazione soddisfi tutti i requisiti di conformità.
Metodo 1: Individuare le posizioni dei dati PHI e ridurre la superficie
Garantire che le informazioni sanitarie protette (PHI) rimangano archiviate esclusivamente in sedi autorizzate significa poter concentrare le misure di controllo su tali sedi e ridurre il rischio che esse comportano. La posta elettronica, le condivisioni di file, le piattaforme di cartelle cliniche elettroniche (EHR), i servizi SaaS, nonché gli archivi e i backup sono tutte potenziali risorse contenenti informazioni sanitarie protette (PHI).
A tutti i sistemi di archiviazione e ai servizi che contengono dati sanitari protetti (PHI) dovrebbe essere assegnata un proprietario, al fine di garantire che per ciascuno di essi vengano mantenute le misure di protezione adeguate. Ricontrolla regolarmente i criteri di conservazione dei dati per soddisfare i requisiti legali ed eliminare i dati ROT (ridondanti, obsoleti o irrilevanti), in particolare i dati sanitari protetti (PHI) duplicati, al fine di impedire la diffusione di dati protetti verso infrastrutture non monitorate e non protette.
Nel corso di questo processo è possibile generare prove ricorrendo a scansioni automatizzate alla ricerca di indicatori di PHI che registrano i risultati rilevati, oltre al logging da parte dei tecnici delle azioni da loro intraprese.
Metodo 2: Applicare il principio del privilegio minimo
È necessario attenersi al principio del minimo privilegio, concedendo a utenti e servizi l’accesso solo ai dati necessari per lo svolgimento delle loro mansioni, e nient’altro. L’autenticazione a più fattori e l’accesso condizionale , che richiede un’ulteriore verifica in caso di sessioni sospette, dovrebbero essere applicati a tutti gli account in grado di accedere alle informazioni sanitarie protette (PHI). Le attività di autenticazione devono essere registrate ai fini di controllo, insieme alle azioni intraprese, per il periodo previsto (attualmente 6 anni ai sensi dell’HIPAA).
Metodo 3: Posta elettronica, comunicazioni e scambio di file sicuri
L’e-mail è un canale comune attraverso il quale le informazioni sanitarie protette (PHI) vengono divulgate involontariamente (spesso a causa di un mittente sbagliato o di un indirizzo digitato in modo errato). Disattivare l’inoltro automatico e visualizzare avvisi quando si inviano messaggi a domini esterni può aiutare a contrastare questo fenomeno.
La crittografia delle e-mail, oltre alla crittografia degli allegati con una chiave prestabilita, contribuisce a garantire che solo il destinatario previsto possa leggerli. Per il trasferimento dei file è necessario utilizzare connessioni HTTPS o SFTP crittografate ed evitare di ricorrere a servizi gratuiti di condivisione file.
La configurazione del monitoraggio della posta elettronica e di un sistema SIEM in grado di registrare (e bloccare) le attività sospette garantirà l’efficacia di queste misure e ne fornirà la prova.
Metodo 4: Rafforzamento degli endpoint e conformità delle configurazioni
Utilizza strumenti di monitoraggio e gestione remota (RMM) per applicare misure di sicurezza tecniche quali la crittografia di dispositivi e dischi, il blocco dello schermo e una soluzione EDR (Endpoint Detection and Response) per tutti gli endpoint. Dovresti anche utilizzare uno strumento patch management per garantire che tutti i dispositivi e i sistemi operativi dispongano degli aggiornamenti di sicurezza più recenti. Limita l’uso degli strumenti di accesso remoto e di backup a soluzioni conformi all’HIPAA che registrano l’attività dei tecnici e le azioni amministrative. Monitora le variazioni di configurazione tramite l’automazione e utilizza i risultati ottenuti per acquisire snapshot della configurazione a dimostrazione della conformità, da archiviare nella tua piattaforma di documentazione IT.
Metodo 5: Gestire lo “shadow IT” e i rischi legati a terze parti
Lo “Shadow IT” rappresenta una minaccia costante per la sicurezza dei dati. Monitora la presenza di hardware e software non autorizzati, bloccane l’utilizzo e fornisci alternative testate e approvate. Registra quello che hai scoperto e i risultati come prove.
Documenta gli accordi HIPAA con i partner commerciali (BAA) stipulati con i fornitori e verifica regolarmente quali dati vengono da essi conservati o trattati. Monitora la diffusione di tutte le informazioni sanitarie protette (PHI) e configura avvisi in caso di utilizzi anomali (per esempio per generare automaticamente ticket di assistenza con i dettagli e per inoltrarli direttamente al tecnico competente).
Metodo 6: Effettuare test per affrontare situazioni reali e incidenti sfiorati
Sensibilizza il personale sull’importanza di proteggere le informazioni sanitarie protette (PHI) e di garantire la conformità alla normativa HIPAA. Documenta i materiali formativi e, contestualmente, le prove che attestano il completamento degli stessi da parte del personale, conservandoli in modo sicuro. La formazione dovrebbe includere le procedure per l’invio sicuro di e-mail e il trasferimento sicuro di file, la segnalazione degli incidenti e i rischi legati allo “shadow IT”. Esegui delle simulazioni (per esempio, cosa fare se un’e-mail viene inviata per errore o se si smarrisce un dispositivo).
Metodo 7: Dimostrare la conformità mediante prove ricorrenti
Utilizza i dati raccolti durante il funzionamento della tua infrastruttura IT conforme alle norme HIPAA per generare fascicoli di documentazione mensili o trimestrali che dimostrino la conformità.
Esamina ogni fascicolo e, qualora vengano individuate azioni in sospeso, assegna i responsabili e le scadenze, assicurandoti che tutte le eccezioni rispetto alle scadenze impostate vengano risolte. Nel corso di ogni revisione, utilizza le prove di conformità HIPAA per rafforzare l’efficacia dei controlli e prevenire potenziali violazioni future dell’HIPAA, individuando le lacune e i possibili miglioramenti. Questi fascicoli possono quindi essere archiviati insieme ai dati grezzi nella tua piattaforma di documentazione IT, in modo da essere prontamente accessibili in caso di audit.
Strumenti IT che garantiscono la sicurezza delle informazioni sanitarie protette (PHI) e contribuiscono a prevenire le violazioni dell’HIPAA, automatizzando al tempo stesso la risposta e la raccolta delle prove
NinjaOne è una piattaforma completa per la gestione IT e i servizi MSP che copre ogni aspetto, dall’RMM e dalla gestione dei dispositivi mobili (MDM) passando per il monitoraggio, il patch management, la sicurezza degli endpoint, il backup e l’archiviazione, il tutto con conformità HIPAA integrata. Con NinjaOne, parti da una base conforme agli standard per le tue operazioni IT.
L’automazione è integrata in tutta la suite di strumenti NinjaOne, e consente di creare script e pianificare scansioni per gli indicatori PHI, impostare autorizzazioni, esportare elenchi di revisione degli accessi, nonché verificare e applicare misure di sicurezza quali la crittografia e le impostazioni di configurazione di base. Il logging e il monitoraggio sono centralizzati in un’interfaccia web e tutti i dati possono essere raccolti in pacchetti di prove e archiviati in NinjaOne Documentation , per essere consultati in un secondo momento o per essere presentati immediatamente in caso di audit.
Guida rapida
NinjaOne può aiutare a prevenire le violazioni dell’HIPAA grazie a controlli basati su dati concreti?
Sì, NinjaOne può supportare le iniziative di conformità alle norme HIPAA, anche se è importante tenere presente che NinjaOne è una piattaforma di gestione degli endpoint e delle operazioni IT, e non uno strumento dedicato alla conformità nel settore sanitario. Ecco in che modo NinjaOne può contribuire alla prevenzione delle violazioni dell’HIPAA:
Funzionalità chiave di NinjaOne per la conformità HIPAA:
1. Patch management e gestione degli aggiornamenti di sicurezza
– La distribuzione automatizzata delle patch garantisce che i sistemi siano sempre aggiornati con le correzioni di sicurezza
– Integrazione con WinGet per il patching di software di terze parti su dispositivi con Windows 10 e versioni successive
– Riduce i periodi di vulnerabilità che potrebbero compromettere la sicurezza delle informazioni sanitarie protette (PHI)
2. Gestione del ciclo di vita dei dispositivi
– Tracciabilità completa dei beni, dall’approvvigionamento fino alla dismissione
– Tracce di audit relative alle modifiche dello stato dei dispositivi e alla proprietà
– Supporta requisiti relativi alla documentazione di conformità
3. NinjaOne MDM
– Registrazione “zero-touch” su Android per un provisioning sicuro dei dispositivi
– Applicazione dei criteri su tutti i dispositivi gestiti
– Contribuisce a impedire l’accesso non autorizzato ai dati sanitari
4. Criteri e controllo degli accessi
– Gestione dei dispositivi e autorizzazioni basate sui ruoli
– Approvazioni della registrazione dei dispositivi (manuali o automatiche)
– Applicazione dei criteri di sicurezza su tutti gli endpoint
5. Audit e monitoraggio delle attività
– Logging delle attività relative alle modifiche apportate ai dispositivi e alle azioni di gestione
– Supporta la raccolta di prove ai fini degli audit di conformità
– Contribuisce a dimostrare la due diligence nell’ambito dei controlli di sicurezza
Ciò che NinjaOne non offre direttamente:
– Moduli dedicati alla conformità HIPAA (crittografia, prevenzione della perdita di dati, controlli specifici per le PHI)
– Report di audit specifici per il settore sanitario, relativi ai requisiti HIPAA
– Gestione degli accordi di collaborazione commerciale (BAA) (sebbene NinjaOne possa essere parte di un BAA)
– Applicazione della crittografia a livello di applicazione
– Logging degli accessi alle PHI (a livello di sistema, non a livello di dati)
Raccomandazione:
NinjaOne offre i migliori risultati se integrato in una strategia globale di conformità HIPAA insieme a:
– Strumenti dedicati alla sicurezza nel settore sanitario
– Soluzioni per la prevenzione della perdita di dati (DLP)
– Piattaforme di crittografia
– Sistemi di gestione degli accessi
– Audit periodici della sicurezza e valutazioni dei rischi
Per le organizzazioni sanitarie, NinjaOne fornisce i controlli fondamentali di sicurezza e gestione degli endpoint previsti dall’HIPAA, ma tali controlli dovrebbero essere integrati con strumenti e processi di conformità specifici per il settore sanitario.
