Shadow IT: un freno all’azienda che devi gestire

Per sua stessa natura, lo Shadow IT è spesso invisibile ai team di sicurezza IT. Non essere consapevoli della sua esistenza rischia sistematicamente di far violare alle organizzazioni le leggi sulla privacy dei dati, di organizzare in modo errato i bilanci IT e di esporsi a malintenzionati. In un ambiente di lavoro remoto, lo Shadow IT rappresenta una nuova minaccia che deve essere gestita attivamente.

Che cos’è lo Shadow IT?

Lo Shadow IT è la pratica di utilizzare sistemi informatici non gestiti dal reparto IT di un’organizzazione. Può significare molte cose, dall’uso di un dispositivo personale non autorizzato al download di software o applicazioni non approvate dal reparto IT.

Comprendere i pericoli dello Shadow IT

L’aumento delle configurazioni di lavoro non convenzionali che si sono diffuse negli ultimi anni ha creato molte sfide per le aziende e le organizzazioni.

Uno di questi è garantire la protezione dei dati aziendali da violazioni e accessi non autorizzati. La fornitura di dispositivi approvati può stabilire un livello di controllo di base.

Tuttavia, alcuni ostacoli possono rendere significativi i rischi associati allo Shadow IT. Questi ostacoli comprendono i comportamenti IT dei dipendenti stessi che contribuiscono ai rischi dello Shadow IT.

Esempi di pratiche di Shadow IT

Per una migliore panoramica sullo shadow IT, ecco alcuni esempi comuni:

• Scaricare software non approvato. Anche se può sembrare innocuo scaricare e installare software e applicazioni da un distributore ufficiale di software, questo non significa che sia completamente sicuro. Alcuni software chiedono agli utenti di concedere l’autorizzazione per accedere a dati sensibili, risorse di sistema, connessioni di rete, ecc. Un clic sbagliato nel concedere queste autorizzazioni può portare a violazioni dei dati, della conformità o persino a infezioni da malware.
• Condivisione delle credenziali di accesso. Un’altra pratica che presenta un chiaro rischio di violazione della sicurezza è la condivisione delle credenziali di accesso. I nomi utente e le password non devono essere condivisi con nessuno. Facendolo si può facilmente compromettere la sicurezza degli account degli utenti e aprire la porta a potenziali utilizzi dannosi.
• Utilizzo di dispositivi personali per il lavoro. Sempre più aziende hanno iniziato a fornire ai dipendenti dispositivi esclusivi per il lavoro. Tuttavia, alcuni dipendenti continuano a utilizzare i loro dispositivi personali nonostante il rischio potenziale di esporre i dati aziendali a malware o di compromettere i dati personali attraverso le applicazioni di lavoro.
• Utilizzo di servizi di cloud storage non autorizzati. I dipendenti sono tentati dall’utilizzare i servizi di cloud storage a cui possono accedere facilmente. L’archiviazione non autorizzata nel cloud rappresenta un rischio significativo per la sicurezza e può persino causare la perdita di dati aziendali critici, con conseguenti interruzioni operative, danni alla reputazione e significative sanzioni finanziarie.
• Utilizzo di strumenti di comunicazione non autorizzati. La condivisione di informazioni riservate attraverso strumenti di comunicazione non approvati dall’organizzazione può causare gravi violazioni dei protocolli di sicurezza e compromettere i dati sensibili.

Fattori che causano la comparsa dello Shadow IT

Nonostante i rischi, gli utenti adottano pratiche di shadow IT per diversi motivi:

Uno è la percezione di inefficienza o inadeguatezza degli strumenti approvati forniti dall’organizzazione. Questo porta gli utenti a cercare sistemi informatici alternativi per facilitare i loro flussi di lavoro. Un altro è il lungo processo di acquisizione delle soluzioni informatiche ufficiali, che spinge gli utenti a scegliere strumenti non autorizzati per accedere più rapidamente alle funzionalità necessarie.

In alcuni casi, la ricerca di una maggiore produttività spinge gli utenti a utilizzare sistemi informatici non autorizzati. Alcuni si sentono più produttivi quando usano i dispositivi personali che sono già abituati a usare. Altri potrebbero voler utilizzare un software che offre caratteristiche o funzionalità specifiche che mancano nei software approvati, per ottenere potenzialmente un aumento dell’efficienza e della produttività.

Infine, la mancanza di consapevolezza da parte degli utenti dei rischi di sicurezza associati allo Shadow IT può portare a un’ulteriore adozione di pratiche di Shadow IT. Senza un’adeguata conoscenza delle implicazioni dei comportamenti classificabili come Shadow IT, i dipendenti potrebbero esporre inconsapevolmente dati aziendali sensibili.

Le implicazioni negative dell’utilizzo dello Shadow IT

Dopo aver elencato alcune delle possibili motivazioni dell’adozione dello Shadow IT, è fondamentale approfondire i pericoli che può comportare per un’organizzazione. Come abbiamo detto, le pratiche di Shadow IT comportano rischi di violazione delle informazioni e di perdita dei dati. Un recente studio di Entrust ha rivelato che il 77% dei professionisti IT teme che lo shadow IT diventi un problema significativo nel 2023. È una conseguenza inevitabile dell’emergere del lavoro a distanza e delle configurazioni ibride di lavoro.

Lo Shadow IT può anche esporre le infrastrutture IT a vulnerabilità. I software e i dispositivi non autorizzati in genere non dispongono delle patch di sicurezza e degli aggiornamenti implementati dalle aziende, creando potenziali punti di ingresso per malware e cyberattacchi che possono compromettere l’intera rete, causando interruzioni diffuse, perdite di dati e finanziarie.

I pro e i contro dell’utilizzo dello Shadow IT

Potrebbe sembrare facile evirare le pratiche di shadow IT, visto che hanno solo conseguenze negative. Ma non è così: l’IT ombra può offrire anche alcuni vantaggi per l’utente, insieme ai suoi rischi significativi.

Pro:

• Soddisfazione dei dipendenti. L’utilizzo di strumenti non autorizzati che possono aiutare a velocizzare il flusso di lavoro può alleggerire il carico di lavoro dei dipendenti.
• Aumento della produttività. Quando gli utenti sono soddisfatti del sistema IT non approvato, l’efficienza e la produttività possono aumentare.
• Scoperta di soluzioni innovative. L’utilizzo di sistemi informatici non approvati può portare alla scoperta di strumenti più innovativi e di modi più efficienti di portare a termine le attività.
• Flessibilità e adattabilità. Lo Shadow IT consente agli utenti di utilizzare gli strumenti che conoscono e con cui si sentono a proprio agio. Questo riduce la curva di apprendimento e può aumentare l’efficienza.
• Collaborazione. Le pratiche di Shadow IT che coinvolgono canali di comunicazione non autorizzati possono portare a una collaborazione più efficiente tra gli utenti.
• Personalizzazione. Gli strumenti di Shadow IT possono offrire una maggiore personalizzazione rispetto alle soluzioni standardizzate e uguali per tutti fornite dal reparto IT.

Contro:

• Esposizione alle vulnerabilità. Gli strumenti di Shadow IT sono facili bersagli per i cyberattacchi perché spesso mancano di funzioni e protocolli di sicurezza implementati dal team IT di un’organizzazione.
• Non conformità ai regolamenti. Inoltre, gli strumenti di Shadow IT spesso non dispongono delle salvaguardie essenziali per garantire la conformità alle normative di settore, esponendo l’organizzazione a rischi significativi.
• Ostacoli al supporto. I sistemi informatici autorizzati sono offerti ai dipendenti proprio per fare in modo che sia possibile risolvere immediatamente qualsiasi problema tecnico. Gli strumenti Shadow IT possono non avere un’infrastruttura di supporto completa e dedicata, il che può ostacolare la risoluzione dei problemi tecnici.
• Perdita di dati. Gli strumenti Shadow IT aumentano il rischio di perdita di dati sensibili a causa della mancanza di misure di protezione dei dati che spesso affligge gli strumenti non autorizzati.
• Perdite finanziarie. Le violazioni dei dati causate da strumenti di shadow IT possono comportare perdite di fatturato dovute a sanzioni normative, costi di risposta agli incidenti, tempi di inattività operativa ecc.
• Problemi di controllo delle versioni. Più versioni di software non autorizzato in un’organizzazione possono creare problemi di compatibilità e ostacolare la collaborazione.

Cosa succede nell’ombra: I pericoli dei comportamenti nascosti in IT

Per comprendere meglio i comportamenti di Shadow IT dei dipendenti che lavorano da remoto per via del COVID-19, NinjaOne ha condotto un’indagine su 400 lavoratori da remoto nel Regno Unito in diversi settori. Sebbene la maggior parte degli intervistati sia effettivamente a conoscenza dei criteri di sicurezza della propria organizzazione, i dipendenti spesso aggirano le regole, utilizzando una serie di dispositivi fisici come dischi rigidi e smartphone e strumenti digitali come software di comunicazione o di altri tipo.

Le raccomandazioni basate sui risultati dell’indagine suggeriscono che una formazione frequente sulla sicurezza, combinata con criteri chiari ed esperienze IT senza difficoltà, può ridurre o eliminare alcuni dei motivi per cui i dipendenti si rivolgono a dispositivi e applicazioni “ombra”.

Nell’era del lavoro a distanza, è necessario gestire in modo completo i dispositivi che interagiscono con i dati aziendali. È compito della leadership comprendere le esigenze e gli ostacoli del proprio team e stabilire il tono della comunicazione e i criteri relativi alle pratiche di sicurezza di base.

Scarica il nostro report completo per scoprire di più sull’impatto dello shadow IT sulle organizzazioni e su come trasformare queste lacune di sicurezza in opportunità.

Gestione dei comportamenti di Shadow IT

Con l’emergere di configurazioni di lavoro ibride e remote, alcuni dipendenti trovano vantaggiosi gli strumenti di Shadow IT. Tuttavia, i vantaggi di questi sistemi informatici non autorizzati sono spesso a breve termine. Sebbene possa essere difficile per le organizzazioni eliminare completamente le pratiche di Shadow IT, esistono modi per gestire e ridurre i rischi correlati. Un sistema di gestione degli endpoint come NinjaOne può essere un alleato perfetto in questa impresa.

NinjaOne consente ai team IT di gestire e ridurre i rischi legati ai comportamenti di Shadow IT. Le sue funzionalità garantiscono visibilità in tempo reale della rete, automazione delle attività e applicazione dei criteri di sicurezza, fornendo al tempo stesso un accesso semplice alle soluzioni IT approvate, in modo da aumentare la sicurezza e la soddisfazione dei dipendenti. In questo modo si favorisce un ambiente di lavoro sicuro e produttivo, che responsabilizza dipendenti e allo stesso tempo protegge i dati e le risorse critiche.