Requisiti HIPAA per il backup dei dati

L’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) applica protocolli e regolamenti per la conservazione e la protezione dei dati sensibili degli utenti in ambito sanitario. La conformità è obbligatoria e la violazione consapevole delle norme HIPAA (compresa la divulgazione di informazioni sanitarie) può comportare multe salate e persino il carcere. È importante che le pratiche e l’infrastruttura dei dati e le terze parti a cui ti affidi per archiviare e proteggere le informazioni sensibili riconoscano e rispettino le normative HIPAA.

Questo articolo ti aiuterà a comprendere meglio i requisiti HIPAA di backup dei dati relativi all’archiviazione e ai backup dei dati (compresa la crittografia e i backup off-site). Nell’articolo parleremo inoltre della HIPAA Security Rule, in modo che tu sia consapevole delle tue responsabilità e di come rimanere in conformità con i requisiti normativi.

Importanza del backup dei dati nel settore sanitario

Il backup dei dati è fondamentale per il funzionamento continuo di qualsiasi organizzazione ed è particolarmente importante nel settore sanitario: le informazioni devono essere conservate per garantire la salute dei pazienti (per esempio, la revisione della loro storia medica) e per potenziali requisiti legali (come la revisione delle comunicazioni interne storiche).

Anche le informazioni sanitarie sono altamente personali e sensibili, ed è tua responsabilità proteggere la privacy di coloro che ti hanno affidato tali informazioni e trattarle con cura fornendo un’adeguata supervisione per evitare che vengano esposte o condivise senza consenso.

Per questo motivo, devi implementare criteri e infrastrutture di backup solide e pienamente conformi alla normativa HIPAA.

Comprensione dei requisiti HIPAA di backup dei dati e della HIPAA Security Rule

Prima di comprendere i tuoi obblighi HIPAA, devi determinare se sei un’entità coperta o un’azienda associata che tratta ePHI, come definito di seguito:

• Le ePHI (Electronic protected health information, informazioni sanitarie elettroniche protette) sono tutte le informazioni archiviate o trasmesse in formato digitale riguardanti la salute o l’assistenza sanitaria di una persona, comprese le note, i risultati di laboratorio e le informazioni di fatturazione e assicurazione.
• Le entità coperte si riferiscono a tutte le parti che gestiscono le ePHI e che sono tenute a rispettare la normativa HIPAA: si tratta di organizzazioni come ospedali, farmacie e case di cura, ma anche di medici, chiropratici e psicologi.
• Le aziende associate sono soggetti che forniscono servizi che gestiscono ePHI alle entità coperte o ad altre aziende associate, come fornitori di servizi IT, piattaforme cloud e consulenti.

I dati sanitari che sei obbligato a conservare e proteggere dipendono dalle attività della tua organizzazione, e possono includere registri dei criteri, delle procedure, della formazione del personale, dei reclami, degli incidenti di sicurezza, dei log degli accessi e di audit, delle valutazioni del rischio e delle comunicazioni elettroniche.

Inoltre, devono essere conservati gli accordi e i registri relativi ai rapporti tra entità coperte e aziende associate. L’HIPAA specifica che questi dati devono essere conservati per 6 anni; tuttavia, varie leggi statali e locali possono imporre la conservazione dei dati relativi all’assistenza sanitaria per periodi più lunghi, talvolta fino a 10 anni.

Se sei un’entità coperta o un’azienda associata che tratta ePHI, devi rispettare le normative HIPAA pertinenti. Ai sensi della HIPAA Security Rule, le responsabilità per i dati che conservi e di cui effettui il backup includono:

• Garantire la riservatezza di tutte le ePHI create, conservate, ricevute o altrimenti trasmesse.
• Mantenere l’integrità di tutte le ePHI contro l’alterazione, la corruzione o la cancellazione.
• Fornire una protezione ragionevole contro le minacce previste alla sicurezza delle ePHI.
• Proteggersi dall’accesso non autorizzato e dall’uso improprio dei dati.
• Assicurarsi che il personale e le altre parti a cui è stato concesso l’accesso alle ePHI siano a loro volta conformi.

Oltre alla regola di sicurezza HIPAA, se archivi o esegui il backup di ePHI utilizzando servizi forniti da terzi, devi essere consapevole del relativo regolamento sulla privacy (Privacy Rule) per la condivisione di informazioni sanitarie.

La HIPAA Privacy Rule definisce i diritti del paziente ad accedere e modificare le proprie ePHI e stabilisce i requisiti per le entità coperte e le aziende associate in merito alla divulgazione delle modalità di utilizzo e condivisione dei dati, nonché in caso di divulgazione involontaria o violazione.

Una volta pianificate le pratiche, l’hardware e i servizi di backup dei dati, dovrai esaminare attentamente i documenti ufficiali HIPAA e qualsiasi altro requisito normativo regionale in materia di assistenza sanitaria e privacy degli utenti.

Regole HIPAA del piano di emergenza: Implementazione di procedure di backup dei dati conformi allo standard HIPAA

Oltre a specificare quali dati devono essere conservati, l’HIPAA richiede anche alle organizzazioni di documentare, mantenere e testare regolarmente misure di emergenza che consentano di ripristinare rapidamente e con precisione l’accesso alle ePHI in caso di interruzione dei sistemi. I piani di emergenza HIPAA richiedono standard e requisiti di archiviazione e backup dei dati che garantiscano l’integrità e la disponibilità delle ePHI.

Quando implementi soluzioni di dati che gestiscono informazioni sanitarie, dovresti assicurarti di includere quanto segue:

• Piano di backup dei dati: Un piano di backup dei dati conforme allo standard HIPAA significa mantenere copie esatte e recuperabili delle ePHI, tra cui le cartelle cliniche, le immagini diagnostiche, i risultati degli esami e i sistemi amministrativi. Le organizzazioni devono inoltre testare regolarmente i backup, verificare l’integrità dei dati e convalidare i processi di ripristino per garantire che le ePHI possano essere ripristinate con successo quando necessario.
• Piano di disaster recovery: Le organizzazioni devono stabilire un piano documentato che delinei il processo di ripristino delle ePHI dai backup dopo attacchi ransomware, guasti hardware, disastri naturali o interruzioni dei servizi cloud. Questo piano di emergenza HIPAA deve essere prontamente disponibile, conservato in modo sicuro in più di un luogo e testato periodicamente per garantire che i dati e i sistemi possano essere ripristinati in caso di necessità.
• Piano operativo per modalità di emergenza: le ePHI devono essere disponibili anche in caso di emergenza (compresi disastri naturali, incidenti di sicurezza o furti), e questo può essere ottenuto utilizzando backup fuori sede e sistemi ridondanti per garantire l’accesso continuo ai dati sanitari.
• Procedure di test e revisione: Oltre a testare regolarmente i sistemi di dati e l’integrità dei dati stessi, dovresti eseguire e testare periodicamente l’efficacia dei piani di backup dei dati e di disaster recovery e controllarli regolarmente per soddisfare nuovi requisiti o modifiche.
• Analisi della criticità delle applicazioni e dei dati: Dai priorità al backup dei sistemi essenziali e testa regolarmente l’efficacia dei processi di ripristino.

Anche i criteri e i piani relativi ai dati, insieme ai log di audit, devono essere inclusi nei backup dei dati conformi allo standard HIPAA per garantire la conformità e la responsabilità.

Best practice di backup e misure di sicurezza aggiuntive

Quando implementi l’infrastruttura di backup dei dati per i casi di utilizzo in ambito sanitario negli Stati Uniti, dovresti assicurarti di seguire le best practice adottando misure standard di ridondanza, sicurezza e crittografia:

• Backup pianificati e regolari: Assicurati che i backup vengano eseguiti automaticamente in base a una pianificazione e con una frequenza sufficiente a catturare le modifiche alle ePHI. Ciò può richiedere diverse pianificazioni di backup per dati che cambiano frequentemente.
• Backup manuali: Dovresti essere in grado di eseguire prontamente dei backup manuali quando ti viene richiesto o quando devi procedere a una modifica importante del sistema o a un aggiornamento del software.
• Backup multipli fuori sede: Assicurati che i backup aggiornati siano conservati fuori sede nel caso in cui le copie locali dei dati vengano distrutte in caso di disastro. Questa pratica dovrebbe essere conforme al tuo piano di backup dei dati e di ripristino d’emergenza, e dovrebbe includere backup archiviati nel cloud e backup archiviati su supporti fisici di cui hai il pieno controllo. Ti consigliamo di avere un minimo di tre copie dei dati.
• Crittografia dei dati: Tutti i backup delle ePHI dovrebbero essere crittografati durante il trasporto e a riposo per garantire la conformità HIPAA.
• Controllo degli accessi: Limita l’accesso ai dati e ai backup ai soli utenti autorizzati. Il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) è un modello efficace per gestire l’accesso alle risorse sensibili. Dovresti inoltre implementare l’autenticazione a due fattori per proteggere l’infrastruttura dei dati da accessi non autorizzati.
• Sicurezza fisica: Anche l’accesso fisico ai dispositivi contenenti dati sanitari sensibili dovrebbe essere limitato.
• Firewall e protezione degli endpoint: Proteggi la tua rete con regole di firewall rigorose e implementa uno strumento di protezione degli endpoint sui tuoi dispositivi per prevenire attacchi informatici e malware.
• Educazione e comunicazione: I membri del team devono essere consapevoli delle proprie responsabilità in materia di privacy e sicurezza dei dati e sentirsi sicuri nell’avvisare gli stakeholder di una potenziale perdita o abuso di dati, in modo da poter adottare misure di riduzione del rischio e recupero adeguate.

Dovresti anche documentare accuratamente ed eseguire regolarmente controlli di sicurezza sull’intero apparato IT (compresi il personale e gli appaltatori), e sull’infrastruttura di backup, per garantire che tutti i dispositivi e i servizi che contengono ePHI siano tenuti in considerazione e che la loro sicurezza sia mantenuta alta.

È indispensabile assicurarsi che il fornitore di backup sia conforme alla normativa HIPAA. È tua responsabilità verificare che tutte le ePHI continuino a essere gestite correttamente, anche dopo averle cedute a terzi.

Come ridurre le responsabilità e l’impegno in materia di conformità HIPAA per i tuoi team di tecnici

Una volta implementate le strategie di conservazione e backup dei dati conformi alla normativa HIPAA, con backup crittografati dei dati fuori sede, verifiche e test periodici, dovresti controllare periodicamente le responsabilità relative ai dati. Il processo di revisione deve comprendere la valutazione dei dati in tuo possesso, la verifica della conformità alle norme di sicurezza e privacy HIPAA e le eventuali nuove azioni da intraprendere.

Naturalmente, per avere una visione completa e dettagliata della legislazione e garantire la piena conformità, devi leggere e comprendere il documento HIPAA stesso nella sua interezza: un’impresa non da poco, soprattutto per i team di tecnici già impegnati.

Tra l’altro, i requisiti HIPAA e altri requisiti normativi sui dati vengono costantemente aggiornati e modificati. Anche i quadri normativi come l’HIPAA sono soggetti a modifiche e interpretazioni errate. Per questo motivo è essenziale avvalersi di MSP e di piattaforme che si mantengono aggiornate su queste normative in continua evoluzione, per ridurre o eliminare il lavoro necessario per rimanere conformi.

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