So etablieren Sie einen wiederkehrenden IT-Wartungstag für MSP-Kund:innen

Regelmäßige IT-Wartungsfenster sind für den MSP-Betrieb entscheidend. Sie stellen sicher, dass bewegliche Teile wie Patch-Updates und die Infrastruktur in gutem Zustand bleiben.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie gemeinsam mit Ihren Kund:innen einen wiederkehrenden Wartungsplan aufsetzen, mit PSA-Tools, Automatisierungsskripten und NinjaOne.

Sie lernen lieber visuell? Dann sehen Sie sich unser Video „So etablieren Sie einen wiederkehrenden IT-Wartungstag für MSP-Kund:innen“ an.

Ein IT-Support-Framework für Wartungstage aufbauen

Bevor Sie Ihre Wartungstage automatisieren, brauchen Sie einen fest vereinbarten Zeitplan mit Ihren Kund:innen. Dieser Abschnitt zeigt, wie MSPs ihren Wartungsprozess über mehrere Kund:innen hinweg verschlanken können.

Schritt 1: Umfang und Zeitpunkt der wiederkehrenden Wartung festlegen

Sorgen Sie für Konsistenz, indem Sie einen festen Zeitplan für die Wartung aufstellen und diesen klar an Ihre Kund:innen kommunizieren. Das ist wichtig, um Kundenerwartungen aufzubauen (und zu erfüllen), Ausfallzeiten zu minimieren und die Servicequalität zu maximieren.

Zu den Best Practices gehören:

• Einen wiederholbaren Rhythmus wählen: Das bedeutet im Kern, die Wartung immer zur gleichen Zeit durchzuführen.
• Die Dauer des Wartungsfensters festlegen: Je nach Sensibilität der Kund:innen und Arbeitslast müssen Sie entscheiden, ob Sie die Wartung nachts oder während der Geschäftszeiten durchführen.
• Kund:innen mit ähnlichen Anforderungen identifizieren und gruppieren: Eine Gruppierung nach SLA oder Zeitzone hilft MSPs, effizient zu arbeiten. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits einen sehr großen Kundenstamm betreuen.

Schritt 2: Kategorien von Wartungsaufgaben bestimmen

Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, welche Services oder Aufgaben während eines Wartungsfensters erbracht werden. In der Regel umfassen die Kategorien von Wartungsaufgaben:

• System-Health-Checks: Festplattenauslastung, Speicherschwellenwerte, Hardware-Warnungen
• Patch-Management: Updates für Betriebssystem und Drittanbieter-Software
• Backup-Überprüfung: Abschluss der Backup-Jobs bestätigen und Wiederherstellungen testen
• Sicherheitsscans: Scans mit Endpunkt-Erkennung und Reaktion/Virenschutz oder Schwachstellenprüfungen durchführen
• Asset-Bereinigung: Alte temporäre Dateien, Browser-Ballast und ungenutzte Agenten entfernen
• Prüfung der Netzwerkgeräte: Zustand von Switches/Routern und Firmware-Status überwachen

Schritt 3: Zuständigkeiten verteilen und Automatisierungen einrichten

Sobald die regelmäßigen Wartungsaufgaben feststehen, sollten Techniker:innen wiederkehrende Tickets zugewiesen bekommen. Zusätzlich hilft die Rolle einer Wartungsleitung bei Eskalationsfällen und bei der Zusammenführung von Berichten.

💡 Tipp: Sie können Aufgaben wie Patch-Updates auch über PowerShell, Gruppenrichtlinien oder die Aufgabenplanung automatisieren.

Beispiel-PowerShell-Skript: Geplante Patch-Installation

$clients = Import-Csv "Clients.csv"
foreach ($client in $clients) {
Invoke-Command -ComputerName $client.Name -ScriptBlock {
Install-WindowsUpdate -AcceptAll -AutoReboot
}
}

Weitere Automatisierungs-Anwendungsfälle für GPO und Aufgabenplanung

(A) Für GPO

Mit Gruppenrichtlinien können Sie:

• vor der Wartung eine Abmeldung erzwingen
• nicht kritische Dienste deaktivieren
• Wartungsfenster für Windows Update festlegen

(B) Für die Aufgabenplanung

Stoßen Sie an Wartungstagen Log-Rotationen oder Backup-Skripte zu festgelegten Zeiten an, entweder über die in Windows integrierte Aufgabenplanung oder über Integrationen des RMM-Agenten.

Weitere Tipps und Überlegungen für den IT-Wartungsbetrieb

IT-Wartungs-Checklisten für eine einfachere Kundenkommunikation

Neben einem festen Zeitplan helfen regelmäßige Erinnerungen und Updates vor und nach der Wartung dabei, Vertrauen aufzubauen und Transparenz zu wahren.

Hier einige Best Practices für Erinnerungen zu regelmäßigen Wartungen:

• Versenden Sie Erinnerungen mindestens 72 Stunden vor der Wartung.
• Nennen Sie immer den Zeitpunkt (inklusive Zeitzone) der Wartung, die erwarteten Auswirkungen auf den Betrieb Ihrer Kund:innen (falls vorhanden) sowie eine Ansprechperson für die Dauer des Wartungsfensters.

💡 Tipp: Informieren Sie Ihre Kund:innen nach Ende des Fensters über eine Live-Statusseite oder ein Log-Update.

Strategien für die hybride Durchführung

Manche Kund:innen verlangen, dass MSPs für eine ordnungsgemäße Wartung und Unterstützung vor Ort erscheinen. Eine passende Strategie für diese Kund:innen zahlt sich aus, besonders wenn Sie viele hybride Szenarien betreuen.

Bewährte Vorgehensweisen für hybride Durchführungsstrategien sind:

• Software-Aufgaben per Fernwartung erledigen
• Vor-Ort-Termine quartalsweise (oder wie vereinbart) einplanen für:
  • Firmware-Updates
  • Entstauben/Reinigen der Geräte
  • Sichtprüfung
  • Temperaturkontrolle im Serverraum
• Die Zeit vor Ort optimal nutzen, indem Sie Termine für Besuche bei mehreren Kund:innen bündeln

Und danach? Berichterstattung und Nachbereitung

Ein Bericht nach der Wartung hilft Kund:innen zu verstehen, was während des Wartungsfensters passiert ist. Dieser Bericht kann für jedes Unternehmen und dessen Kund:innen anders aussehen. Dieser Abschnitt gibt eine kurze Übersicht darüber, was Sie in Ihre Berichte aufnehmen können.

E-Mails an Kund:innen

E-Mails sind der häufigste Kommunikationsweg zwischen MSPs und ihren Kund:innen. Ein klarer Bericht oder eine Nachfass-E-Mail nach der Wartung gibt Kund:innen eine schnelle Übersicht über die geleistete Arbeit. Eine E-Mail nach der Wartung sollte eine Zusammenfassung der erledigten Aufgaben und eine Liste offener Punkte enthalten.

💡 Tipp: Wenn Sie es noch gründlicher machen möchten, ergänzen Sie Screenshots vom Vorher-Nachher-Zustand, vor allem bei größeren Änderungen.

Dashboard

Ein Live-Dashboard liefert Updates in einer zusammengeführten Konsole, sodass Kund:innen einfach auf relevante Daten zugreifen können. In Ihr Dashboard können Sie aufnehmen:

• Erfolgsquote der Wartung
• Anzahl fehlgeschlagener Patches
• Status der Backup-Überprüfung
• Ausstehende Geräteneustarts

Sie können außerdem weitere Informationen ergänzen, die Ihre Kund:innen typischerweise wissen möchten.

NinjaOne in Ihre IT-Wartung einbinden

MSPs können NinjaOne dank seiner Automatisierungsfunktionen nahtlos in ihren Wartungsbetrieb einbinden. Einige Beispiele:

Optimieren Sie Ihren MSP-Betrieb mit regelmäßigen IT-Wartungstagen

Wiederkehrende IT-Wartung fördert einen proaktiven Betrieb, eine bessere Kundenkommunikation und mehr Transparenz sowie eine konsistente Service-Erbringung. Mit der Kombination aus Automatisierung, wirksamer Kundenkommunikation und strategischer Planung können MSPs eine erstklassige, skalierbare und kundenorientierte Wartungserfahrung bieten.

Verwandte Themen:

• In 4 Schritten zu einer Strategie für die IT-Automatisierung
• So minimieren Sie Ausfallzeiten im IT-Betrieb
• Dem IT-Murmeltiertag entkommen: Die 10 häufigsten wiederkehrenden Helpdesk-Aufgaben, die sich automatisieren lassen