So verhindern Sie Verschwendung von Microsoft-365-Lizenzen mit Usage Analytics und Automatisierung

Lizenzverschwendung ist in Microsoft-365-Umgebungen weit verbreitet. KMU und von MSPs betreute Kunden mit stark wechselnden Benutzerzahlen verlieren jährlich Milliarden von Dollar durch ungenutzte oder kaum genutzte Lizenzen.

Die gute Nachricht: Das lässt sich sehr gut verhindern. Microsoft 365 bringt Tools und APIs mit, mit denen Unternehmen ihre Lizenznutzung analysieren und optimieren können. Echte Einsparungen entstehen allerdings erst durch konsequente Optimierung.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Verschwendung von Microsoft-365-Lizenzen mit Usage Analytics und Automatisierung verhindern. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die häufigsten Ursachen von Lizenzverschwendung.

Verschwendung von Microsoft-365-Lizenzen mit Usage Analytics und Automatisierung verhindern

Voraussetzungen:

• Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center oder Microsoft Entra ID: Sie benötigen Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center oder auf das Microsoft Entra ID-Portal, um Lizenzen zu verwalten und Berichte einzusehen.
• Rolle „Globaler Administrator“ oder „Lizenzadministrator“: Sie müssen globale:r Administrator:in oder Lizenzadministrator:in sein. Andernfalls können Sie Anmeldedaten weder konfigurieren noch einsehen.
• PowerShell-Modul: Sie müssen das Microsoft Graph PowerShell SDK installieren und konfigurieren.
• Microsoft Entra ID Anmeldeprotokolle und Nutzungsberichte: Stellen Sie sicher, dass die Anmeldeprotokolle und die Nutzungsberichterstattung in Microsoft Entra ID aktiviert sind.
• Integration von Intune oder Microsoft Endpoint Manager: Es empfiehlt sich, Microsoft Intune oder Microsoft Endpoint Manager zu integrieren, um Aktivitäten auf Geräteebene nachzuvollziehen.

Empfohlene Vorgehensweisen:

Es gibt auch eine Videoversion von So verhindern Sie Verschwendung von Microsoft-365-Lizenzen mit Usage Analytics und Automatisierung.

Methode 1: Inaktive Benutzer:innen über die Nutzungsberichte von Microsoft 365 identifizieren

Anwendungsfall: Sie möchten die Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen optimieren und dazu die Benutzer:innen ermitteln, die in den letzten 90 Tagen keinen Microsoft-365-Dienst verwendet haben.

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an.
2. Gehen Sie zu Berichte > Nutzung > Aktive Benutzer, Microsoft 365-Dienste.
3. Stellen Sie den Zeitraum auf Letzte 30/90 Tage ein.
4. Filtern Sie nach Aktivität (z. B. Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer).
5. Exportieren Sie die Daten als CSV, um sie offline auszuwerten.
6. Ermitteln Sie, für welche Benutzer:innen in den genannten Diensten keinerlei Aktivität erfasst wurde.

Tipp: Sie können Berichte zeitlich planen und in Power BI einbinden.

Methode 2: Inaktive Benutzer:innen mit Microsoft Graph identifizieren

Anwendungsfall: Sie möchten Benutzerkonten ermitteln, die sich über einen festgelegten Zeitraum nicht erfolgreich angemeldet haben, und sie für eine mögliche Lizenzbereinigung prüfen.

Schritt 1: Verbindung zu Microsoft Graph herstellen

Connect-MgGraph -Scopes "AuditLog.Read.All",“Directory.Read.All“

Schritt 2: Benutzer:innen ohne erfolgreiche Anmeldung in den letzten 60 Tagen finden

$cutoff = (Get-Date).AddDays(-60)
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,SignInActivity |
Where-Object {
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -and
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -lt $cutoff
} |
Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,
@{Name="LastSuccessfulSignIn";Expression={
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime
}}

Dieses Skript liest ausschließlich Informationen aus und gibt sie zurück. Es deaktiviert keine Konten und entfernt keine Lizenzen.

Schritt 3: Lizenz programmgesteuert entfernen oder herabstufen

Update-MgUserLicense -UserId [email protected] -RemoveLicenses @("tenantname:LICENSE_SKU")

Methode 3: Gruppenbasierte Lizenzierung und dynamische Gruppen nutzen

Anwendungsfall: Sie möchten die Neuzuweisung von Lizenzen bei einem Rollenwechsel automatisieren. Diese Methode reduziert menschliche Fehler in der Lizenzverwaltung und stellt sicher, dass Lizenzen zu den jeweiligen Rollen im Unternehmen passen.

1. Erstellen Sie im Entra Admin Center > Gruppen eine dynamische Azure AD-Gruppe.
   1. Mitgliedschaftsregel: user.accountEnabled -eq true and user.department -eq "Sales"
2. Weisen Sie die Lizenzen auf Gruppenebene zu.
3. Entfernen Sie die manuellen Lizenzzuweisungen bei den Benutzer:innen.

Methode 4: Nutzungsvorgaben per Gruppenrichtlinie durchsetzen

Anwendungsfall: Diese Methode verhindert, dass Office auf gemeinsam genutzten Rechnern ohne gültige Anmeldung verwendet wird. Sie unterstützt die Lizenz-Compliance auf RDS, VDI und in ähnlichen geteilten Umgebungen.

1. Navigieren Sie zu: Benutzerkonfiguration > Administrative Vorlagen > Microsoft Office 2016 > Lizenzierungseinstellungen.
2. Aktivieren Sie Office-Aktivierung deaktivieren, wenn keine Benutzerlizenz verfügbar ist.
3. Aktivieren Sie Benutzeroberfläche für die erste Ausführung von Office nicht anzeigen.

Methode 5: Lizenzen lokal über die Eingabeaufforderung prüfen

Anwendungsfall: Sie möchten den Office-Lizenzstatus eines Geräts bei der Fehlerbehebung aus der Ferne manuell überprüfen.

A. Führen Sie die Office-Lizenzdiagnose aus:

cd C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list

B. Wenn Microsoft 365 Apps im 32-Bit-Programmverzeichnis installiert ist, verwenden Sie:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list
Tipp: Sie können diese Befehle in Anmeldeskripten verwenden, um nicht lizenzierte Office-Instanzen zu markieren oder zu beenden.

Darauf sollten Sie achten

Behalten Sie diese Stolperfallen im Blick, wenn Sie diesem Leitfaden folgen:

Leitfaden zur Fehlerbehebung bei der Verwaltung von Microsoft-365-Lizenzen

• Lizenz wird nicht entfernt: Ein falscher Microsoft 365-Lizenzname (SKU) in Ihren Skripten kann dazu führen, dass der Lizenzentzug unbemerkt fehlschlägt. Achten Sie darauf, den Lizenznamen exakt so zu schreiben, wie er in Ihrem Tenant erscheint.
• Verzögerte Nutzungsberichte: Verzögerungen bei den Anmelde- und Dienstnutzungsberichten von Microsoft 365 sind normal. Sie betragen in der Regel 24 bis 72 Stunden. Vergewissern Sie sich deshalb, dass Ihre Daten mindestens 3 Tage alt sind, bevor Sie Änderungen vornehmen.
• Fehler der Graph-API: Fehlende Berechtigungen oder Rollen können dazu führen, dass Anfragen an die Graph-API fehlschlagen. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Scopes erteilt wurden und das Benutzerkonto die passende Rolle besitzt, bevor Sie die App ausführen.
• Ungültige Ausgabe in der Eingabeaufforderung: Werden Skripte in der Eingabeaufforderung ohne Administratorrechte ausgeführt, kann die Ausgabe unvollständig oder irreführend sein. Führen Sie PowerShell- oder CMD-Skripte deshalb immer als Administrator:in aus.

Weitere Tipps gegen die Verschwendung von Microsoft-365-Lizenzen

Mit diesen zusätzlichen Schritten beugen Sie Lizenzverschwendung in Ihrem Unternehmen weiter vor.

Lizenz-Alarmierungen konsequent nutzen

Man verliert schnell den Überblick darüber, wie viele Lizenzen das eigene Unternehmen besitzt. Richten Sie deshalb Alarmierungen ein, die Sie benachrichtigen, sobald die Lizenznutzung Ihre Schwellenwerte erreicht oder überschreitet.

Verwaiste Postfächer wiederherstellen oder bereinigen

Manchmal bleibt das Postfach einer Person auch nach ihrem Austritt aus dem Unternehmen bestehen. Solche verwaisten Postfächer können erheblichen Speicherplatz und Ressourcen binden. Deshalb ist es wichtig, sie so früh wie möglich zu identifizieren.

Mit dem PowerShell-Befehl Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly finden Sie diese Postfächer. Anschließend entscheiden Sie, ob Sie sie wiederherstellen oder endgültig bereinigen möchten.

Lizenztypen mit der tatsächlichen Nutzung abgleichen

Ein weiterer sehr wirksamer Hebel gegen Lizenzverschwendung ist der Abgleich der Lizenztypen mit den tatsächlichen Nutzungsmustern. Nicht alle benötigen eine Premium-Lizenz. Prüfen Sie daher genau, wer erweiterte Funktionen wirklich braucht und wer nicht.

Mit Tools wie Power BI können Sie erfassen, welche Profile mit geringer Nutzung teure Lizenzen besitzen, und diese entsprechend anpassen.

Serviceplänen auditieren

Erwägen Sie, Servicepläne zu deaktivieren, die Ihr Unternehmen kaum nutzt.

Microsoft 365 enthält in der Regel Dienste wie Yammer, Stream und Sway, die wenig genutzt werden. Wenn Ihr Unternehmen diese Dienste nicht benötigt, deaktivieren Sie sie gesammelt.

Die Ursachen von Lizenzverschwendung

Lizenzverschwendung kann viele Ursachen haben. Am häufigsten sind diese:

Inaktive Benutzer:innen belegen Lizenzen

Dabei handelt es sich um Benutzer:innen, die in den letzten 30 Tagen keinerlei Aktivität gezeigt haben, etwa wegen eines Offboardings oder eines Rollenwechsels. Die ihnen zugewiesenen Lizenzen verursachen weiterhin Kosten, solange Sie sie nicht zurückholen.

Doppelte oder deaktivierte Konten behalten ihre Lizenzen

Solche Konten treten häufig in hybriden Umgebungen auf und entstehen meist durch Probleme bei Migrationen.

Teure Lizenzen werden für einfache Aufgaben genutzt

Diese Premium-Lizenzen sind Benutzer:innen zugewiesen, die gar keine erweiterten Funktionen benötigen. Es ist zum Beispiel wenig sinnvoll, einer Person eine E5-Lizenz zu geben, die nur gelegentlich Outlook und Teams nutzt.

NinjaOne-Services für eine wirksame Optimierung von Microsoft-365-Lizenzen

NinjaOne liefert eine zusätzliche Ebene an Automatisierung und Transparenz für die Optimierung von Microsoft-365-Lizenzen.

Mit diesen Services machen MSPs aus Lizenzanalysen konkrete, umsetzbare Strategien.

Mit Usage Analytics und Automatisierung die Ausgaben für Microsoft-365-Lizenzen senken

Usage Analytics und Automatisierungen sind die beiden wichtigsten Werkzeuge, die Ihr Unternehmen braucht, um Lizenzverschwendung wirksam zu verhindern.

Analysen liefern die Erkenntnisse, mit denen Sie Ihre Lizenzausgaben optimieren. Ihr Team sieht genau, welche Lizenzen aktiv sind, welche kaum genutzt werden und welche schlicht verschwendet sind.

Die Automatisierung wiederum vereinfacht das Neuzuweisen, Entfernen und Nachverfolgen aller Lizenzen über sämtliche Tenants hinweg.

Zusammen ermöglichen sie es Ihrem Unternehmen, unnötige Kosten zu streichen und flexibel zu bleiben, während Ihre Tenants weiter wachsen.

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