So führen Sie eine schlanke Überprüfung ungenutzter Microsoft-365-Ressourcen durch

In Microsoft 365 (M365) Umgebungen sammeln sich mit der Zeit ungenutzte Ressourcen an. Das verursacht unnötige Kosten und zusätzliche Komplexität, gerade in kleinen und mittleren Unternehmen. Damit Managed Service Provider (MSPs) mehr einsparen und ihre Umgebungen verschlanken können, sind regelmäßige Überprüfungen unverzichtbar, auch ohne teure Tools für Compliance-Audits. Seit Microsoft Office 365 in Microsoft 365 umbenannt hat, trägt die Prüfung der Office-365-Komponenten direkt zur Optimierung des gesamten M365-Ökosystems bei.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie mit einem einfachen Framework ein Office 365 Lizenz-Audit sowie eine Prüfung von Postfächern und weiteren Ressourcen durchführen.

Einen schnellen visuellen Überblick bietet unser Video-Guide So führen Sie eine schlanke Überprüfung ungenutzter Microsoft-365-Ressourcen durch

Ungenutzte M365-Ressourcen überprüfen: Schritt für Schritt

MSPs sollten beim Start einer M365-Lizenzoptimierung einem klaren Framework folgen, damit alle wichtigen Bereiche ohne großen Aufwand bewertet werden. Teilen Sie die Überprüfung in Schritte auf, die direkt auf Kosteneinsparungen, operative Effizienz und mehr Sicherheit einzahlen.

📌 Voraussetzungen:

• Zugriff auf das M365 Admin Center und PowerShell
• Lizenz- und Abrechnungsdaten der Kund:innen
• Ein einfaches Berichts-Template (etwa Excel, Power BI oder NinjaOne Documentation)
• Kenntnis des geschäftlichen Kontexts der Kund:innen (z. B. saisonale Konten, freigegebene Postfächer, Compliance-Anforderungen)

Schritt 1: Lizenzen und Benutzerkonten prüfen

Die Bewertung der Lizenznutzung ist einer der wichtigsten Schritte, denn Lizenzen gehören zu den höchsten wiederkehrenden Kosten der Kund:innen, und nicht genutzte Zuweisungen werden schnell teuer. Vergleichen Sie aktive Benutzer:innen systematisch mit den zugewiesenen Lizenzen, um ungenutzte Office-365-Lizenzen zu identifizieren und sofortige Einsparpotenziale aufzudecken.

(A) Inaktive oder deaktivierte Konten prüfen, die weiterhin Lizenzen belegen

• Suchen Sie nach Konten ausgeschiedener Beschäftigter, die nicht deprovisioniert wurden.
• Entscheiden Sie, ob diese Konten in kostenlose freigegebene Postfächer umgewandelt werden oder weiterhin eine kostenpflichtige Lizenz nutzen sollen.

(B) Aktive Benutzer:innen mit den Lizenzzuweisungen abgleichen

• Gleichen Sie die Mitarbeiterliste mit den aktiven Benutzer:innen in M365 ab.
• Achten Sie besonders auf externe Dienstleister:innen, Praktikant:innen oder Saisonkräfte, die möglicherweise keinen dauerhaften Zugriff mehr benötigen.

(C) Möglichkeiten für Downgrades oder Neuzuweisungen erkennen

• Prüfen Sie, ob Benutzer:innen Premium-Lizenzen (z. B. E3/E5) zugewiesen sind, ohne die erweiterten Funktionen zu nutzen.
• Empfehlen Sie gegebenenfalls den Wechsel in eine günstigere Lizenzstufe.

Ergebnis

Eine Zusammenfassung der Lizenznutzung mit:

• Gekauften im Vergleich zu zugewiesenen Lizenzen
• Anzahl ungenutzter oder zurückholbarer Lizenzen
• Möglichen Einsparungen (z. B. „Die Rückgabe von 5 E3-Lizenzen spart 900 $ pro Jahr“)

Schritt 2: Inaktive Postfächer und freigegebene Konten auditieren

Nicht verwaltete Postfächer, etwa ungenutzte persönliche Postfächer ehemaliger Beschäftigter oder freigegebene und rollenbasierte Konten, die niemand mehr nutzt, verbrauchen unbemerkt Ressourcen und erhöhen das Sicherheitsrisiko. Mit einem schlanken Audit markieren MSPs diese Konten und entfernen ungenutzte Lizenzen in M365.

(A) Letzte Anmeldeaktivität prüfen

• Nutzen Sie PowerShell oder Berichte aus dem M365 Admin Center, um Postfächer ohne kürzliche Anmeldungen zu finden (z. B. seit mehr als 90 Tagen).
• Klären Sie mit den Kund:innen, ob diese Konten aktiv bleiben sollen oder geschlossen, umgewandelt oder archiviert werden können.

(B) Freigegebene und rollenbasierte Konten überprüfen

• Prüfen Sie, ob freigegebene Postfächer (z. B. sales@, hr@) noch genutzt werden.
• Ist ein Postfach inaktiv, belegt aber weiterhin eine Lizenz, kommt die Umwandlung in ein kostenloses freigegebenes Postfach infrage.

(C) Postfächer deaktivierter Benutzer:innen identifizieren

• Manchen deaktivierten Konten sind weiterhin lizenzierte Postfächer zugeordnet.
• Stellen Sie sicher, dass Aufbewahrungs- und Compliance-Richtlinien eingehalten werden, und ordnen Sie diese Postfächer entsprechend neu zu.

Ergebnis

Ein Bericht zur Postfachaktivität, der Folgendes dokumentiert:

• Inaktive Postfächer und deren letztes Anmeldedatum
• Freigegebene oder rollenbasierte Konten, die nicht mehr genutzt werden
• Empfohlene Maßnahmen (schließen, in freigegebenes Postfach umwandeln oder aus Compliance-Gründen behalten)
• Mögliche Kosteneinsparungen durch nicht benötigte Postfachlizenzen

Schritt 3: Nutzung von Teams und SharePoint prüfen

Inaktive Teams oder verwaiste SharePoint-Websites sorgen für Unordnung und schaffen Herausforderungen bei Governance und Sicherheit. Ein Audit sollte zeigen, wann Collaboration-Tools ihren Zweck nicht mehr erfüllen, und das Aufräumen oder Archivieren veralteter Ressourcen empfehlen.

(A) Nutzungsberichte aus dem M365 Admin Center exportieren

Erstellen Sie Berichte zur Aktivität in Teams und SharePoint der letzten 90 Tage und achten Sie auf Websites oder Kanäle mit wenig oder gar keiner Interaktion.

(B) Inaktive Teams identifizieren

Markieren Sie Teams ohne Chat-Aktivität, Datei-Uploads oder Besprechungen und besprechen Sie mit den Beteiligten, ob diese archiviert, zusammengeführt oder gelöscht werden sollen.

(C) SharePoint- und OneDrive-Websites überprüfen

Achten Sie auf Websites ohne kürzliche Dateiaktivität oder Zusammenarbeit sowie auf verwaiste Inhalte, die noch sensible Informationen enthalten könnten.

(D) Governance-Richtlinien berücksichtigen

Prüfen Sie, ob die Kund:innen eine Richtlinie für das Erstellen, Überprüfen und Archivieren von Teams oder SharePoint-Websites haben. Falls nicht, empfehlen Sie schlanke Governance-Maßnahmen (z. B. jährliche Überprüfungen), um erneutem Wildwuchs vorzubeugen.

Ergebnis

Eine Bestandsaufnahme der Collaboration-Nutzung mit:

• Einer Liste inaktiver Teams samt empfohlener Maßnahmen (archivieren, zusammenführen, löschen)
• SharePoint- oder OneDrive-Websites ohne Aktivität seit mehr als 90 Tagen
• Hinweisen zu Governance- oder Compliance-Aspekten

Schritt 4: Ergebnisse in der Sprache des Business dokumentieren

Jetzt liegen die technischen Berichte vor, und Sie müssen sie in eine klare Geschäftssprache übersetzen, die bei der Unternehmensleitung ankommt. Machen Sie deutlich, warum die Überprüfung wichtig ist, und stellen Sie Kosten, Produktivität und geschäftliche Ergebnisse in den Mittelpunkt. So verstehen Kund:innen die Resultate und erkennen den direkten Wert Ihrer Arbeit als MSP.

(A) Technische Kennzahlen in finanzielle Auswirkungen übersetzen

• Statt ungenutzte Lizenzen aufzulisten, formulieren Sie: „3 ungenutzte E3-Lizenzen im Wert von 540 $ pro Jahr lassen sich zurückholen.“
• Heben Sie Einsparpotenziale hervor, indem Sie zeigen, wo das Verschlanken von Ressourcen künftige Mehrausgaben verhindert.

(B) Operative Vorteile aufzeigen

• Stellen Sie inaktive Teams oder SharePoint-Websites als Governance-Verbesserung dar: „Das Archivieren von zwei inaktiven Teams vereinfacht die Zusammenarbeit und sorgt für weniger Verwirrung in der Belegschaft.“
• Betonen Sie den geringeren Verwaltungsaufwand und schnellere Entscheidungen als Vorteile des Aufräumens.

(C) Sicherheit und Risiko ansprechen

• Beschreiben Sie inaktive Konten als Sicherheitsrisiko: „Zwei ungenutzte Konten mit Postfachzugriff öffnen Schwachstellen und sollten entfernt werden.“
• So wird das Aufräumen zu proaktivem Risikomanagement.

(D) Kundenfreundliche Ergebnisse liefern

• Fassen Sie die Erkenntnisse in einem einseitigen Bericht oder einer kurzen Präsentation zusammen.
• Nehmen Sie einen Abschnitt zu Einsparpotenzialen und Effizienzgewinnen mit Stichpunkten oder Grafiken auf.

Ergebnis

Ein Bericht zur schlanken Überprüfung für Kund:innen mit:

• Zusammenfassungen der Probleme in verständlicher Sprache (z. B. ungenutzte Lizenzen, inaktive Konten, verwaiste Collaboration-Websites)
• Geschäftlichen Auswirkungen in Form von Kosteneinsparungen, Effizienz und Risikominimierung
• Klaren, umsetzbaren Empfehlungen, denen die Kund:innen zustimmen können

Schritt 5: Ergebnisse in QBRs oder Vertragsverlängerungen einbinden

Kommunizieren Sie Ihre Erkenntnisse während vierteljährlicher Geschäftsüberprüfungen (QBRs) oder bei Gesprächen über Vertragsverlängerungen. So präsentieren Sie Kosteneinsparungen, Risikominimierung und Effizienzgewinne in einem geschäftsnahen Kontext und positionieren sich zugleich als proaktive:r Partner:in, der oder die am Erfolg der Kund:innen interessiert ist.

(A) Kosteneinsparungen klar hervorheben

• Führen Sie zurückgeholte oder herabgestufte Lizenzen als eigene Position auf: „1.200 $ pro Jahr an möglichen Einsparungen durch die Rückgabe ungenutzter E3-Lizenzen.“
• Stellen Sie diese Erkenntnisse als direkte Budgetoptimierung dar.

(B) Effizienzgewinne zeigen

• Betonen Sie Governance-Vorteile wie weniger Teams-Wildwuchs oder eine einfachere SharePoint-Navigation.
• Zeigen Sie, wie das Aufräumen die Administration erleichtert und die Benutzererfahrung verbessert.

(C) Strategische Entscheidungen unterstützen

• Nutzen Sie die Ergebnisse als Grundlage für Right-Sizing-Projekte, Anpassungen von Lizenzstufen oder die Migrationsplanung.
• Präsentieren Sie Empfehlungen als Chance, in Wachstumsinitiativen zu reinvestieren (z. B. Sicherheits-Upgrades, Collaboration-Tools).

(D) In die QBR-Unterlagen integrieren

• Ergänzen Sie eine Folie mit den Ergebnissen der schlanken Überprüfung, gegliedert nach Einsparungen, Risikominimierung und Effizienzgewinnen.
• Nutzen Sie einfache Visualisierungen (z. B. Vorher-Nachher-Diagramme oder Kostenvergleichstabellen), damit die Ergebnisse auch für nicht-technische Beteiligte leicht verständlich sind.

Ergebnis

Eine präsentationsfertige Zusammenfassung mit:

• Identifizierten Kosteneinsparungen mit konkreten Beträgen
• Verbesserungen bei Betrieb und Sicherheit
• Umsetzbaren Empfehlungen für die nächsten Schritte (z. B. Lizenzen neu zuweisen, Teams archivieren, inaktive Postfächer entfernen)

Best Practices in der Übersicht

Hier eine kurze Zusammenfassung des Prozesses mit Zweck und Nutzen der einzelnen Bestandteile.

Darum lohnt sich eine schlanke Überprüfung ungenutzter M365-Ressourcen

Mit dem Wachstum von Unternehmen wachsen auch die M365-Ressourcen, und MSPs müssen sie gut verwalten, um Probleme zu vermeiden. Wer kein kostspieliges vollständiges Compliance-Audit durchführen möchte, erzielt bereits mit einem einfachen Prüfprozess zahlreiche Vorteile:

• Kostenoptimierung: Ungenutzte Lizenzen zurückholen oder neu zuweisen beziehungsweise Lizenzstufen herabstufen, wenn erweiterte Funktionen nicht genutzt werden.
• Bessere Verwaltbarkeit: Redundanzen und verwaiste Ressourcen entfernen, um Benutzerkonten, Teams und Websites zu verschlanken und die Administration zu vereinfachen.
• Risikominimierung: Die Angriffsfläche verringern, indem vergessene Konten, inaktive Postfächer und ungeregelte Collaboration-Websites verwaltet werden.
• Sichtbarer Mehrwert für Kund:innen: Ergebnisse in Geschäftssprache präsentieren und Vertrauen aufbauen, indem Ressourcen und Budgets proaktiv gemanagt werden.

Beispiel für einen Automatisierungsansatz

Automatisierung hilft MSPs, den manuellen Aufwand bei einer schlanken Überprüfung zu reduzieren und für Konsistenz zu sorgen. Schon ein einfaches PowerShell-Skript eignet sich als Ausgangspunkt, um ungenutzte Ressourcen zu identifizieren, die anschließend validiert und in Geschäftsempfehlungen übersetzt werden.

Da das MSOnline-Modul inzwischen veraltet ist, nutzt das folgende aktualisierte Skript das Microsoft Graph PowerShell SDK, den von Microsoft unterstützten Ersatz für M365-Verwaltungs- und Berichtsaufgaben. Das Skript identifiziert inaktive Benutzerkonten und hilft MSPs so, Lizenzen schnell für die Rückgabe oder Neuzuweisung zu markieren.

Hier ein Beispiel für ein PowerShell-Skript, das mit dem Microsoft Graph PowerShell SDK inaktive M365-Benutzerkonten findet:

⚠️ Wichtig: Damit dieses Skript funktioniert, muss das Microsoft Graph PowerShell-Modul installiert sein und die Anmeldung mit einem Konto erfolgen, das über die Berechtigungen User.Read.All und AuditLog.Read.All verfügt (in der Regel ein globaler Administrator oder Benutzeradministrator). Die Eigenschaft SignInActivity steht möglicherweise nur in bestimmten Tenants zur Verfügung oder erfordert das Beta-Profil (Select-MgProfile -Name "beta"), falls sie standardmäßig nicht zurückgegeben wird.

Das Skript stellt über sichere delegierte Berechtigungen eine Verbindung zu Microsoft Graph her, um Daten zur Benutzeraktivität zu sammeln. Es ruft alle M365-Benutzer:innen ab, prüft das jeweils letzte Anmeldedatum, filtert alle heraus, die seit mehr als 90 Tagen inaktiv sind oder sich nie angemeldet haben, und exportiert die Ergebnisse in eine CSV-Datei für eine einfache Auswertung und Berichterstattung.

Führen Sie das Skript in Schritt 1 aus, um Benutzer:innen mit ungenutzten Lizenzen zu finden, und exportieren Sie die Ergebnisse nach CSV oder Excel. Anschließend klären Sie mit den Kund:innen, ob die markierten Konten tatsächlich inaktiv sind, denn manche Konten, etwa von Saisonkräften, müssen weiterhin bestehen bleiben. Sie können das Skript auch quartalsweise einplanen, als festen Bestandteil Ihres wiederkehrenden M365-Prüfprozesses.

Integration mit NinjaOne

NinjaOne ergänzt schlanke M365-Überprüfungen durch eine zentrale Plattform für Dokumentation, Automatisierung und die Kommunikation mit Kund:innen. Diese Funktionen greifen innerhalb der NinjaOne Plattform ineinander, sodass Dokumentation, Ticketing und Endpunktdaten verbunden bleiben, statt in getrennten Tools zu liegen.

So unterstützt NinjaOne jede Phase des Prozesses:

Von der Überprüfung zum echten Mehrwert

Eine schlanke M365-Überprüfung hilft MSPs, ungenutzte Ressourcen aufzuspüren, die Budgets belasten, die Komplexität erhöhen und Sicherheitsrisiken schaffen. Ein solcher Bericht zur M365-Lizenznutzung bietet echten Mehrwert, wenn die Ergebnisse in geschäftliche Resultate übersetzt werden und Kostensenkungen sowie Effizienzgewinne im Vordergrund stehen. Als fester Bestandteil laufender QBRs wird daraus ein wiederholbarer Service mit großer Wirkung, der Vertrauen schafft und strategischen Wert belegt.

Verwandte Themen:

• So vermeiden Sie Microsoft-365-Lizenzverschwendung mit Nutzungsanalysen und Automatisierung
• So steuern Sie Software-Lizenzaudits (Adobe, Microsoft) proaktiv
• So bereiten Sie ein Microsoft-365-Sicherheitsaudit über mehrere Tenants hinweg vor
• So erstellen Sie ein Backup von Microsoft 365 Teams
• Google Workspace vs. Microsoft 365: Was ist besser für Unternehmen?