11 beste Lösungen zur E-Mail-Archivierung 2026 (Ranking & Bewertungen)

E-Mail gehört in nahezu jedem Betrieb und Unternehmen weltweit zur Grundausstattung. Mit 4,48 Milliarden Benutzer:innen weltweit ist diese Technologie ein zentraler Bestandteil geschäftskritischer Korrespondenz, des Marketings und der täglichen operativen Kommunikation. Während private E-Mails überwiegend informell genutzt werden, behandeln Unternehmen sie als hochsensiblen Kanal, bei dem Sicherheit und Compliance oberste Priorität haben. Genau deshalb braucht es Lösungen wie Dienste zur E-Mail-Archivierung, damit wichtige E-Mails gespeichert und jederzeit abrufbar bleiben.

Was ist Software zur E-Mail-Archivierung?

Eine Software zur E-Mail-Archivierung erfasst, speichert und indexiert E-Mail-Nachrichten in einem sicheren, durchsuchbaren Repository, das vom bestehenden Postfach der Benutzer:innen getrennt ist. Dieser Prozess ist von erheblicher Bedeutung, denn er hilft Unternehmen genau dann weiter, wenn alte E-Mails gelöscht, beschädigt oder im aktiven Postfach anderweitig nicht mehr verfügbar sind. Bei Legal Holds, Audits oder Compliance-Anfragen müssen Unternehmen diese E-Mails vorlegen können, und genau hier kommen Lösungen zur E-Mail-Archivierung ins Spiel.

Da eine Software zur E-Mail-Archivierung einen äußerst kritischen Prozess abwickelt, ist ihre Auswahl eine weitreichende Entscheidung für Ihr Unternehmen. Um Ihnen diese Entscheidung zu erleichtern, haben wir uns die besten Plattformen zur E-Mail-Archivierung auf dem Markt angesehen und sie anhand von Bewertungen, Daten und Punktzahlen von G2 und Capterra eingeordnet. Wir zeigen für jede Lösung die Stärken, die Kompromisse und den passendsten Anwendungsfall, damit Sie die richtige Wahl für die Anforderungen Ihres Unternehmens treffen.

Die beste Software zur E-Mail-Archivierung auf einen Blick

Darauf kommt es bei einer Lösung zur E-Mail-Archivierung an

Ein Kriterium, dem wir beim Erstellen dieser Liste besonderes Gewicht gegeben haben, sind die Funktionen und Fähigkeiten, die Unternehmen von einer Software zur E-Mail-Archivierung erwarten dürfen. Hier einige davon:

• Journaling: Eine Lösung zur E-Mail-Archivierung, die Teil einer umfassenderen SaaS-Backup-Plattform ist, sollte E-Mails per Journaling kontinuierlich erfassen können.
• Speicherung: Das gewählte Tool sollte von jeder Nachricht eine dauerhafte und unveränderliche Kopie aufbewahren. Das bedeutet zugleich, dass die gespeicherten E-Mails manipulationssicher sind und von niemandem ohne Berechtigung verändert oder gelöscht werden können, weder von Benutzer:innen noch von Administrator:innen oder Angreifer:innen.
• Indexierung: Es liegt auf der Hand, dass ein E-Mail-Repository sich effizient nach Absender, Datum, Stichwort oder Inhaltsfeldern durchsuchen lassen muss. Diese Funktion hilft IT-, Rechts- und Compliance-Teams, bestimmte Nachrichten schnell zu finden.
• Geplante Aufbewahrung: Administrator:innen sollten Aufbewahrungsrichtlinien anwenden können, um regulatorische oder rechtliche Vorgaben zu erfüllen.
• Wiederherstellung: Mit dieser Funktion kann ein Unternehmen eine bestimmte E-Mail oder ein Postfach zurückholen, wenn sie gelöscht, beschädigt oder verloren gegangen sind. Sie sollte außerdem getrennt von einer allgemeinen Backup-Wiederherstellung verfügbar sein, als eigener Weg, E-Mails ohne vollständige Systemwiederherstellung zurückzuholen.

Unsere Bewertungskriterien für die beste Software zur E-Mail-Archivierung

Dieses Ranking basiert auf den von G2 und Capterra selbst veröffentlichten Bewertungskategorien, nicht auf einer separaten Bewertung der Funktionen durch NinjaOne.

Bei G2 umfasst das:

• Gesamtbewertung: Die durchschnittliche Sternebewertung eines Anbieters, errechnet aus einzelnen Benutzerbewertungen von 1 bis 5 Sternen und stark gewichtet nach Aktualität und Detailtiefe der Rezension.
• Guter Geschäftspartner: Wie Rezensent:innen die Geschäftsbeziehung selbst bewerten, getrennt vom Produkt.
• Qualität des Supports: Wie reaktionsschnell und hilfreich Rezensent:innen das Support-Team des Anbieters finden.
• Einfache Administration: Wie unkompliziert Rezensent:innen die tägliche Verwaltung finden.
• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv Rezensent:innen das Tool im täglichen, praktischen Einsatz finden.

Bei Capterra umfasst das:

• Gesamtbewertung: Die aggregierte Gesamtbewertung durch Benutzer:innen, errechnet als Durchschnitt einzelner Bewertungen von 1 bis 5 Sternen und normalisiert nach Aktualität und Anzahl der Rezensionen.
• Kundenservice: Wie Rezensent:innen laut Capterra ihre Erfahrung mit dem Serviceteam des Anbieters bewerten.
• Funktionen: Wie Rezensent:innen Umfang und Nutzen des Funktionsumfangs bewerten.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Wie Rezensent:innen die Preisgestaltung im Verhältnis zum Gebotenen bewerten.
• Weiterempfehlungsbereitschaft: Wie bereit Rezensent:innen sind, das Tool anderen zu empfehlen.

Die 11 besten Lösungen zur E-Mail-Archivierung

Daten von G2 & Capterra, Stand September 2026

1. NinjaOne

NinjaOne ist eine cloud-native Plattform für einheitliche IT-Prozesse und bietet eine SaaS-Backup-Lösung mit Funktionen zur E-Mail-Archivierung, die Daten in Microsoft 365 und Google Workspace schützen.

Am besten geeignet für

NinjaOne ist ideal für Unternehmen, die eine zentrale Plattform suchen, die ein SaaS-Backup-Tool bietet und Endpunkt-Management, Patching und IT-Prozesse in einer einheitlichen Konsole zusammenführt.

Funktionen

• SaaS-Backup-Tool: NinjaOne bietet eine integrierte SaaS-Backup-Lösung in seiner einheitlichen Konsole, mit Einblick in Backup-Status, Schutzabdeckung und Wiederherstellungsoptionen für SaaS-Daten.
• E-Mail-Archivierung: Ein wichtiger Bestandteil von NinjaOne SaaS-Backup sind die Funktionen zur E-Mail-Archivierung. Sie helfen Unternehmen, E-Mails aus Microsoft 365 und Google Workspace zu erfassen, aufzubewahren und zu durchsuchen, und zwar über durchgehendes Journaling, Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery-gestützte Suchen. Legal Hold und WORMunveränderliche Speicherung schützen archivierte Nachrichten zugleich vor Löschung oder Manipulation, für Compliance und rechtliche Anfragen.
• Integrationen: NinjaOne arbeitet mit einigen der leistungsfähigsten Integrationen für weitere Tools zusammen und erweitert so die Funktionen für Kommunikation, Identitätszugriff, Sicherheit, PSA/Helpdesk und mehr.
• Automatisierung: NinjaOne SaaS Backup and Archiving verringert den manuellen Aufwand für Administrator:innen durch automatisierte Zeitplanung, Synchronisierung und Datenverwaltung. So verbringen IT-Teams weniger Zeit mit Routineaufgaben rund um Backup und Archivierung.
• Einheitliche Plattform für IT-Prozesse: Die zentralen IT-Funktionen von NinjaOne sind Teil einer umfassenderen einheitlichen Plattform für IT-Prozesse, die Endpunkt-Management, Patching, Fernzugriff und mehr zusammen mit SaaS-Backup in einer einzigen Konsole vereint.

Das sagen Benutzer:innen

Der US-amerikanische MSP Ener Systems wollte seine Kundschaft von der Annahme wegbringen, Cloud-E-Mail sei automatisiert gesichert und archiviert. Neben der Aufklärung seiner Kundschaft wollte René Miller, Mitgründer und CEO des Unternehmens, das Risiko mit NinjaOne Unified Backup abfedern, speziell mit der Funktion zur E-Mail-Archivierung.

„Es ist sehr klar, was Microsoft garantieren kann und was nicht. Zum Beispiel gab es zwar bisher nicht viele Fälle, in denen der Microsoft-365-Tenant eines Unternehmens samt Cloud-E-Mail verschlüsselt und erpresst wurde, aber ich habe einen Machbarkeitsnachweis gesehen. Es ist möglich. Oder ein Azure-Ausfall könnte E-Mails für Stunden unerreichbar machen. Mit der Archivierung aus NinjaOne Unified Backup könnten unsere Kund:innen gespeicherte Nachrichten trotzdem finden und wiederherstellen.“

Miller hob außerdem hervor, wie unverzichtbar Journaling in Situationen wie rechtlicher Korrespondenz, internen Audits oder bei allem ist, was eine detaillierte Kommunikationshistorie erfordert. Die Tools zur E-Mail-Archivierung von NinjaOne geben den Kund:innen von Ener Systems einen manipulationssicheren Nachweis jeder E-Mail-Kommunikation, selbst wenn eine Nachricht das Postfach der Benutzer:innen längst verlassen hat.

Lesen Sie weitere Kundenberichte von NinjaOne oder werfen Sie einen Blick auf die NinjaOne-Bewertungen.

NinjaOne-Bewertungen auf G2

NinjaOne-Bewertungen auf Capterra

Darum steht NinjaOne an erster Stelle

NinjaOne veröffentlicht diese Liste, und wir haben dieselben Bewertungskriterien von G2 und Capterra auf NinjaOne angewendet wie auf jede andere Software in der Liste. Platz 1 für NinjaOne ergibt sich aus dieser kombinierten Punktzahl sowie den genannten Kernfunktionen, die direkt dem entsprechen, was Käufer:innen von einer Lösung zur E-Mail-Archivierung erwarten sollten. Ihre Entscheidung hängt dennoch stark von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie zum Beispiel nur ein schlankes, spezialisiertes Archivierungstool brauchen und keine umfassendere Plattform für Unified Backup oder IT wollen, fahren Sie mit einem spezialisierten Einzweck-Anbieter womöglich besser.

2. Jatheon Enterprise Data Archiving Solution

Jatheon Enterprise Data Archiving Solution ist eine cloudbasierte Archivierungsplattform für E-Mail und weitere Kommunikationskanäle. Die Lösung ist rund um Compliance, eDiscovery und die Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien aufgebaut.

Am besten geeignet für

Jatheon Enterprise Data Archiving Solution eignet sich am besten für regulierte Branchen wie Behörden, Finanzinstitute, Gesundheitswesen und mehr.

Funktionen

• Suche: Jatheon nutzt bekannte erweiterte Suchoperatoren für präzise und flexible Suchabfragen.
• eDiscovery:Die Plattform deckt die eDiscovery-Phasen von der frühen Fallbewertung über die Prüfung bis zum Export ab.
• Migration:Jatheon unterstützt flexible Migrationen von mehreren Alt- und Wettbewerbsplattformen für Archivierung.

Schwachstellen

• Suche im Outlook-Client: Ein Benutzer merkte an, dass der Outlook-Client der Plattform bei den Suchfunktionen noch nachgebessert werden könnte. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Datei-Upload:Eine Person berichtete von Verzögerungen beim Hochladen von Dateien für eine neue Bereitstellung. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Dokumentation:Eine Rezension wies darauf hin, dass Jatheons Dokumentation bei einigen Funktionen verbessert werden könnte. (Verifizierte G2-Rezension)

Preisgestaltung

Jatheon rechnet mit einer festen Gebühr pro Benutzer:in und Jahr ab, wobei sich der Preis nach den aktiven Postfächern richtet und Exchange Online Archiving als separate Option verfügbar ist.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Jatheon gibt an, einen unkomplizierten Bereitstellungsprozess zu bieten, und stellt für eine optimale Einarbeitung Live-Onlineschulungen, Webinare, Dokumentation und Videos bereit.

Bewertungen für Jatheon Enterprise Data Archiving Solution auf G2

Bewertungen für Jatheon Enterprise Data Archiving Solution auf Capterra

3. Intradyn

Intradyn ist eine Archivierungsplattform für E-Mail und kanalübergreifende Kommunikation. Die IT-Lösung hilft Unternehmen in regulierten Bereichen, Audit- und Auskunftsanfragen zu erfüllen, ohne für jeden Abruf die IT einschalten zu müssen.

Am besten geeignet für

Intradyn positioniert sich über Benutzerfreundlichkeit für Unternehmen mit nicht-technischem Personal.

Funktionen

• Suche: Die Plattform unterstützt erweiterte Abfrageoptionen wie Wildcard-, Anhang-, Fuzzy- und Proximity-Suche und mehr.
• Funktionen für rechtliche Anforderungen:Intradyn bietet automatisierte Legal Holds mit integrierter Schwärzung für rechtlich relevante Korrespondenz.
• Datenimport:Intradyn unterstützt verschiedene Datenformate, darunter PST, historische Daten aus M365/Google/Exchange sowie rohe RFC822-Nachrichten.

Schwachstellen

• Probleme bei der Social-Media-Erfassung: Eine Person hatte Probleme damit, Social-Media-Daten korrekt zu erfassen, da einige Beiträge und Kommentare fehlten. (Verifizierte G2-Rezension)
• E-Mail-Archivierung:Ein Benutzer berichtete, dass die Plattform Schwierigkeiten beim Archivieren von E-Mails mit vielen Anhängen hatte. (Verifizierte G2-Rezension)
• Berichterstattung:Eine Rezension bemängelte, dass die Plattform nicht besonders intuitiv ist und integrierte oder individuelle Funktionen zur Berichterstattung fehlen. (Verifizierte G2-Rezension)

Preisgestaltung

Intradyn bietet ein Preismodell mit Einzellizenz.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Intradyn bietet virtuelle, cloudbasierte und physische Bereitstellungsoptionen sowie Beratung und individuelle Konfiguration.

Intradyn-Bewertungen auf G2

Intradyn-Bewertungen auf Capterra

4. ComplyKEY MailMeter

ComplyKEY MailMeter ist eine Produktplattform für E-Mail-Archivierung und eDiscovery im Rahmen des gemanagten Compliance-Service von ComplyKEY. Das Produkt wurde zuvor unter dem Namen Waterford Technologies angeboten, bevor es als ComplyKEY neu positioniert wurde.

Am besten geeignet für

ComplyKEY MailMeter passt gut zu mittleren und großen Unternehmen, die Archivierung im Paket mit einem gemanagten Compliance-Service wollen.

Funktionen

• eDiscovery: ComplyKEY MailMeter erfasst, indexiert und speichert historische E-Mail-Kommunikation und Anhänge automatisiert.
• Datenaufbewahrung:Die Plattform bietet automatisierte, individuelle Speicherpläne, um Datenschutzrichtlinien durchzusetzen und Compliance-Audits zu vereinfachen.
• Schwärzung:ComplyKEY MailMeter verfügt über optimierte Schwärzungsfunktionen, die sensible personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen vor dem Export aufspüren und unkenntlich machen.

Schwachstellen

• Suchindex: Eine Person erwähnte, dass beim Aktualisieren von Suchabfragen vereinzelt Restprobleme auftraten. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• On-Premises oder gehostet:Ein langjähriger Rezensent sagte, er würde bei freier Wahl die online gehostete Variante der Bereitstellung On-Premises vorziehen. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Ausrollen auf mehr Benutzer:innen: Eine Rezension beschrieb, dass es schwierig war, das Produkt auf mehr Benutzer:innen auszurollen, unter anderem weil das Team es nicht häufig genug nutzt, um Routine darin aufzubauen. (Verifizierte Capterra-Rezension)

Preisgestaltung

ComplyKEY MailMeter folgt einem Preismodell pro Benutzer:in und Monat.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

ComplyKEY MailMeter stellt mehrere Lernwege bereit, damit neue Teams die Plattform konfigurieren und nutzen können.

ComplyKEY-MailMeter-Bewertungen auf G2

ComplyKEY-MailMeter-Bewertungen auf Capterra

5. MailStore Server

MailStore Server ist ein Produkt zur E-Mail-Archivierung für den Betrieb On-Premises bzw. selbst gehostet. Es passt zu Unternehmen, die ihre archivierten E-Mails in der eigenen IT-Infrastruktur halten möchten

Am besten geeignet für

MailStore eignet sich gut für kleine und mittlere Betriebe, die eine selbst verwaltete Archivierungslösung mit Einmalkauf wollen.

Funktionen

• Flexible Archivierung: MailStore Server kann Postfächer, dezentrale Clients oder Dateien archivieren und Nachrichten beim Senden oder Empfangen erfassen.
• Integrierter Speicher:Die Plattform läuft mit einer eingebauten Speicher-Engine und benötigt keine separate externe Datenbank.
• E-Mail-Export:Mit MailStore Server können Benutzer:innen E-Mails jederzeit in Standardformaten aus dem Archiv abrufen oder wiederherstellen.

Schwachstellen

• Berichterstattung: Eine Person wies darauf hin, dass MailStore Server seine Funktionen zur Berichterstattung intuitiver gestalten könnte. (Verifizierte G2-Rezension)
• Komplexität:Eine Rezension erwähnte, dass die Einrichtung von Microsoft 365 wegen der Integration mit Modern Authentication anspruchsvoll sein kann. (Verifizierte G2-Rezension)
• Funktionen:Ein Benutzer sagte, MailStore Server biete zwar die benötigten Werkzeuge, könnte aber für Interessierte weitere fortgeschrittene Funktionen ergänzen. (Verifizierte Capterra-Rezension)

Preisgestaltung

MailStore Server ist gegen Einmalzahlung erhältlich und bietet zudem eine kostenlose 30-Tage-Testversion.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Die Software lässt sich nach dem Download installieren, und Benutzer:innen können ihre E-Mails sofort archivieren, ohne Änderungen am System vorzunehmen.

MailStore-Server-Bewertungen auf G2

MailStore-Server-Bewertungen auf Capterra

6. N-able Mail Assure

N-able Mail Assure ist eine Plattform für E-Mail-Schutz und -Archivierung und ein Produkt aus dem breiten IT-Lösungsportfolio von N-able. Der Vertrieb läuft über den MSP-Kanal, sodass IT-Dienstleister E-Mail-Aufbewahrung und Compliance als Teil der Services anbieten können, die sie für ihre eigene Kundschaft betreuen.

Am besten geeignet für

N-able Mail Assure richtet sich an MSPs sowie an interne IT-Abteilungen und IT-Fachkräfte.

Funktionen

• E-Mail-Aufbewahrung: N-able Mail Assure hilft Kund:innen, ihre E-Mails über den Aufbewahrungszeitraum des primären Anbieters hinaus zu behalten.
• Journaling:Die Archivierungsplattform kann E-Mails direkt aus bestehenden Microsoft-365-Umgebungen abziehen.
• Verschlüsselung des Archivs:Der Archivierungsdienst von N-able Mail Assure verschlüsselt alle ein- und ausgehenden Nachrichten in seinem Cloud-Tresor, bevor sie komprimiert und gespeichert werden.

Schwachstellen

• Support: Mehrere Benutzer:innen erwähnten, dass der Support langsam oder unbefriedigend sein kann, was die Fehlerbehebung beeinträchtigt. (Verifizierte G2-Rezension) (Verifizierte G2-Rezension) (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Integration:Eine Rezension bemängelte, dass das Tool sich nicht mit vielen E-Mail-Diensten integrieren lässt bzw. nicht mit ihnen kompatibel ist, und nannte das als Verbesserungspunkt. (Verifizierte G2-Rezension)
• Abruf aus dem Archiv:Eine Rezension wies darauf hin, dass der Abruf von E-Mail-Archiven aus der Plattform nicht komfortabel ist. (Verifizierte G2-Rezension)

Preisgestaltung

Die Preise von N-able Mail Assure gibt es auf Anfrage, es wird jedoch eine kostenlose 30-Tage-Testversion angeboten.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

N-able verspricht eine unkomplizierte Bereitstellung und Konfiguration ab dem Moment, in dem Sie die Domains der Kundschaft hinzufügen.

N-able-Mail-Assure-Bewertungen auf G2

N-able-Mail-Assure-Bewertungen auf Capterra

7. Barracuda Message Archiver

Barracuda Message Archiver ist ein Produkt von Barracuda Networks zur Archivierung von E-Mail und Instant Messaging. Es speichert und bewahrt E-Mail- und Instant-Messaging-Daten auf, um Compliance, rechtliche Beweiserhebung und Aufbewahrungspflichten zu unterstützen.

Am besten geeignet für

Barracuda Message Archiver eignet sich am besten für Unternehmen, die flexible Bereitstellungsoptionen wünschen, also On-Premises, virtuell oder in der Cloud.

Funktionen

• Aufbewahrungsrichtlinien: Barracuda Message Archiver bietet anpassbare Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung, um Compliance-Standards zu erfüllen.
• Desktop-Suche:Die Plattform stellt ein eigenständiges Suchwerkzeug bereit, das für Windows und macOS verfügbar ist.
• IM-Archivierung:Barracuda Message Archiver archiviert Sofortnachrichten in derselben Datenbank wie die E-Mail-Kommunikation.

Schwachstellen

• Fachwissen erforderlich: Die Plattform wirbt zwar damit, dass sich die Installation mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erledigen lässt, doch eine Person betonte, dass man für die Einrichtung der Systeme definitiv Fachwissen braucht. (Verifizierte G2-Rezension)
• Migration der Anwendung:Eine Rezension merkte an, dass die hybride Hardware-Appliance irgendwann an ihre Grenzen stößt und eine Migration auf ein neues physisches Gerät nötig macht. (Verifizierte G2-Rezension)
• Komplexität der Suche:Eine Rezension wies darauf hin, dass die Suchlogik zeitweise überfordernd werden kann, besonders bei Abfragen für behördliche Auskunftsersuchen. (Verifizierte G2-Rezension)

Preisgestaltung

Barracuda Message Archiver nutzt ein Preismodell mit Pauschalpreis pro Appliance.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Barracuda Message Archiver lässt sich in Eigenregie anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitstellen.

Barracuda-Message-Archiver-Bewertungen auf G2

Barracuda-Message-Archiver-Bewertungen auf Capterra

8. ArcTitan

ArcTitan ist eine weitere cloudbasierte Lösung zur E-Mail-Archivierung, bei der Compliance und Speicherkosten im Vordergrund stehen. Sie wird von TitanHQ neben weiteren Produkten für E-Mail-Sicherheit wie Spam-Filterung angeboten.

Am besten geeignet für

ArcTitan eignet sich gut für Betriebe und MSPs, die eine Compliance-orientierte Archivierungsplattform mit minimalem Einrichtungsaufwand suchen.

Funktionen

• Suche: ArcTitan bietet Suchoptionen, die sich aus dem Outlook-Client, dem Webbrowser oder vom Mobilgerät aus starten lassen.
• Verschlüsselung:Die Plattform verschlüsselt E-Mails sowohl bei der Übertragung als auch im gespeicherten Zustand, um vor Datenverlust zu schützen.
• Weniger Speicherbedarf:ArcTitan gibt an, Unternehmen beim Einsparen von Speicherplatz zu helfen, indem die Last auf den Mailservern sinkt.

Schwachstellen

• Langsame Suche: Eine Person berichtete von einer unbefriedigenden Sucherfahrung und nannte Verzögerungen und mangelnde Effizienz. (Verifizierte G2-Rezension)
• Komplexität:Eine Rezension beschrieb, dass ArcTitan zeitweise komplex werden kann, was die Bedienbarkeit beeinträchtigt. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Einrichtung:Laut einer Rezension kann die Ersteinrichtung anspruchsvoll sein, besonders beim Zuweisen verschiedener E-Mail-Konten zum Tool. (Verifizierte G2-Rezension)

Preisgestaltung

ArcTitan folgt einem Abomodell mit Abrechnung pro Benutzer:in und Jahr.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

ArcTitan erfordert keine Softwareinstallation. Office-365-Benutzer:innen erhalten einen automatisierten Assistenten für die Einarbeitung.

ArcTitan-Bewertungen auf G2

ArcTitan-Bewertungen auf Capterra

9. MirrorWeb

MirrorWeb ist eine kanalübergreifende Plattform für Compliance-Archivierung, die Kommunikationskanäle wie E-Mail, Web, Social Media und Mobilgeräte unterstützt. Sie ist auf regulatorische Aufbewahrungsstandards wie SEC 17a-4, FINRA Rule 4511 und FCA-Vorgaben ausgelegt.

Am besten geeignet für

MirrorWeb ist ideal für regulierte Firmen aus Bereichen wie Recht, Finanzen, Bildung und Versicherung, die Archivierung und automatisierte Risikoüberwachung benötigen.

Funktionen

• Native Erfassung: MirrorWeb erfasst Nachrichten vollständig und in Echtzeit, einschließlich Metadaten.
• E-Mail-Filterung:Die Plattform erlaubt es, unnötige Inhalte von der Archivierung auszuschließen, etwa Marketing-E-Mails, Haftungsausschlüsse und geschützte Inhalte.
• Überwachungs-Engine:Die Sentinel-Engine von MirrorWeb ist darauf ausgelegt, Fehlalarmierungen zu reduzieren, und der neuere Mira-Agent verwandelt das Compliance-Handbuch einer Firma in automatisiert durchgesetzte Überwachungsrichtlinien.

Schwachstellen

• Support: Eine Person hatte Schwierigkeiten im Umgang mit dem Support-Team und meinte, die Reaktionsfreudigkeit könnte besser sein. (Verifizierte G2-Rezension)
• Zeitzonen-Lücken:Eine Rezension nannte als einzigen Nachteil den Zeitunterschied zwischen den USA und Großbritannien bei Gesprächen und Support-Kontakten. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Probleme bei Funktionen:Eine Rezension merkte an, dass einige Funktionen kleinere Probleme haben, weshalb man sich an das Support-Team wenden muss. (Verifizierte Capterra-Rezension)

Preisgestaltung

Die Preise von MirrorWeb gibt es auf Anfrage. Einige Rezensionen geben an, dass sich die Kosten an die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebs anpassen lassen.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Bereitstellung und Einarbeitung bei MirrorWeb können vorbereitungsintensiv sein, da sich die Plattform Zeit nimmt, die Infrastruktur der Kundschaft zu analysieren.

MirrorWeb-Bewertungen auf G2

MirrorWeb-Bewertungen auf Capterra

10. Smarsh

Smarsh ist eine Archivierungsplattform, die kanalübergreifende Erfassung, Compliance-Aufbewahrung und eDiscovery unterstützt. Neben der Speicherung enthält die Plattform Werkzeuge für die laufende Kommunikationsüberwachung und die Risikoüberwachung.

Am besten geeignet für

Smarsh eignet sich am besten für Großunternehmen und ist besonders bei Finanzdienstleistern verbreitet.

Funktionen

• Feingranulare Aufbewahrungsrichtlinien: Smarsh hilft Kund:innen beim Aufbau richtlinienbasierter Aufbewahrungsvorgaben, die regulatorische Anforderungen erfüllen.
• Kanalübergreifende Erfassung:Die Archivierungslösung gibt an, Inhalte aus über 100 Kanälen verschiedenster digitaler Kommunikationsformen zu unterstützen.
• Suche und Export:Smarsh bietet facettierte Suche und Standard-Exportfunktionen, die PST, EML, HTML usw. unterstützen.

Schwachstellen

• Benutzeroberfläche: Eine Rezension beschrieb die Oberfläche als veraltet und wenig intuitiv, was die tägliche Arbeit ausbremst, und merkte an, dass der Datenexport nicht immer reibungslos läuft. (Verifizierte G2-Rezension)
• Suchgeschwindigkeit:Eine Person erwähnte, dass manche Suchabfragen länger dauern können als erwartet. (Verifizierte G2-Rezension)
• Support:Eine Rezension schilderte Schwierigkeiten mit dem Kundensupport und erklärte, das Support-Team habe gelegentlich auf Hilfeartikel verwiesen, die das Problem nicht lösten. (Verifizierte G2-Rezension)

Preisgestaltung

Die Preise von Smarsh können je nach mehreren Faktoren variieren, und die Plattform veröffentlicht ihr Preismodell nicht öffentlich.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Smarsh bietet flexible Bereitstellung und Einarbeitung: Kund:innen können alles selbst verwalten oder die über Service-Pakete bereitgestellte Unterstützung nutzen.

Smarsh-Bewertungen auf G2

Smarsh-Bewertungen auf Capterra

11. Vaultastic

Vaultastic ist eine cloudbasierte Plattform zur Archivierung von E-Mails und Daten, deren Schwerpunkt auf plattformübergreifender Archivierungsabdeckung liegt. Sie wird von Mithi Software als Teil eines gestaffelten Produktportfolios angeboten, das vom einfachen E-Mail-Backup bis zu vollständigen Werkzeugen für Compliance und Risikoüberwachung reicht.

Am besten geeignet für

Die Plattform passt ideal zu Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen, die gestaffelte Cloud-Speicheroptionen suchen.

Funktionen

• Richtlinien-Engine: Vaultastic verfügt über eine Richtlinien-Engine für mehrere Rechtsräume, die überlappende Aufbewahrungsregeln über verschiedene Datenquellen hinweg überwachen kann.
• eDiscovery:Die Plattform will Benutzer:innen mit schneller eDiscovery in die Lage versetzen, zügig auf rechtliche oder Audit-Anfragen zu reagieren.
• Echtzeit-Protokolle:Vaultastic führt Echtzeit-Protokolle und unveränderliche Nachweisketten im Einklang mit Standards wie RBI, SEBI, IRDAI und der Datenschutz-Grundverordnung.

Schwachstellen

• Transparenz: Benutzer:innen sagten, Vaultastic könnte das Dashboard verbessern, um vollständigen Einblick in mehr Statuswerte zu geben. (Verifizierte Capterra-Rezension) (Verifizierte G2-Rezension)
• Ersteinrichtung:Eine Rezension wies darauf hin, dass sich die Ersteinrichtung der Plattform ohne Anleitung komplex anfühlen kann. (Verifizierte Capterra-Rezension)
• Download-Limit:Eine Rezension schlug vor, das tägliche Download-Limit anzuheben, um die Produktivität zu steigern. (Verifizierte Capterra-Rezension)

Preisgestaltung

Vaultastic nutzt ein verbrauchsbasiertes Preismodell, das sich am Speichervolumen orientiert.

Hinweise zu Bereitstellung und Einarbeitung

Die Plattform setzt auf Selbsthilfe mit Dokumentation und Tutorial-Videos und bietet begleitete Einarbeitung und Migrationsunterstützung als kostenpflichtige Add-ons an.

Vaultastic-Bewertungen auf G2

Vaultastic-Bewertungen auf Capterra

Vergleich der besten Software zur E-Mail-Archivierung (G2)

Vergleich der besten Software zur E-Mail-Archivierung (Capterra)

Finale Gesamtpunktzahlen

Unsere Methodik für Vergleich und Ranking der besten Software zur E-Mail-Archivierung

Diese Bewertung und Einordnung der besten Lösung zur E-Mail-Archivierung für 2026 beruht auf einer transparenten, strukturierten Methodik. Der Prozess umfasst:

Datenquellen: Aggregierte Bewertungen und Rezensionszahlen von G2 und Capterra, Stand September 2026

Die Endpunktzahl ist der Durchschnitt aus bis zu zehn Kennzahlen, die jeweils auf eine Skala von 0 bis 10 umgerechnet werden:

• G2: Guter Geschäftspartner
• G2: Qualität des Supports
• G2: Einfache Administration
• G2: Benutzerfreundlichkeit
• Capterra: Benutzerfreundlichkeit (mit 2 multipliziert, um der Skala von 0 bis 10 bei G2 zu entsprechen)
• Capterra: Kundenservice
• Capterra: Funktionen
• Capterra: Preis-Leistungs-Verhältnis
• G2: Anzahl der Rezensionen, über alle bewerteten Tools hinweg auf 0 bis 10 skaliert
• Capterra: Anzahl der Rezensionen, über alle bewerteten Tools hinweg auf 0 bis 10 skaliert

Die Anzahl der Rezensionen wird logarithmisch skaliert und anschließend so abgebildet, dass das Tool mit den wenigsten Rezensionen 0 und das mit den meisten 10 erhält. So werden eine Handvoll Rezensionen nicht genauso gewertet wie Tausende, ohne dass die Anzahl allein über das Ranking entscheidet.

Nicht jedes Tool veröffentlicht alle zehn Kennzahlen. Fehlt eine Kennzahl für ein Tool, fließt sie gar nicht erst in den Durchschnitt ein, statt als Null gewertet zu werden.

Aktualität der Daten: Alle Daten wurden am 16. September 2026 erhoben und zuletzt geprüft

So wählen Sie die beste Software zur E-Mail-Archivierung aus

Die Entscheidung für eine Lösung zur E-Mail-Archivierung sollte auf einigen Überlegungen beruhen. Hier eine Checkliste:

• Anforderungen an Aufbewahrung und Compliance: Prüfen Sie, ob die Lösung zur E-Mail-Archivierung die Aufbewahrungsfristen unterstützt, die Ihr Unternehmen braucht, besonders wenn Sie in bestimmten Branchen tätig sind (z. B. Recht, Finanzen, Gesundheitswesen), und vergewissern Sie sich, dass sie diese aufbewahrten Daten auf Anforderung bereitstellen kann.
• Kompatibilität mit der E-Mail-Plattform: Vergewissern Sie sich, dass die gewählte Plattform zur E-Mail-Archivierung sich nativ in Ihre E-Mail-Umgebung integriert (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace), ohne dass Sie ein separates Migrationstool bereitstellen müssen.
• Erfassungsmethode: Prüfen Sie, ob die Software mit Journaling oder mit geplanten Backups arbeitet, denn davon hängt ab, wie lückenlos Nachrichten erhalten bleiben.
• Suche und Abruf: Testen Sie am besten in einer Demo, wie leicht sich archivierte Nachrichten nach Absender, Datum oder Stichwörtern durchsuchen lassen.
• Sicherheit und Datenintegrität: Prüfen Sie, ob archivierte Daten unveränderlich bzw. manipulationssicher abgelegt werden, damit Unbefugte Nachrichten weder verändern noch löschen können.
• Skalierbarkeit: Klären Sie, ob Speicher- und Preismodell der Plattform mit der Postfachanzahl und dem Datenvolumen Ihres Unternehmens mitwachsen, ohne dass die Kosten unvorhersehbar steigen.

Die beste Software zur E-Mail-Archivierung ist die, die zu Ihren Anforderungen passt

Jedes Unternehmen hat womöglich eigene Anforderungen an die E-Mail-Archivierung, die sorgfältig abgewogen werden wollen. Welche Lösung dafür die beste ist, hängt von den Compliance-Pflichten Ihrer Branche, der Skalierbarkeit und dem Supportniveau ab, das Ihr Unternehmen braucht. Dieser Leitfaden zeigt Kriterien und Lösungen, mit denen Sie eine Plattform zur E-Mail-Archivierung mit den konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens abgleichen können. Sehen Sie sich jede Software-Option genau an, um zu entscheiden, welche am besten zu den Compliance-Pflichten, Wachstumsplänen und Support-Erwartungen Ihres Unternehmens passt.