Schlüsselpunkte
- Softphones und Tischtelefone erfüllen denselben Kernzweck: Beide wickeln Anrufe ab und binden sich an VoIP-Systeme an. Die Entscheidung hängt also nicht vom Funktionsumfang ab, sondern davon, wie gut sie in den Arbeitsalltag passen.
- Softphones senken den Aufwand für Hardware und Support: Sie laufen auf vorhandenen Geräten, lassen sich deutlich einfacher bereitstellen und können aus der Ferne betreut werden, ohne dass Geräte versendet oder zusätzliche Ausstattung gepflegt werden muss.
- Tischtelefone bieten Trennung und Zuverlässigkeit: Sie funktionieren weiter, wenn der Computer einer Person ausfällt, und stellen ein eigenständiges Kommunikationsgerät bereit.
- Die Struktur der Arbeitskräfte gibt den Ausschlag: Remote-Teams profitieren von Softphones, während feste Büroarbeitsplätze oder bestimmte Umgebungen weiterhin Tischtelefone erfordern können.
- Hybride Setups sind oft am praktischsten: Viele Unternehmen setzen beides ein und richten den Gerätetyp nach Rolle, Standort und Anforderungen an die Zuverlässigkeit aus.
Die Wahl zwischen Softphones und Tischtelefonen für die Sprachkommunikation im Unternehmen ist alles andere als nebensächlich: Sie wirkt sich auf Anschaffungs- und Wartungskosten ebenso aus wie auf Komfort und Produktivität der Beschäftigten. Ob Sie Softphones, Tischtelefone (auch Hardphones genannt) oder eine Mischung aus beidem einsetzen, hängt vor allem davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet.
Dieser Leitfaden erklärt die praktischen Unterschiede zwischen Softphones und Tischtelefonen, in welchen Szenarien sich welche Variante anbietet und welche betrieblichen Voraussetzungen für Bereitstellung und Absicherung gelten.
Tischtelefone (Hardphones): Aufbau und Einsatzzweck
Tischtelefone sind die moderne Weiterentwicklung des Telefons: ein Hörer mit Gabel, einigen Tasten und vielleicht einem Display in einem Kunststoffgehäuse, das auf dem Schreibtisch steht. Dieses Design hat sich über Jahrzehnte kaum verändert. Statt über separate verdrillte Kupferadern, die ausschließlich Audio für Telefonate (oder Faxe) übertragen, verbinden sich Tischtelefone heute jedoch über Ihr Netzwerk und das Internet, um Gespräche zu führen.
Tischtelefone kommen in der Regel in Büroumgebungen zum Einsatz. Manche Menschen nutzen sie aber auch im Homeoffice, weil sie das klassische Telefongefühl schätzen.
Softphones: Aufbau und Einsatzzweck
Softphones sind reine Software und existieren ausschließlich als App auf dem Mobilgerät, Laptop oder Desktop-Rechner. Sie bieten sämtliche Funktionen eines Tischtelefons und können, da sie nicht an begrenzte Hardware gebunden sind, sogar mehr leisten, ganz ohne separate physische Geräte.
Auch mit Softphones lassen sich klassische Rufnummern anrufen und Anrufe von ihnen entgegennehmen. Besonders beliebt sind sie bei Menschen im Homeoffice, weil keine zusätzliche Hardware Platz wegnimmt und mobil Arbeitende keine weiteren Geräte einpacken müssen.
Zudem senken sie den Support-Aufwand, da keine Hardware versendet werden muss oder kaputtgehen kann. Der Remote-Support für Softphones lässt sich mit gängigen Fernzugriff-Werkzeugen erledigen.
Entscheidende Unterschiede für Unternehmen
Funktional bieten Softphones und Tischtelefone dieselben Kernfunktionen. Welche Variante für die Belegschaft bereitgestellt wird, entscheiden meist praktische Überlegungen, darunter:
- Flexibilität und Mobilität: Softphones benötigen keine zusätzliche Hardware und lassen sich schnell neu konfigurieren. Dieselbe Rufnummer kann auf mehreren Geräten eingerichtet werden, ebenso mehrere Rufnummern auf einem Gerät.
- Gesamtkosten: Für Softphones muss keine zusätzliche Hardware angeschafft (und an Remote-Mitarbeiter:innen verschickt) werden, und die laufenden Support- und Reparaturkosten fallen häufig niedriger aus.
- Vorlieben der Benutzer:innen: Viele bevorzugen für Telefonate ein eigenes Gerät mit Hörer, andere möchten ihren Schreibtisch nicht weiter zustellen.
- Zuverlässigkeit und Support: Tischtelefone bleiben unter Umständen erreichbar, wenn der PC einer Person streikt, und bieten so einen Kanal, um Hilfe anzufordern. Gleichzeitig sind sie zusätzliche Geräte, an denen etwas kaputtgehen kann. Auch die Hardware von Tischtelefonen kann veralten und Maßnahmen zur Minderung erfordern, sobald sie keine Sicherheitspatches mehr erhält.
Softphones und Tischtelefone: Arbeitskräfte und Anwendungsfälle im Blick
Unternehmen mit Remote-Mitarbeiter:innen fahren mit Softphones meist praktischer, weil sich diese schnell und aus der Ferne auf vorhandenen Geräten bereitstellen lassen. Auch der Support gelingt mit den bereits vorhandenen Remote-Support-Werkzeugen leichter.
In zentralisierten Büros mit festen Arbeitsplätzen können Tischtelefone die bessere Wahl sein, wahlweise in einem separaten VLAN, um Redundanz zu schaffen und sicherzustellen, dass immer ein zusätzlicher Kommunikationsweg bereitsteht, falls die Geräte ausfallen. Desk-Sharing ist mit Tischtelefonen möglich, aber weniger komfortabel.
Aus Sicht der Bedienbarkeit haben sich kabellose Headsets als beliebtestes Kommunikationsgerät durchgesetzt und den Hörer abgelöst. Dedizierte Telefon-Hardware ist damit oft überflüssig. Für alle, die es bequemer finden, gibt es Bluetooth-Hörer in der klassischen Telefonform.
Softphone-Funktionen stecken außerdem bereits in vielen VoIP- und Konferenzprodukten, die für ortsunabhängiges Arbeiten ohnehin weit verbreitet sind. Damit entfällt ein weiteres IT-Produkt, das bereitgestellt und betreut werden müsste.
Hybride Modelle in modernen Unternehmen
Sie müssen sich nicht für das eine oder das andere entscheiden: Softphones lassen sich in derselben Umgebung wie Tischtelefone bereitstellen, passend zu bestimmten Anwendungsfällen oder Arbeitsabläufen.
Ein Restaurant kann beispielsweise ein robustes Tischtelefon in der Küche installieren, wo ein Softphone auf einem empfindlichen Gerät durch Hitze oder Spritzer schnell Schaden nehmen würde. Im Backoffice des Restaurants, wo ohnehin ein PC steht, ist ein Softphone dagegen genau richtig.
Im Büro wünschen sich Personen mit festem Arbeitsplatz vielleicht ein Tischtelefon, oder geschäftskritische Anwendungsfälle verlangen eines aus Redundanzgründen, während Remote-Mitarbeiter:innen auf Softphones setzen, die automatisiert auf ihren Geräten bereitgestellt werden.
Typische Fallstricke bei der Entscheidung
Unternehmens-IT ist keine Einheitslösung, erst recht nicht, wenn die Vorlieben der Endbenutzer:innen ins Spiel kommen. Was die eine Person produktiv macht, bremst die nächste aus. Wer Kosteneinsparungen oder Bequemlichkeit hinterherjagt und dabei bewährte, verlässliche Abläufe ignoriert, die sich über Jahre eingespielt haben, schadet am Ende dem Betrieb.
Überblick über Kommunikations-Hardware behalten und Softphones aus der Ferne betreuen
NinjaOne bietet ein umfassendes Paket an IT-Werkzeugen, darunter Remote-Support, Softwareverteilung sowie Netzwerk- und Geräteüberwachung.
Softphones lassen sich automatisiert bereitstellen und konfigurieren, sobald Benutzer:innen ihre Geräte in Betrieb nehmen, und anschließend mit Fernzugriff-Werkzeugen überwachen und betreuen, ganz gleich, wo sich Person und Gerät befinden. Tischtelefone können auf Netzwerkebene überwacht werden, und sobald ein Gerät offline geht, entsteht automatisiert ein Support-Ticket. So werden sie nicht zum blinden Fleck in Ihrem IT-Betrieb.
