Wyjaśniamy, na czym polega zarządzanie aktywami sprzętowymi (HAM) -

Dobrze zarządzany zespół IT śledzi każdy zasób w swojej domenie, w tym sprzęt, oprogramowanie i licencje. Szczególne zadanie zarządzania aktywami sprzętowymi znane jest jako zarządzanie aktywami sprzętowymi. Wiąże się to z utrzymaniem kontroli nad sprzętem od momentu złożenia zamówienia i zakupu do momentu wycofania z użycia i utylizacji.

Jak można sobie wyobrazić, może to być zniechęcające zadanie, gdy jest obsługiwane ręcznie. Bez procedur i specjalnych narzędzi proces ten może być rozproszony i obarczony ryzykiem błędu.

Ręczne prowadzenie ewidencji HAM podnosi koszty zarządzania aktywami i zwiększa ryzyko kradzieży i strat. W wielu przypadkach spełnienie obowiązujących norm i przepisów przy użyciu ręcznej ewidencji jest prawie niemożliwe. Dedykowany plan zarządzania aktywami sprzętowymi - część większej strategii ITAM - jest potrzebny, aby usprawnić cały proces.

W tym artykule poznamy najbardziej krytyczne aspekty zarządzania aktywami sprzętowymi i związane z nimi koncepcje.

W artykule poruszono następujące tematy:

• Czym jest zarządzanie aktywami sprzętowymi (HAM)?
• Dlaczego zarządzanie aktywami sprzętowymi jest ważne?
• Wyzwania i ograniczenia związane z zarządzaniem aktywami sprzętowymi
• Różnice między HAM a SAM
• Jak HAM wiąże się z ITAM (IT Asset Management)

Co to jest Hardware Asset Management?

Zarządzanie aktywami sprzętowymi to proces inwentaryzacji i śledzenia fizycznych komponentów IT, takich jak stacje robocze, laptopy, dyski, routery i serwery w całym okresie ich życia. Proces zarządzania aktywami sprzętowymi daje zespołowi IT istotne szczegóły dotyczące inwentaryzacji aktywów sprzętowych, miejsca w cyklu życia tych aktywów oraz sposobu ich wykorzystania. Celem HAM jest w istocie kontrola kosztów, kierowanie zakupami, śledzenie zapasów IT i przygotowanie do audytów.

Jak wspomniano wcześniej, zarządzanie aktywami sprzętowymi jest elementem większej koncepcji zarządzania aktywami IT (ITAM). Dlatego procedury HAM powinny współpracować z ogólnym zakresem zarządzania aktywami działu IT oraz integrować się z innymi procesami ITAM/ITIL.

Dzięki odpowiednim procesom zarządzania sprzętem, czas, jaki MSP lub dostawca IT poświęca na zamawianie, wdrażanie, konserwację i wycofywanie aktywów sprzętowych, może zostać znacznie zredukowany.

Dlaczego HAM jest ważny dla organizacji?

Zarządzanie cyklem życia zasobów sprzętowych to coś więcej niż tylko tworzenie spisu urządzeń. Większym celem jest uchwycenie i aktualizacja danych o aktywach, aby zmaksymalizować technologiczny ROI, zminimalizować ryzyko i właściwie rejestrować wartość i przydatność twardych aktywów IT. Niektóre z tych korzyści w szczegółach obejmują:

Oszczędność kosztów

Kiedy aktywa sprzętowe są zarządzane przez cały okres ich życia, organizacja może zaoszczędzić pieniądze. Wynika to przede wszystkim z etapu "serwisu i utrzymania" w cyklu życia majątku. Gdy dbamy o sprzęt, szanse na awarię znacznie spadają. Dzięki procesom HAM wiadomo również, kiedy należy pozbyć się danego środka trwałego, co pozwala zaoszczędzić wiele kosztów utrzymania, które mogłyby być ponoszone po upływie praktycznego okresu użytkowania środka trwałego.

Popraw wykorzystanie aktywów

Zarządzanie aktywami sprzętowymi pomaga specjalistom IT w jak najlepszym wykorzystaniu zasobów sprzętowych poprzez wykorzystanie niewykorzystanego sprzętu. Czasami możliwe jest wykorzystanie istniejącego sprzętu zamiast dokonywania nowego, kosztownego zakupu - ale może być trudno wiedzieć, kiedy jest to opcja, jeśli sprzęt nie jest prawidłowo zinwentaryzowany.

Utrzymanie bezpieczeństwa i obniżenie ryzyka związanego z zarządzaniem

Właściwy proces HAM daje widok z lotu ptaka na aktywa sprzętowe, który może pomóc zespołowi IT w identyfikacji tego, co wymaga konserwacji, a co powinno zostać wycofane. Informacje te pomagają im w cyklicznych naprawach sprzętu, który może stać się zagrożeniem dla bezpieczeństwa, ponieważ jest przestarzały lub nie jest już wspierany. Zarządzanie aktywami jest często wymogiem, gdy przychodzi czas na audyt zgodności.

Kontrola zasobów IT

Zarządzanie aktywami sprzętowymi daje jasny obraz aktywów sprzętowych, co pozwala na lepszą kontrolę nad zasobami IT. Dodatkowo proces HAM pozwala na monitorowanie aktualnych informacji o inwentaryzacji sprzętu w celu bieżącej weryfikacji i konserwacji.

Zapobieganie stratom

HAM obejmuje znakowanie aktywów, przypisywanie własności, rutynową konserwację i śledzenie lokalizacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zapobiegania kradzieży. Zarządzanie aktywami sprzętowymi zapewnia śledzenie dokumentów gwarancyjnych, umów, umów licencyjnych i zapisów dotyczących konserwacji, aby pomóc w ograniczeniu utraty lub kradzieży.

Cykl Życia Aktywów Sprzętowych

Aktywa sprzętowe mają swoją żywotność, która musi być obsługiwana w sposób zorganizowany i udokumentowany. Każde aktywo, bez względu na jego wielkość i cenę, przechodzi przez cykl życia z kilkoma etapami:

1) Zamówienie/Zapytanie

Jest to pierwszy krok w cyklu życia aktywów i obejmuje rzeczywisty zakup składnika aktywów, który organizacja zarekwirowała. Takie zakupy są zwykle dokonywane po zrozumieniu wymagań, wykonaniu projekcji, porównaniu alternatyw i zatwierdzeniu zakupu.

2) Wdrożenie

Następnie środek trwały jest oddawany do aktywnego użytkowania. Podczas tego etapu składnik aktywów jest sprawdzany pod kątem wad fizycznych, problemów projektowych, problemów z kompatybilnością oraz tego, czy składnik został prawidłowo skonfigurowany. Po zakończeniu tego etapu zasób jest w pełni wdrożony i funkcjonuje zgodnie ze swoim przeznaczeniem.

3) Utrzymanie / Monitorowanie

Zarządzanie usługami to niezwykle ważny kolejny krok. Stałe użytkowanie prowadzi do awarii i spowolnień, a wielu problemów można uniknąć dzięki właściwej konserwacji i pielęgnacji. Ten etap obejmuje również monitorowanie wydajności środka trwałego, aby zapewnić najwyższą produktywność i wykryć problemy, które mogą pojawić się podczas użytkowania. Ten etap obejmuje regularne wprowadzanie poprawek i aktualizacji, audyty zgodności, analizy kosztów i korzyści oraz raportowanie wykorzystania.

4) Wsparcie

Wsparcie pomaga przedłużyć okres eksploatacji aktywów sprzętowych. Poza utrzymaniem, stosuje się zmiany i aktualizacje, aby zachować aktualność, zgodność i kompatybilność z innymi aktywami w miarę rozwoju środowiska IT.

5) Wycofanie/Usunięcie

Zasoby muszą zostać zlikwidowane po zakończeniu okresu użytkowania. Zanim jednak składnik aktywów zostanie wycofany z użytku i poddany cyklicznej likwidacji, należy zweryfikować jego miejsce w organizacji i zająć się nim tak, aby jego usunięcie nie spowodowało negatywnych skutków. HAM ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji o wymianie starej technologii, gdy osiągnie ona ten etap.

HAM vs. SAM

Zarówno HAM jak i SAM są podzbiorami IT Asset Management (ITAM). Podczas gdy HAM zajmuje się sprzętem, SAM zajmuje się konkretnie aplikacjami. Na przykład, zarządzanie zasobami oprogramowania (SAM) obejmuje całe oprogramowanie organizacji, zarówno wirtualne, jak i niewirtualne, w całym cyklu życia oprogramowania.

IT Asset Management (ITAM) i HAM

Zarządzanie aktywami IT (znane również jako ITAM) to szeroko pojęty proces rozliczania, wdrażania, utrzymywania, modernizacji i usuwania aktywów IT organizacji w całym cyklu życia. Podobnie jak bardziej specyficzny HAM, chodzi o śledzenie i utrzymywanie zapasów, aby zmaksymalizować ich wartość dla organizacji.

ITAM obejmuje wszystkie aktywa informatyczne, w tym sprzęt, systemy oprogramowania, aktywa w chmurze oraz informacje lub dane. Obejmuje on zarówno HAM jak i SAM.

Wyzwania związane z zarządzaniem zasobami sprzętowymi

Brak Organizacji

Największym wyzwaniem, na które odpowiada HAM, jest brak zorganizowanej inwentaryzacji zasobów sprzętowych. Bez inwentaryzacji organizacje nie wiedzą co istnieje w ich środowisku IT, kto jest odpowiedzialny za aktywa, ani jak są one utrzymywane. Niektóre organizacje próbują rozwiązać ten problem za pomocą prostych arkuszy kalkulacyjnych lub narzędzi domowej roboty, ale większość z nich uważa, że bardzo trudno jest prowadzić prawidłową dokumentację zarządzania aktywami bez specjalnie skonstruowanych rozwiązań.

Zmiana i Nieaktualność

Wszystkie aktywa IT mają określony czas życia i datę wygaśnięcia. Sprzęt z czasem staje się nadmiernie eksploatowany i zużywa się. Oprogramowanie wymaga aktualizacji do nowszych wersji.

Urządzenia muszą być wspierane, aktualizowane i wymieniane. Przy całym tym chaosie, zarządzanie aktywami może być wyzwaniem nawet przy użyciu odpowiednich narzędzi. Dlatego zaleca się, aby większe organizacje korzystały ze specjalnych narzędzi ITAM lub HAM, które mogą wykorzystywać automatyczne odkrywanie i cyfrowe przepływy pracy w celu uproszczenia procesu.

Słabe Planowanie Budżetu

Jeśli zespoły IT nie wiedzą, czym dysponują, trudno im się zorientować, co mogą wykorzystać, a co muszą kupić. Nawet dobry proces HAM nie pomoże, jeśli informatycy nie będą prowadzić odpowiedniej dokumentacji dotyczącej wykorzystania. Odpowiednie narzędzia pomogą Ci podejmować świadome decyzje dotyczące pozyskiwania nowych i wykorzystywania istniejących aktywów. Może również pomóc w eliminacji odpadów.

Ręczna Inwentaryzacja

MSP i zespoły IT stracą znaczne ilości cennego czasu na ręczne odkrywanie i inwentaryzację aktywów. W rzeczywistości ręczna inwentaryzacja i bieżące śledzenie są prawie niemożliwe dla dostawców usług IT, którzy są odpowiedzialni za długą listę zdalnych klientów. Jest to kolejny powód, aby używać specjalnych narzędzi dla HAM, które zmniejszają ryzyko poprzez umożliwienie automatycznego wykrywania sprzętu nawet w odległych sieciach.

Serwis i Wsparcie

Obsługa i wsparcie środowiska IT może być zniechęcające, gdy zespół IT lub MSP nie wie, jakie zasoby wchodzą w grę. Dzięki protokołom ITAM i HAM informacje o historii zasobu, jego konfiguracji i poprzednich problemach będą zawsze pod ręką. Dzięki tym danym dział obsługi nie będzie musiał poświęcać czasu na poszukiwania (lub zgadywanie) przy każdym wezwaniu serwisowym. Przyspiesza to czas rozwiązywania problemów i sprawia, że zespół IT jest bardziej wydajny i produktywny.

Zarządzanie i konserwacja od zamówienia do wycofania z eksploatacji

Zarządzanie aktywami sprzętowymi jest niezbędne w każdym biznesowym środowisku IT w dobie cyfrowej transformacji. HAM pomoże zespołom IT w ustanowieniu widoczności i kontroli nad sprzętem IT będącym pod ich opieką. Dzięki temu mogą łatwo zarządzać i utrzymywać wszystkie zasoby sprzętowe swoich klientów, od zakupu do wycofania z użytku.

Zarządzanie aktywami sprzętowymi pozwala również organizacjom na podejmowanie bardziej świadomych decyzji zakupowych poprzez powiązanie informacji finansowych i wykorzystania z aktywami oraz zapewnienie pełnej przejrzystości w zarządzaniu inwestycjami IT.

NinjaOne Zarządzanie Zasobami IT

Uzyskaj pełny i dokładny i wgląd w czasie rzeczywistym w zarządzane zasoby IT, aby zmniejszyć koszty, zwiększyć produktywność i poprawić bezpieczeństwo.

• Zautomatyzuj odkrywanie zasobów IT i zarządzanie nimi
• Działaj na podstawie informacji o zasobach IT, pozyskiwanych w czasie rzeczywistym
• Łatwe grupowanie, wyszukiwanie i zarządzanie aktywami
• Śledzenie zmian w zasobach i powiadamianie o nich
• Monitoruj oprogramowanie i zarządzaj nim na szeroką skalę

Więcej informacji