Quanto costa un software per l’IT Asset Management(ITAM)?

Non si può proteggere ciò che non si vede, non si può gestire ciò di cui non si conosce l’esistenza e non è possibile stabilire con precisione il budget per un’infrastruttura che esiste solo tra un foglio di calcolo obsoleto e una verifica contabile ricordata a metà. Questa è la realtà per la maggior parte dei team IT e di sicurezza.

Il software di IT Asset Management (ITAM) è stato creato proprio per colmare questa lacuna, offrendo alle organizzazioni una visione completa e aggiornata di ogni dispositivo hardware, licenza software, abbonamento SaaS e risorsa cloud presenti nel loro ambiente. Prima di poter elaborare il business case o emettere un ordine di acquisto è necessario rispondere a una domanda concreta: “Quanto costa un software ITAM?”

La risposta sincera è che dipende. I prezzi dei software ITAM variano in base a

• quanti beni gestisci,
• quali funzionalità e integrazioni ti servono,
• sia che si tratti di un’implementazione in locale o nel cloud, e
• come il fornitore organizza il proprio modello di licenze.

Questo articolo illustra in dettaglio tutto ciò che i responsabili degli acquisti nel settore IT e della sicurezza devono sapere per definire in modo oculato il budget destinato al software ITAM. Tratteremo le modalità di determinazione dei prezzi degli strumenti ITAM, i fattori chiave che determinano il costo totale di proprietà, quanto costa effettivamente alla tua organizzazione non disporre della soluzione adeguata e come valutare le opzioni disponibili in termini di software.

Come viene determinato il prezzo dei software ITAM?

I software ITAM non seguono un modello universale per la determinazione dei prezzi, questo rende il confronto tra i vari fornitori più complesso di quanto possa sembrare. Comprendere come i diversi fornitori strutturano i propri prezzi è il primo passo per definire un budget accurato ed evitare costi imprevisti in futuro.

Modelli comuni per determinare i prezzi in ambito ITAM

Per dispositivo/risorsa

Il modello di tariffazione per dispositivo o per asset è quello più diffuso sul mercato. Paghi un canone ricorrente (di solito mensile o annuale) per ogni endpoint gestito, che si tratti di un laptop, un server, una virtual machine o un dispositivo di rete. Questo modello si adatta in modo prevedibile alle dimensioni del tuo ambiente, il che rende più facile stimare i costi man mano che il numero dei tuoi asset aumenta.

Per utente/postazione

I costi di licenza, calcolati per utente o per postazione, si basano sul numero di amministratori IT o di utenti finali che hanno accesso alla piattaforma. Questo modello può rivelarsi vantaggioso per le organizzazioni che dispongono di un ampio parco dispositivi ma di team IT ridotti, anche se può diventare rapidamente oneroso man mano che si aggiungono tecnici o si estende l’accesso a soggetti non appartenenti al settore IT.

Basato su livelli o moduli

I modelli di tariffazione basati sui livelli o sui moduli sono comuni tra le piattaforme più grandi e ricche di funzionalità. I fornitori offrono un pacchetto base a un determinato prezzo e addebitano separatamente funzionalità quali la gestione delle licenze software, l’integrazione delle vulnerabilità o l’individuazione delle risorse nel cloud. Il prezzo base sembra allettante finché non inizi ad aggiungere i moduli di cui il tuo team ha bisogno.

Tariffa forfettaria

Le licenze a tariffa fissa o per sito sono meno diffuse, ma talvolta disponibili per gli acquirenti aziendali. In questo modello, paghi un canone fisso per un numero illimitato di risorse o utenti entro un ambito definito, il che può garantire un ottimo rapporto qualità-prezzo su larga scala, anche se in genere ciò richiede una negoziazione e un impegno iniziale significativo.

Prezzi di un software ITAM autonomo rispetto a quelli per una piattaforma integrata

Una delle decisioni più importanti che dovrai prendere in materia di prezzi è se acquistare uno strumento ITAM dedicato e autonomo oppure optare per una piattaforma di gestione IT più ampia che includa la gestione delle risorse tra le sue funzionalità.

Gli strumenti ITAM autonomi sono progettati appositamente per il monitoraggio delle risorse e la gestione del ciclo di vita. Offrono funzionalità avanzate in ambiti specifici come la gestione delle risorse software (SAM) o il monitoraggio del ciclo di vita dell’hardware, ma richiedono una licenza dedicata, l’implementazione e l’integrazione con il resto della tua infrastruttura IT. Ciò comporta costi aggiuntivi, non solo in termini di licenze, ma anche per il tempo necessario a integrare lo strumento con il tuo RMM, l’help desk e la piattaforma di patch management.

Le piattaforme integrate, al contrario, includono funzionalità ITAM insieme alla gestione degli endpoint, al monitoraggio, al patching e ad altre funzionalità, il tutto con un’unica licenza. Il costo per singola funzionalità può sembrare più elevato rispetto a quello di uno strumento autonomo, ma il costo totale di proprietà risulta spesso inferiore se tieni conto

• della riduzione dei costi di integrazione,
• di un minor numero di fornitori da gestire, e
• di un’unica fonte di riferimento per i dati relativi ai tuoi asset.

Cosa è incluso nel prezzo base del software ITAM e quali sono i costi aggiuntivi?

La maggior parte delle piattaforme ITAM pubblicizza un prezzo base che copre funzionalità come l’inventario hardware di base, l’individuazione delle risorse tramite agenti e una dashboard per la visualizzazione delle informazioni sulle risorse. Inoltre, ciò che è incluso e ciò che viene addebitato come opzionale varia a seconda dei fornitori.

Tra le funzionalità che solitamente sono disponibili solo con piani di livello superiore o a fronte di costi aggiuntivi figurano le seguenti:

• Rilevamento senza agenti e su tutta la rete, fondamentale per individuare dispositivi non gestiti o non autorizzati che gli agenti non riescono a raggiungere
• Gestione delle licenze software e monitoraggio della conformità, spesso offerte come modulo SAM separato
• Rilevamento delle risorse cloud per gli ambienti AWS, Azure o Google Cloud
• Individuazione delle applicazioni SaaS e ottimizzazione della spesa
• Reportistica avanzata e dashboard personalizzate, spesso riservate ai livelli aziendali
• Integrazioni con piattaforme di terze parti quali ServiceNow, Jira o Active Directory
• Garanzia e monitoraggio del ciclo di vita collegati ai feed di dati dei fornitori
• Controlli di accesso basati sui ruoli e supporto multi-tenant per MSP o enterprise di grandi dimensioni
• Normalizzazione dei dati basata sull’AI per nomi di software, modelli di hardware e nomi di fornitori

Prima di accettare il prezzo indicato da qualsiasi fornitore, confronta le funzionalità indispensabili con ciò che offre ciascuna fascia di prezzo e far confermare per iscritto l’ambito del servizio prima di firmare.

Da cosa dipende il costo dei software di IT Asset Management?

Una volta compreso come viene determinato il prezzo dei software ITAM, la domanda successiva è: cosa rende la tua implementazione specifica più o meno costosa? Diversi fattori determinano sia i costi delle licenze sia l’investimento operativo più ampio necessario per gestire in modo efficace uno strumento ITAM.

Dimensioni e diversità del tuo patrimonio

Il fattore che incide maggiormente sui costi è il volume di attività che gestisci. La maggior parte dei modelli di tariffazione per dispositivo varia in modo lineare in base al numero di risorse; pertanto, un ambiente più ampio comporta costi più elevati. Tuttavia, il numero di dispositivi in sé racconta solo una parte della storia; la diversità delle risorse è altrettanto importante.

Un ambiente composto da computer portatili, computer fissi e server è facile da gestire. Un ambiente che comprenda dispositivi mobili, endpoint IoT, virtual machine, infrastruttura di rete e risorse ospitate nel cloud è più complesso, e non tutte le piattaforme gestiscono allo stesso modo tutti i tipi di risorse. Le organizzazioni con ambienti eterogenei spesso si trovano a dover acquistare moduli o integrazioni aggiuntivi per ottenere una copertura completa o, peggio ancora, ad accettare la presenza di lacune nei dati relativi alle risorse, poiché il loro strumento non è stato progettato per quel livello di diversità.

La complessità della gestione delle licenze software

L’inventario dell’hardware è il punto di partenza della maggior parte dei programmi di IT Asset Management (ITAM), ma è nella gestione delle risorse software che i costi diventano davvero significativi. Tenere traccia delle licenze software in tuo possesso, del numero di quelle attive, verificare se disponi di un numero insufficiente o eccessivo di licenze e assicurarti di essere pronti per un’ispezione in qualsiasi momento è un’operazione più complessa rispetto alla semplice catalogazione dei dispositivi.

La complessità aumenta con il numero di applicazioni software in uso. Le organizzazioni che utilizzano una combinazione di licenze perpetue, contratti di abbonamento e software in pacchetti OEM di diversi fornitori si trovano ad affrontare una sfida di riconciliazione che i processi manuali non riescono a gestire. I fornitori che offrono funzionalità SAM solide, come la normalizzazione automatizzata dei nomi dei software e la documentazione delle tracce audit, generalmente fanno pagare di più per queste funzionalità, ma il costo di non averle tende a essere molto più alto quando arriva un audit da parte di un fornitore di software.

Livello di automazione

La percentuale di attività di individuazione delle risorse e di gestione dell’inventario svolte in modo automatizzato rispetto a quelle manuali ha un impatto diretto sia sui costi del software che sui costi del personale.

L’individuazione basata su agenti, in cui un software leggero installato su ciascun endpoint invia i dati relativi all’hardware e al software a una piattaforma centrale, garantisce un inventario più accurato e aggiornato con un intervento umano minimo. La funzionalità di rilevamento senza agenti estende questa funzionalità ai dispositivi di rete, alle risorse non gestite e ai sistemi in cui l’installazione di agenti non è praticabile.

Le organizzazioni che si affidano a processi di gestione delle scorte manuali tendono a sottovalutarne il costo effettivo. In particolare, le ore di lavoro del personale necessarie per svolgere verifiche manuali e tenere aggiornati i registri delle risorse rappresentano costi di manodopera effettivi che non figurano nella fattura del software, ma che devono essere inclusi in qualsiasi calcolo del costo totale di proprietà (TCO). Le piattaforme più automatizzate comportano costi di licenza più elevati, ma garantiscono un ritorno vantaggioso se misurato in relazione al tempo che consentono di risparmiare.

Requisiti di conformità e di revisione

I quadri normativi impongono alle organizzazioni, in modo esplicito o implicito, l’obbligo di conservare registrazioni accurate degli asset presenti nel proprio ambiente. Per le organizzazioni che operano nell’ambito di tali quadri normativi, l’ITAM rappresenta un obbligo di conformità e i requisiti funzionali che ne derivano determinano un aumento dei costi.

Alcuni dei quadri normativi che guidano gli investimenti nell’ITAM hanno registrato una crescita significativa. Oltre alle norme ISO 27001, SOC 2, HIPAA e CMMC, le organizzazioni devono ora fare i conti con quanto segue:

• NIS2 (Network and Information Security Directive 2) La direttiva UE, il cui termine di adeguamento è fissato a ottobre 2024 e la cui piena applicazione operativa è prevista entro ottobre 2026, impone ai soggetti “essenziali” e “importanti” di 18 settori di mantenere inventari delle risorse affidabili e aggiornati come base per la gestione dei rischi informatici.
• DORA (Digital Operational Resilience Act) Obbligatoria per tutti i servizi finanziari dell’UE a partire da gennaio 2025 e attualmente in fase di supervisione e verifica attiva, la normativa DORA richiede prove strutturate della governance delle risorse ICT, comprese le dipendenze da terze parti nel settore ICT.
• CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) Per le organizzazioni di grandi dimensioni con sede in UE, il monitoraggio accurato del ciclo di vita dell’hardware e della sua fine vita è sempre più legato agli obblighi di rendicontazione ESG previsti dalla CSRD.

La preparazione alla revisione contabile richiede competenze che vanno oltre la semplice gestione dell’inventario:

• cronologia dettagliata delle modifiche,
• controlli di accesso,
• monitoraggio dell’applicazione dei criteri, e
• la possibilità di generare report su richiesta.

Allo stesso modo, le organizzazioni con spese significative per il software sono esposte al rischio di verifiche delle licenze avviate dai fornitori. Il costo derivante dal non rispetto delle norme può superare di gran lunga quello del software ITAM che avrebbe permesso di evitarlo. Quando la conformità è una necessità piuttosto che un obiettivo, dovrebbe influenzare fin dall’inizio i requisiti funzionali e il budget.

Quanto costa gestire le risorse IT senza il software adeguato?

Quando valuti i software ITAM, è facile concentrarsi esclusivamente sul costo della soluzione. La domanda più importante è: quanto costa alla tua organizzazione non disporne di uno, oppure affidarsi a processi che richiedono un grande impiego di manodopera, come i fogli di calcolo e le verifiche manuali?

Secondo il rapporto di Flexera “2025 State of IT Asset Management”, le organizzazioni hanno stimato che il 25%-30% dei loro budget IT vieni sprecato a causa di strumenti ridondanti, licenze sottoutilizzate e mancanza di informazioni utili per prendere decisioni. A peggiorare la situazione, il 45% delle organizzazioni intervistate ha dichiarato di aver speso oltre 1 milione di dollari in audit dei fornitori di software negli ultimi tre anni.

Sul fronte della sicurezza, un sondaggio condotto da Trend Micro nel 2025 su oltre 2.000 dirigenti del settore della sicurezza informatica ha rilevato che quasi il 74% di essi aveva subito un incidente di sicurezza causato da risorse non gestite o sconosciute. Inoltre, il numero di questi dispositivi sta aumentando rapidamente con la diffusione dell’AI generativa e la crescita dei dispositivi IoT negli uffici e nelle abitazioni dei dipendenti.

Il costo nascosto dell’IT sommerso e delle spese eccessive per il software

Lo “Shadow IT” ovvero i dispositivi, le applicazioni e i servizi cloud che i dipendenti adottano senza l’approvazione o la supervisione formale del reparto IT, è una delle conseguenze più persistenti e costose della scarsa visibilità sulle risorse . Quando i team IT non hanno un quadro completo di ciò che è in esecuzione nel proprio ambiente, non sono in grado di gestirlo, proteggerlo né di renderne conto in modo accurato nei propri bilanci.

I software che si rinnovano automaticamente, le licenze inutilizzate e gli strumenti duplicati che proliferano nei vari reparti rappresentano costi che passano inosservati in assenza di un inventario centralizzato e costantemente aggiornato delle risorse che ne metta in evidenza l’esistenza.

Il monitoraggio manuale delle risorse e le sue implicazioni in materia di revisione contabile

Le organizzazioni che si affidano al monitoraggio manuale delle risorse si trovano ad affrontare un problema che si aggrava progressivamente: i dati sono sempre obsoleti e le lacune emergono sempre nel momento meno opportuno. Quando un fornitore di software richiede una verifica delle licenze, la corsa frenetica per allineare le licenze in proprio possesso con quelle effettivamente installate risulta dispendiosa, richiede molto tempo ed è costosa. Inoltre, al di là dell’esposizione finanziaria diretta, le ore di lavoro del personale dedicate alla preparazione delle verifiche contabili, all’analisi delle discrepanze e alla gestione dei fogli di calcolo rappresentano costi di manodopera effettivi.

Endpoint non gestiti e vulnerabilità di sicurezza

Dal punto di vista della sicurezza, ogni endpoint non gestito rappresenta un rischio sconosciuto. Le conseguenze si susseguono secondo una catena prevedibile:

Shadow IT → Risorse non gestite → Vulnerabilità non corrette → Rischio di violazioni

Le organizzazioni che adottano pratiche ITAM rigorose individuano e contengono gli incidenti di sicurezza più rapidamente, e la differenza di costo tra un contenimento rapido e uno lento è notevole. A questo proposito, è importante tenere presente che ogni dispositivo che non figura nell’inventario delle risorse è di fatto anche al di fuori dei controlli di sicurezza.

Come si calcola il costo totale di proprietà?

Per prendere una decisione di investimento oculata, gli acquirenti nel settore IT e della sicurezza devono guardare oltre il costo per dispositivo o per postazione e farsi un quadro completo di quanto costi, nel tempo, possedere e gestire una determinata soluzione. Il costo totale di proprietà (TCO) del software ITAM si suddivide in due categorie: i costi che figurano nelle fatture e quelli che non vi figurano.

Costi diretti

La componente più evidente del TCO è rappresentata dalle licenze, ovvero il canone di abbonamento ricorrente calcolato in base al modello di prezzo, al livello di servizio e al numero di risorse o di utenti scelti. Anche i costi di implementazione meritano un’attenzione particolare, soprattutto nel caso di piattaforme più complesse che richiedono la migrazione dei dati dai sistemi esistenti o attività di integrazione con il tuo help desk o con gli strumenti di sicurezza. Alcuni fornitori addebitano separatamente i costi relativi all’onboarding e ai servizi professionali; altri li includono nel contratto. In ogni caso, si tratta di un costo effettivo che dovrebbe essere considerato fin dall’inizio.

La gestione continua aggiunge un ulteriore livello di complessità. Anche le piattaforme ITAM ben progettate richiedono che qualcuno ne sia responsabile:

• gestione delle implementazioni degli agenti,
• gestione delle configurazioni di rilevamento,
• verifica delle posizioni relative alle licenze,
• la generazione di rapporti di conformità, e
• mantenere le integrazioni in buono stato man mano che il resto dello stack si evolve.

Più la piattaforma è snella e automatizzata, minore è la tendenza a far si che questo diventi un onere ricorrente, ma raramente è pari a zero e dovrebbe essere preso in considerazione in qualsiasi modello di TCO pluriennale.

Costi indiretti

I costi indiretti sono il punto in cui i calcoli del TCO spesso falliscono, poiché è facile trascurarli quando un fornitore propone una tariffa competitiva per singolo dispositivo.

Il tempo impiegato dal personale rappresenta il costo indiretto più consistente per la maggior parte delle organizzazioni. Ogni ora che un membro del team IT dedica all’aggiornamento manuale dei registri degli asset, alla verifica degli inventari software o alla preparazione della documentazione di audit è un’ora che non viene dedicata ad attività di maggior valore. A livello di team, quelle ore si accumulano rapidamente e rappresentano un costo del lavoro considerevole.

L’esecuzione di più strumenti non collegati tra loro aggrava ulteriormente il problema. Molte organizzazioni finiscono per adottare soluzioni separate per l’inventario hardware, la gestione delle licenze software, il monitoraggio degli endpoint e il patch management. Il lavoro di integrazione necessario per mantenere sincronizzati questi strumenti comporta costi elevati sia in fase di realizzazione che di manutenzione. Quando perdono la sincronizzazione, le lacune nei dati che ne derivano costituiscono dei punti ciechi che generano rischi di audit e vulnerabilità in materia di sicurezza.

In che modo il consolidamento e l’automazione riducono il TCO

La centralizzazione degli strumenti è uno dei modi più efficaci per ridurre il TCO relativo all’ITAM. Quando la gestione delle risorse è integrata nella stessa piattaforma che il tuo team utilizza per la gestione degli endpoint, il monitoraggio e il patching, ciò può comportare numerosi vantaggi:

• il sovraccarico dovuto all’integrazione scompare,
• i tuoi dati rimangono coerenti senza bisogno di una riconciliazione manuale, e
• il tuo team gestisce un unico rapporto con un fornitore anziché diversi.

L’automazione offre un ulteriore vantaggio. Il rilevamento basato su agenti elimina la necessità di verifiche manuali periodiche, mentre la riconciliazione automatizzata delle licenze mette in luce le lacune di conformità prima ancora che ciò avvenga in occasione di una verifica da parte del fornitore. Inoltre, la generazione automatizzata dei report riduce il tempo che il personale deve dedicare a soddisfare le richieste dei revisori o a rispondere alle richieste della dirigenza relative ai dati sulle risorse.

Quando valuti diverse soluzioni ITAM, la domanda giusta da porsi è: quale piattaforma garantisce il costo totale più basso, tenendo conto dei costi relativi alle licenze, all’implementazione, all’amministrazione, ai costi di integrazione e al tempo del personale non dedicato alle attività principali?

Come scegliere il software giusto di IT Asset Management

Una volta compreso chiaramente quanto costa un software ITAM (o la sua assenza), il passo successivo consiste nel valutare le opzioni disponibili in modo sistematico. Il mercato comprende strumenti ITAM appositamente progettati, piattaforme di gestione IT più ampie con funzionalità integrate di gestione delle risorse e tutte le soluzioni intermedie.

Lista di controllo per la valutazione dei fornitori di software ITAM

Non tutte le piattaforme ITAM offrono lo stesso livello di funzionalità; pertanto, nella valutare i fornitori, è opportuno dare priorità a questi aspetti:

• Accuratezza e copertura della scoperta. Valuta se la soluzione supporta sia il rilevamento basato su agenti che quello senza agenti, come gestisci i dispositivi che entrano ed escono dalla rete e se è in grado di rilevare le risorse ospitate nel cloud e l’infrastruttura di rete, non solo gli endpoint gestiti.
• Gestione delle licenze software. Verifica se la piattaforma è in grado di uniformare i nomi dei titoli software che seguono convenzioni di denominazione diverse, calcolare automaticamente lo stato delle licenze e segnalare eventuali eccedenze o carenze di licenze.
• Integrazioni. Valuta in che misura la piattaforma si integra con il resto del tuo stack: il tuo strumento ITSM, il CMDB, i servizi di directory, gli strumenti di sicurezza e i sistemi di approvvigionamento.
• Reportistica e visibilità. Verifica se le funzionalità di reporting della piattaforma soddisfano le tue esigenze: report di conformità per i revisori, report sul ciclo di vita per l’approvvigionamento, report sullo stato della sicurezza per il vostro team di sicurezza e dashboard esecutivi per la dirigenza.

Domande da porre ai fornitori di software ITAM

Le discussioni con i fornitori tendono a limitarsi alle caratteristiche del prodotto, a meno che non si spinga per approfondire gli aspetti commerciali specifici. Vale la pena porre esplicitamente queste domande:

• Cosa non è incluso nel prezzo base?
• Come varia il prezzo all’aumentare del numero dei nostri asset?
• Quali sono le condizioni di rinnovo?
• In cosa consiste, in realtà, l’implementazione?
• Come è strutturato il supporto?

Sviluppo del business case

Per ottenere il sostegno dei dirigenti è necessario tradurre le motivazioni tecniche in termini finanziari. Quantifica la tua esposizione al rischio derivante dagli audit dei software e dai rinnovi delle licenze non utilizzate. Inoltre, calcola le ore di lavoro del personale attualmente dedicate al monitoraggio manuale delle risorse e alla preparazione degli audit, espresse in termini di costo del lavoro a carico completo.

Inoltre, se stai utilizzando più strumenti non integrati tra loro, confrontate il costo complessivo dello status quo con quello di una piattaforma unificata. Ricorda che un business case ben strutturato presenta ai dirigenti una decisione volta alla riduzione dei costi e alla mitigazione dei rischi, con un ritorno sull’investimento chiaro e giustificabile.

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