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Spiegazione riguardo l’IT Asset Management e il suo ciclo di vita (ITAM)

Gestione risorse IT - NinjaOne

Gestione risorse IT - NinjaOne

In genere, l’obiettivo delle aziende è creare dei sistemi centralizzati per gestire le risorse IT, il che non include solo hardware, software, reti e infrastrutture, ma anche dati importanti. Spesso il controllo completo su un ambiente così complesso è difficile (se non impossibile) da ottenere, ma protocolli di gestione delle risorse adeguati possono aiutare le organizzazioni ad avvicinarsi a tale obiettivo. L’IT asset management semplifica la gestione dei budget, l’utilizzo di analisi, la protezione dei dati e l’ottimizzazione dell’ambiente IT.

In questo articolo analizzeremo gli aspetti più importanti della gestione delle risorse IT e i relativi concetti.

Questo articolo tratterà i seguenti argomenti:

  • Cos’è l’IT asset management (ITAM)?
  • Cos’è il ciclo di vita di una risorsa?
  • Le fasi del ciclo di vita di una risorsa
  • Perché la gestione del ciclo di vita delle risorse è importante?
  • Quali sono le procedure consigliate per l’ITAM e per la gestione del ciclo di vita delle risorse IT?

Cos’è il ciclo di vita di una risorsa? 

Il ciclo di vita di una risorsa IT è la serie progressiva di fasi coinvolte nella gestione della risorsa. Inizia con la pianificazione nel momento in cui i responsabili identificano la necessità della risorsa, proseguendo fino al termine della sua vita utile e alla rimozione della stessa dall’inventario. L’importanza di un determinato ciclo di vita delle risorse è determinata da fattori quali costo, criticità e affidabilità.

Il valore, l’utilizzo e lo stato delle risorse IT sono questioni importanti di tipo economico e operativo. Per questo motivo, quasi tutte le organizzazioni tengono in qualche modo traccia delle proprie risorse, anche se ciò significa utilizzare un processo informale o ad hoc. Oltre ai motivi logistici, la gestione delle risorse aiuta anche nella manutenzione e nel mantenimento continui di un ambiente IT. Se questi aspetti vengono trascurati, le organizzazioni avranno a che fare con guasti, tempi di inattività e sostituzioni di emergenza.

Sebbene ogni ciclo di vita abbia caratteristiche specifiche a seconda della risorsa, le fasi di cui si compone rimangono sempre le stesse. Per esempio, il ciclo di vita di un tablet è molto diverso da quello di un server, ma affronteranno comunque le stesse fasi, nello stesso ordine. Indipendentemente dalla risorsa, le considerazioni sul ciclo di vita sono sempre le stesse. 

Le fasi del ciclo di vita di un asset

Il ciclo di vita di ogni risorsa prevede quattro fasi:

1. Creazione/acquisizione

Il ciclo inizia qui, durante la prima fase, in cui viene identificata una necessità e si prendono decisioni sulla creazione o acquisizione della risorsa. A questo punto la risorsa viene selezionata, distribuita, configurata e inventariata accuratamente. Si tratta di un passaggio fondamentale, poiché gli errori possono portare a notevoli problemi in futuro. Se si sceglie la risorsa sbagliata, o se viene configurata in modo errato, è possibile che le fasi successive ne risentano e potrebbero volerci anni prima che la risorsa possa essere sostituita.

2. Utilizzo

Se tutto va come previsto, la fase dell’utilizzo è quella in cui la risorsa rimane più a lungo. Si tratta essenzialmente del momento in cui la risorsa viene utilizzata per lo scopo previsto e svolge la sua funzione. Da notare che alcuni uniranno la fase dell’utilizzo alla fase successiva, cioè quella della manutenzione. Dal punto di vista temporale è un’azione sensata, dato che la risorsa viene sottoposta a manutenzione durante il suo utilizzo, ma, se combinate, si rischia di confondere l’intento di queste due fasi.

3. Manutenzione

Nel contesto di un ciclo di vita, la manutenzione si riferisce a tutto il lavoro svolto su una risorsa durante la sua vita utile. Di solito, ciò significa manutenzione preventiva, proattiva, di emergenza e di altro tipo. Se il ciclo di vita viene gestito bene e la risorsa funziona come dovrebbe, è possibile pianificare la maggior parte della manutenzione.

4. Rinnovo/smaltimento

L’ultima fase del ciclo di vita di una risorsa denota la fine della sua vita utile. Questo è spesso il punto in cui si nota veramente il valore del processo di gestione del ciclo di vita, poiché i dati raccolti durante la vita della risorsa consentiranno alla leadership di prendere decisioni migliori in futuro.

Che cos’è l’IT Asset Management (ITAM)?

La gestione delle risorse IT, nota anche come ITAM, comprende strategie e procedure consigliate per la gestione e l’ottimizzazione di sistemi IT, hardware, processi e dati di un’organizzazione.

Nota: per risorsa IT si intende qualsiasi informazione, sistema, software o hardware di proprietà dell’organizzazione utilizzati nel corso del normale funzionamento.

Gran parte dell’ITAM è responsabile dell’implementazione, del monitoraggio e della manutenzione delle risorse IT. Ciò include valutare la disposizione di tali risorse e determinare se è necessario ottimizzarle, sostituirle o aggiornarle a una tecnologia più recente o più adatta. Sostanzialmente, la gestione delle risorse consiste nell’inventario e nel tracciamento di tutte queste risorse in modo che la leadership dell’organizzazione possa prendere decisioni strategiche su acquisti e spese per l’IT. 

Perché la gestione del ciclo di vita delle risorse IT è importante?

La gestione del ciclo di vita delle risorse IT non si limita semplicemente alla creazione di un inventario delle risorse. I veri vantaggi derivano dall’acquisizione continua dei dati delle risorse per ottimizzare i rendimenti, ridurre al minimo i rischi e aumentare il valore operativo. Utilizzando al meglio le risorse attuali, i responsabili IT possono evitare acquisti non necessari, ridurre le licenze software e i costi di supporto, eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza complessiva.

Inoltre, le corrette procedure ITAM (così come il software di gestione degli asset) possono aiutare le organizzazioni a evitare alcuni degli errori più comuni nella gestione degli asset IT. Se i processi non vengono implementati, le organizzazioni tendono a trascurare parti fondamentali del ciclo di vita, come la manutenzione proattiva, la configurazione iniziale e la pianificazione della fine dello stesso.

La gestione del ciclo di vita genera profitti elevati grazie all’alto costo degli errori che aiuta a evitare.

Come ulteriore conferma, l’IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) afferma che il valore a lungo termine delle procedure consigliate dell’ITAM è ben documentato e si può vedere in riduzione dei costi, migliore supporto per gli utenti finali, maggiore controllo delle risorse IT, comunicazioni semplificate, rischi ridotti nella governance, migliore conformità e sicurezza del software, maggiore supporto per la sicurezza e per la capacità di intervento in caso di disaster recovery e processo decisionale e budgeting strategici migliori.

Procedure consigliate per la gestione del ciclo di vita IT e per l’IT Asset Management

L’IAITAM definisce anche 12 aree chiave del processo (Key Process Areas, KPA) per l’ITAM, illustrate di seguito:

  • Processo del programma: la gestione delle risorse IT dovrebbe essere centralizzata e documentata durante tutte le fasi del ciclo di vita. È necessaria una documentazione cartacea in modo che le organizzazioni possano sviluppare strategie e supportare costantemente l’attività IT.
  • Gestione del programma: i programmi di gestione delle risorse dovrebbero essere ben organizzati e attenersi a tutte le procedure consigliate. Seguire una struttura prestabilita per questo processo aiuta a guidare le organizzazioni nella definizione di una strategia ITAM.
  • Gestione delle politiche: tutte le politiche devono essere documentate e applicate nell’iniziativa ITAM anche per le stesse risorse IT. È necessario che siano chiare e comprensibili per i dipendenti e per tutte le principali parti interessate, in modo da favorirne la conformità.
  • Gestione della comunicazione e dell’istruzione: è essenziale una cultura organizzativa che supporti l’istruzione, la consapevolezza e la formazione continue sulle politiche ITAM. Questa fase aiuterà la gestione del cambiamento man mano che il programma si sviluppa.
  • Gestione del progetto: la gestione delle risorse IT richiede una forte leadership per garantire che le iniziative siano organizzate ed efficienti. Una gestione dei progetti efficace può aiutare le organizzazioni a raccogliere le risorse necessarie per distribuire e mantenere le risorse IT.
  • Gestione della documentazione: la documentazione relativa alle risorse IT (prove di acquisto, licenze software, certificati di autenticità ecc.) deve essere organizzata e mantenuta per l’intero ciclo di vita delle risorse IT.
  • Gestione finanziaria: la gestione finanziaria delle risorse IT è fondamentale per ridurre le spese e gli sprechi. È importante concentrarsi su budget, riconciliazione delle risorse immobilizzate, storno di addebito, preparazione del controllo finanziario, riconciliazione delle fatture, previsioni e fatturazione.
  • Conformità e normative: le strategie ITAM dovrebbero concentrarsi sulla riduzione al minimo dei rischi e sulla preparazione dell’organizzazione per i controlli.
  • Gestione dei fornitori: i fornitori di terze parti sono fondamentali per l’ITAM. È necessario stabilire un protocollo di comunicazione e documentare tutte le comunicazioni con tali fornitori.
  • Gestione delle acquisizioni: è consigliabile raccogliere i requisiti per le risorse IT all’inizio della prima fase del loro ciclo di vita, prima che vengano acquisite o distribuite e instaurare una chiara comprensione di tutti gli standard, le politiche e i processi del ciclo di vita delle proprie risorse IT.
  • Identificazione delle risorse: ogni singola risorsa IT deve essere identificata e inventariata in modo da semplificarne l’individuazione e l’indirizzamento.
  • Gestione dello smaltimento: la maggior parte delle risorse IT, a un certo punto, avrà bisogno di una “strategia di uscita”. È necessario pianificare il modo in cui smaltire queste risorse alla fine del loro ciclo di vita, comprese le eventuali sostituzioni necessarie.

Conclusioni

I cicli di vita delle risorse interessano ogni area dell’azienda, non solo il dipartimento IT. Le risorse fondamentali per le operazioni svolgono un ruolo importante a partire dal momento in cui vengono acquisite fino al momento dello smaltimento.

Se selezionate, configurate e gestite in modo adeguato, le risorse IT possono portare un ritorno sull’investimento ancora maggiore riducendo al minimo i problemi imprevisti. Se non si presta la dovuta attenzione alle fasi del ciclo di vita, queste risorse possono influenzare negativamente le risorse e i dipendenti aziendali.

Se un’organizzazione è veramente interessata a implementare una soluzione di IT Asset Management – come probabilmente dovrebbe essere, la comprensione dei cicli di vita degli asset sarà parte integrante di una strategia di manutenzione preventiva, oltre che della pianificazione e del budget futuo.

La gestione del ciclo di vita delle risorse può essere uno strumento straordinario per aumentare il potenziale di profitto, la durata delle risorse, la produttività totale, la soddisfazione dei lavoratori e tanto altro, purché vengano osservate le procedure consigliate.

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