La comunicazione con i clienti svolge un ruolo fondamentale per il successo di un MSP. L’abilità tecnica può farti guadagnare nuovi clienti, ma una comunicazione chiara e tempestiva è ciò che trasforma questi rapporti iniziali in partnership a lungo termine.
Una comunicazione efficace rafforza il valore dei tuoi servizi gestiti e crea fiducia, il fondamento di ogni relazione di successo.
Tuttavia, se pensi che la conduzione di revisioni aziendali trimestrali (QBR) sia sufficiente per costruire relazioni a lungo termine con i clienti, ti sbagli.
Sebbene queste riunioni siano essenziali per la pianificazione strategica, richiedono una preparazione intensiva e sono troppo poco frequenti per affrontare potenziali questioni ad alto rischio o sfide quotidiane.
Per ovviare a questa lacuna, è necessario eseguire check-in mensili con i clienti del tuo MSP. Questi incontri leggeri e ad alta frequenza mantengono lo slancio e mostrano ai clienti che sei proattivo nell’aiutarli ad avere successo.
Oggi ti guideremo nell’esecuzione dei check-in mensili dei clienti senza un rapporto QBR approfondito.
Mantenere i clienti impegnati: Guida all’esecuzione di efficaci check-in mensili tra MSP e clienti
Sebbene i check-in mensili tra MSP e cliente siano più brevi dei QBR, richiedono comunque una struttura. In questo modo, puoi fare in modo che queste riunioni siano mirate, efficienti e preziose per gli stakeholder.
Questi sono i tre componenti fondamentali di cui avrai bisogno per gestire una riunione mensile efficace con i clienti del tuo MSP:
Ordine del giorno della riunione
Innanzitutto, è necessario un programma. Questo sarà la base dei tuoi check-in mensili, ti aiuterà a mantenere la conversazione entro una finestra di 25-30 minuti.
Di seguito è riportato un modello di ordine del giorno consigliato, suddiviso in cinque segmenti cruciali:
Segmento | Durata | Istantanea dei contenuti |
| Panoramica operativa | 5 minuti |
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| Sicurezza e manutenzione | 5 minuti |
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| Progetto | 5 minuti |
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| Feedback e priorità | 5-10 minuti |
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| Conclusione | 2-3 minuti |
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Ausili e strumenti visivi
Oltre a un’agenda, sono necessari anche supporti visivi e strumenti di reporting. Questi sono i materiali di supporto che daranno vita alla tua agenda.
Ti aiuterà a trasformare i dati grezzi in report digeribili che i tuoi clienti potranno utilizzare per prendere decisioni informate sulla loro infrastruttura.
Il primo aiuto visivo di cui avrai bisogno è una pagina riassuntiva. Questo documento riassume le principali metriche di integrità del sistema, come la percentuale di tempo di attività, il volume dei ticket e la conformità delle patch, in un formato pulito e di facile lettura.
Successivamente, avrai bisogno di un mini grafico di tendenza per aggiungere un contesto ai numeri presentati nella tua pagina riassuntiva. I grafici visualizzano i modelli nel tempo. Aiutano i clienti a capire se la situazione sta migliorando o diminuendo.
Infine, puoi ottimizzare il flusso di lavoro utilizzando gli strumenti di RMM come NinjaOne per automatizzare la reportistica.
Invece di usare script personalizzati, puoi usare le funzionalità di automazione di NinjaOne per generare rapporti chiave per i tuoi check-in mensili. Tra questi:
- Rapporti sulla conformità delle patch: Identifica quali dispositivi sono aggiornati, evidenzia gli aggiornamenti critici mancanti e tiene traccia delle tendenze di conformità nel tempo.
- Rapporti sullo stato di integrità del backup: Visualizza le percentuali di successo/fallimento dei backup, le date dell’ultimo backup riuscito per dispositivo/gruppo e le tendenze per garantire la protezione dei dati.
- Report di panoramica su ticketing e operatività: Riassume il volume dei ticket, i tempi di risoluzione, la conformità agli SLA e tutti i ticket ad alta priorità o in ritardo.
Puoi inserire questi report direttamente nelle istantanee di una pagina e nei dashboard dei clienti, oppure allegarli alle e-mail di follow-up per rendere i check-in mensili più orientati ai dati.
Ma soprattutto, NinjaOne consente di personalizzare e programmare la generazione dei report per un’esperienza senza soluzione di continuità.
Governance e allineamento strategico
La governance e l’allineamento strategico garantiscono che i check-in mensili portino all’azione. È qui che si trasformano le intuizioni delle riunioni in attività che vengono monitorate nel tempo.
In genere si tratta di:
- Convertire automaticamente i risultati delle riunioni in attività e integrarli nel tuo flusso di lavoro PSA.
- Esaminare mensilmente le metriche chiave per individuare le tendenze e determinare i passi successivi.
- Compilare le informazioni ricavate dai check-in mensili nel prossimo rapporto QBR.
Questo meccanismo di follow-up rassicura i clienti sul fatto che prendi sul serio le loro preoccupazioni e agisci di conseguenza. Ma soprattutto, crea fiducia, rafforza la responsabilità e posiziona il tuo MSP come un partner commerciale dedicato, non solo come un altro fornitore di servizi.
Le best practice per un efficace check-in mensile tra MSP e clienti
Ecco alcuni passaggi aggiuntivi su come rendere significativi i tuoi check-in mensili con i clienti MSP:
Utilizza un modello di agenda coerente per semplificare la preparazione
Per facilitare la preparazione dei check-in mensili, crea un modello di agenda standardizzato nel tuo PSA o sistema di documentazione. In questo modo, non perderai argomenti o segmenti critici durante le riunioni.
Condividi i rapporti con 24 ore di anticipo per stabilire discussioni produttive
L’invio dei report prima della riunione consente al cliente di esaminare i dati e preparare le domande in anticipo. Questo ti aiuterà a creare discussioni significative e produttive durante il check-in.
Alterna i partecipanti al check-in mensile per aumentare la partecipazione dell’organizzazione
Dovresti invitare diversi membri ai check-in mensili. Ad esempio, porta il tuo project manager alla prima sessione e il tuo account manager alla successiva.
Questo approccio aiuta ad approfondire le conversazioni e dimostra al cliente che tutti i membri del team partecipano attivamente al progetto.
Evidenziare i successi e segnalare tempestivamente i problemi minori
Inizia le riunioni con una nota positiva, celebrando prima i successi recenti e discutendo poi i potenziali problemi ad alto rischio.
Invia un’e-mail di riepilogo post-riunione per garantire chiarezza e responsabilità
Invia un’e-mail di follow-up che riassuma i punti chiave della riunione, i punti d’azione e i passi successivi per fare in modo che tutti siano allineati. Puoi anche utilizzare questa e-mail come riferimento per il tuo prossimo check-in.
💡 Suggerimento: Dividi l’e-mail in sezioni come “Cosa abbiamo trattato”, “Punti d’azione” e “Prossimo check-in”, in modo che i clienti possano scorrerne facilmente il contenuto.
Perché i check-up mensili dei clienti MSP sono importanti
Le riunioni mensili con i clienti sono fondamentali per il successo del tuo MSP perché:
I check-in impediscono l’accumularsi di piccoli problemi
I check-in mensili aiutano a risolvere in modo proattivo i problemi minori prima che diventino gravi, riducendo i tempi di inattività e il rischio di escalation di emergenza.
I check-in mantengono i clienti impegnati
Mantenere una cadenza regolare con i clienti li mantiene impegnati. Ma soprattutto, li fa sentire più supportati.
I check-in rafforzano continuamente il valore dei tuoi servizi
Invece di aspettare i QBR per mostrare il tuo lavoro, i check-in mensili ti permettono di evidenziare le vittorie e i progressi che avvengono in tempo reale.
Che si tratti di tempi migliori di risoluzione dei ticket o di patch di successo, ti offre l’opportunità di mostrare continuamente il valore dei tuoi servizi.
In che modo NinjaOne aiuta gli MSP a eseguire controlli mensili di impatto sui clienti
NinjaOne consente agli MSP di organizzare riunioni mensili con i clienti che offrono un valore reale:
- Pianificazione di check-in mensili ricorrenti tramite attività di NinjaOne
- Inclusione di widget KPI (ad esempio, tempo di utilizzo e tasso di patch) direttamente nelle dashboard dei clienti
- Invio di riepiloghi di follow-up tramite NinjaOne dopo ogni check-in
- Utilizzo di tag per monitorare la partecipazione o lo stato di completamento
- Automatizzazione dei promemoria per i prossimi check-in in base alle scadenze delle attività
Con l’aiuto di NinjaOne, puoi essere sicuro che ogni interazione con i clienti sia tempestiva, chiara e d’impatto.
Costruisci partnership durature attraverso check-in mensili con i clienti del tuo MSP
Le relazioni durature con i clienti non si costruiscono in grandi riunioni occasionali come i QBR, ma in conversazioni costanti e d’impatto. I check-in mensili con i clienti consentono di affrontare tempestivamente le sfide quotidiane e di evidenziare costantemente il valore dei servizi gestiti.
Se fatti bene, questi punti di contatto possono aiutarti a posizionare il tuo MSP come un partner fidato e sinceramente investito nel successo dei tuoi clienti.
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