Come prevenire lo spreco di licenze Microsoft 365 con analitiche di utilizzo e automazione

Lo spreco di licenze è un problema diffuso negli ambienti Microsoft 365. Le PMI e i clienti gestiti dagli MSP con una base di utenti in continuo cambiamento perdono miliardi di dollari ogni anno a causa di licenze inutilizzate o sfruttate solo in parte.

La buona notizia è che si tratta di un problema ampiamente prevenibile. Microsoft 365 include strumenti e API che le organizzazioni possono usare per analizzare e ottimizzare l’utilizzo delle licenze. Il vero risparmio, però, nasce dall’ottimizzazione.

Questa guida spiega come evitare lo spreco di licenze Microsoft 365 grazie alle analitiche di utilizzo e all’automazione. Continua a leggere per scoprire anche quali sono le cause più comuni dello spreco di licenze.

Come prevenire lo spreco di licenze Microsoft 365 con analitiche di utilizzo e automazione

Prerequisiti:

• Accesso all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o a Microsoft Entra ID: per gestire le licenze e consultare i report ti serve l’accesso all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 oppure al portale Microsoft Entra ID.
• Ruolo di amministratore globale o amministratore delle licenze: devi essere amministratore globale o amministratore delle licenze. In caso contrario non potrai configurare né visualizzare i dati di accesso.
• Modulo PowerShell: devi installare e configurare l’SDK PowerShell di Microsoft Graph.
• Microsoft Entra ID – log di accesso e report sull’utilizzo: devi assicurarti che i log di accesso e il reporting sull’utilizzo siano abilitati in Microsoft Entra ID.
• Integrazione con Intune o Microsoft Endpoint Manager: è consigliabile integrare Microsoft Intune o Microsoft Endpoint Manager per monitorare l’attività a livello di dispositivo.

Strategie di implementazione consigliate:

Fai clic per scegliere un metodo	Ideale per i singoli utenti	Ideale per le aziende enterprise
Metodo 1: individuare gli utenti inattivi con i report sull’utilizzo di Microsoft 365		✓
Metodo 2: verificare l’utilizzo delle licenze con PowerShell		✓
Metodo 3: usare le licenze basate sui gruppi e i gruppi dinamici		✓
Metodo 4: usare il criterio di gruppo per far rispettare le regole di utilizzo	✓
Metodo 5: usare CMD per verificare le licenze degli utenti locali	✓

È disponibile anche la versione video di Come prevenire lo spreco di licenze Microsoft 365 con analitiche di utilizzo e automazione.

Metodo 1: individuare gli utenti inattivi con i report sull’utilizzo di Microsoft 365

Situazione d’uso: vuoi ottimizzare l’utilizzo delle licenze nella tua organizzazione individuando gli utenti che non hanno usato alcun servizio Microsoft 365 negli ultimi 90 giorni.

1. Accedi all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365
2. Vai su Report > Utilizzo > Utenti attivi – Servizi Microsoft 365.
3. Imposta il periodo su Ultimi 30/90 giorni.
4. Filtra per attività (ad esempio Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer).
5. Esporta i dati in CSV per analizzarli offline.
6. Individua quali utenti non hanno alcuna attività registrata nei servizi indicati sopra.

Suggerimento: puoi pianificare i report e integrarli in Power BI.

Metodo 2: individuare gli utenti inattivi con Microsoft Graph

Situazione d’uso: vuoi individuare gli account utente che non hanno effettuato un accesso riuscito per un determinato periodo ed esaminarli per un’eventuale pulizia delle licenze.

Passaggio 1: connettersi a Microsoft Graph

Connect-MgGraph -Scopes "AuditLog.Read.All",”Directory.Read.All”

Passaggio 2: trovare gli utenti senza accessi riusciti negli ultimi 60 giorni

$cutoff = (Get-Date).AddDays(-60)
Get-MgUser -All -Property DisplayName,UserPrincipalName,SignInActivity |
Where-Object {
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -and
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime -lt $cutoff
} |
Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,
@{Name="LastSuccessfulSignIn";Expression={
$_.SignInActivity.LastSuccessfulSignInDateTime
}}

Questo script si limita a leggere e riportare informazioni. Non disabilita account e non rimuove licenze.

Passaggio 3: rimuovere o declassare la licenza a livello di codice

Update-MgUserLicense -UserId [email protected] -RemoveLicenses @("tenantname:LICENSE_SKU")

Metodo 3: usare le licenze basate sui gruppi e i gruppi dinamici

Situazione d’uso: vuoi automatizzare la riassegnazione delle licenze ogni volta che un dipendente cambia ruolo. Questo metodo aiuta a ridurre gli errori umani nella gestione delle licenze e garantisce che le licenze siano allineate ai ruoli giusti all’interno dell’organizzazione.

1. Nell’interfaccia di amministrazione di Entra > Gruppi, crea un gruppo dinamico di Azure AD.
   1. Regola di appartenenza: user.accountEnabled -eq true and user.department -eq "Sales"
2. Assegna le licenze a livello di gruppo.
3. Rimuovi le assegnazioni manuali di licenze dagli utenti.

Metodo 4: usare il criterio di gruppo per far rispettare le regole di utilizzo

Situazione d’uso: questo metodo impedisce l’uso di Office sulle macchine condivise senza un accesso valido. Aiuta a mantenere la conformità delle licenze su RDS, VDI e ambienti condivisi simili.

1. Vai su: Configurazione utente > Modelli amministrativi > Microsoft Office 2016 > Impostazioni licenza.
2. Abilita Disabilita l’attivazione di Office se non è disponibile alcuna licenza utente.
3. Abilita Non visualizzare l’interfaccia utente della prima esecuzione di Office.

Metodo 5: usare CMD per verificare le licenze degli utenti locali

Situazione d’uso: vuoi verificare manualmente lo stato della licenza di Office su un dispositivo durante la risoluzione dei problemi da remoto.

A. Esegui la diagnostica delle licenze di Office:

cd C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list

B. Se le app Microsoft 365 sono installate nella directory dei programmi a 32 bit, usa:

cd "C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16" .\vnextdiag.ps1 -action list
Suggerimento: puoi usare questi comandi negli script di accesso per segnalare o bloccare le istanze di Office prive di licenza.

Aspetti a cui prestare attenzione

Tieni presenti queste insidie mentre segui la guida:

Rischi	Possibili conseguenze	Come rimediare
Automatizzare la rimozione delle licenze senza gestione delle eccezioni né registrazione delle attività.	Utenti critici, come dirigenti e account di servizio, potrebbero perdere l’accesso all’improvviso.	Aggiungi filtri per le eccezioni e registra tutte le azioni.
Configurare male le regole dei gruppi dinamici.	Alcuni utenti potrebbero restare esclusi dai gruppi di licenze e perdere l’accesso ad app essenziali.	Controlla le regole dei gruppi prima di applicare qualsiasi modifica.
Applicare modifiche al registro di sistema senza verificare lo stato della licenza.	Gli utenti con licenza potrebbero non riuscire più a usare le applicazioni Office sui loro dispositivi.	Verifica lo stato della licenza prima di apportare modifiche al registro di sistema e tieni pronto uno script di rollback. Ricordati di eseguire il backup del registro di sistema.
Distribuire i GPO senza averli testati su un gruppo pilota.	L’attivazione di Office potrebbe essere bloccata per tutti gli utenti, compresi quelli con licenza.	Testa i GPO in una UO controllata prima di distribuirli. Documenta le modifiche ai GPO e tieni traccia delle versioni per semplificare il rollback.

Guida alla risoluzione dei problemi nella gestione delle licenze Microsoft 365

• La licenza non viene rimossa: se negli script inserisci un nome SKU di Microsoft 365 errato, la rimozione della licenza può fallire senza alcun messaggio. Assicurati di digitare il nome dello SKU esattamente come appare nel tuo tenant.
• Ritardi nei report sull’utilizzo: i ritardi nei report su accessi e utilizzo dei servizi di Microsoft 365 sono normali. In genere vanno dalle 24 alle 72 ore, quindi devi verificare che i dati abbiano almeno 3 giorni prima di applicare qualsiasi modifica.
• Errori dell’API Graph: permessi o ruoli mancanti possono far fallire le richieste all’API Graph. Prima di eseguire l’applicazione, assicurati che siano stati concessi tutti gli ambiti necessari e che l’utente abbia il ruolo appropriato.
• Output di CMD non valido: eseguire script CMD senza privilegi di amministratore può produrre un output incompleto o fuorviante. Per evitarlo, esegui sempre gli script PowerShell o CMD come amministratore.

Altri consigli per prevenire lo spreco di licenze Microsoft 365

Ecco alcune azioni aggiuntive che puoi intraprendere per evitare lo spreco di licenze nella tua organizzazione.

Sfrutta al meglio gli avvisi sulle licenze

È facile perdere il conto di quante licenze ha la tua organizzazione. Proprio per questo ti consigliamo di configurare degli avvisi che ti segnalino quando l’utilizzo delle licenze si avvicina alle soglie impostate o le supera.

Recupera o elimina le caselle di posta orfane

In alcuni casi la casella di posta di un utente resta attiva anche dopo che la persona ha lasciato l’azienda. Queste caselle orfane possono occupare spazio e risorse in misura considerevole, quindi è importante individuarle il prima possibile.

Per trovarle puoi usare il comando PowerShell Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly . A quel punto decidi se recuperarle o eliminarle definitivamente.

Confronta i tipi di licenza con l’utilizzo reale

Un altro ottimo modo per prevenire lo spreco di licenze è confrontare i tipi di licenza con l’utilizzo reale. Non tutti hanno bisogno di una licenza premium, quindi conviene verificare chi ha davvero bisogno delle caratteristiche avanzate e chi no.

Puoi usare strumenti come Power BI per mappare quali profili a basso utilizzo hanno SKU costosi e intervenire di conseguenza.

Controlla i piani di servizio

Valuta la possibilità di disabilitare i piani di servizio che la tua organizzazione usa raramente.

Microsoft 365 include in genere servizi come Yammer, Stream e Sway, che non sono molto utilizzati. Se la tua organizzazione non ne ha bisogno, disabilitali in blocco.

Quali sono le cause dello spreco di licenze?

I fattori possono essere diversi, ma i più comuni sono questi:

Utenti inattivi che mantengono una licenza

Si tratta di utenti che non hanno mostrato alcuna attività negli ultimi 30 giorni, perché sono usciti dall’azienda o hanno cambiato ruolo. Le licenze assegnate a questi utenti continueranno a generare costi finché non le recuperi.

Account duplicati o disabilitati che trattengono le licenze

Questi account sono frequenti negli ambienti ibridi e in genere derivano da problemi di migrazione.

Licenze costose usate per carichi di lavoro di base

Sono licenze premium assegnate a utenti che non hanno bisogno di caratteristiche avanzate. Per esempio, non è sensato assegnare una licenza E5 a un dipendente che usa solo occasionalmente Outlook e Teams.

I servizi NinjaOne per ottimizzare davvero le licenze Microsoft 365

NinjaOne aggiunge un ulteriore livello di automazione e visibilità per l’ottimizzazione delle licenze Microsoft 365.

Servizio NinjaOne	Di cosa si tratta	Come ti aiuta
Automazione degli script PowerShell	Automatizza e pianifica le attività ricorrenti, come il recupero delle licenze, nei tenant dei clienti.	Fa risparmiare tempo e garantisce coerenza tra più clienti.
Report personalizzati	Monitora la corrispondenza tra licenze e utilizzo a livello di endpoint e di utente.	Aiuta a individuare le licenze sottoutilizzate e permette agli MSP di riallocare le risorse.
Avvisi	Avvisa gli MSP quando vengono rilevati utenti inattivi o quando i pool di licenze sono sovradimensionati.	Consente una gestione e un’ottimizzazione proattive delle licenze.
Azioni di autoriparazione	Revoca o declassa automaticamente le licenze degli utenti inattivi.	Elimina la necessità di interventi manuali e riduce lo spreco di licenze automatizzando le azioni correttive.
Dashboard multi-tenant	Centralizza le analitiche di utilizzo delle licenze di più clienti PMI.	Offre agli MSP una visione unificata di tutte le licenze in uso nei diversi tenant.

Questi servizi permettono agli MSP di trasformare le analitiche sulle licenze in strategie concrete e applicabili.

Riduci la spesa per le licenze Microsoft 365 con analitiche di utilizzo e automazione

Le analitiche di utilizzo e le automazioni sono i due strumenti principali di cui la tua organizzazione ha bisogno per prevenire davvero lo spreco di licenze.

Le analitiche forniscono le informazioni necessarie per ottimizzare la spesa per le licenze. Danno al tuo team un quadro chiaro di quali licenze sono attive, quali sono sottoutilizzate e quali sono del tutto sprecate.

L’automazione, dal canto suo, semplifica il riallineamento, la rimozione e il monitoraggio di tutte le licenze nei vari tenant.

Insieme, permettono alla tua organizzazione di tagliare i costi inutili e di restare flessibile man mano che i tenant crescono.

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