Come eseguire una verifica leggera delle risorse Microsoft 365 inutilizzate

Gli ambienti Microsoft 365 (M365) tendono ad accumulare risorse inutilizzate nel tempo, con un conseguente aumento di costi e complessità, soprattutto nelle piccole e medie imprese. Per i managed service provider (MSP) che vogliono risparmiare e semplificare gli ambienti dei clienti, è fondamentale effettuare verifiche periodiche, anche senza ricorrere a costosi strumenti di audit di conformità. Da quando Microsoft ha rinominato Office 365 in Microsoft 365, controllare i componenti di Office 365 significa ottimizzare direttamente l’intero ecosistema M365.

Continua a leggere per scoprire come eseguire un audit delle licenze Office 365, delle caselle di posta e delle altre risorse con un framework semplice.

Per una panoramica visiva rapida, guarda la nostra video guida Come eseguire una verifica leggera delle risorse Microsoft 365 inutilizzate

I passaggi per verificare le risorse M365 inutilizzate

Gli MSP dovrebbero seguire un framework chiaro quando avviano un processo di ottimizzazione delle licenze M365, in modo da valutare tutte le aree critiche senza un impegno eccessivo. Suddividi la verifica in passaggi che contribuiscano direttamente al risparmio sui costi, all’efficienza operativa e a una maggiore sicurezza.

📌 Prerequisiti:

• Accesso all’interfaccia di amministrazione di M365 e a PowerShell
• Informazioni sulle licenze e sulla fatturazione del cliente
• Un modello di report di base (ad esempio Excel, Power BI o NinjaOne Documentation)
• Conoscenza del contesto di business del cliente (account stagionali, caselle di posta condivise, esigenze di conformità)

Passaggio 1: analizza licenze e account utente

Valutare l’utilizzo delle licenze è una delle fasi più importanti del processo: le licenze rappresentano una delle voci di costo ricorrente più alte per i clienti e le assegnazioni inutilizzate diventano rapidamente onerose. Devi confrontare in modo sistematico gli utenti attivi con le licenze assegnate per individuare le licenze Office 365 inutilizzate e cogliere opportunità di risparmio immediate.

(A) Verifica gli account inattivi o disabilitati che occupano ancora una licenza

• Cerca gli account di dipendenti che hanno lasciato l’azienda e che non sono stati rimossi.
• Decidi se convertirli in caselle di posta condivise gratuite o se mantenere una licenza a pagamento.

(B) Confronta gli utenti attivi con le licenze assegnate

• Incrocia l’elenco dei dipendenti con gli utenti attivi in M365.
• Presta particolare attenzione a collaboratori esterni, tirocinanti o lavoratori stagionali che potrebbero non aver più bisogno dell’accesso.

(C) Individua le opportunità di downgrade o riassegnazione delle licenze

• Verifica se agli utenti sono assegnate licenze premium (ad esempio E3/E5) senza che utilizzino le funzionalità avanzate.
• Se opportuno, consiglia il passaggio a un piano di licenza meno costoso.

Risultato

Un riepilogo dell’utilizzo delle licenze che mostri:

• Licenze acquistate rispetto a quelle assegnate
• Numero di licenze inutilizzate o recuperabili
• Risparmio potenziale (ad esempio, “Recuperare 5 licenze E3 fa risparmiare 900 $ all’anno”)

Passaggio 2: controlla caselle di posta inattive e account condivisi

Le caselle di posta non gestite – come quelle personali di ex dipendenti o gli account condivisi e basati su ruolo ormai in disuso – consumano risorse in silenzio e aumentano il rischio per la sicurezza. Una verifica leggera consente agli MSP di segnalare questi account e rimuovere le licenze inutilizzate in M365.

(A) Controlla l’ultimo accesso

• Usa PowerShell o i report dell’interfaccia di amministrazione di M365 per individuare le caselle di posta senza accessi recenti (ad esempio, oltre 90 giorni).
• Conferma con il cliente se questi account devono restare attivi oppure possono essere chiusi, convertiti o archiviati.

(B) Esamina gli account condivisi e basati su ruolo

• Verifica se le caselle di posta condivise (ad esempio sales@, hr@) sono ancora in uso.
• Se sono inattive ma occupano ancora una licenza, valuta la conversione in una casella di posta condivisa gratuita.

(C) Individua le caselle di posta degli utenti disabilitati

• Alcuni account disabilitati possono avere ancora una casella di posta con licenza associata.
• Assicurati che le policy di conservazione o di conformità vengano rispettate e riclassifica queste caselle di posta di conseguenza.

Risultato

Un report sull’attività delle caselle di posta che documenti:

• Le caselle di posta inattive e la data dell’ultimo accesso
• Gli account condivisi o basati su ruolo non più utilizzati
• Le azioni consigliate (chiusura, conversione in casella condivisa o mantenimento per conformità)
• Il risparmio potenziale sulle licenze delle caselle di posta non necessarie

Passaggio 3: verifica l’utilizzo di Teams e SharePoint

I team inattivi o i siti SharePoint abbandonati creano disordine e complicano governance e sicurezza. La verifica serve a capire quando gli strumenti di collaborazione non svolgono più la loro funzione e a consigliare la pulizia o l’archiviazione delle risorse obsolete.

(A) Esporta i report di utilizzo dall’interfaccia di amministrazione di M365

Genera report sull’attività di Teams e SharePoint degli ultimi 90 giorni e cerca siti o canali con interazione scarsa o nulla.

(B) Individua i team inattivi

Segnala i team senza attività di chat, caricamenti di file o riunioni, poi valuta con gli stakeholder se archiviarli, consolidarli o eliminarli.

(C) Esamina i siti SharePoint e OneDrive

Cerca i siti senza attività recenti sui file o senza collaborazione, oltre ai contenuti abbandonati che potrebbero contenere ancora informazioni sensibili.

(D) Valuta le policy di governance

Verifica se il cliente dispone di una policy per la creazione, la revisione e l’archiviazione dei team o dei siti SharePoint. In caso contrario, consiglia misure di governance leggere (ad esempio revisioni annuali) per evitare che la proliferazione si ripresenti.

Risultato

Un inventario dell’utilizzo degli strumenti di collaborazione con:

• Un elenco dei team inattivi con le azioni consigliate (archiviazione, consolidamento, eliminazione)
• I siti SharePoint o OneDrive senza attività da oltre 90 giorni
• Note sugli aspetti di governance o di conformità

Passaggio 4: documenta i risultati in linguaggio di business

Ora che hai i report tecnici, devi tradurli in un linguaggio di business chiaro, comprensibile ai vertici dell’organizzazione. L’obiettivo è mostrare perché la verifica è importante, concentrandoti su costi, produttività e risultati di business. In questo modo i clienti capiscono i risultati e percepiscono il valore diretto del tuo lavoro come MSP.

(A) Trasforma le metriche tecniche in impatto economico

• Invece di elencare le licenze inutilizzate, scrivi: “È possibile recuperare 3 licenze E3 inutilizzate per un valore di 540 $ all’anno”.
• Metti in evidenza le opportunità di riduzione dei costi mostrando dove la riduzione delle risorse evita spese eccessive in futuro.

(B) Mostra i vantaggi operativi

• Presenta i team o i siti SharePoint inattivi come miglioramenti della governance: “Archiviare due team inattivi semplifica la collaborazione e riduce la confusione tra i dipendenti”.
• Sottolinea la riduzione del carico amministrativo e la maggiore rapidità decisionale come vantaggi della pulizia.

(C) Affronta sicurezza e rischio

• Descrivi gli account inattivi come rischi di sicurezza: “Due account inutilizzati con accesso alla casella di posta espongono l’organizzazione a vulnerabilità e dovrebbero essere rimossi”.
• In questo modo la pulizia diventa gestione proattiva del rischio.

(D) Prepara materiali adatti al cliente

• Riassumi i risultati in un report di una pagina o in una breve presentazione.
• Includi una sezione sulle opportunità di risparmio e sui miglioramenti di efficienza, con elenchi puntati o grafici.

Risultato

Un report di verifica leggera destinato al cliente che offra:

• Riepiloghi dei problemi in linguaggio semplice (licenze inutilizzate, account inattivi, siti di collaborazione obsoleti)
• L’impatto sul business in termini di risparmio, efficienza e riduzione del rischio
• Raccomandazioni chiare e concrete che il cliente può approvare e mettere in pratica

Passaggio 5: inserisci i risultati nelle business review trimestrali o nelle trattative di rinnovo

Comunica i risultati durante le business review trimestrali (QBR) o le trattative di rinnovo. Così puoi presentare risparmi, riduzione dei rischi e guadagni di efficienza in un contesto vicino al business, posizionandoti al tempo stesso come partner proattivo che investe nel successo del cliente.

(A) Metti in evidenza i risparmi

• Inserisci le licenze recuperate o ridimensionate come voce specifica: “Individuati 1.200 $ all’anno di risparmio potenziale recuperando le licenze E3 inutilizzate”.
• Presenta questi risultati come ottimizzazioni dirette del budget.

(B) Mostra i miglioramenti di efficienza

• Sottolinea i vantaggi di governance, come la minore proliferazione dei team o una navigazione più semplice in SharePoint.
• Dimostra come la pulizia renda più facile l’amministrazione e migliori l’esperienza dell’utente.

(C) Supporta le decisioni strategiche

• Usa i risultati per guidare progetti di dimensionamento, modifiche ai piani di licenza o la pianificazione di migrazioni.
• Presenta le raccomandazioni come occasioni per reinvestire in iniziative di crescita (ad esempio aggiornamenti di sicurezza, strumenti di collaborazione).

(D) Integra tutto nei materiali della QBR

• Aggiungi una slide che riassuma i risultati della verifica leggera, con sezioni dedicate a risparmi, riduzione del rischio e guadagni di efficienza.
• Usa grafici semplici (ad esempio confronti prima/dopo o tabelle comparative dei costi) per rendere i risultati più comprensibili agli stakeholder non tecnici.

Risultato

Un riepilogo pronto per il cliente che includa:

• I risparmi individuati con valori economici chiari
• I miglioramenti operativi e di sicurezza
• Raccomandazioni concrete per i passi successivi (riassegnare licenze, archiviare team, rimuovere caselle di posta inattive)

Tabella riepilogativa delle best practice

Ecco un rapido riepilogo del processo, con la finalità di ciascun componente e il valore che offre.

Perché è importante eseguire una verifica leggera delle risorse M365 inutilizzate

Man mano che le organizzazioni crescono, le risorse M365 si moltiplicano in modo disordinato e gli MSP devono gestirle bene per evitare problemi. Se però si vuole evitare un costoso audit di conformità completo, un semplice processo di verifica basta a ottenere diversi vantaggi:

• Ottimizzazione dei costi: recupera o riassegna le licenze inutilizzate, oppure passa a piani inferiori quando le funzionalità avanzate non vengono usate.
• Maggiore gestibilità: elimina ridondanze e risorse abbandonate per snellire account utente, team e siti e semplificare l’amministrazione.
• Riduzione del rischio: diminuisci l’esposizione gestendo account dimenticati, caselle di posta inattive e siti di collaborazione non regolamentati.
• Dimostrazione del valore al cliente: presenta i risultati in termini di business e costruisci fiducia gestendo in modo proattivo risorse e budget del cliente.

Esempio di punto di contatto con l’automazione

L’automazione aiuta gli MSP a ridurre il lavoro manuale e a garantire coerenza durante una verifica leggera. Anche un semplice script PowerShell può essere un punto di partenza per individuare le risorse inutilizzate, che potrai poi validare e tradurre in raccomandazioni di business.

Dato che il modulo MSOnline è ora deprecato, lo script aggiornato che segue utilizza il Microsoft Graph PowerShell SDK, la soluzione sostitutiva supportata da Microsoft per le attività di gestione e reporting di M365. Questo script individua gli account utente inattivi, aiutando gli MSP a segnalare rapidamente le licenze da recuperare o riassegnare.

Ecco, ad esempio, uno script PowerShell che usa il Microsoft Graph PowerShell SDK per individuare gli account utente M365 inattivi:

⚠️ Importante: per eseguire correttamente questo script devi avere installato il modulo Microsoft Graph PowerShell e accedere con un account dotato delle autorizzazioni User.Read.All e AuditLog.Read.All (in genere un amministratore globale o un amministratore utenti). La proprietà SignInActivity potrebbe essere disponibile solo in alcuni tenant o richiedere l’uso del profilo beta (Select-MgProfile -Name "beta") se non viene restituita per impostazione predefinita.

Lo script si collega a Microsoft Graph con autorizzazioni delegate sicure per raccogliere i dati di attività degli utenti. Recupera tutti gli utenti M365, controlla la data dell’ultimo accesso, filtra quelli inattivi da oltre 90 giorni (o che non hanno mai effettuato l’accesso) ed esporta i risultati in un CSV per facilitarne l’analisi e il reporting.

Eseguilo durante il passaggio 1 per trovare gli utenti con licenze inutilizzate ed esporta i risultati in CSV o Excel. Potrai poi confermare con il cliente se gli account segnalati sono davvero inattivi, perché alcuni – come quelli dei dipendenti stagionali – potrebbero dover rimanere attivi. Puoi anche pianificarne l’esecuzione trimestrale all’interno del tuo flusso di lavoro ricorrente di verifica leggera di M365.

Integrazione con NinjaOne

NinjaOne completa le verifiche leggere di M365 offrendo una piattaforma centrale per documentazione, automazione e comunicazione con il cliente. Queste funzionalità lavorano insieme all’interno della piattaforma NinjaOne, così documentazione, gestione dei ticket e dati degli endpoint restano collegati invece di vivere in strumenti separati.

Ecco come NinjaOne supporta ogni fase del processo:

Dalla verifica al valore concreto

Una verifica leggera di M365 permette agli MSP di individuare le risorse inutilizzate che prosciugano i budget, aumentano la complessità e introducono rischi di sicurezza. Questo report sull’utilizzo delle licenze M365 genera valore reale quando traduce i risultati in esiti di business, mettendo in evidenza la riduzione dei costi e i guadagni di efficienza. Presentata come parte delle QBR periodiche, può diventare un servizio ripetibile e ad alto impatto, capace di costruire fiducia e dimostrare valore strategico.

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