Automatisierte Onboarding- und Offboarding-Aufgaben sind in der Regel eine große Hilfe für Unternehmens-IT-Abteilungen oder MSPs, die in großem Maßstab arbeiten. Der ständige Gerätewechsel und die ständige Neuregistrierung können jedoch einige blinde Flecken hinterlassen, die spontane Eingriffe erforderlich machen können.
Zu diesem Zweck können MSPs mithilfe der integrierten Portal-Exporte eine manuelle Geräteinventur durchführen. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie dieser Arbeitsablauf umgesetzt werden kann und wie er dazu beiträgt, dass IT-Infrastrukturen nachhaltiger und konformer werden.
Eine anschauliche Darstellung dieses Themas finden Sie im Video So führen MSPs manuelle Überprüfungen der Geräteinventur mithilfe von Portal-Exporten durch.
Kernkomponenten und konkrete Maßnahmen für die Geräteinventur
Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Verwendung von Exporten aus Portalen wie NinjaOne, Intune oder Entra ID, mit denen MSPs fehlende, doppelte oder veraltete Endpunkte analysieren und erkennen können.
Hier finden Sie einen Überblick über die Kernkomponenten eines Geräteinventur-Prozesses:
| Komponente | Zweck und Wert |
| Regelmäßige Snapshot-Intervalle | Sorgt dafür, dass die Inventare über einen längeren Zeitraum hinweg korrekt bleiben |
| Einheitliches Exportformat | Ermöglicht einfache Vergleiche |
| Manuelle Vergleichslogik | Markierungen für fehlende/doppelte/veraltete Geräte |
| Nachverfolgung von Abweichungen | Unterstützt die Fehlerbehebung und die Lizenzoptimierung |
| Zusammenfassungen für Kunden | Schafft Vertrauen durch transparente Berichterstattung |
| Governance-Zyklus | Stärkt die Rechenschaftspflicht bei QBRs/Audits |
Bevor sie mit einer manuellen Überprüfung beginnen, sollten MSPs folgende grundlegende Voraussetzungen schaffen:
📌 Voraussetzungen:
- Sichere Speicherung für exportierte Bestandsdaten (zum Beispiel SharePoint, IT Glue oder NinjaOne Docs)
- Zugriff auf Kundenverwaltungsportale (NinjaOne, Intune, Entra ID oder andere RMM-Tools)
- Eindeutige Kriterien für „inaktive“, „doppelte“ oder „ausgemusterte“ Geräte
- Grundkenntnisse in Excel/Tabellenkalkulation für Vergleiche und Berichterstellung
- Festgelegte Prüfungsfrequenz (monatlich/vierteljährlich, je nach Umsatz des Kunden)
👉 Erinnerung: Einige Voraussetzungen können je nach Präferenz und anderen aktiven Software-Integrationen variieren.
A. Häufigkeit und Umfang der Überprüfung festlegen
Monatliche Überprüfungen eignen sich am besten für Kunden mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder vielen Remote-Beschäftigten. Eine vierteljährliche Überprüfung ist die effizientere Option für Unternehmen mit stabilen Umgebungen und geringer Fluktuation.
Der Scope erfasst in der Regel die folgende Parameter:
- Gesamtzahl der Geräte
- Neue vs. fehlende Geräte
- Betriebssystemversionen
- Letzte Check-in-Daten
- Compliance-Indikatoren (zum Beispiel Patch-Level)
Eine ungenaue oder nur selten durchgeführte Geräteinventur kann oft inaktive Geräte übersehen, sodass diese im System verbleiben. Daher ist eine an das Risikoprofil des Kunden angepasste Prüfungshäufigkeit ein guter erster Schritt zur Beseitigung von Schwachstellen.
B. Portal-Snapshots erstellen
Die aus NinjaOne, Intune oder Entra stammenden Exportdaten bilden das Fundament der Überprüfung. In diesem Zusammenhang sollten Sie Felder wie Gerätename, zugewiesener Benutzer, Betriebssystemversion und Datum der letzten Aktivität standardisieren und nach einheitlichen Namenskonventionen speichern.
- Exportieren Sie Gerätelisten aus NinjaOne oder dem Gerätebericht von Intune.
- Standardisieren Sie die Exportfelder: Gerätename, zugewiesener Benutzer, Betriebssystemversion, letzte Aktivität, Compliance-Status.
- Speichern Sie die Dateien unter einheitlichen Dateinamen (zum Beispiel Kundenname_Bestandsliste_TTMMJJJJ.csv).
Verschiedene Portale exportieren uneinheitliche Felder. Um die Daten zu optimieren, sollten Sie eine übersichtliche Exportstruktur verwenden, damit spätere Vergleiche präzise und reproduzierbar sind.
C. Snapshots manuell vergleichen
Importieren Sie zwei Snapshots in Excel oder Sheets und wenden Sie anschließend Formeln an, um fehlende Geräte, Änderungen der Betriebssystemversion oder Inaktivität zu erkennen. Markieren Sie Unstimmigkeiten für später.
- Importieren Sie zwei Exportdateien in Excel oder Google Tabellen.
- Wenden Sie Formeln an, um Änderungen zu erkennen: =WENN(ZÄHLENWENN(Current!A:A;Previous!A2)=0;“Fehlt“;“Vorhanden“)
- Heben Sie Unstimmigkeiten für die Überprüfung hervor: fehlende Geräte, Änderungen der Betriebssystemversion oder lange Aktivitätslücken.
Manuelle Vergleiche können fehleranfällig sein, daher ist eine einheitliche Vergleichsvorlage unerlässlich, um Fehler zu reduzieren und den Überprüfungszyklus zu beschleunigen.
D. Unstimmigkeiten erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen
Anhand der Abweichungen lässt sich feststellen, ob Geräte hinzugefügt wurden, fehlen, inaktiv oder doppelt vorhanden sind. Vor der Korrektur sollte jeder Befund anhand der Personal- oder PSA-Unterlagen überprüft werden.
Hier sind einige Unstimmigkeiten, auf die Sie achten sollten:
- Unerwartete neue Geräte → Überprüfen Sie, ob die Einbindung autorisiert wurde.
- Fehlende oder inaktive Geräte → Überprüfen Sie, ob diese außer Betrieb genommen wurden oder verloren gegangen sind.
- Abweichungen beim Betriebssystem → Überprüfen Sie die Einhaltung der Patch-Management-Richtlinien.
- Doppelte Datensätze → Korrigieren Sie die Asset-Benennung oder führen Sie die Einträge zusammen.
Eine rasche Reaktion auf diese Erkenntnisse verhindert wiederkehrende Sicherheitslücken. Für eine gründlichere Überprüfung sollten Sie vor der Korrektur einen Abgleich mit den Personal- oder PSA-Aufzeichnungen vornehmen.
E. Ergebnisse zusammenfassen und teilen
Trenddiagramme sorgen für mehr Übersichtlichkeit, und das Teilen der Ergebnisse im Rahmen der Vierteljährlichen Geschäftsüberprüfung (QBR) stärkt die Governance. Erstellen Sie einen einfachen Bericht für die Stakeholder, in dem Geräteänderungen und Compliance-Lücken aufgeführt sind:
| Kategorie | Erkannte Änderung | Ergriffene Maßnahmen |
| Hinzugefügte Geräte | +4 (alles geplante Neueinstellungen) | In den Personalunterlagen bestätigt |
| Fehlende Geräte | -3 | In AD deaktiviert, geplante Entfernung |
| Betriebssystem-Compliance | 2 Geräte mit veralteten Builds | Patch-Aufgabe geplant |
Eine transparente Berichterstattung löst Inventur-Probleme und stärkt das Vertrauen der Kunden. Darüber hinaus unterstreicht sie den Einsatz des MSP für ein proaktives IT-Management.
Zusammen sorgen diese Komponenten dafür, dass aus einer manuellen Überprüfung ein wiederholbarer Governance-Prozess wird, der die Rechenschaftspflicht stärkt.
Beispiel für einen Automatisierungs-Touchpoint
Während manuelle Überprüfungen Kontrolle bieten, kann eine gezielte Automatisierung den Aufwand reduzieren und für Konsistenz sorgen. Hier finden Sie ein Beispiel für einen Arbeitsablauf sowie Integrationsideen für MSPs.
Workflow für die manuelle Geräteinventur:
- Exportieren Sie die Geräteliste aus NinjaOne/Intune/Entra am Monatsende.
- Speichern Sie die Datei mit einem Dateinamen mit Zeitstempel in einem sicheren gemeinsamen Repository.
- Vergleichen Sie den aktuellen Snapshot in Excel mit dem vorherigen.
- Kennzeichnen und dokumentieren Sie Abweichungen.
- Erstellen Sie PSA-Tickets für Abhilfemaßnahmen (zum Beispiel Ausmusterung inaktiver Assets).
- Präsentieren Sie die Ergebnisse im Rahmen der Vierteljährlichen Geschäftsüberprüfung (QBR), um für Transparenz zu sorgen.
Ideen zur Integration von NinjaOne:
- Termingerechte Exports der Geräteinventur
- Benutzerdefinierte Felder zur Statusverfolgung (aktiv, inaktiv, ausgemustert)
- Berichtsplanung für monatliche/vierteljährliche Überprüfungen
- PSA-Integration zur Synchronisierung markierter Geräte mit ConnectWise/Autotask
- QBR-Dashboards zur Darstellung der Asset-Integrität
Durch die Kombination von manueller Überwachung und selektiver Automatisierung entsteht ein Hybridsystem, das sowohl effizient als auch auditfähig ist.
Quick-Start-Guide
NinjaOne bietet über Portal-Exporte zuverlässige Funktionen für die manuelle Überprüfung der Geräteinventur. Konkret:
1. Exportfunktionen:
Über das Dashboard können Sie Unternehmensdaten in eine CSV-Datei exportieren
Der Export enthält unter anderem folgende Angaben:
- Gerätezustand
- Name der Organisation
- Anzahl der Geräte pro Organisation
- Anzahl der fehlerhaften Geräte
- Anzahl der Geräte, die einer Überprüfung bedürfen
2. Exportmethoden:
- Im Dashboard „Organisationen“ können Sie die Schaltfläche „Als CSV exportieren“ verwenden
- Sie können die Geräte vor dem Export filtern (zum Beispiel nach Betriebszustand oder Gerätetyp)
3. Weitere Funktionen zur Bestandsverwaltung:
- Die ITAM-App (IT-Asset-Management) ermöglicht die Nachverfolgung nicht verwalteter Geräte
- Es können benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden, um zusätzliche Geräteinformationen zu erfassen
- Unterstützt Geräte, die von NinjaOne nicht nativ unterstützt werden (zum Beispiel Drucker oder Kameras)
Deshalb ist die manuelle Geräteinventur wichtig
Der sichere Umgang mit manueller Inventur und Automatisierung ist für MSPs auf dem umkämpften Markt für IT-Management ein großer Vorteil. Insbesondere die Beherrschung manueller Audits versetzt jeden MSP in eine bessere Position, um Automatisierungsmaßnahmen und RMM-Integrationen einzubinden, die langfristige Skalierbarkeit und Compliance unterstützen.
