Schlüsselpunkte:
- Was ist ein IT-Asset-Bestand? Eine zentralisierte Datenbank sämtlicher Hardware und Software, die Benutzer:innen vollständige Transparenz, Kostenkontrolle, Sicherheit und Lifecycle-Management bietet.
- Komponenten der IT-Bestandsverwaltung: Asset-Erkennung, Bestandsverwaltung, Lifecycle-Management, Compliance-Management und Kostenoptimierung.
- Arten der erfassten IT-Assets: Ein IT-Asset-Inventar erfasst sowohl Hardware-Assets (Laptops, Server, Mobilgeräte und Netzwerkausrüstung) als auch Software-Assets (Anwendungen und installierte Programme).
- Best Practices für das IT-Asset-Inventarmanagement: der Einsatz von Automatisierungstools, die Durchführung regelmäßiger Audits sowie die Verwendung von Software für das IT-Asset-Management, um die Datengenauigkeit, eine Echtzeitüberwachung und eine vereinfachte Nachverfolgung über den gesamten Lifecycle der Assets hinweg sicherzustellen.
Die Verwaltung und Wartung von IT-Assets ist für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich. Capterra berichtet jedoch, dass Unternehmen eher auf Wartungsprobleme reagieren, anstatt diese zu verhindern. Ein proaktives IT-Asset-Management (ITAM) wird erst durch ein aktuelles und genaues IT-Asset-Bestand möglich. Dazu gehört nicht nur die Nachverfolgung von Assets, sondern auch deren Verwaltung über den gesamten Lifecycle hinweg, von der Beschaffung bis zur Ausmusterung, und zwar sowohl bei Hardware als auch bei Software, wie in unserem Videoleitfaden zur Verwaltung von Hardware- und Software-Assets erläutert wird.
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Was ist ein IT-Asset-Bestand?
Eine IT-Inventarisierung und das daraus resultierende Bestandsverzeichnis ist eine vollständige Liste aller IT-Assets in der IT-Umgebung eines Unternehmens. Ein gut verwaltetes IT-Asset-Inventory schafft einen zentralen Ort, an dem Sie Ihr Software- und Hardware-Bestände nachverfolgen können. So stellen Sie den effektiven Einsatz Ihrer Bestände zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele sicher.
Verschiedene Typen von IT-Assets
Es gibt zwei Haupttypen von IT-Assets: Hardware-Assets und Software-Assets.
Hardware bezieht sich auf alle materiellen Gegenstände in der IT-Umgebung. Das sind also alle physischen Komponenten innerhalb einer IT-Umgebung. Zu den verschiedenen Arten von Hardware gehören unter anderem:
- Laptops und Computer
- Mobilgeräte
- Server
- SNMP-Geräte (Firewalls, Switches, Router, Hubs usw.).
Software bezieht sich auf alle immateriellen Bestände in der IT-Umgebung. Sie stützt sich auf physische Hardware, um die von ihr gesteuerten Aufgaben auszuführen. Software umfasst:
- Programme
- Anweisungen für Prozesse auf Computern
So führen Sie eine IT-Asset-Inventarisierung durch
Eine IT-Inventarisierung kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden. Jede Methode erfordert einen anderen Zeitaufwand und hat einen anderen Genauigkeitsgrad.
Von Hand
Dies ist die einfachste Methode zur Erstellung eines Inventars Ihrer IT-Assets. Jedes Mal, wenn Sie ein Gerät kaufen, werden die jeweiligen Informationen in eine Tabelle eingegeben und diese an die Person geschickt, die für die Überwachung Ihrer Assets zuständig ist. Mit dieser Methode kann die Inventarisierung von IT-Assets allerdings zeitaufwändig und wenig produktiv sein.
Mit Tools zum IT-Asset-Bestandsmanagement
IT-Asset-Management-Tools sind etwas fortschrittlichere Bestandsmanagement-Tools. Bei dieser Art von Tool geben Sie Asset-Informationen in eine Datenbank ein. Die Seriennummer des Assets kann Informationen über die Herstellung oder andere Spezifikationen des Geräts liefern. Alle anderen Informationen über das Gerät müssen jedoch weiterhin manuell eingegeben werden.
Einsatz einer Endpunkt-Management-Lösung
Ein Endpunkt-Management-Tool ist die beste Lösung, wenn es um die Erstellung und Wartung Ihres IT-Bestands geht. Jedes Mal, wenn ein neues Gerät erworben und zur IT-Umgebung Ihres Unternehmens hinzugefügt wird, sollten Sie ihm einem Agenten zuordnen, damit Sie es überwachen und verwalten können. Auf diese Weise erhalten Sie eine automatische Bestandsaufnahme, die das Inventar kontinuierlich für Sie aktualisiert, sodass Sie immer über eine aktuelle IT-Inventarisierung verfügen.
Komponenten des IT-Asset-Bestandsmanagements
Asset-Erkennung
Diese Komponente bezieht sich auf die Identifizierung und Katalogisierung der Hardware, Software und Netzwerkausrüstung eines Unternehmens. Eine genaue Asset-Erkennung schafft Transparenz darüber, welche Assets vorhanden sind und wo sie sich befinden.
Bestandsverwaltung
Sobald die Assets erfasst sind, umfasst der wichtigste Aspekt des ITAM die Führung eines vollständigen Inventars sowie die Verwaltung von Hardware- und Software-Assets. Auf diese Weise können IT-Expert:innen Asset-Details nachverfolgen, etwa den Standort eines Geräts, dessen Eigentümer und den Verwendungszweck. Eine ordnungsgemäße Verwaltung des IT-Asset-Inventars eines Unternehmens verringert das Verlustrisiko und erleichtert es IT-Teams, sicherzustellen, dass die Geräte sicher sind und optimal funktionieren.
Lifecycle-Management
Der Lifecycle eines IT-Assets umfasst in der Regel Beschaffung, Bereitstellung, Wartung und Entsorgung. Durch die Befolgung von Best Practices für das Lifecycle-Management können IT-Teams den Wert ihrer Assets maximieren, die Ressourcenzuweisung verbessern, Ausfallzeiten minimieren und durch eine ordnungsgemäße Entsorgung am Ende des Lifecycles eines Assets die Datensicherheit gewährleisten.
Compliance-Management
Mit einer ITAM-Lösung können IT-Teams Softwarelizenzen nachverfolgen und einen vollständigen Überblick über die Softwarenutzung gewinnen, wodurch die Einhaltung unternehmensinterner Standards sichergestellt wird. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des ITAM-Compliance-Managements besteht darin, die Einhaltung regulatorischer Standards wie HIPAA durch eine kontinuierliche Überwachung sicherzustellen und eine Patch-Management-Richtlinie zu implementieren, um Schwachstellen zu begegnen.
Kostenoptimierung
ITAM ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Assets bestmöglich zu verwenden, und kann sogar zur Kostensenkung beitragen. Mit einem umfassenden Überblick über alle IT-Assets eines Unternehmens können Entscheidungsträger:innen strategisch vorgehen und fundierte Entscheidungen in Bezug auf Asset-Anschaffungen, Ressourcenzuweisung, Gerätewartung und Ersatzbeschaffungen treffen.
Warum ist eine IT-Asset-Bestandsverwaltung relevant?
Der Einsatz von IT-Asset-Inventarmanagement zur Nachverfolgung Ihrer Assets ermöglicht es IT-Teams, die vollständige Transparenz und Kontrolle über all Ihre Hardware-, Software- und Netzwerkgeräte zu behalten. Ein IT-Asset-Inventar hilft Ihnen zudem dabei, zusätzliche Kosten zu vermeiden und veraltete Systeme oder Apps zu umgehen, die mit der Wartung einer IT-Umgebung verbunden sind. Zu den wichtigsten Kostenfaktoren zählen:
Direkte Kosten
Die direkten Kosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die mit den Geräten oder Produkten selbst zusammenhängen. Ohne ein IT-Asset-Inventory wissen Sie möglicherweise nicht, wann Produkte das Ende ihres Lifecycles erreicht haben und ersetzt werden müssen. Der Austausch von Geräten gehört zu direkten Kosten, die sich schnell auf große Beträge summieren können.
Lizenzkosten
Anwendungen und Programme erfordern eine Softwarelizenz, um Endbenutzer:innen das Recht auf eine angemessene Nutzung der Software einzuräumen. Wenn Mitarbeiter:innen Apps auf ihren Geräten installiert haben, die sie nie verwenden, können IT-Teams die Kosten optimieren, indem sie Lizenzen reduzieren. Ein IT-Asset-Inventar liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um diese Apps zu identifizieren und zu entfernen.
Sicherheitskosten
Ohne ein IT-Asset-Inventar zur Überwachung und Verwaltung Ihrer Geräte wissen Sie nicht, welche Anwendungen sich auf den Computern Ihrer Beschäftigten befinden. Ebenso wissen Sie nicht, ob diese gepatcht sind oder ob es sich möglicherweise um Schadsoftware handelt. Diese unbekannten Risiken stellen potenzielle Sicherheitskosten für Ihr Unternehmen dar.
Wann ein IT-Asset-Inventar durchgeführt und verwaltet werden sollte
Zeitpunkt und Häufigkeit hängen maßgeblich davon ab, wie Sie sich entscheiden, das IT-Asset-Inventar Ihres Unternehmens zu erstellen. Wenn Sie eine Methode wählen, die eine manuelle Eingabe der Geräteinformationen erfordert, ist es ratsam, Ihr Inventar bei jedem neuen Gerät zu aktualisieren und Ihre Assets regelmäßig zu überprüfen. Dieser Zeitrahmen kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren; stellen Sie jedoch sicher, dass Sie dies häufig genug tun, um eine aktuelle Liste Ihrer Assets zu führen.
Wenn es um Lösungen für Endpunkt-Management geht, gestaltet sich die Erstellung eines IT-Asset-Inventars recht unkompliziert. Aktivieren Sie einfach einen Software-Agenten für jedes neue Gerät im Unternehmen, und dieser sendet dann automatisch Informationen über diesen Inventarartikel an die Softwarelösung. Das bedeutet, dass Sie jedes Gerät nur einmal ins Inventar aufnehmen müssen und die entsprechenden Daten zukünftig automatisiert aktualisiert werden.
Best Practices für IT-Asset-Inventarmanagement
Ein effektives ITAM bietet zahlreiche Vorteile, etwa die Optimierung der Leistung und Langlebigkeit der IT-Assets Ihres Unternehmens, die Senkung von Kosten sowie die Verbesserung der IT-Effizienz. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie umsetzen sollten:
1. Automatisierungstools einsetzen
Automatisierungstools optimieren die ITAM-Prozesse und verschaffen IT-Teams den Freiraum, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus kann eine automatisierte ITAM-Software menschliche Fehler reduzieren und sicherstellen, dass IT-Asset-Inventare in Echtzeit aktualisiert werden.
2. Regelmäßige Audits durchführen
Regelmäßige Audits sind unerlässlich, um die Genauigkeit Ihres IT-Asset-Inventars zu überprüfen, Benutzer:innen dabei zu helfen, Unstimmigkeiten aufzudecken, ungenutzte oder redundante Assets zu ermitteln und die Einhaltung von Softwarelizenzen, Branchenvorschriften und unternehmensinternen Standards sicherzustellen.
3. Software für IT-Asset-Management verwenden
Eine ITAM-Software vereinfacht die komplexe Aufgabe, die gesamte Hardware, Software und Netzwerkausrüstung in einem Unternehmen zu überwachen und zu verwalten. Die richtige ITAM-Lösung bietet Tools, die die Verwaltung von Assets erleichtern, von der Erkennung bis hin zum vollständigen Lifecycle-Management.
Ein effektives und effizientes IT-Asset-Management ermöglicht es Unternehmen, die Nutzung ihrer Assets zu verbessern, Kosten zu senken sowie Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Eine ausführlichere Aufschlüsselung der wichtigsten Tipps zur Verbesserung Ihrer ITAM-Strategie finden Sie hier. Lesen Sie den NinjaOne-Leitfaden zu Best Practices für ITAM.
Tools für IT-Asset-Bestandsverwaltung
Die Verwaltung Ihres IT-Asset-Inventars ist eine entscheidende Aufgabe, die zeitaufwendig sein kann und eine akribische Aufmerksamkeit für Details erfordert. Zum Glück gibt es verschiedene Tools, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen und Ihnen das Leben erleichtern. IT-Asset-Management-Software sind hochspezialisierte und effektive Tools, die Ihren Verwaltungsprozess enorm vereinfachen können.
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